Základný rámec interných smerníc v samospráve

Na úvod treba spomenúť, že pojmom interný akt v praxi nachádzame viacero písomností a úkonov, ktoré majú vzťah k evidencii a registratúre, ako aj k pravidelnej aktualizácii.

Základný rámec interných smerníc subjektu verejnej správy (ústrednej a miestnej štátnej správy i organizácií samosprávy) možno rozdeliť na viaceré agendy, a to účtovnú agendu, mzdovú a personálnu agendu, majetkovú agendu a agendu osobitných úloh vyplývajúcich z dikcie osobitných predpisov. Medzi osobitné úlohy možno zaradiť bezpečnosť a ochranu, počítačovú ochranu, podpisové vzory, ako aj pečiatkové oprávnenia a iné dispozičné smernice upravujúce pomery v rámci príslušnej organizácie. Mnohé z nich nie sú povinné a slúžia pre účely orientácie daného subjektu. Príspevok je spracovaný s cieľom oboznámiť čitateľa z prostredia sektora verejnej správy s internými aktmi, ktoré sú povinnými i doplnkovými vzhľadom na charakter (kapacitné a personálne možnosti, pôsobnosť a podobne) a postavenie subjektu verejnej správy, a s povinnosťou ich tvorby podľa osobitného predpisu. Viaceré interné akty sú pomenované ako smernice, pričom je na rozhodnutí subjektu verejnej správy, aký názov pre daný akt zvolí. Poznámka pri určitej smernici definuje charakter smernice a jej prípadné zapracovanie do ustanovení iného interného riadiaceho aktu.

Interný predpis a jeho spracovanie má nadväzovať najmä na určenie okruhu pôsobnosti, uvedenie odvolania sa na osobitný predpis, na základe ktorého je zostavený a tiež určenie účinnosti daného interného predpisu. Viaceré organizácie územnej samosprávy (úrady, školy, zariadenia a organizácie) nemajú vedené evidencie interných smerníc, čo je často odporúčané kontrolnými orgánmi pri výkone kontrolnej činnosti. Takáto evidencia má znamenať zostavenie prehľadu aktuálnych interných smerníc podľa ich právnej sily v danom subjekte územnej samosprávy a všeobecná účinnosť tých interných predpisov (pozn. autora: napríklad Interné predpisy subjektu ......... účinné od ..........).

Interné predpisy, či akty riadenia sa nemusia zverejniť na webovom sídle (pozn. autora: teda internetovej stránke) subjektu územnej samosprávy alebo v prostredí územnej samosprávy na úradnej tabuli. Je však potrebné uviesť, že tabuľkový prehľad platných interných predpisov môže byť zverejnený.

Aké základné názvoslovné interné akty sú v praxi organizácií verejnej správy?

1. Poriadok – interný predpis organizačného a riadiaceho charakteru, ktorým sa vymedzujú základné pravidlá riadenia, spravidla vo sfére pracovno-právnej oblasti.

2. Smernica – interný predpis metodického, organizačného alebo riadiaceho charakteru, ktorého zmyslom je vymedziť metódy, prostriedky, spôsoby, formy a postupy vykonávania určitých činností alebo procesov v čiastkových oblastiach.

3. Interný riadiaci akt – charakterizuje základné postupy organizácie, má záväzný charakter ako smernica či poriadok.

4. Metodický pokyn – interný predpis metodického charakteru, ktorým sa podrobne vymedzujú postupy určitých činností alebo agend, ak ich tak podrobne neupravuje právna norma.

5. Opatrenie – interný predpis riadiaceho charakteru, ktorého cieľom je upovedomiť určité organizačné jednotky s výstupmi riadiaceho charakteru.

6. Príkaz – interný predpis riadiaceho charakteru, ktorým sa adresne a termínovo zaväzujú podriadení zamestnanci alebo organizačná zložka (oddelenie, sekcia, úsek či referát) k realizácii presne vymedzených úloh.

7. Rozhodnutie – má charakter ako príkaz a je určené pre užší okruh zamestnancov či úsekov alebo oddelení (pozn. autora: v praxi sa využíva i oznámenie, ktoré je aktom informatívneho charakteru, ktorého poslaním je oboznámiť určité osoby alebo organizačné jednotky s rôznymi záležitosťami, spravidla jednorazového charakteru).

