Základná finančná kontrola – otázky z praxe

Otázka č. 1: Aký typ podpisu môže zodpovedný zamestnanec za finančnú operáciu a vedúci zamestnanec/štatutár použiť?

Zákon o finančnej kontrole stanovil, že osoby, ktoré overujú finančné operácie a ich časti odsúhlasujú finančné operácie aj svojím podpisom. Dôvodová správa k zákonu spomína, že podpis môže byť vlastnoručný, iný (obdobný) alebo elektronický zaručený podpis. Vlastnoručný podpis je jednou z foriem (alternatív) podpisu a zákon o finančnej kontrole v  § 7 ods. 2 a 3 zákona o finančnej kontrole hovorí iba o pojme „podpis“. Preto v praxi je možné použiť aj kombináciu, pričom v smernici má byť uvedená i alternatíva, ak zamestnanci nepoužijú vlastnoručný podpis. Uznáva sa okrem kvalifikovaného elektronického podpisu, resp. kvalifikovaného elektronického podpisu s mandátnym certifikátom aj forma elektronického podpisu v podobe podpisového záznamu, ktorý však umožňuje jednoznačnú preukázateľnú a nespochybniteľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.  Ako podpisový záznam zodpovednej osoby môže byť akceptované aj overenie osoby prostredníctvom informačného systému, ak osoba na prístup využíva osobný prístupový kód, prístupové meno a heslo alebo  šifrovací kľúč, pomocou ktorého je možné jednoznačne a preukázateľne identifikovať zodpovednú osobu.

Otázka č. 2: Finančnou operáciou sú aj iné úkony majetkovej povahy. Ako ich možno nájsť a zakotviť v smernici? Ako môže vyzerať vzor krycieho (kontrolného) listu pre tieto operácie?

Iné úkony majetkovej povahy zákon o finančnej kontrole nedefinuje bližšie. Treba uviesť, že iné úkony majetkovej povahy sa nemusia viazať na právny úkon a naopak. Ide najmä o pohyb majetku (nielen majetkového, ale i finančného), a to zaradenie majetku, vyradenie majetku, presuny majetku a odpisovanie majetku, vytváranie opravných položiek a zároveň i prevody medzi účtami (napríklad z rozpočtového účtu na osobitný účet organizácie v prípade rozpočtových organizácií), škodové udalosti, prevody hotovosti na bankový účet a podobne. V internej smernici sa odporúča zadefinovať prehľad najčastejších operácií (alebo formou prílohovej časti, napríklad prostredníctvom tabuľky frekventovaných finančných operácií).

Vzor kontrolného listu môže vyzerať nasledovne:

Kontrolný list

z vykonania základnej finančnej kontroly

Organizačný útvar organizácie :.....................................................

Názov finančnej operácie (presné definovanie):.................................................

Predpokladaná suma v €: .................................................. (nemusí byť určená suma)

Zodpovedný zamestnanec – ekonóm/účtovník	finančnú operáciu je/nie je možné  pokračovať
	Meno a priezvisko, podpis:
	Dátum:
Vedúci zamestnanec/štatutár resp. ich zástupca	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
	Meno a priezvisko, podpis:
	Dátum:

 

Otázka č. 3: Je potrebné, aby bola už pri podpise darovacej zmluvy známa suma daru?

Nie, nie je to potrebné. Zmluva sa overí základnou finančnou kontrolou ako právny úkon (pozn. autora: z dôvodu, že právny úkon je finančnou operáciou, ktorá podlieha overeniu základnou finančnou kontrolou), teda len z hľadiska dodržania zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov pri koncipovaní zmluvy, a to pred podpisom takejto zmluvy. V takomto prípade sa rozpočtový súlad neoverí z dôvodu, že nie je pre túto časť finančnej operácie relevantný. V zmysle zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník sa overí najmä písomná forma právneho úkonu (zmluvného zabezpečenia) a bezodplatnosť darovania. Je ale na rozhodnutí subjektu verejnej správy, či pri overovaní finančných operácií (najčastejšie dikciou internej smernice) zakotví povinnosť uvádzania peňažného vyjadrenia finančnej operácie alebo jej časti v rámci výkonu základnej finančnej kontroly.

