Inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov za rok 2022 v kocke

Predmetom inventarizácie je:

• Neobežný majetok:

-       dlhodobý nehmotný majetok, opravné položky,

-       dlhodobý hmotný majetok, opravné položky,

-       dlhodobý finančný majetok, opravné položky.

• Obstaranie dlhodobého hmotného, dlhodobého nehmotného a dlhodobého finančného majetku, opravné položky.

• Poskytnuté preddavky na dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok, opravné položky.

• Obežný majetok:

-       zásoby - materiálu, tovaru, posypovej soli (potravín v školskej jedálni), opravné položky,

-       zúčtovacie vzťahy - zúčtovanie medzi subjektmi verejnej správy,

-       pohľadávky - dlhodobé, krátkodobé, opravné položky,

-       finančný majetok:

• peňažné prostriedky v hotovosti,
• peniaze na ceste,
• ceniny, stravné lístky, sociálne a iné poukážky,
• bankové účty,
• sociálny fond,
• obstaranie krátkodobého finančného majetku,
• poskytnuté návratné finančné výpomoci - dlhodobé, krátkodobé, časové rozlíšenie.
• Vlastné imanie:

-       oceňovacie rozdiely,

-       fondy,

-       výsledok hospodárenia.

• Záväzky:

-       rezervy,

-       dlhodobé záväzky,

-       krátkodobé záväzky,

-       bankové úvery a výpomoci,

-       časové rozlíšenie,

• Operatívna evidencia - podsúvahové účty:

-       drobný hmotný a nehmotný majetok,

-       prenajatý majetok,

-       majetok vo výpožičke,

-       odpísané pohľadávky.

• Škodové protokoly,
• Platová inventúra zamestnancov.

Kedy vykonať mimoriadnu inventarizáciu?

Mimoriadna inventarizácia sa vykoná pri organizačnej zmene (zlúčenie, rozdelenie, zrušenie organizácie), pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti a jej ukončení, po mimoriadnych udalostiach (živelná pohroma, vlámanie a podobne) na tom majetku, u ktorého k týmto udalostiam došlo. Rovnako tiež v prípade, ak ju nariadi vedúci účtovnej jednotky (napr. pri zistení väčších nezrovnalostí, pri náhodných kontrolách, pri sťahovaní skladu, v prípade keď sú pochybnosti o riadnom vykonaní inventarizácie, tiež na požiadanie kontrolných orgánov) alebo pri prechodnej zmene zamestnancov zodpovedných za pokladničnú hotovosť a ceniny.

Metódy inventarizácie:

• Fyzická inventúra - počítaním, vážením, meraním (najmä hmotný majetok, zásoby, finančný majetok a podobne).
• Dokladová inventúra - na základe účtovných dokladov, rôznych písomností, zmlúv, dohôd a podobne (nehmotný majetok, cenné papiere, bankové účty, peniaze na ceste, tovar a materiál na ceste, pohľadávky, záväzky, zálohy, rezervy, opravné položky, účty časového rozlíšenia).
• Kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry - zásoby vedené na sklade, hodnoty v podsúvahovej evidencii, majetok v oprave a podobne.

Účtovná jednotka preukazuje vykonanie inventarizácie pri všetkom majetku a záväzkoch po dobu desiatich rokov po jej vykonaní. Ak fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob vykoná účtovná jednotka v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia, potom musí účtovná jednotka preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia.

Príprava inventarizácie – na čo nezabudnúť?

Na príprave inventarizácie sú povinní zúčastniť sa zamestnanci:

• menovaní do ústrednej inventarizačnej komisie (ďalej len „ÚIK“),
• menovaní do dielčích inventarizačných komisií (ďalej len „DIK“),
• ostatní zamestnanci, ktorí sú priamo zodpovední za majetok.

Zamestnanci, ktorí sa budú podieľať na priamom zabezpečení inventarizácie, musia byť preškolení predsedom ÚIK o spôsobe a cieľoch inventarizácie, o kompetenciách a zodpovednostiach zamestnancov DIK.

Vedúci účtovnej jednotky:

• je povinný zabezpečiť inventarizáciu majetku a záväzkov,
• zodpovedá za riadny priebeh inventarizácie a za dodržanie termínov,
• písomne určí najmenej trojčlennú inventarizačnú komisiu menovacím dekrétom – ústrednú inventarizačnú komisiu,
• písomne určí členov dielčích inventarizačných komisií menovacím dekrétom/ich počet závisí od veľkosti účtovnej jednotky a rozsahu inventarizačných prác, najmenej trojčlennú / - dielčiu inventarizačnú komisiu,
• zabezpečí, aby počas fyzickej inventúry nedochádzalo k premiestňovaniu majetku,
• vyjadruje súhlas alebo nesúhlas s výsledkami inventarizácie majetku.