Rámec interných smerníc pre účtovnú agendu

Do základného rámca účtovnej agendy patria najmä smernice (spracované podľa zákona                      č. 431/2001 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo dňa 12. 12. 2022 č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie, či zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov) a to:

• Účtovný rozvrh (pozn. autora: povinný akt každej organizácie, ktorý je často pri vonkajšej/vnútornej kontrole vyžadovaný),
• Smernica o vedení účtovníctva (pozn. autora: smernice, ktoré sú uvedené nižšie, môžu byť súčasťou Smernice o vedení účtovníctva),
• Odpisový plán organizácie,
• Smernica o evidencii hmotného a nehmotného majetku,
• Smernica o evidencii zásob
• Smernica o vnútropodnikovom účtovníctve,
• Smernica, ktorá stanovuje zásady pre účtovanie nákladov a výnosov,
• Smernica o oceňovaní majetku a záväzkov,
• Smernica o tvorbe a účtovaní opravných položiek,
• Smernica o tvorbe a účtovaní rezerv,
• Smernica o evidencii peňažných prostriedkov v pokladnici,
• Smernica o inventarizácii majetku a záväzkov,
• Smernica o inventarizácii pokladnice,
• Smernica o zostavení účtovnej závierky a rozdelení hospodárskeho výsledku.

Rámec interných smerníc pre personálnu a mzdovú agendu – viaceré iba odporúčané

• Cestovné náhrady,
• Záznam o oboznámení s dokumentáciou,
• Smernica o ochrane nefajčiarov a zákaze fajčenia,
• Príkaz k poskytovaniu a zabezpečeniu pitného režimu,
• Etický kódex zamestnanca a volených predstaviteľov samosprávy (poslanci, starosta)
• Smernica o tvorbe, evidencii a použití prostriedkov sociálneho fondu,
• Smernica o stanovení normovanej spotreby pohonných látok,
• Smernica pre účely použitia motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu (pozn. autora: môže byť súčasťou smernice o cestovných náhradách),
• Poriadok odmeňovania a kolektívna zmluva (ak je v účinnosti v znení jej dodatkov),
• Príkaz k uzatvoreniu pracovných zmlúv a dohôd mimo pracovného pomeru,
• Archívny poriadok pre personálnu a mzdovú oblasť,
• Mzdový poriadok/Poriadok odmeňovania,
• Smernica/Poriadok odmeňovania poslancov (v prípade obcí a vyšších územných celkov),
• Smernica o určení hotovostného preddavku z mesačnej mzdy zamestnancovi (pozn. autora: môže byť súčasťou smernice o účtovníctve alebo smernice o preddavkoch),
• Smernica o výberovom konaní, adaptačnom vzdelávaní,
• Uplatnenie zásad rovnakého zaobchádzania a ochrana pred diskrimináciou osôb.

Rámec interných smerníc pre oblasť majetku a kontroly

• Smernica o verejnom obstarávaní pre mestá/obce – spravidla povinná smernica,
• Zásady hospodárenia s majetkom (podľa zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov alebo zákona č. 446/2001 Z. z. o majetku vyšších územných celkov v znení neskorších predpisov),
• Smernica o zaradení majetku a jeho ocenení,
• Smernica o evidencii a spôsobe použitia finančných vecných darov v nadväznosti na Smernicu o použití prostriedkov na reprezentáciu a propagáciu – zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (pozn. autora: je vhodné upozorniť, že územná samospráva nepoužíva pri tvorbe vlastného interného aktu  Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/11251/2004-42 o hospodárení štátnych rozpočtových a príspevkových organizácií, pričom sa vzťahuje výlučne na zriadené organizácie v kapitolách štátneho rozpočtu). 
• Smernica o vnútornom kontrolnom systéme – administratívna finančná kontrola pre obce pri poskytovaní dotácií z rozpočtu (podľa novelizovaného § 8 v nadväznosti na § 20 – 27 zákona                 č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.)
• Smernica o výkone základnej finančnej kontroly podľa § 7  zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. v nadväznosti na novelizované Metodické usmernenie MF SR č. MF/006646/2022-1411 k finančnej kontrole  – povinná smernica,
• Pravidlá kontrolnej činnosti (najmä samospráva obcí a vyšších územných celkov pre hlavných kontrolórov a miestnych kontrolórov) – nie sú povinné,
• Zásady poisťovania majetku (najmä organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti a zakladateľskej pôsobnosti).

