V príspevku sa venujeme vybraným dokladom účtovného a neúčtovného charakteru z hľadiska preskúmavania a preukazovania v praxi jednotiek územnej samosprávy. Preskúmavanie zodpovednými zamestnancami sa zameriava na vecnú, formálnu a časovú stránku dokladov ako súčasti účtovných prípadov v územnej samospráve.
Prevzatie faktúry a jej preskúmavanie v praxi
Príslušné oddelenie mestského úradu alebo zamestnanec obecného úradu, či zriadenej organizácie/školy dôsledne preskúma po vecnej stránke náležitosti predpísané pre účtovné doklady, pridelí faktúre jej interné číslo a následne ju zaeviduje do evidencie/knihy došlých faktúr v časovom poradí podľa dátumu doručenia. Interné číslo faktúry sa rozlišuje podľa toho, či ide o kapitálovú, tuzemskú, samozdaňovaciu, internetovú, zahraničnú faktúru či vystavený dobropis.
Po zaevidovaní faktúr oddelenie, úsek alebo zamestnanec učtárne vytlačí likvidačný list, ktorý priloží k faktúre a odovzdá na podateľňu v určenom termíne na základe interného predpisu účtovnej jednotky (pozn.: napríklad do konca nasledujúceho pracovného dňa) od prevzatia. Zamestnanec preberajúci doklady za príslušnú organizačnú zložku potvrdzuje ich prevzatie podpisom, pričom spôsob sa určí interne, napríklad v doručovacom zošite alebo prostredníctvom podateľne a pod.).
______________________________
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť podpisovým záznamom zodpovednej osoby (manuálne), elektronickou výmenou údajov (bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu) alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov (určením osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov).
______________________________
Účtovná jednotka v územnej samospráve je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to tak, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.