Poskytovanie nenárokových cestovných náhrad v rozpočtových a príspevkových organizáciách (2. časť)

Vznik pracovného pomeru

Zamestnávateľ môže pri vzniku pracovného pomeru poskytovať tieto nenárokové náhrady:

• náhrada výdavkov maximálne v rozsahu a do výšky ako pri pracovnej ceste (§ 6 ods. 2),

• sťahovacie výdavky (§ 6 ods. 4),

• iné a vyššie náhrady (§ 9).

Náhrady výdavkov ako pri pracovnej ceste

Rozsah náhrad

Zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru môže poskytovať náhrady výdavkov ako pri pracovnej ceste, pričom sám rozhodne, po akú dobu, za akých podmienok, v akom rozsahu a do akej výšky, maximálne však v rozsahu podľa § 4 zákona o cestovných náhradách a do výšky ustanovenej v § 5 zákona o cestovných náhradách.

Maximálny rozsah a výška náhrad

Podľa § 4 ods. 1 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

a) náhrada preukázaných cestovných výdavkov,

b) náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,

c) stravné,

d) náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,

e) náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území SR, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.

Podľa opatrenia MPSVR SR č. 432/2022 Z. z. o sumách stravného zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí stravné pri pracovnej ceste v trvaní:

• 5 hodín až 12 hodín v sume 6,80 €,

• nad 12 hodín až 18 hodín trvania pracovnej cesty v sume 10,10 €,

• nad 18 hodín trvania pracovnej cesty v sume 15,30 €.

Lehota pre rozhodnutie o poskytovaní náhrad

O poskytovaní náhrad pri vzniku pracovného pomeru zamestnávateľ môže rozhodnúť najneskôr do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru. Po uplynutí tejto lehoty nemôže využiť možnosť poskytovať náhrady pri vzniku pracovného pomeru. Je to maximálna doba, v ktorej sa zamestnávateľ môže rozhodnúť, či je ochotný prispievať prijatému zamestnancovi na úhradu jeho zvýšených výdavkov v súvislosti so vznikom pracovného pomeru (napr., ak má zamestnanec znemožnený denný návrat do miesta pobytu a zostáva v mieste výkonu práce, vznikajú mu zvýšené výdavky oproti jeho priemerným výdavkom).

Doba poskytovania náhrad

Náhrady, ktoré sa poskytujú pri vzniku pracovného pomeru, nemajú jednorazový charakter (napr., keď zamestnanec prvýkrát príde do zamestnania, náhrady na pohovor a pod.). Zákon o cestovných náhradách neobmedzuje ich poskytovanie z časového hľadiska; určité obmedzenie je len vo vzťahu k ich rozsahu a výške. Je plne v právomoci zamestnávateľa, aby v lehote určenej v tomto ustanovení (maximálne do 90 kalendárnych dní odo dňa vzniku pracovného pomeru) rozhodol, za akých podmienok a aký dlhý čas ich bude poskytovať. Ich poskytovanie môže viazať napr. na čas výkonu funkcie zamestnanca, na určitý presne vymedzený čas (napr. jeden kalendárny rok), na finančné možnosti, na vzdialenosť od miesta pobytu zamestnanca do miesta výkonu práce a pod.

Po skončení času poskytovania náhrad, o ktorom rozhodol zamestnávateľ, alebo po naplnení podmienok ich poskytovania, nie je možné opätovne ich začať poskytovať. Výnimkou tvoria prípady, ak je to obsahom rozhodnutia zamestnávateľa, napr., ak sa náhrady pri vzniku pracovného pomeru majú ďalej poskytovať (napr. v ďalšom roku) po prehodnotení finančných prostriedkov zamestnávateľa; v rozhodnutí o ich poskytovaní, resp. vo vnútornom predpise zamestnávateľa to však musí byť určené.

Forma poskytovania náhrad

Poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru nie je založené na dohode, ale na jednostrannom posúdení a rozhodnutí zamestnávateľa, ktorý skúma potrebu prijatia zamestnanca a je ochotný kompenzovať mu aj jeho zvýšené výdavky, ktoré mu vzniknú v súvislosti so vznikom pracovného pomeru.

