Obeh účtovných dokladov a ich preskúmanie

Ing. Hana Marcin Jakubíková PhD., MBA

Vydáno: 04. 10. 2013 35 minút čítania

V článku sa budem zaoberať obehom účtovných dokladov a ich preskúmaním. Obec, vyšší územný celok, rozpočtová organizácia, príspevková organizácia (ďalej „ÚJ“) je povinná viesť účtovníctvo správne, preukázateľne a poskytovať verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré nastali počas účtovného obdobia. Z tohto dôvodu je nevyhnutné, aby ÚJ mala vypracované smernice v rozsahu podľa svojich potrieb, aby mala zabezpečené správne vedenie účtovníctva a pravdivé zobrazenie jej finančnej situácie. Na začiatku článku uvediem základné pojmy, definície a ilustratívne uvediem náčrt obehu účtovných dokladov, nakoľko každá ÚJ má svoje špecifiká v závislosti od typu organizačnej štruktúry a ich stupňa riadenia.

Obeh účtovných dokladov je súčasťou vnútorného kontrolného systému ÚJ.

Tento systém obehu účtovných dokladov má byť zabezpečený v ÚJ tak, aby všetky účtovné doklady boli spracované alebo vyhotovené včas, zrozumiteľne, a aby bola zabezpečená ich trvalosť formou archivácie a ochrana pred poškodením a stratou.

Sú to informačné toky, ktoré sú nositeľmi údajov týkajúcich sa predmetu účtovníctva v ÚJ. Tieto informačné toky sú v ÚJ stanovené podľa typu organizačnej štruktúry a zodpovednosti zamestnancov na jednotlivých stupňoch organizačnej štruktúry ÚJ.

Aby systém obehu účtovných dokladov bol funkčný a spĺňal požiadavky všeobecných záväzných pravidiel,
je dôležité pre ÚJ mať spracovanú smernicu, ktorá určuje povinnosti a zodpovednosť zamestnancov podľa
ich funkčného postavenia v organizačnej štruktúre ÚJ.

Smernice plnia dôležitú funkciu pri kontrole účtovníctva a audite (napr. Najvyšší kontrolnú úrad, hlavný kontrolór obce, daňový úrad, atď.).

Smernica určuje zamestnancom ÚJ zodpovednosť za správnosť a úplnosť dokladov, ktoré vstupujú a vystupujú z ÚJ a slúžia na vykazovanie a overenie skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva vykazovaných
v účtovných záznamoch ÚJ. Súčasťou smernice je aj podpisový poriadok, v ktorom sú uvedené podpisové záznamy, a ktoré slúžia na overovanie v procese obehu účtovných dokladov. Obeh účtovných dokladov v ÚJ zobrazuje stav a pohyb majetku, záväzkov, rozdiel majetku a záväzkov, výnosy, náklady, príjmy, výdavky
a výsledok hospodárenia.

Základné pojmy a definície

Účtovný záznam

Preukázateľnosť účtovníctva ÚJ zabezpečuje účtovnými záznamami. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo jeho spôsob vedenia zaznamenávame len účtovnými záznamami. Účtovné záznamy sú:

účtovné doklady,
účtovné zápisy,
účtovné knihy,
účtovný rozvrh,
inventúrne súpisy,
účtovná závierka,
výročná správa,
podpisové záznamy (buď vlastnoručný podpis, elektronický podpis, pečiatka).

Ide o sústavu účtovných záznamov [§ 32 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve)].

ÚJ vedie účtovníctvo v slovenskom jazyku a v peňažných jednotkách v eurách.

Obsah účtovného záznamu vyžaduje:

Preukázateľnosť – obsah uvedený v účtovnom doklade priamo dokazuje skutočnosť, alebo jeho obsah dokazuje nepriamo prostredníctvom iných preukázateľných záznamov.
Zrozumiteľnosť – možnosť jednoznačne a spoľahlivo určiť jeho obsah z účtovného dokladu.
Trvalosť – musí byť zabezpečená po celý čas jeho spracovania a úschovy; účtovný záznam môže byť v rôznych formách, a to buď v písomnej alebo technickej forme.

Účtovný prípad

V účtovných dokladoch sa zaznamenávajú informácie, ktoré zaznamenávajú zmeny v predmete účtovníctva ÚJ; ide o:

hospodárske operácie, ktoré ÚJ zaznamenáva vo svojom účtovníctve, zaznamenávajú zmeny v zložkách majetku, záväzkoch, vlastnom imaní, nákladoch a výnosoch; ide väčšinou o vonkajšie prostredie ÚJ,
účtovné operácie, ktoré vyplývajú z techniky účtovných zápisov, napr. účtovné prevody uzávierkových prác, oprava účtovných zápisov, prevody medzi účtami, strediskami. Ide o vnútorné prostredie ÚJ.

Kvalita prvotných záznamov hospodárskych a účtovných operácií na dokladoch určuje aj kvalitu účtovných informácií.

Dôležité je dodržať zásadu, aby účtovné prípady boli posudzované podľa ich ekonomickej (vecnej podstaty), a nie podľa ich právneho charakteru.

Účtovné prípady sa primárne zaznamenávajú v účtovných dokladoch v peňažných jednotkách prípadne aj v naturálnych jednotkách.

Na základe účtovných dokladov sa uskutočňujú účtovné zápisy v účtovných knihách (denník, hlavná kniha).

Schéma č. 1: Obeh účtovných dokladov

Zdroj: vlastné spracovanie.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu

Podľa ust. § 2 opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31je dňom uskutočnenia účtovného prípadu je deň, v ktorom dôjde k vzniku pohľadávky, záväzku, platbe záväzku, inkasa pohľadávky, postúpeniu alebo vkladu pohľadávky, prijatiu alebo poskytnutiu preddavku, prevzatiu dlhu, výplate hotovosti alebo jej prevzatiu, nákupu a predaju peňažných prostriedkov v cudzej mene.