Ústredná inventarizačná komisia /ÚIK/:

• zodpovedá za priebeh inventarizácie a za činnosť dielčích inventarizačných komisií,
• predkladá vedúcemu účtovnej jednotky výsledky inventarizácie k schváleniu spolu s vysporiadaním inventarizačných rozdielov /manko, schodok, prebytok/ a s návrhom opatrení,
• zhodnotí inventarizáciu majetku a vyhotoví „Správu ÚIK o inventarizácii a vysporiadaní inventarizačných rozdielov“.

Dielčie inventarizačné komisie /DIK/:

• vykonávajú inventarizáciu majetku v stanovenom termíne a rozsahu,
• vyhotovujú inventúrne súpisy,
• zodpovedajú za správne zisťovanie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, čo potvrdzujú podpisovým záznamom na každej strane inventúrneho súpisu a na všetkých inventarizačných dokladoch,
• rozdiely zistené pri inventarizácii škodovým zápisom nahlási ÚIK,
• po skončení fyzickej inventúry vyhotoví inventarizačné zápisy /dátum je zhodný s dňom ukončenia fyzickej inventúry/,
• k vyradenému majetku vyhotoví protokol o vyradení,
• skontroluje, či sú spísané dohody o hmotnej zodpovednosti s hmotne zodpovednými osobami.

Hmotne zodpovedné osoby za majetok:

• môžu byť členmi IK, nie však predsedom,
• zúčastňujú sa inventarizácie a podpisujú inventúrne súpisy.

Po odsúhlasení fyzického stavu so stavom účtovným sa inventárne knihy a registre uzatvoria s vyčíslením:

• stavu prírastkov a úbytkov,
• konečného stavu a tieto sa potvrdia podpismi členov inventarizačnej komisie.

Inventarizácia musí obsahovať:

• príkaz na vykonanie inventarizácie,
• menovacie dekréty a povinnosti ÚIK a DIK,
• vyhlásenie hmotne zodpovedných osôb,
• inventúrne súpisy,
• inventarizačné zápisy,
• odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov,
• doklady k úbytkom majetku - pri vyraďovaní (rozhodnutie o neupotrebiteľnosti majetku, zápisnica, likvidačný záznam, obchodné zmluvy, prevodky a podobne),
• správa ÚIK o inventarizácii a vysporiadaní inventarizačných rozdielov.

Fyzická inventúra sa vykonáva za účasti členov inventarizačnej komisie a priamo hmotne zodpovedných zamestnancov. Ak ide o inventúru pri zmene hmotne zodpovedného zamestnanca, musí sa inventúry zúčastniť zamestnanec, ktorý funkciu odovzdáva a preberajúci zamestnanec. Pokiaľ sa hmotne zodpovedný zamestnanec na fyzickej inventúre nemôže zúčastniť a nikoho zastupovaním pred začatím fyzickej inventúry nesplnomocnil, prípadne ani nemohol splnomocniť (pre chorobu, úmrtie a podobne), vykoná sa inventarizácia za účasti zamestnanca, ktorého určí vedúci účtovnej jednotky, t. j. určí nestrannú osobu. Dokladovou inventúrou sa preveruje správnosť stavu podľa zápisov v analytickej evidencii na základe dokladov, ktoré overujú jednotlivé položky tvoriace tento stav (napr. výška jednotlivých pohľadávok sa preukazuje odpismi odoslaných faktúr).

Inventarizácia pokladničnej hotovosti

Obec alebo iná účtovná jednotka, ktorá disponuje s pokladnicou, musí minimálne raz za rok vykonávať inventarizáciu pokladničnej hotovosti. Tá sa vykoná znova členmi komisie a jej výstupom je inventúrny súpis (pozn. autora: náležitosti sú rovnaké ako v prípade inventúry majetku). Pokladničná hotovosť sa prepočíta a preverí sa evidovaným účtovným stavom.

Príklad z praxe:

Členovia komisie prepočítali, že stav v pokladnici je k 31. 12. 2022 celkom 122,11 eur. Takýto stav sa zahrnie do inventúrneho súpisu, ktorý obsahuje počet jednotlivých mincí a bankoviek (mincovka) a porovná sa, či rovnaký stav je aj na účte 211 v hlavnej knihe a tiež v pokladničnej knihe (ak je vedená ručne alebo elektronicky). Ak je stav totožný, spracuje sa inventúrny súpis a uvedie sa, že stav je totožný. V prípade rozdielu medzi účtovným a skutočným stavom sa tiež spracuje inventúrny súpis, pričom takýto rozdiel je predmetom účtovania a preverenia, či rozdiel má skutočný alebo účtovný charakter. Manko v pokladnici sa vtedy účtuje cez nákladový účet 548. Rovnako by bolo potrebné zvolať škodovú komisiu, ktorá posúdi mieru škody a jej zosobnenie zamestnancovi alebo navrhne škodu riešiť na ťarchu obce/organizácie/školy.

