V praxi sa často stáva, že žiadatelia požadujú sprístupniť informácie, ktoré má povinná osoba v čase podania žiadosti už zverejnené na svojom webovom sídle, alebo požadujú informácie, ktoré boli zverejnené zo strany iného subjektu. Môže ísť o povinne zverejňované informácie, napríklad informácie o zmluvách, informácie zverejňované podľa osobitných predpisov povinnou osobou alebo inými subjektmi (štatistické údaje podľa zákona č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike v znení neskorších predpisov, informácie z katastrálneho portálu, údaje obchodného registra či živnostenského registra a pod.) alebo tiež o informácie, ktoré povinná osoba zverejnila dobrovoľne nad rámec osobitných predpisov.
- Vzor
Ak je predmetom žiadosti získanie informácií, ktoré už boli zverejnené, povinná osoba môže bez zbytočného odkladu, najneskôr však do piatich dní od podania žiadosti, namiesto sprístupnenia informácií žiadateľovi oznámiť údaje, ktoré umožňujú vyhľadanie a získanie zverejnenej informácie. Dôležitým aspektom je, aby povinná osoba žiadateľovi presne uviedla a označila, kde konkrétne boli informácie zverejnené, a teda kde sa môže k informáciám dopátrať.
Ak žiadateľ trvá na sprístupnení zverejnených informácií, povinná osoba mu ich sprístupní. V takom prípade začína lehota na sprístupnenie plynúť dňom, keď žiadateľ oznámil, že trvá na priamom sprístupnení informácie.
Odkaz na zverejnenú informáciu by mal obsahovať uvedenie údajov, ktoré žiadateľovi umožňujú riadne a úspešné vyhľadanie požadovaných informácií na mieste ich zverejnenia. Nestačí iba informácia, že údaje boli zverejnené. Zo strany povinnej osoby treba riadne identifikovať miesto ich sprístupnenia tak, aby ich žiadateľ mohol opätovne vyhľadať pre svoje potreby, t. j. žiadateľovi presne uviesť a označiť, kde konkrétne boli informácie zverejnené, a teda kde sa môže informácií dopátrať.
V prípade, že žiadateľ požaduje sprístupniť už zverejnené informácie, povinná osoba nemá zákonom ustanovenú povinnosť vybaviť žiadosť podľa § 7 zákona o slobode informácií. Odkaz na zverejnenú informáciu je fakultatívny postup povinnej osoby, čiže ide o zákonom danú možnosť postupu, ktorá slúži na odľahčenie a odbremenenie povinných osôb. Povinná osoba však tento postup vôbec nemusí využiť, ale môže žiadosť vybaviť priamou formou vybavenia žiadosti – podľa § 18 ods. 1 zákona o slobode informácií.
Zákon o slobode informácií určuje povinnej osobe povinnosť oznámiť žiadateľovi údaje umožňujúce vyhľadanie a získanie zverejnenej informácie bezodkladne, najneskôr však do piatich dní od podania žiadosti. Nestačí, že povinná osoba toto oznámenie podá v posledný (piaty) deň lehoty na poštovú prepravu. V posledný deň lehoty už musia byť potrebné údaje žiadateľovi oznámené, t. j. doručené.
Zo zákona o slobode informácií rovnako vyplýva povinnosť priameho sprístupnenia informácií, ak žiadateľ trvá na sprístupnení zverejnených informácií aj po tom, čo povinná osoba vybavila jeho žiadosť odkazom na už zverejnenú informáciu.
Formu vybavenia žiadosti odkazom na už zverejnenú informáciu zákon o slobode informácií neustanovuje. Spravidla to však bude formou, ktorú si žiadateľ zvolil, tzn. ak žiadateľ požadoval zaslať mu informácie e-mailom, povinná osoba uskutoční odkaz na zverejnenú informáciu elektronickou formou prostredníctvom e-mailu.
Ak žiadateľ trvá na sprístupnení zverejnených informácií aj po využití možnosti povinnej osoby odkazu na už zverejnenú informáciu, povinná osoba mu ich sprístupní spôsobom, ktorý si zvolí žiadateľ, a to môže byť najmä ústne, nahliadnutím do spisu vrátane možnosti vyhotoviť si odpis alebo výpis, odkopírovaním informácií na technický nosič dát, sprístupnením kópií predlôh s požadovanými informáciami, telefonicky, faxom, poštou, elektronickou poštou, ktorou môže byť e-mail alebo zaslanie informácií v elektronickej podobe podľa osobitného predpisu o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci - zákona o e-Governmente. Ak informáciu nie je možné sprístupniť spôsobom určeným žiadateľom, dohodne povinná osoba so žiadateľom iný spôsob sprístupnenia informácie.
V časti Súvisice formuláre a dokumenty pod textom uverejňujeme vzor odkazu na zverejnenú informáciu. Vzor nemá záväzný charakter, je len vo forme odporúčania.
Vzor:
Mesto XYZ, sídlo: .....................................................................................................................................
.........................................
.........................................
..........................................
V/Vo ................... dňa ..........
Vec: Odkaz na zverejnenú informáciu
Vážený pán .............................,
podľa § 7 ods. 1 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov týmto vyhovujeme Vašej žiadosti o sprístupnenie informácií zaevidovanej v našej evidencii žiadostí o sprístupnenie informácií pod č. 120/2017, ktorá bola mestskému úradu doručená dňa ................. prostredníctvom elektronickej pošty.
Predmetom Vašej žiadosti bolo poskytnutie zoznamu všetkých dotácií poskytnutých mestom podľa VZN č. ....................... na šport a kultúru od roku 20xx až ku dňu podania žiadosti. Uvedené informácie ste nás žiadali poskytnúť v elektronickej podobe.
Keďže požadujete sprístupniť informácie, ktoré sú zverejnené a bežne prístupné na webovom sídle mesta, z dôvodu rýchlejšieho a efektívnejšieho vybavenia Vašej žiadosti sme zvolili zákonom ustanovený spôsob vybavenia žiadosti odkazom na už zverejnenú informáciu.
Požadované informácie sú zverejnené na webovej stránke www.mestoXYZ.sk v časti „Mestský úrad – oddelenie financií a rozpočtu – dotácie“, priamy link: http://www.mestoXYZ.sk/.
S pozdravom
....................................
meno a priezvisko - primátor mesta