Súčasťou individuálnej účtovnej závierky účtovnej jednotky(ÚJ) sú okrem účtovných výkazov (súvaha, výkaz ziskov a strát) aj poznámky individuálnej účtovnej závierky. Účtovné výkazy v pevne stanovenej štruktúre poskytujú čitateľovi účtovnej závierky verný obraz o finančnej situácii ÚJ, prehľad o stave majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, o nákladoch, výnosoch. Tieto údaje sa vykazujú v číselnej hodnote. Pre lepšie pochopenie a čitateľnosť účtovnej závierky ÚJ zostavuje poznámky, ktoré opisnou formou približujú jej hospodárenie a detailnejšie zobrazujú vybrané účty, ktoré sú z hľadiska ÚJ významné.
Povinnosť zostavovať poznámky individuálnej účtovnej závierky ÚJ vyplýva z ust. § 17 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Zásada úplnosti účtovníctva je dodržaná, ak ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady a za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu účtovnú závierku, konsolidovanú účtovnú závierku (ak ju má povinnosť zostaviť), vyhotovila výročnú správu, prípadne konsolidovanú výročnú správu, zverejnila údaje, uložila dokumenty a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy. ÚJ zverejňuje a ukladá dokumenty v zmysle § 23 zákona o účtovníctve v registri účtovných závierok. Ustanovenia tohto zákona, ktoré sa vzťahujú na register účtovných závierok, boli rozšírené novelou schválenou 17. 10. 2013 zákonom č. 352/2013 Z. z. s účinnosťou od 15. 11. 2013, resp. 1. 1. 2014.
! Upozornenie: ÚJ sú podľa zákona o účtovníctve povinné uložiť riadnu individuálnu účtovnú závierku a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku najneskôr do 6 mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje.
Vzhľadom na to, že štátne rozpočtové a príspevkové organizácie (ROPO) majú v zmysle opatrenia MF SR č. MF/25755/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek individuálnej účtovnej závierky, termíny a miesto predkladania účtovnej závierky pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení ostatnej novely č. MF/19566/2013-31 zo dňa 11. decembra 2013 povinnosť uložiť súvahu a výkaz ziskov a strát do 5. februára nasledujúceho účtovného obdobia a poznámky do 30. apríla nasledujúceho účtovného obdobia, spĺňajú legislatívou určený termín.
Štátne ROPO doručujú dokumenty správcovi registra prostredníctvom systému štátnej pokladnice, týmto doručením si súčasne ÚJ splnia povinnosť uložiť a zverejniť dokumenty v zmysle zákona o účtovníctve.
Systém štátnej pokladnice predstavuje ucelený systém jednotlivých podsystémov, pričom každá z týchto súčastí plní svoju špecifickú funkciu.
Schéma – spôsob a termíny ukladania dokumentov pre štátne ROPO:
|
Názov dokumentu |
Spôsob ukladania |
Termín ukladania |
|---|---|---|
|
Súvaha, výkaz ziskov a strát |
Informačný systém Štátnej pokladnice |
do 5. 2. nasledujúceho účtovného obdobia |
|
Poznámky individuálnej účtovnej závierky |
Centrálny konsolidačný systém |
do 30. 4. nasledujúceho účtovného obdobia |
V prípade, že ÚJ neuloží dokumenty v registri, dopúšťa sa v zmysle ust. § 38 ods. 1 písm. c) zákona o účtovníctve správneho deliktu, za ktorý jej daňový úrad uloží pokutu vo výške 2 % z celkovej sumy majetku vykázaného v súvahe zostavenej za kontrolované účtovné obdobie v ocenení upravenom o položky podľa § 26 ods. 3 tohto zákona, najviac však 1 000 000 eur.
Čo je register účtovných závierok?
Register účtovných závierok (register) je definovaný v ust. § 23 zákona o účtovníctve ako informačný systém verejnej správy, ktorého správcom je Ministerstvo financií SR. Údržbu registra, jeho správu a technickú stránku zabezpečuje DataCentrum na základe poverenia Ministerstva financií SR.
Register plní svoju funkciu od 1. 1. 2014, tzn., že prvé úplné účtovné závierky v ňom budú uložené za rok 2013. Za roky 2009 – 2012 sa v registri nachádzajú iba neúplné účtovné závierky bez poznámok a slúžia iba na informatívne účely.
Do registra ukladajú ÚJ tieto písomnosti:
- riadne individuálne účtovné závierky,
- mimoriadne individuálne účtovné závierky,
- riadne konsolidované účtovné závierky,
- mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
- súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
- výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a § 22 zákona o účtovníctve,
- správy audítorov,