Cieľom príspevku je objasnenie povinností pri výkone základnej finančnej kontroly v prostredí materských škôl v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o finančnej kontrole a audite“).
Materské školy sú v rámci samosprávnej zriaďovateľskej pôsobnosti často zriadené ako preddavkové organizácie a napojené na rozpočet:
- zriaďovateľa (obec alebo mesto), či
- rozpočtovú organizáciu (stredisko), ktoré pre preddavkovú organizáciu zabezpečuje účtovníctvo, mzdovú agendu, rozpočet a podobne).
Aký typ finančnej kontroly sa vykonáva povinne v materskej škole?
Materská škola vykonáva povinne základnú finančnú kontrolu. Administratívnu finančnú kontrolu nevykonáva, pretože nie je poskytovateľom prostriedkov (dotácie, transferu alebo grantu) zo svojho rozpočtu. Finančnú kontrolu na mieste nie je potrebné vykonávať povinne. V praxi sa bežne pri kontrolách materských škôl s uvedeným typom finančnej kontroly nestretávame. Jej výkon sa realizuje na základe písomného poverenia štatutára (riaditeľa), ktoré smeruje minimálne dvom zamestnancom. Treba uviesť, že výkon uvedeného typu finančnej kontroly na mieste je často nereálny pre absencie personálneho aparátu v materskej škole.
Upozornenie: V prípade úhrady preddavku dodávateľovi na základe zálohovej (proforma) faktúry alebo zálohy zamestnancovi (napríklad na pracovnú cestu) sa vykonáva iba základná finančná kontrola.
Základná finančná kontrola a časté finančné operácie v škole
Finančné operácie predstavujú vždy:
- hotovostné príjmy,
- bezhotovostné príjmy,
- použitie prostriedkov,
- poskytnutie prostriedkov (zálohy a preddavky),
- právne úkony (zmluvy, dohody, dodatky a rozhodnutia) a
- iné úkony majetkovej povahy (prevody majetku, zaradenie a vyradenie majetku a podobne).
V prostredí materských škôl sa vyskytujú všetky z uvádzaných finančných operácií o ktorých rovnako hovorí i normatívny právny akt – zákon o finančnej kontrole. Keďže viaceré materské školy nemajú právnu subjektivitu (a teda sú začlenené organizačne rozpočtom na rozpočet rozpočtovej organizácie zriadenej obcou alebo mestom), je možné rozčleniť vybrané finančné operácie do dvoch oblastí, a to z hľadiska materskej školy s právnou subjektivitou a bez právnej subjektivity.
Vybrané finančné operácie materskej školy s právnou subjektivitou:
- úhrady dodávateľských a zálohových,
- vystavenie odberateľských faktúr,
- príjem preddavkov na stravu na detí od zákonných zástupcov (v hotovosti/bezhotovostne),
- úhrady z pokladnice na drobné nákupy,
- úhrady z pokladnice na nákup potravín,
- úhrady potravinových faktúr,
- uzatvorenia zmlúv na dodávku potravín,
- verejné obstarávanie (často ako zákazky s nízkou hodnotou),
- uzatvorenie pracovných zmlúv a iných zmlúv (kúpne zmluvy, kolektívne zmluvy, zmluvy o dielo, darovacie zmluvy a podobne),
- zaradenie majetku a vyradenie majetku,
- príjem potravín na sklad a jeho spotreba,
- príjem majetku do podsúvahovej evidencie,
- úhrada miezd zamestnancov, depozitný účet,
- účtovanie o odpise, opravnej položke či rezerve,
- príjem dotácie od zriaďovateľa alebo iného subjektu,
- príjem stravného na základe skutočného odberu jedla a podobne.
Vybrané finančné operácie materskej školy bez právnej subjektivity:
- úhrada drobného hotovostného nákupu (čistiace potreby, administratíva),
- úhrady záloh v hotovosti,
- prieskumy trhu,
- obstarania potravín,
- uzatvorenie zmlúv (darovacie zmluvy, kúpne zmluvy a podobne),
- zaradenie majetku a vyradenie majetku,
- príjem majetku na sklad alebo spotreba,
- príjem prostriedkov na stravu a
- prevod prostriedkov rozpočtovej organizácii/obci alebo mestu.