Poskytovanie náhrad zamestnancovi pri vzniku pracovného pomeru sa odporúča predovšetkým riešiť jednostranným rozhodnutím zamestnávateľa. Rámcové podmienky poskytovania takýchto nenárokových náhrad môžu byť aj predmetom vnútorného predpisu k zákonu o cestovných náhradách, resp. iného vnútorného predpisu zamestnávateľa.

Súbeh náhrad

Ak dôjde k súbehu poskytovania stravného, ktoré sa poskytuje pri vzniku pracovného pomeru/obdobného pracovného vzťahu a stravného ako nárokovej náhrady, na ktoré vznikne zamestnancovi nárok v prípade vyslania na pracovnú cestu, podľa § 6 ods. 3 zákona o cestovných náhradách patrí zamestnancovi len jedna náhrada stravné, a to stravné, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie.

Zamestnanec s miestom bydliska v Martine uzatvoril pracovný pomer s miestom výkonu práce v Bratislave. Uzatvorením takéhoto pracovného pomeru vznikli zamestnancovi zvýšené výdavky (mal znemožnený denný návrat domov).

Zamestnávateľ rozhodol podľa § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách hradiť zamestnancovi jeho zvýšené výdavky, ktoré mu vznikli v súvislosti so vznikom pracovného pomeru, a to:

• stravné za každý pracovný deň v sume 9,18 €,

• stravné za dni pracovného pokoja v sume 15,30 €,

• ubytovacie výdavky vo výške 50 %, najviac v sume 350 € mesačne,

• náhradu preukázaných cestovných výdavkov vlakom II. triedy z Bratislavy do Martina a späť dvakrát mesačne za účelom návštevy rodiny.

* * *

Zamestnanec z príkladu č. 13 bol vyslaný na štvordňovú tuzemskú pracovnú cestu (nedeľa – streda), pričom:

• prvý deň trvala 9 h (15.00 h – 24.00 h), za ktorú mu vznikol nárok na stravné v sume 6,80 €,

• druhý deň trvala 24 h (0.00 h – 24.00 h), za ktorú mu vznikol nárok na stravné v sume 15,30 €,

• tretí deň trvala 24 h (0.00 h – 24.00 h), za ktorú mu vznikol nárok na stravné v sume 15,30 €,

• štvrtý deň trvala 17 h (0.00 h – 17.00 h), za ktorú mu vznikol nárok na stravné v sume 10,10 €.

* * *

Vo väzbe na podmienky poskytovania stravného ako nenárokovej náhrady podľa 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách a na podmienky poskytovania nárokovej náhrady stravné podľa § 5 ods. 1 zákona o cestovných náhradách v kontexte § 6 ods. 3 zákona o cestovných náhradách, zamestnávateľ musí za jednotlivé dni posúdiť, ktorá náhrada stravné je pre zamestnanca výhodnejšia, teda či nenárokové stravné poskytované podľa § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách pri vzniku pracovného pomeru (ktoré podlieha dani z príjmu a odvodom na sociálne a zdravotné poistenie) alebo nárokové stravné poskytované za pracovnú cestu podľa § 5 ods. 1 zákona o cestovných náhradách (ak by napr. prvý alebo posledný deň nevznikol zamestnancovi nárok na stravné, t. j. pracovná cesta by trvala menej ako 5 hodín, zamestnancovi by sa poskytlo iba nenárokové stravné podľa § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách pri vzniku pracovného pomeru).

Zamestnancovi bola pri vzniku pracovného pomeru rozhodnutím zamestnávateľa a v súlade s pravidlami určenými vo vnútornom predpise určená doba (do 31. 12. 2022), počas ktorej sa mu poskytovali náhrady výdavkov, ktoré mu vznikli v súvislosti so vznikom pracovného pomeru. Po uplynutí tejto doby zamestnanec požiadal o jej predĺženie.

Zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru zamestnanca môže využiť ustanovenie § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách môže jednostranne do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru rozhodnúť o poskytovaní náhrad výdavkov zamestnancovi, a to až v rozsahu a výške ako pri pracovnej ceste (§ 4 a § 5 zákona o cestovných náhradách). Doba poskytovania týchto náhrad a ďalšie podmienky, za ktorých sa náhrada výdavkov môže poskytovať, nie sú zákonom o cestovných náhradách stanovené. Je v právomoci každého zamestnávateľa, aby si podmienky ich poskytovania upravil vo vnútornom predpise (napr. dobu poskytovania, poskytovanie náhrad výdavkov viazať na čas výkonu určitej funkcie, na presťahovanie zamestnanca a pod.).

Konkrétnu dobu poskytovania náhrad výdavkov, ktorú zamestnávateľ určil vo svojom rozhodnutí v súlade s pravidlami poskytovania upravenými vo vnútornom predpise zamestnávateľa už nemožno predlžovať.

Zamestnanec, ktorému vznikol pracovný pomer 1. 10. 2022 požiadal 15. 1. 2023 zamestnávateľa o poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru. Zamestnávateľ v negatívnom stanovisku k poskytovaniu cestovných náhrad argumentoval tým, že sa nevyužila zákonná lehota ustanovená zákonom o cestovných náhradách, v rámci ktorej môže zamestnávateľ rozhodnúť o poskytovaní náhrad pri vzniku pracovného pomeru. Zamestnanec na základe uvedeného stanoviska požiadal zamestnávateľa, aby žiadal od zákonodarcu výnimku z uvedeného ustanovenia v zákone o cestovných náhradách. Je rozhodnutie zamestnávateľa správne? Umožňuje zákon o cestovných náhradách dať výnimku zo zákona?

Zamestnávateľ môže pri vzniku pracovného pomeru podľa § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách poskytovať náhrady výdavkov ako pri pracovnej ceste, pričom sám rozhodne, po akú dobu, za akých podmienok, v akom rozsahu a do akej výšky – maximálne však v rozsahu § 4 zákona o cestovných náhradách a do výšky ustanovenej v § 5 zákona o cestovných náhradách; zamestnanec nemá na uvedené náhrady zo zákona o cestovných náhradách právny nárok (ide o nenárokové náhrady).

Vzhľadom na to, že zamestnanec požiadal zamestnávateľa o poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného až po zákonom o cestovných náhradách ustanovenej lehote (90 kalendárnych dní odo dňa vzniku pracovného pomeru), rozhodnutie zamestnávateľa je správne.

Zákon o cestovných náhradách neumožňuje poskytnúť výnimku z uvedeného ustanovenia a súčasne neobsahuje žiadne splnomocňovacie ustanovenie o zamedzení tvrdosti zákona.

U zamestnávateľa v rámci organizačnej zmeny bol jeden útvar rozčlenený nadva organizačné útvary. Touto organizačnou zmenou bola vykonaná len zmena názvu organizačného útvaru. Uvedená zmena sa týka aj zamestnanca, ktorému zamestnávateľ poskytuje náhrady pri vzniku pracovného pomeru a jeho pracovné miesto bolo začlenené do novovzniknutého organizačného útvaru. Zamestnancovi pri tejto organizačnej zmene nebola zmenená jeho pracovná náplň a pracovné zaradenie. Poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru boli časovo viazané zo strany zamestnávateľa po dobu výkonu funkcie v pôvodnom organizačnom útvare. Je možné tento druh náhrad výdavkov po uvedenej organizačnej zmene zamestnancovi poskytovať aj naďalej?

V tomto prípade sa zamestnancovi poskytujú náhrady pri vzniku pracovného pomeru počas doby výkonu funkcie. Organizačnou zmenou nedošlo k zmene jeho funkcie (pracovnej náplne) a predmetné náhrady sa môžu zamestnancovi poskytovať aj po tejto organizačnej zmene.

* * *

V praxi sa veľmi často stáva, že zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru rozhodne o poskytovaní nasledovnej náhrady zamestnancovi:

„Náhrada cestovného z miesta výkonu práce (napr. z Banskej Bystrice) do miesta trvalého bydliska (napr. Bratislavy) a späť služobným motorovým vozidlom s vodičom, a to max. 4-krát do týždňa.“

Treba upozorniť na to, že „Náhrada cestovného... služobným motorovým vozidlom s vodičom...“ nie je náhrada preukázaných cestovných výdavkov, ktorá sa môže poskytovať podľa § 6 ods. 2 vo väzbe na § 4 zákona o cestovných náhradách.

