Koniec jedného kalendárneho roka a začiatok ďalšieho kalendárneho roka je jedným z náročnejších období v mzdovej učtárni. Začiatok kalendárneho roka sa spája (takmer už s pravidelnosťou) s legislatívnymi zmenami, ktoré majú priamy vplyv na vedenie a spracovanie mzdového účtovníctva a s ktorými sa treba oboznámiť. Kalendárny rok sa v mzdovej učtárni považuje aj za zdaňovacie obdobie, ktoré treba uzatvoriť a otvoriť nové obdobie so zohľadnením výstupov z predchádzajúceho kalendárneho roka. V tejto súvislosti majú zamestnanci ako daňovníci s príjmami zo závislej činnosti a zamestnávatelia ako platitelia týchto príjmov povinnosť sa daňovo vysporiadať s predchádzajúcim zdaňovacím obdobím a pripraviť sa na nové zdaňovacie obdobie.
Povinnosti vykonávané v ročnej uzávierke v mzdovej učtárni sú ustanovené predovšetkým v uvedených zákonoch:
- zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „zákon dani z príjmov“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie vo forme ročných mzdových listov, povinnosť vykonať úkony k uzatvoreniu zdaňovacieho obdobia a otvoreniu nového zdaňovacieho obdobia a povinnosť pripraviť podklady na vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti,
- zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia,
- zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o o sociálnom poistení“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely sociálneho poistenia,
- zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia evidencie o zamestnanoch, dodržať v súvislosti s odmeňovaním zamestnancov zákon o minimálnej mzde a výšku mzdových zvýhodnení (príplatkov) za prácu nadčas, za prácu vo sviatok, za prácu v noci a za prácu v škodlivom prostredí,
- zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), z ktorého vyplýva pre účtovné jednotky, ktoré majú účtovné obdobie kalendárny rok, povinnosť vykonať inventarizáciu pohľadávok a záväzkov voči ich zamestnancom, voči zdravotnej poisťovni, voči sociálnej poisťovni a správcovi dane,
- zákon č. 152/1994 Z. z o sociálnom fonde v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom fonde“), z ktorého vyplýva povinnosť zúčtovať prostriedky sociálneho fondu za príslušný kalendárny rok,
- zákon č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike v z. n. p., z ktorého vyplýva povinnosť spracovať a zaslať za sledované obdobie kalendárneho roka štatistické zisťovania,
- ďalšie právne normy, napr. zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), z ktorého vyplýva povinnosť uchovávať dokumenty personálnej a mzdovej agendy.
Pri uzatváraní kalendárneho roka je zamestnávateľ povinný v oblasti mzdového účtovníctva každoročne vykonať úkony smerujúce k príprave ročnej mzdovej uzávierky a k príprave ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Ide predovšetkým o doplnenie zákonom predpísaných evidencií a zabezpečenie ich archivácie a vystavenie potvrdení pre zamestnancov, ktoré obsahujú údaje o poskytnutom príjme zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach potrebných na vysporiadanie ich celoročnej daňovej povinnosti.
Povinnosť vedenia evidencie na daňové účely
V súlade s § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie. Za zamestnanca sa na daňové účely rozumie daňovník s príjmami podľa § 5 zákona o dani z príjmov prijatými od zamestnávateľa ako platiteľa týchto príjmov (§ 2aa zákona o dani z príjmov).
Mzdový list sa považuje v mzdovej učtárni za najdôležitejší dokument a tvorí základný účtovný doklad na správne zaúčtovanie a vyplatenie príjmov jednotlivým zamestnancom. Zamestnávateľ má povinnosť viesť mzdový list pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov. Ide o príjmy, ktoré sú vyplácané:
- súčasným zamestnancom, ktorí stále pracujú u zamesnávateľa v pracovnoprávnom vzťahu, t. j. v pracovnom pomere alebo v právnom vzťahu dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru,
- bývalým zamestnancom, keď ide o príjmy vyplácané už po skončení pracovnoprávneho vzťahu, napr. príjmy zo sociálneho fondu vyplácané už vystúpeným zamestnancom (dôchodcom), doplatky príjmu po skončení pracovného pomeru,
- fyzickým osobám na základe príkaznej alebo mandátnej zmluvy; príjmy sa považujú v súlade s § 5 zákona o dani z príjmov za zdaniteľný príjem zo závislej činnosti, ďalej aj príjmy poslancov obecného (mestského) zastupiteľstva za výkon funkcie poslanca podľa zákona č. 369/1990 Zb. oobecnom zriadení v z. n. p. a iné druhy príjmov zo závislej činnosti podľa § 5 zákonaodani príjmov.
Povinné náležitosti výplatných listín vrátane ich rekapitulácie neustanovuje žiaden právny predpis, ale v praxi sa používajú tie, ktoré sú zákonom o dani z príjmov ustanovené ako povinné náležitosti mzdového listu. Mzdový list musí v súlade s § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov na daňové účely obsahovať:
- meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
- rodné číslo zamestnanca,
- adresu trvalého pobytu zamestnanca,
- mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (§ 11 ods. 3 zákona o dani z príjmov) a daňový bonus,
- výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
- za každý kalendárny mesiac zákonom predpísané náležitosti.
Údaje uvedené pod písmenkami a) až d) sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície.<