Upozornenie: Základnú finančnú kontrolu za materskú školu vykonávajú vždy zamestnanci daného subjektu (t. j. materskej školy). Ak materská škola nemá právnu subjektivitu, jej zamestnávateľom je obec, mesto alebo zriadená rozpočtová organizácia. Vtedy výkon základnej finančnej kontroly realizuje takýto subjekt, prípadne spolu s riaditeľom materskej školy či vedúcou školskej jedálne.
Ak sa vykonáva základná finančná kontrola, za jej výkon zodpovedá štatutár (t. j. v prípade materskej školy s právnou subjektivitou riaditeľ materskej školy alebo v zastúpení jeho zástupca) spolu so zamestnancom materskej školy (ekonóm alebo hospodár), prípadne pri materských školách bez právnej subjektivity (ekonóm alebo hospodár, či iný zodpovedný zamestnanec). Základnú finančnú kontrolu vykonávajú vždy minimálne dvaja zamestnanci, z čoho jeden je vedúci zamestnanec alebo štatutár.
Čo musí základná finančná kontrola povinne obsahovať?
Základná finančná kontrola musí obsahovať uvedenie mena a priezviska zamestnanca i štatutára (prípadne vedúceho zamestnanca). Treba uviesť, že nepostačí skratka mena alebo iba funkcia bez bližšieho uvedenia mena a priezviska danej osoby. Súčasne sa uvádza povinne dátum vykonania základnej finančnej kontroly a podpis zodpovedných osôb. Okrem toho musí základná finančná kontrola povinne obsahovať aj vyjadrenie, či finančnú kontrolu (v zmysle ustanovení § 7 ods. 2 a 3 zákona o finančnej kontrole a audite):
- je možné alebo nie je možné vykonať,
- je možné alebo nie je možné v nej pokračovať alebo
- je potrebné alebo nie je potrebné ju vymáhať (pozn. autora: v prostredí materských škôl najmenej sa vyskytujúce vyjadrenie, ktoré sa bude pri výkone základnej finančnej kontroly uvádzať, ak by sa poskytovala záloha alebo preddavok zamestnancovi, či dodávateľovi).
Ak sa realizuje jednorazová operácia, uvedie sa tvrdenie „je možné/nie je možné vykonať“. Odporúčam uvedené tvrdenie uvádzať najčastejšie, a to aj pri úhrade faktúr, podpise zmluvy, dodatkov k zmluve alebo dohode.
Upozornenie: Základnou finančnou kontrolou sa povinne overuje aj dohoda o hmotnej zodpovednosti a tiež aj platové dekréty, valorizácie platov, či priznania odmien alebo príplatkov.
Uvedené príklady, ktoré uvádzame ďalej v texte, je možné uplatniť v prípade materskej školy s právnou subjektivitou i bez právnej subjektivity.
Ak ide o úhradu hotovostného drobného nákupu na základe žiadanky, overí sa základnou finančnou kontrolou:
- vystavená žiadanka, a to zamestnancom a štatutárom/vedúcou školskej jedálne,
- výdavkový pokladničný doklad a to zamestnancom a štatutárom (a úhradu realizuje za preddavkovú organizáciu – materskú školu iný subjekt, vykonáva základnú finančnú kontrolu ekonóm alebo iný zodpovedný zamestnanec, či hospodár rozpočtovej organizácie, do ktorej organizačne patrí preddavková organizácia – materská škola).
Ak ide o príjem za stravné od zákonných zástupcov, napríklad formou preddavku, overí sa základnou finančnou kontrolou:
- príjmový pokladničný doklad, ak je príjem uhrádzaný v hotovosti, a to zamestnancom školy a štatutárom alebo
- predpis preddavkov (účtovný doklad), ak materská škola disponuje s príjmom za stravné v hotovosti a súčasne i bezhotovostne (overí sa predpis príjmu a následne sa pokladničný doklad alebo výpis z bankového účtu po prijatí prostriedkov už nemusí overiť základnou finančnou kontrolou).
Ak ide o úhradu zálohy zamestnancovi, overí sa základnou finančnou kontrolou:
- žiadosť o zálohu (ak sa v praxi materskej školy realizuje) a
- výdavkový pokladničný doklad a to v čase úhrady zálohy zamestnancovi.
