V predchádzajúcom vydaní časopisu sme priniesli prvú časť tohto článku. V minulom čísle sme sa podrobne venovali legislatívnej úprave pokladničnej agendy školských jedální, základnej ekonomickej dokumentácii a mnohým ďalším oblastiam. V dnešnom čísle sa pozrieme na problematiku vedenia pokladnice a pokladničnej knihy, finančnej kontroly, ale aj evidencie majetku školských jedální.
Vedenie evidencie pokladničných operácií
Evidencia hotovostných transakcií – vlastné vedenie pokladnice a pokladničnej knihy – v peňažnom denníku
Pokladnica obsahuje bankovky a mince (prípadne iný finančný majetok, ktorého nominálna hodnota je vyjadrená v slovenskej mene). Neobsahuje bankovky a mince inej meny.
Po vykonaní kontroly príslušných podkladov a schválení účtovného prípadu vedúca školskej jedálne (pokladník) vyhotoví pokladničný doklad, na ktorom potvrdí svojím podpisom vykonanie pokladničnej operácie. Číslovanie a evidovanie pokladničných operácií sa už bežne vykonáva pomocou výpočtovej techniky. Účtovné programy sú požiadavkám platnej legislatívy prispôsobené tak, aby sa evidencia hotovostných transakcií značne zjednodušila. Ak pohyby v pokladnici evidujete ručne, je potrebné venovať osobitnú pozornosť samotnému číslovaniu dokladov a minimálne v prípade príjmov v hotovosti sa odporúča použiť doklady s predtlačeným číselným radom.
Pokladničné doklady a ich náležitosti
Druhy pokladničných dokladov
Podstatou pri výbere pokladničných dokladov je predovšetkým zmapovanie potrieb školy ako účtovnej jednotky a vypracovanie smernice, kde treba ustanoviť, či škola používa pokladničné doklady s predtlačeným číselným radom alebo bez predtlačeného číselného radu, alebo číslovanie pokladničných dokladov v oddelených číselných radoch podľa príjmov a výdavkov.
Zvolený spôsob číslovania bude predovšetkým ovplyvnený používaným účtovným programom školy. Konkrétny zvolený spôsob číslovania by však mal byť uvedený vo vnútornej smernici školy. Keďže školská jedáleň je väčšinou súčasťou účtovnej jednotky, stanovené pravidlá v smernici školy budú platné aj pre školskú jedáleň.
Možností na číslovanie pokladničných dokladov je niekoľko, napr.:
1. jeden číselný rad na príjmové a výdavkové pokladničné doklady,
2. dva číselné rady – oddelene na príjmové a výdavkové pokladničné doklady,
3. jeden číselný rad, ktorý sa každý mesiac začína číslom 1 – ide o najhoršiu voľbu. Tento spôsob nezabezpečuje úplnosť evidencie pokladničných dokladov, keďže takýto číselný rad môže byť dopĺňaný, spochybňuje sa tým preukázateľnosť a správnosť vedenia účtovnej evidencie (v prípade, ak by bol účtovný softvér nastavený práve takýmto spôsobom, odporúčame to urýchlene riešiť s dodávateľom).
V prípadoch, keď sa z rôznych dôvodov nevyužívajú vymoženosti účtovného programu a pokladničná kniha sa vedie stále ručne, odporúčame používať pokladničné doklady s predtlačeným číselným radom pre väčšiu preukázateľnosť, napr. pri všetkých inkasovaných príjmoch v hotovosti. Takéto pokladničné doklady sú potom aj prísne zúčtovateľnými tlačivami.
Výber poplatkov za stravné
Pri výbere finančných prostriedkov v hotovosti za stravné je potrebná osobitná opatrnosť.
Pri preberaní finančných prostriedkov v hotovosti možno postupovať viacerými spôsobmi. Napríklad:
Výber finančných prostriedkov sa uskutočňuje na základe potvrdenky. Vedúca školskej jedálne (alebo priamo pokladník) vystaví potvrdenku dvojmo, pričom originál potvrdenky dostáva rodič, kópia ostáva ako doklad pre pokladnicu.
Na základe kópií potvrdeniek sa vystaví jeden zberný doklad – jeden príjmový pokladničný doklad, na základe ktorého sa tento príjem uvádza do pokladničných pohybov v peňažnom denníku.
Poznámka: V tomto prípade treba zvážiť, že ak potvrdenky bude vystavovať vedúca školskej jedálne, môže to znamenať záťaž nielen pre ňu, ale aj pre rodičov, pretože tí by museli ísť osobitne za vedúcou školskej jedálne a osobne u nej by za stravné platili v hotovosti. Ďalšia skutočnosť, ktorú si treba uvedomiť, je tá, že potvrdenky sú zväčša s predtlačeným číselným radom, a preto sú prísne zúčtovateľnými tlačivami, o ktorých sa vedie operatívne evidencia.
Takúto značne prácnu evidenciu si vieme predstaviť len v malých prevádzkach, a preto odporúčame systém poštových poukážok alebo prevody trvalým príkazom, ktorý sú vo väčšine škol