Sťahovacie výdavky

Pojem sťahovacích výdavkov § 6 ods. 4 zákona o cestovných náhradách nedefinuje a záleží na posúdení zamestnávateľa, aké sťahovacie výdavky poskytne zamestnancovi. Za sťahovacie výdavky pri vzniku pracovného pomeru sa môžu považovať napr. výdavky za prepravu sťahovaných vecí, poistenie sťahovaných vecí, ale napr. aj cestovné výdavky zamestnanca z miesta pobytu do miesta sťahovania a pod.

Iné a vyššie náhrady

Iné a vyššie náhrady môže podľa § 9 zákona o cestovných náhradách poskytovať iba zamestnávateľ, ktorý odmeňuje zamestnancov podľa Zákonníka práce. Podmienky poskytovania iných a vyšších náhrad sú samostatne uvedené v časti s nadpisom Iné a vyššie náhrady.

Cesta mimo rozvrhu pracovnej zmeny

Zamestnávateľ môže poskytovať za cesty v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných zmien zamestnanca, okrem nárokovej náhrady preukázaných cestovných výdavkov, podľa § 9 zákona o cestovných náhradách iné a vyššie náhrady (napr. stravné, potrebné vedľajšie výdavky a pod.).

Iné a vyššie náhrady môže podľa § 9 zákona o cestovných náhradách poskytovať iba zamestnávateľ, ktorý odmeňuje zamestnancov podľa Zákonníka práce. Podmienky poskytovania iných a vyšších náhrad sú samostatne uvedené v časti Iné a vyššie náhrady.

Iné a vyššie náhrady

Zamestnávateľ môže podľa § 9 zákona o cestovných poskytovať zamestnancom iné alebo vyššie náhrady.

Iné náhrady

Inými náhradami zákon o cestovných náhradách rozumie náhrady, ktoré nie sú priamo vymedzené v zákone, avšak zamestnávateľ si ich môže vytvoriť sám vo väzbe na rôzne výdavky, ktoré pravidelne vznikajú zamestnancovi v súvislosti s charakterom činnosti, a zákon o cestovných náhradách ich neupravuje ani ako nárokové a ani ako nenárokové náhrady (napr. paušálne nocľažné v prípade ubytovania zamestnanca mimo ubytovacieho zariadenia, napr. u známych, náhrada za stratu času, odlučné, náhrada za použitie bicykla a pod.).

Vyššie náhrady

Vyššími náhradami zákon o cestovných náhradách rozumie náhrady, ktoré sú upravené v tomto zákone, ale zamestnávateľ ich poskytuje zamestnancom vo vyššej sume, ako právne garantuje zákon (napr. vyššie stravné, vyššie vreckové, vyššia suma základnej náhrady za použitie cestného motorového vozidla).

Pracovnoprávne inštitúty/skutočnosti

Iné a vyššie náhrady môže zamestnávateľ v rozpočtovej a príspevkovej sfére poskytovať pri:

• pracovnej ceste (tuzemskej aj zahraničnej),

• vzniku pracovného pomeru,

• pri ceste na pravidelné pracovisko a späť mimo rozvrhu pracovnej zmeny.

Obmedzenie poskytovania iných a vyšších náhrad vo vzťahu k zamestnávateľovi

Iné a vyššie cestovné náhrady nemôže poskytovať zamestnávateľ, ktorý je:

• rozpočtovou organizáciou,

• príspevkovou organizáciou, ak jej objem výdavkov na mzdy, platy, služobné príjmy a ostatné osobné vyrovnania je nižší ako príspevok zriaďovateľa (zamestnancov odmeňuje podľa zákona 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o odmeňovaní“),

• obcou alebo vyšším územným celkom, ak sú zamestnanci odmeňovaní podľa zákona o odmeňovaní.

Iné a vyššie náhrady teda môže poskytovať:

• príspevková organizácia štátu, obce alebo vyššieho územného celku, ak jej objem výdavkov na mzdy, platy, služobné príjmy a ostatné osobné vyrovnania je vyšší ako príspevok zriaďovateľa (zamestnancov odmeňujú podľa Zákonníka práce),

• obec alebo vyšší územný celok, ak sú zamestnanci obce alebo vyššieho územného celku odmeňovaní podľa Zákonníka práce,

• každý iný zamestnávateľ, ktorý odmeňuje zamestnancov podľa Zákonníka práce.