Časté zistenia pri inventarizácii majetku sa týkajú najmä:

• nesprávnych výstupov z inventarizácie majetku,
• neinventarizovania zásob, potravín a podobne,
• nepodpísania inventúrnych súpisov členmi komisie,
• neinventarizovania podsúvahovej evidencie majetku alebo
• neuvedenia dátumu zostavenia inventúrneho súpisu alebo času trvania tejto inventúry (pozn.: teda začatie a skončenie).

Inventarizačný zápis vyhotovený z inventúr majetku

Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Z vykonaných inventúr majetku sa povinne teda vyhotoví inventarizačný súpis, ktorý musí obsahovať vždy výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom, či výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov. Takýto výstup podpisujú členovia ústrednej/riadnej inventarizačnej komisie, a to formou uvedenia mena, priezviska a podpisového záznamu (spravidla vlastnoručný) osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.

Takýto inventarizačný zápis sa vyhotoví súhrnne za viac druhov majetku. Jeho cieľom je zhrnúť výsledky inventarizácie a prípadné rozdiely. Tie sa v inventarizačnom zápise môžu uviesť napríklad nasledovne:

Druh majetku	Fyzický stav majetku v školskej jedálni	Účtovný stav v hlavnej knihe	Vzniknutý rozdiel
Dlhodobý majetok	14 900, 00 EUR	14 900, 00 EUR	0,00 EUR
Drobný dlhodobý majetok	45 789, 98 EUR	45 789, 98 EUR	0,00 EUR
Pokladnica	0,00 EUR	0,00 EUR	0,00 EUR
Potraviny na sklade	923, 90 EUR	923,90 EUR	0,00 EUR
Nehmotný majetok - softvér	230,99 EUR	230,99 EUR	0,00 EUR

 

Inventúra záväzkov

V praxi sa môžu vyskytnúť aj neuhradené faktúry za potraviny, či čistiace potreby alebo energie. Vtedy je vykazovaný záväzok, ktorý je uvedený v hlavnej knihe. Obec alebo organizácia má k dispozícii neuhradenú faktúru a vtedy sa vykoná inventúrny súpis, kde sa takýto záväzok porovná so skutočným stavom (na faktúre) a v účtovníctve (cez účet hlavnej knihy 321). Prílohou k inventúre je práve hlavná kniha a kópia predmetnej faktúry.

Upozornenie:  Ak obec, organizácia alebo škola nemá k dispozícii faktúru od dodávateľa k času zostavenia inventarizácie, účtuje sa neuhradená faktúra a nevyfakturovaná dodávka cez účet rezerv a vykoná inventúrny súpis členmi inventarizačnej komisie.

Z inventúrneho súpisu evidovaných záväzkov sa vykoná tiež inventarizačný zápis, ktorý môže byť súčasťou aj predošlého majetkového zápisu (teda spojeného zápisu za majetok a za záväzky).

Základná finančná kontrola

Základná finančná kontrola sa na inventúrnych súpisoch a inventarizačných zápisoch nevykonáva a tiež ani na menovaniach členov komisií a prehlásení hmotne zodpovedných zamestnancov (za pohonné hmoty, pokladničnú hotovosť a podobne). Prípad, keď sa však základná finančná kontrola vykoná, je inventarizačný rozdiel, ten sa overí cez interný doklad o účtovaní rozdielu (buď prebytku alebo manku, či schodku). Overí sa súlad s rozpočtom, internou smernicou a osobitným predpisom (postupy účtovania a zákon o účtovníctve). Treba uviesť, že inventarizácia sa nezverejňuje spolu s účtovnou závierkou cez Register účtovných závierok a ani na vlastnom webovom sídle (internetová stránka). Ak sa tak ale subjekt verejnej správy rozhodne zrealizovať, nie je to porušením zákona (pozn. autora: vtedy by bolo vhodné podpisy členov komisie a hmotne zodpovedných osôb za majetok nezverejniť, či vhodným spôsobom prekryť).

 

Upozornenie na záver k pohybom majetku

 

Počas inventarizácie nemožno majetok premiestňovať alebo vyradiť. Platí, že zámer vyradenia majetku má byť uvedený v inventarizačnom zápise. K vyradeniu majetku je potrebné písomné rozhodnutie o prebytočnosti majetku, ktorý podpisuje štatutár. Treba uviesť, že v prípade škody sa tiež škoda zadefinuje a následne je predmetom škodovej komisie, pričom zasadá spravidla po skončení inventarizácie ako celku.