Archivácia

Registratúrny poriadok subjektu územnej samosprávy upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správu registratúry. Príspevok sa venuje zmenám v správe registratúry a archívu po novele právnych predpisov a prináša aj upozornenia autora pre jednotky územnej samosprávy a pre školské zariadenia.

Každý zamestnávateľ uchováva osobné údaje svojich zamestnancov dovtedy, kým je to potrebné, na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.

Právnická osoba (s. r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010, čiže od tohto roku archivuje účtovné doklady - faktúry, banka, pokladnica, účtovné uzávierky a pod. Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný či štátny archív?

V každej účtovnej jednotke sa generujú určité dokumenty v písomnej podobe, resp. na technických nosičoch dát, ktoré sa využívajú v rámci pôsobenia účtovnej jednotky v prostredí, v ktorom pôsobí a najmä pri jej samotnom riadení. Tieto doklady sú charakteristické svojou dokumentárnou hodnotou a za tým účelom treba zabezpečiť ich ochranu a, samozrejme, aj ich spracúvanie prostredníctvom určených metód na zachovanie informačnej hodnoty do budúcnosti.

Obec má podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) povinnosť viesť účtovníctvo správne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Uvedenú povinnosť si obec splní tým, že vypracuje vnútorné predpisy, ktoré sú tiež nástrojom na skvalitnenie vnútorného riadenia obce. V praxi sa používa viac pojmov, napr. vnútroorganizačný predpis, vnútorný predpis, interný predpis, smernica, ale v podstate ide o dokument, ktorý upresňuje činnosť obce.

Vnútorné smernice na vedenie účtovníctva (a samozrejme aj ostatné smernice) sú dôležitou súčasťou vnútorného kontrolného systému.

Podľa registratúrneho plánu a poriadku spoločnosti sa majú bankové výpisy uchovávať 5 rokov a potom sa môžu skartovať. Na niektorých výpisoch sú ale úhrady bankovou kartou, kde si spoločnosť  uplatňovala odpočítanie DPH (napr. za nákup PHM). Mali by byť tieto výpisy aj s dokladmi z elektronickej registračnej pokladnice uchovávané 10 rokov, tak ako je to uvedené v § 76  zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len „zákon o DPH“). Spoločnosť, ktorá sa stará o archív, ale tvrdí, že to nie je potrebné a môžu sa dané bankové výpisy skartovať. Na prípadnú daňovú kontrolu má potom slúžiť dokument zo Štátneho archívu, ktorý skartáciu schváli. Nie je to ale je v rozpore so zákonom o DPH?

Aká doba archivácie sa vzťahuje na mzdové listy?