V príspevku sa venujeme dôležitej téme, ktorou je vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov. Obce, rozpočtové a príspevkové organizácie majú povinnosť vytvoriť, zachovávať a rozvíjať systém finančného riadenia, v rámci ktorého sa musí zabezpečiť aj jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice, vykonávania pokladničných operácií a obehu pokladničných dokladov.
Najlepší spôsob, ako obce a rozpočtové a príspevkové organizácie (ďalej len "ROPO") zabezpečia jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice a vykonávania pokladničných operácií, je vydanie vnútorného predpisu, prostredníctvom ktorého bude zabezpečená jednotnosť pri vedení pokladnice, vykonávaní pokladničných operácií a obehu pokladničných dokladov v účtovnej jednotke.
Tento vnútorný predpis sa stane súčasťou celého systému finančného riadenia, ktorý tvoria jednotlivé vnútorné smernice a rozhodnutia štatutárneho orgánu obce a ROPO ako vnútorné riadiace akty finančného riadenia, ktoré upravujú prípravu a realizáciu pokladničných operácií, povinnosti a postupy vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za vykonávanie, riadenie a kontrolu činností na úseku rozpočtovníctva a účtovníctva pri hospodárnom, efektívnom a účinnom vynakladaní verejných prostriedkov.
______________________________
ODPORÚČANIE:
Žiadny právny predpis neustanovuje povinnosť pre obec a ROPO vydať vnútorný predpis upravujúci vedenie pokladnice. Odporúčame, aby si obec a ROPO vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov upravila vo vnútornom predpise, a to buď v smernici o vedení pokladnice a obehu pokladničných dokladov alebo v smernici o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov.
______________________________
V aplikačnej praxi sa uplatňuje jeden aj druhý prístup. Vždy je to len na slobodnom rozhodnutí obce a ROPO, aký postup pri vydaní vnútorného predpisu si zvolí.
Dôležité je, aby vo vnútornom predpise boli vymedzené pravidlá:
-
výdaja a príjmu peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
evidovania peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
označovania, číslovania, náležitostí pokladničných dokladov a pokladničnej knihy,
-
preskúmavania, kontroly a schvaľovania pokladničných operácií,
-
obehu pokladničných dokladov,
-
opravy pokladničných dokladov a účtovných záznamov,
-
úschovy pokladničných dokladov.
Je žiaduce vo vnútornom predpise tiež riešiť:
-
prevádzku pokladnice, stanovenie pokladničných hodín, zabezpečenie bezpečnosti,
-
stanovenie limitu pokladničnej hotovosti,
-
zásady dopĺňania peňažných prostriedkov v hotovosti (na základe predpokladaných výdavkov) a odvodu peňažných prostriedkov v hotovosti nad stanovený pokladničný limit do banky,
-
postup pri poskytovaní preddavkov zamestnancom a spôsob ich zúčtovania,
-
inventarizáciu peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín.