Vedenie pokladničnej agendy je rozsiahla a náročná pracovná činnosť vyžadujúca prehľad vo viacerých právnych predpisoch ovplyvňujúcich ekonomickú agendu obcí a škôl, pričom zahŕňa rôzne špecifiká, ktoré sú charakteristické výhradne pre tieto organizácie. Vyžaduje si náležitú kontrolu aj z dôvodu, že podmienky vedenia pokladničnej agendy sú len v máloktorých obciach prispôsobené zamestnancom tak, aby mali na svoju agendu dostatočný priestor. Nehovoriac už o školách, kde túto agendu vykonáva najčastejšie jediná osoba zodpovedná za ekonomickú agendu v kumulovanej funkcii. Práve táto skutočnosť sťažuje výkon, ako aj zabezpečenie kontroly a kontrolného systému na požadovanej úrovni. Dôvodom viacerých nejasností vo vedení pokladničnej agendy je aj nedostatočná, resp. chýbajúca legislatíva v tejto oblasti.
Legislatívna úprava pokladničnej agendy
V súčasnosti vedenie pokladničnej agendy upravuje len zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Vyhláška č. 118/1972 Zb. o pokladničných operáciách v socialistických organizáciách v z. n. p. (ďalej len „vyhláška č. 118/1972 Zb.“) bola zrušená ešte predošlým zákonom o účtovníctve (zákon č. 563/1991 Zb. o účtovníctve v z. n. p.). Vyhláška č. 118/1972 Zb. bola predpisom, ktorý dlhodobo (do januára 1992) vymedzoval povinnosti organizácií pri vedení pokladničnej agendy. Zákon o účtovníctve účinný od 1. 1. 2003 upravuje vedenie pokladničnej agendy len rámcovo a presné „pravidlá“ musia byť zahrnuté do smernice obce, či školy. Táto smernica vychádza z ustanovenia zákona o účtovníctve, pričom je možné do nej zapracovať aj niektoré stále aktuálne ustanovenia vyhlášky č. 118/1972 Zb. (samozrejme po príslušných úpravách).
Zákon o účtovníctve a pokladničná agenda
|
Ust. § 2 ods. 2 – predmet účtovníctva |
je účtovanie skutočností o stave a pohybe majetku, stave a pohybe záväzkov, rozdiele majetku a záväzkov, výnosoch, nákladoch, príjmoch, výdavkoch, výsledku hospodárenia účtovnej jednotky (ÚJ) |
|
Ust. § 4 ods. 7 – peňažné jednotky v eurách a v cudzej mene |
ÚJ je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. V prípade cenín a peňažných prostriedkov, ak sú vyjadrené v cudzej mene, je ÚJ povinná účtovať v eurách aj v cudzej mene – povinnosť vedenia valutovej pokladnice |
|
Ust. § 8 ods. 2 – účtovníctvo ÚJ je správne |
ak ÚJ vedie účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve |
|
Ust. § 8 ods. 3 – účtovníctvo ÚJ je úplné |
ak ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa § 3 zákona o účtovníctve |
|
Ust. § 8 ods. 4 – účtovníctvo ÚJ je preukázateľné |
ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné a ÚJ vykonala inventarizáciu |
|
Ust. § 8 ods. 6 – účtovníctvo sa vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť |
ak ÚJ je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36 – upozorňujem aj na nedostatočne viditeľné doklady z registračných pokladníc |
Ust. § 14 ods. 3 – povinná evidencia |
ÚJ je povinná viesť zoznam účtovných kníh, zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu |
Ust. § 29 ods. 3 – inventarizácia |
peňažné prostriedky v hotovosti sa musia inventarizovať najmenej 4 x za účtovné obdobie |
Ust. § 34 – oprava účtovného záznamu |
ak ÚJ zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu, pričom oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave; oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva |
Ust. § 35 – uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie |
ÚJ je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu, je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením, a to poča |