Otázka č. 4: Existujú určité vybrané výnimky zo zákona, kedy sa nevykonáva základná finančná kontrola?

V prípade vykonávania základnej finančnej kontroly neexistujú zákonné alternatívy či výnimky, kedy sa predmetná finančná kontrola v danej oblasti nevykonáva, ak nejde o havarijný alebo mimoriadny stav, či v prípade ochrany zdravia majetku alebo zdravia (v prípade havárie, škodovej udalosti, katastrofy a podobne). Každá finančná operácia alebo jej časť, ktorá má charakter príjmu, výdavku (použitia prostriedkov), poskytnutia prostriedkov (poskytnutie dotácií alebo záloh, či preddavkov), právneho úkonu, či iného úkonu majetkovej povahy podlieha výkonu základnej finančnej kontroly.

Otázka č. 5: Môže subjekt verejnej správy overovať finančné operácie, či ich jednotlivé časti externe (podobne ako v prípade externého vedenia účtovníctva)?

Realizovanie základnej finančnej kontroly, ako aj administratívnej finančnej kontroly (pri poskytovaní prostriedkov, ak nejde o zákonné výnimky podľa ustanovení § 8 ods. 2 a 3 zákona o finančnej kontrole) externým spôsobom nie je povolené. Za výkon finančnej kontroly je zodpovedný štatutár organizácie a samotné overenie vykonáva zodpovedný zamestnanec. Je teda potrebné spomenúť, že pre výkon finančnej kontroly je existencia pracovného pomeru k subjektu verejnej správy nutná. Iba v prípade administratívnej finančnej kontroly a finančnej kontroly na mieste sa môže subjekt verejnej správy rozhodnúť poveriť aj inú osobu (prizvanú osobu) pre výkon finančnej kontroly spolu so zamestnancami/vedúcimi zamestnancami.

Otázka č. 6: Akým spôsobom sa overí súlad s objednávkou či faktúrou, ak ustanovenie § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite takýto súlad neobsahuje? Môžeme si interne prehľad kritérií upraviť na naše podmienky?

Overenie súladu finančnej operácie alebo jej časti s faktúrou sa v aplikačnej praxi v rámci zákona o finančnej kontrole realizuje, a to najčastejšie ako overenie súladu so zmluvou. Ak zodpovedný zamestnanec chce overiť súlad s objednávkou (vystavenou v subjekte v písomnej forme), overí sa jej vystavenie ako súlad s interným aktom (najčastejšie v praxi obehom účtovných dokladov). V rámci takéhoto overenia pripomíname, že základnou finančnou kontrolou sa v prípade súladu s interným aktom overuje i dodržanie formálnych náležitostí vystavenej objednávky v zmysle interného aktu. Takýmito sú najmä dátum vystavenia, podpis, predbežná suma objednávky a podobne.

Otázka č. 7:

Obec  má stanovené v internej  smernici, pri jednotlivých finančných operáciách, že je potrebné vybrať jednu alebo viac nižšie uvedených možností a to:

„je možné / nie je možné  vykonať

je možné / nie je možné   pokračovať

je možné / nie je možné  vymáhať finančnú operáciu“.

Je to v poriadku a zákonné?

