Komplexný príklad pre vedenie účtovníctva základnej školy (II.)

Účtovanie pokladnice

Príjmy v hotovosti na školách sú v praxi menej častým javom, väčšinou sú to poplatky rodičov za školský klub detí alebo poplatky rodičov pre dieťa v materskej škole, prípadne prenájmy priestorov školy – najčastejšie telocvične či športového ihriska školy.

Najčastejšie výdavky v hotovosti v obciach aj školách sú:

• úhrady dodávateľom za služby a nákup tovaru,
• poskytnutie preddavku na mzdy,
• výplata zálohy na drobné výdavky,
• výplata zálohy na cestovné náhrady.

Stav a pohyb peňazí v hotovosti sa účtuje na účte 211 – Pokladnica. Peniaze v hotovosti zverené zamestnancom na použitie na vopred určené účely sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom na účte 335. Schodok v pokladnici zistený pri inventúre (plánovanej či náhodnej) sa zúčtuje ako pohľadávka voči zodpovednej osobe. Prebytok sa zúčtuje ako výnos na účet 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti.

Výber v hotovosti z bankového účtu do pokladnice sa účtuje na základe príjmového pokladničného dokladu na ťarchu účtu 211 – Pokladnica so súvzťažným zápisom v prospech účtu 261 – Peniaze na ceste. Pri zúčtovaní vkladu v hotovosti na bankový účet sa účtuje na opačných stranách týchto dvoch účtov. Na účte 221 – Bankové účty možno účtovať len na základe výpisu z bankového účtu. Časový nesúlad medzi dňom účtovného prípadu (dokladované príjmovým alebo výdavkovým pokladničným dokladom) a dňom prijatia bankou sa preklenie prostredníctvom účtu 261 – Peniaze na ceste.

Z dôvodu jednoduchšej aplikácie predbežnej finančnej kontroly v zmysle § 9 zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. odporúčam opakujúce sa hotovostné operácie školy riešiť zálohou zamestnanca. Vo vyššie uvedenom príklade práve preto znázorňujem poskytnutie a vyúčtovanie zálohy zamestnanca.