Ak ide o podpísanie zmluvy na dodávku potravín, overí sa základnou finančnou kontrolou zmluva v čase jej podpísania, a to štatutárom a zodpovedným zamestnancom
Ak ide o zaradenie majetku do evidencie, resp. do podsúvahovej evidencie, overí sa základnou finančnou kontrolou:
- zaraďovací protokol k majetku, a to zamestnancom školy zodpovedným za majetkovú evidenciu a štatutárom, alebo
- doklad súvisiaci so zaradením majetku v čase fyzického zaradenia (pozn. autora: teda, ak sa zaradí majetok dňa 4. 1. 2022, do uvedeného dátumu sa vykoná aj základná finančná kontrola)
Kde vykonať základnú finančnú kontrolu?
Výkon základnej finančnej kontroly môže byť súčasťou zmluvy (na zadnej strane jedného exempláru), prostredníctvom pečiatky alebo cez krycí list (platobný poukaz/likvidačný list k faktúre). Je teda na rozhodnutí subjektu verejnej správy, kde sa vykoná základná finančná kontrola. Uvedený doklad, ktorý potvrdzuje jej vykonanie sa spravidla eviduje spolu s finančnou operáciou.
Odporúčanie: Ak sa vykoná základná finančná kontrola, nemusí byť dátum jej vykonania rovnaký za všetky osoby, ktoré základnú finančnú kontrolu vykonávajú.
Vzor základnej finančnej kontroly do praxe materskej školy
Uvedený vzor predstavuje základný vzor, ktorý možno v praxi použiť na viaceré finančné operácie, napríklad formou pečiatky na zmluvu alebo faktúru, či na interný predpis k očakávanému príjmu alebo na pokladničný doklad, či podporne i na výpis z bankového účtu. Ako vidieť, obsahuje všetky náležitosti, a to meno a priezvisko, dátum, podpis a spomínané vyjadrenie, ktorým sa zabezpečí možnosť vykonania/pokračovania alebo vymáhania finančnej operácie. Uvedené vyjadrenie (ktoré je najviac relevantné na danú overovanú finančnú operáciu) sa vyznačí alebo zakrúžkuje a nemusia sa ostatné vyjadrenia prečiarkovať.
Vzor do praxe pre materskú školu s jedným vyjadrením (pozn.: zamestnanec/štatutár označí pozitívne alebo negatívne vyjadrenie)
Základná finančná kontrola v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Finančnú operáciu .............. (je vhodné definovať):
je možné/nie je možné vykonať
meno a priezvisko zamestnanca: dátum: podpis:
je možné /nie je možné vykonať
meno a priezvisko riaditeľa/vedúceho zamestnanca: dátum: podpis:
Komentár k uvedenému vzoru z praxe:
Dátum vykonania základnej finančnej kontroly nemusí byť rovnaký a tiež nemusia byť ani vyjadrenia rovnaké (postačí v zmysle odporúčania Ministerstva financií Slovenskej republiky jedno z uvedených vyjadrení v zmysle zákona o finančnej kontrole a audite). Spôsob označovania vyjadrovania môže byť realizovaný formou zakrúžkovania, podčiarknutia alebo iným vhodným spôsobom. Treba uviesť, že každá osoba, ktorá bude vykonávať základnú finančnú kontrolu, musí uviesť aj predmetné vyjadrenie. Podpis sa uvedie vlastnoručne alebo predtlačene. Vtedy odporúčam uvedené spôsoby uviesť v internej smernici.
Internú smernicu pre výkon základnej finančnej kontroly je vhodné mať vyhotovenú a hlavní kontrolóri obcí takúto smernicu často v praxi odporúčajú. V obciach sa môžeme stretnúť aj so skutočnosťou, keď smernica o finančnej kontrole v podmienkach obce platí súčasne aj na zriadené organizácie v pôsobnosti obce. Ak by sa škola rozhodla ju mať interne v účinnosti, je vhodné, aby obsahovala zastupiteľnosť zamestnancov, spôsob vykonania základnej finančnej kontroly a v prílohe k smernici vzory výkonu základnej finančnej kontroly (pečiatky, krycí list, prípadne likvidačný list alebo platobný poukaz).
Pri výkone základnej finančnej kontroly je vhodné (vzhľadom na personálne a kapacitné možnosti) uvádzať iba jedno z uvedených vyjadrení (pozn.: teda je možné vykonať/nie je možné vykonať finančnú operáciu a nemusí sa uvádzať ďalšie vyjadrenie, t. j. je možné pokračovať alebo nie je možné pokračovať vo finančnej operácii, alebo je potrebné, či nie je potrebné vymáhať finančnú operáciu, ak sa jej časť už vykonala).