Vyjadrenia si stanovuje zamestnanec/vedúci zamestnanec a vyberie si možnosť, ktorá je relevantná a ktorú najviac zamestnanec spája s predmetnou finančnou operáciou alebo jej časťou (pozn. autora: napríklad vecne zodpovední zamestnanci uvedú pokračovať a vedúci zamestnanec vykonať alebo všetky osoby uvedú rovnaké vyjadrenia). Pečiatka môže vyzerať nasledovne, a to pri uvedení všetkých troch vyjadrení (t. j. vykonať/pokračovať/vymáhať) takto:

Zodpovedný zamestnanec – ekonóm/účtovník	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať je/nie je možné pokračovať je/nie je potrebné vymáhať
	Meno a priezvisko, podpis:
	Dátum:
Vedúci zamestnanec/štatutár resp. ich zástupca	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať je/nie je možné pokračovať je/nie je potrebné vymáhať
	Meno a priezvisko, podpis:
	Dátum:

 

 

 

 

 

Otázka č. 8: Môže pri výkone základnej finančnej kontroly zastúpiť riaditeľa organizácie jeho zástupca v čase dovolenky alebo dlhodobej pracovnej neschopnosti?

V právomoci štatutára subjektu verejnej správy je v aplikačnej praxi aj spôsob poverenia/zastúpenia, a to najčastejšie:

1. osobitným poverením pre výkon základnej finančnej kontroly v čase neprítomnosti na stanovené obdobie alebo
2. stanovením tejto skutočnosti v internom akte subjektu (Smernica o finančnej kontrole).

Odporúča sa, aby štatutár subjektu verejnej správy myslel aj na skutočnosti, ktoré môžu ovplyvniť chod organizácie a aj výkon finančnej kontroly. Zámer takéhoto spôsobu zastúpenia/poverenia je nerušený a plynulý priebeh inštitútu finančnej kontroly v podmienkach subjektu verejnej správy.

Otázka č. 9: Má zodpovedný zamestnanec povinnosť uvádzať k dokladu súvisiacemu s finančnou operáciou (úhradou faktúry) i dodací list a následne ho riadne overiť základnou finančnou kontrolou?

Dodací list nie je samostatnou časťou finančnej operácie a neoveruje sa základnou finančnou kontrolou. V rámci úhrady faktúry sa naň prihliada z hľadiska dodržania zásady účelovosti nakladania s verejnými prostriedkami a predstavuje hodnoverný doklad od dodávateľa tovaru alebo služby.

Otázka č. 10: Vykonáva sa v prípade poskytnutia preddavku zamestnancom školy alebo dodávateľovi aj administratívna finančná kontrola?

V prípade poskytovania preddavkov (hotovostne aj bezhotovostne) zamestnancom a dodávateľom, ako aj v prípade zádržného a záloh sa vykonáva len základná finančná kontrola, a to z dôvodu, že ide o zabezpečenie vlastnej prevádzky a chodu subjektu verejnej správy. Základnou finančnou kontrolou sa teda overí súlad s rozpočtom a zákonom (najmä pri dodávateľských preddavkoch so zákonom č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy v znení neskorších predpisov) a interným aktom (najčastejšie v praxi v prípade zamestnaneckých preddavkov súlad so Smernicou o cestovných náhradách, Smernicou o povoľovaní a vyúčtovaní pracovných ciest a podobne). 

Otázka č. 11: Obec vydáva na základe porušenia zákona rozhodnutia v zmysle správneho poriadku, kde je uvedená výška pokuty. Je potrebné pri týchto rozhodnutiach vykonávať základnú finančnú kontrolu?

Vydanie rozhodnutia je jednostranným právnym úkonom, s ktorým sa viaže určitá povinnosť. Zákon o finančnej kontrole a audite stanovil, že finančnou operáciou je i právny úkon. Vydanie rozhodnutia bude overené základnou finančnou kontrolou pri dodržaní súladu s osobitným predpisom, na základe ktorého je koncipované, prípadne s interným predpisom (ak je v organizácii v účinnosti). Spolu s rozhodnutím je možné overiť i očakávaný príjem (i keď nie je rozpočtovaný). Takýmto spôsobom subjekt verejnej správy overí dve časti finančnej operácie. Základnú finančnú kontrolu vykoná zamestnanec, ktorý vystavuje rozhodnutie spolu so zamestnancom, ktorý eviduje prichádzajúci príjem z vydaných rozhodnutí a následne vedúci zamestnanec/štatutár. Pripomíname, že rozhodnutia (ako aj výzvy) sú právnym úkonom jednostranného charakteru, ktoré je potrebné overovať základnou finančnou kontrolou. Overuje sa súlad so zákonom/vyhláškou, či iným aktom, na základe ktorého sa rozhodnutie realizuje (pozn. autora: či obsahuje náležitosti ako má mať a či je k takému úkonu subjekt oprávnený).