Rámec interných smerníc pre oblasť financií a nakladania s nimi

• Smernica o pravidlách rozpočtového hospodárenia rozpočtových organizácií a príspevkových organizácií,
• Smernica o poskytovaní preddavkov vo verejnej správe podľa zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• Smernica o tvorbe a použití peňažných fondov organizácie (pozn. autora: okrem sociálneho fondu i peňažný fond tvorený podľa zákona č. 583/2004 Z. z. a zákona č. 523/2004 Z. z. ako rezervný fond, fond pre obnovu drevín a podobne),
• Smernica o použití vlastných zdrojov/zdrojov z podnikateľskej činnosti príspevkovej organizácie alebo obce.

Rámec interných smerníc pre iné oblasti v rámci úprav osobitných predpisov

• Smernica o postupe pri zverejňovaní zmlúv, objednávok a faktúr podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v  z. n.  p.,
• Spracovanie a ochrana osobných údajov (zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov),
• Smernica o tvorbe všeobecne záväzných nariadení (výlučne obcí a vyšších územných celkov ako nepovinný typ internej smernice),
• Pokyn/Príkaz pre postup pri rozmnožovaní písomností (nepovinný typ internej smernice, odvolávajúci sa na obeh účtovných dokladov a registratúrny poriadok),
• Zásady/Pravidlá pripojenia do bezdrôtovej počítačovej siete (nepovinný typ internej smernice),
• Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre subjekty verejnej správy podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov,
• Archívny poriadok (pozn. autora: všeobecný poriadok, môže byť súčasťou Registratúrneho poriadku alebo Archívneho poriadku v rámci personálnej a mzdovej agendy),
• Prevádzkový poriadok (pozn. autora: ak ho vyžaduje osobitný predpis, najmä školy, školské zariadenia, kultúrne ustanovizne a centrá),
• Smernica o stanovení sadzobníka úhrad a poplatkov,
• Odpadový plán organizácie (pozn. autora: najmä príspevkové organizácie a samospráva),
• Požiarne a poplachové smernice,
• Zoznam pre účely poskytovania ochranných prostriedkov a pomôcok,
• Zásady podávania, preverovania a evidovania podnetov podávaných podľa zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti (pozn. autora: mimo úpravy postupu pri vybavovaní podnetov, ktoré je vhodné upraviť osobitnou smernicou alebo zapracovať do poriadku vybavovania žiadostí podľa zákona č. 211/2000 Z. z.) – toho času v Národnej rade SR v prvom čítaní novelizácia zákona,
• Smernica o vybavovaní petícií podľa zákona č. 85/1990 Zb. o petičnom práve  v znení neskorších predpisov,
• Smernica o vybavovaní sťažností podľa zákona č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov,
• Smernica o vybavovaní podnetov (písomných a elektronických),
• Smernica o tvorbe a vydávaní vnútorných predpisov organizácie,
• Podpisový poriadok organizácie.

Otázka č. 1: Je povinné, aby interné predpisy boli zasielané v určitých intervaloch na vedomie, či na schválenie obecnému zastupiteľstvu?

Nie, zastupiteľstvo obce, mesta alebo vyššieho územného celku nemá povinnosť zobrať na vedomie interné smernice úradu alebo zriadenej organizácie. Sú však výnimky, kedy osobitný predpis takúto schvaľovaciu povinnosť môže ustanoviť. V praxi ide napríklad o pravidlá kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra alebo Zásady hospodárenia s majetkom obce podľa zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov  a tiež novelizovanie Zásad hospodárenia formou dodatkov.  V praxi sa možno stretnúť aj so skutočnosťou, kedy interné smernice (registratúrny poriadok, smernica o archivácii alebo smernica o vybavovaní sťažností, smernica o vybavovaní petícií v prostredí obce/školy/organizácie) prejde schvaľovaním obecným zastupiteľstvom a prijatím uznesenia o tomto schválení.

Otázka č. 2: Musí sa overiť interná smernica základnou finančnou kontrolou?

Smernice a ani iné interné predpisy sa neoverujú povinne základnou finančnou kontrolou podľa zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.