Obec má podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) povinnosť viesť účtovníctvo správne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Uvedenú povinnosť si obec splní tým, že vypracuje vnútorné predpisy, ktoré sú tiež nástrojom na skvalitnenie vnútorného riadenia obce. V praxi sa používa viac pojmov, napr. vnútroorganizačný predpis, vnútorný predpis, interný predpis, smernica, ale v podstate ide o dokument, ktorý upresňuje činnosť obce.
Niektoré z povinností vyplývajú priamo z právnej legislatívy, ale existujú oblasti, ktoré si upravuje účtovná jednotka verejnej správy (ÚJ VS) podľa svojich potrieb a podmienok vrátane svojho účtovníctva.
Vnútorný predpis patrí medzi účtovné záznamy, ktorým obec preukazuje spôsob a formy vedenia svojho účtovníctva. Je to dokument, v ktorom obec premietne záväzné skutočnosti rozhodujúce pri účtovaní a zostavovaní účtovnej závierky, konsolidovanej účtovnej závierky v príslušnom bežnom účtovnom období v konkrétnych podmienkach obce.
* * *
Účtovný záznam je údaj, ktorý je nositeľom informácie o predmete účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia.
* * *
Vnútorný predpis je jedinečný, má svoj obsah a formy a vychádza z činnosti obce, organizačnej štruktúry obce a z techniky jeho spracovania.
Forma vnútorného predpisu môže byť rôzna, napríklad:
- jeden dokument rozpracovaný na príslušné skupiny, resp. oblasti alebo
- podľa jednotlivých skupín/oblastí, teda pre každú oblasť sa vypracuje samostatný dokument.
V praxi sa najčastejšie používa kombinácia týchto spôsobov v závislosti od potrieb jednotlivých obcí. Obec má povinnosť tento účtovný záznam archivovať 5 rokov od roku, v ktorom sa naposledy použil.
* * *
Vnútorný predpis by sa mal každý rok revidovať alebo aspoň skontrolovať, či nenastali legislatívne zmeny alebo nedošlo v obci k zmenám, alebo sa do vnútorného predpisu zapracujú skúsenosti získané v priebehu používania tohto vnútorného predpisu.
* * *
Vnútorný predpis by mal byť záväzný pre všetkých zamestnancov obce a z tohto dôvodu by mal byť schválený štatutárom obce.
Orientačný prehľad vnútorných predpisov:
- spôsob vedenia účtovníctva (ustanovenie § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve),
- zoznam účtovných kníh, zoznam číselných znakov alebo iných symbolov použitých v účtovných záznamoch s uvedením ich významu (§ 14 ods. 3 zákona o účtovníctve),
- účtový rozvrh (§ 13 zákona o účtovníctve),
- odpisový plán (§ 4 ods. 5, § 28 ods. 3 zákona o účtovníctve),
- oceňovanie dlhodobého hmotného majetku a nehmotného majetku (§ 24 zákona o účtovníctve),
- spôsob účtovania a oceňovania zásob (§ 24 zákona o účtovníctve),
- spôsob oceňovania a účtovanie majetku a záväzkov v cudzej mene (§ 24 zákona o účtovníctve),
- inventarizácia majetku, záväzkov a vlastného imania (§ 6 ods. 3, § 8 ods. 4, § 29, § 30 zákona o účtovníctve),
- spôsob usporiadania mánk, škôd, prebytkov zistených počas bežného účtovného obdobia,
- uchovávanie účtovnej dokumentácie a jej ochrana (§ 35 zákona o účtovníctve),
- obeh účtovných dokladov (§ 10 zákona o účtovníctve),
- spôsob organizácie vnútroorganizačného účtovníctva,
- spôsob tvorby, zrušenia vytvorených rezerv,
- spôsob tvorby opravných položiek k majetku,
- spôsobu účtovania transferov, dotácií,
- účtovanie o výsledku hospodárenia a fondoch,
- spôsob účtovania tvorby sociálneho fondu,
- spôsob účtovania záväzkov zo sociálneho fondu,
- spôsob účtovania stravovania zamestnancov obce,
- poskytované naturálne požitky, plnenia sociálneho charakteru a ich zdaňovanie,
- účtovanie špecifických účtovných prípadov počas účtovného obdobia, stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu a hranice významnosti pri účtovaní opráv nákladov a výnosov minulých účtovných období,
- účtovanie špecifických účtovných prípadov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje individuálna účtovná závierka ÚJ VS, ak neboli riešené v predchádzajúcich vnútorných predpisoch, konsolidovaná účtovná závierka ÚJ VS, výročná správa ÚJ VS, konsolidovaná výročná správa ÚJ VS, uloženie týchto účtovných záznamov do registra,
- spôsob zaznamenávania informácii o iných aktívach a iných pasívach.
Poznámka autora: Vzhľadom na zložitosť a náročnosť uvádzam iba náčrt jednej z možných foriem obehu účtovných dokladov. Vnútorné predpisy obce, ktoré ponúkame v ďalšom texte, nie sú vzorom, ale určitým návodom, ako postupovať pri zostavení vzoru. Každá obec si tak môže pri ich zostavení zohľadniť vlastné špecifiká.
VNÚTORNÝ PREDPIS