Otázka č. 12: Akým spôsobom je potrebné vykonávať základnú finančnú kontrolu v prípade pracovnej cesty a jej následného zúčtovania?

Subjekt verejnej správy v prípade pracovnej cesty vykoná základnú finančnú kontrolu na cestovnom príkaze (overenie právneho úkonu). V rámci neho overí súlad s rozpočtom (či má subjekt prostriedky na úhradu pre daného zamestnanca), súlad s osobitným predpisom (zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) a vnútornou smernicou (ak je v účinnosti pre oblasť cestovných náhrad a pracovných ciest). Následne poskytnutie prostriedkov podlieha opätovne výkonu základnej finančnej kontroly (ako časť finančnej operácie, ktorá nadväzuje na cestovný príkaz). Overí sa súlad s rozpočtom a uzatvorenou zmluvou (cestovným príkazom). Správa o pracovnej ceste, ktorú vyhotovuje zamestnanec nie je finančnou operáciou a neoveruje sa základnou finančnou kontrolou. Po skončení pracovnej cesty (pri zúčtovaní) sa dodatočné poskytnutie prostriedkov zamestnancovi (ak nepostačoval preddavok alebo ak sa mu refundujú náklady spojené s pracovnou cestou) overí základnou finančnou kontrolou. Opätovne sa overí súlad s rozpočtom (či má subjekt prostriedky v rozpočte na dodatočnú úhradu) a súlad s vnútornou smernicou (Obeh účtovných dokladov), či sú preukázateľné doklady v čase refundácie nákladov spojených s pracovnou cestou. Subjekt verejnej správy vykonáva základnú finančnú kontrolu v čase tvorby cestovného príkazu (pred uvedením súhlasu štatutára, či vedúceho zamestnanca) a následne pri poskytnutí prostriedkov v hotovosti (zálohy zamestnancovi) a následne pri ich zúčtovaní. Ide o jednotlivé časti finančnej operácie, ktoré nesmú zostať neoverené.

Otázka č. 13: Je potrebné overiť aj tvorbu rezervného fondu alebo táto operácia sa overí iba vecnou a formálnou kontrolou pri dodržaní uznesenia zastupiteľstva a dikcie zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy?

Bližší spôsob vedenia rezervného fondu nie je zákonom stanovený, pričom o tvorbe, jeho výške ako aj spôsobe vedenia rozhoduje výlučne obecné zastupiteľstvo formou uznesenia. Základná finančná kontrola bude vykonaná v prípade zámeru tvorby fondu pri dodržaní podmienky účelného nakladania s verejnými prostriedkami, čo v praxi znamená overenie súladu s osobitným predpisom (zákon o rozpočtových pravidlách verejnej správy) a interným predpisom (príkaz štatutára alebo zriaďovateľa, ak je v účinnosti) ako iný úkon majetkovej povahy. Účelom základnej finančnej kontroly je overenie správnej výšky, ako aj podmienok tvorby rezervného fondu. Výkon základnej finančnej kontroly podpíše zodpovedný zamestnanec (napríklad za úsek rozpočtu alebo ekonomiky) a vedúci zamestnanec/štatutár organizácie s uvedením mena a priezviska, dátumu, podpisu a súhlasu s vykonaním finančnej operácie (tvorby rezervného fondu organizácie).