Forma poskytovania iných náhrad a vyšších náhrad

Poskytovanie iných a vyšších náhrad je založené na dohode medzi:

• zamestnávateľom a odborovou organizáciou v kolektívnej zmluve,

• zamestnávateľom a zamestnancom v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode.

Poskytovať iné a vyššie náhrady zamestnávateľ môže aj jednostranne na základe podmienok určených vo vnútornom predpise.

Príspevková organizácia, ktorá odmeňuje zamestnancov podľa Zákonníka práce na základe vnútorného predpisu pri zahraničnej pracovnej ceste poskytuje každému zamestnancovi vreckové vo výške 50 % z ustanovenej sume stravného. Zahraničnú pracovnú cestu vykonal aj študent, ktorý má so zamestnávateľom uzatvorenú dohodu o brigádnickej práci študentov. Zamestnávateľ sa s ním dohodol na poskytovaní cestovných náhrad s tým, že mu vreckové poskytol vo výške 60 % z ustanovenej sumy stravného. Mohol zamestnávateľ takto postupovať?

Zamestnávateľ mohol poskytnúť zamestnancom v pracovnom pomere vreckové vo výške 50 %. Zamestnávateľ ale nepostupoval súlade s ustanovím § 224 ods. 2 písm. c) Zákonníka práce, podľa ktorého môže s osobami činnými na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru dohodnúť plnenia maximálne len na úrovni plnení zamestnancov v pracovnom pomere. V tomto prípade dohodol so študentom priaznivejšiu výšku vreckového (60 %), ako poskytuje svojim zamestnancom v pracovnom pomere (50 %).

Vzťahuje sa obmedzenie § 9 zákona o cestovných náhradách pri poskytovaní vyšších a iných náhrad aj na ďalšie organizácie, napr. na občianske združenie?

Občianske združenie založené na základe zákona č. 83/1990 Zb. o združovaní občanov v z. n. p. môže svojim zamestnancom na základe dohody v pracovnej zmluve, inej písomnej dohody alebo na základe dohody v kolektívnej zmluve poskytovať iné a vyššie náhrady; nejde o organizáciu zriadenú na základe zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.

Cestovné náhrady – dane a odvody

Nenárokové cestovné náhrady a zákon o dani z príjmu

Podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“) nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti v rozsahu a do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok podľa osobitných predpisov (napr. aj zákon o cestovných náhradách, zákon o štátnej službe), okrem vreckového; vreckové je vždy predmetom dane, ak je poskytované v súvislosti so závislou činnosťou bez ohľadu na jeho charakter, t. j. bez ohľadu na to, či sa poskytuje ako nárokové plnenie alebo ako nenárokové plnenie.

Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú pre neho zdaniteľným príjmom a sú vymeriavacím základom pre sociálne poistenie a zdravotné poistenie.

Nenárokové cestovné náhrady a sociálne poistenie

Vo väzbe na poskytovanie nenárokových plnení je potrebné vo všeobecnosti upozorniť aj na povinnosť v niektorých prípadoch vykonať z týchto plnení aj odvody na sociálne poistenie podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p.

V tejto súvislosti do pozornosti treba uviesť § 5 ods. 1 písm. a) a § 5 ods. 5 písm. ZDP a § 3 a § 4 ods. 1 a 2 zákona o sociálnom poistení.

Nenárokové cestovné náhrady a zdravotné poistenie

Vo väzbe na poskytovanie nenárokových plnení je potrebné vo všeobecnosti upozorniť aj na povinnosť v niektorých prípadoch vykonať z týchto plnení aj odvody na zdravotné poistenie podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (v znení zákona č. 718/2004 Z. z.) v z. n. p. V tejto súvislosti do pozornosti treba uviesť § 5 ods. 1 písm. a) a § 5 ods. 5 písm. a) ZDP a § 10b ods. 1 písm. a) a ods. 2 a 3 zákona o zdravotnom poistení.