Správa o kontrolnej činnosti za rok 2021 pre hlavných kontrolórov

Rozsah Správy o kontrolnej činnosti si určuje hlavný kontrolór sám, prípadne postupuje podľa uznesenia obecného zastupiteľstva, ktoré bližšie upraví procesnú stránku jej spracovania, či predkladania. V praxi je Správa o kontrolnej činnosti najčastejšie realizovaná za celé obdobie predošlého kalendárneho roka (teda za obdobie vždy od 1. januára do 31. decembra predošlého roka). V prípade, že zastupiteľstvo obce, mesta alebo vyššieho územného celku rozhodne uznesením o častejších intervaloch spracovania a predloženia Správy o kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra, je týmto hlavný kontrolór povinný sa viazať a uvedené uznesenie zastupiteľstva dodržiavať.

Odporúčanie: Správa o kontrolnej činnosti má obsahovať i časové údaje o schválení jednotlivých polročných plánov kontrolnej činnosti v predošlých rokoch a to napríklad v znení:

Plány kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra na rok 2021 boli schválené:
- na obdobie od 1. januára 2021 do 30. júna 2021 uznesením obecného zastupiteľstva č. xxxx zo dňa xx. xxxxxx. 2021 (resp. 2020) a
- na obdobie od 1. júla 2021 do 31. decembra 2021 uznesením obecného zastupiteľstva č. Xxxx zo dňa xx. xxxxx 2021.

Upozornenie: Správa o kontrolnej činnosti sa nepredkladá k Návrhu záverečného účtu obce pred jeho schválením a k celoročnému hospodáreniu obce a ani k monitorovaniu rozpočtu v zmysle zákona č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Povinné je spracovanie a predloženie Správy o kontrolnej činnosti vždy obecnému zastupiteľstvu, či zastupiteľstvu vyššieho územného celku (t. j. v prípade hlavných kontrolórov vyššieho územného celku) do 60 kalendárnych dní po skončení rozpočtového i účtovného roka 2021. Takýto termín pripadá spravidla NA KONIEC FEBRUÁRA 2022. Treba uviesť, že Správa o kontrolnej činnosti sa najčastejšie vyhotovuje v písomnej forme a je riadne predložená na zasadnutie obecného zastupiteľstva.

Správa o kontrolnej činnosti obsahuje spravidla:

1. výpočet vykonaných kontrol na základe uznesenia obecného zastupiteľstva,
2. plnenie Plánu kontrolnej činnosti,
3. komentár k výkonom kontrolnej činnosti (počty zistení, opatrení, priebežný stav plnenia) i
4. odporúčania do budúcnosti – do roku 2020 a rokov orientačných (2021 a 2022).

Správa o kontrolnej činnosti sa spracúva najčastejšie v praxi územnej samosprávy v písomnej podobe, ako materiál na zasadnutie obecného zastupiteľstva a spolu s dôvodovou správou.

Otázka č. 1: Čo ak obecné zastupiteľstvo bude rokovať až v marci 2022?

V uvedenom prípade prichádza k porušeniu zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov a na uvedené má upozorniť hlavný kontrolór. Odporúčam, aby hlavný kontrolór už vopred informoval orgán obce (napríklad starostu a obecné zastupiteľstvo, či primátora a mestské zastupiteľstvo) o tejto skutočnosti, zákonnej povinnosti a nemožnosti predloženia uvedenej Správy o kontrolnej činnosti v lehote do 60 kalendárnych dní po skončení roka 2021.

Otázka č. 2: Ako postupovať, ak starosta nechce zaradiť do programu zasadnutia zastupiteľstva aj Správu o kontrolnej činnosti?

Ide o porušenie zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov a na uvedené má hlavný kontrolór reagovať na zasadnutí obecného zastupiteľstva. Možno odporučiť, že zákon č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov nestanovuje, aby uvedená Správa o kontrolnej činnosti za rok 2021 bola predkladaná v písomnej forme, a teda Správu o kontrolnej činnosti za minulý rok môže hlavný kontrolór prečítať i ústne v rámci niektorých bodov zasadnutia obecného zastupiteľstva, či bodu Rôzne.

Otázka č. 3: Musí hlavný kontrolór popri Správe o kontrolnej činnosti zrealizovať aj samostatnú kontrolu?

Nie, Správa o kontrolnej činnosti za rok 2021 je súhrnný materiál, pričom nie je spracovaná ako výstup o kontrole. Ide o prehľad zrealizovaných kontrol a mimoriadnych kontrol za obdobie minulého roka.

Otázka č. 4: Má byť vykonanie Správy o kontrolnej činnosti aj súčasťou Návrhu plánu kontrolnej činnosti?

Nie, nemusí byť súčasťou a teda ide o obligatórnu povinnosť hlavného kontrolóra, ktorú môže hlavný kontrolór spomenúť i v Návrhu plánu kontrolnej činnosti na príslušný polrok. K spracovaniu Správy o kontrolnej činnosti za minulý rok nepotrebuje hlavný kontrolór obce, mesta či vyššieho územného celku schvaľujúce uznesenie zastupiteľstva – táto povinnosť priamo vyplýva zo zákona č. zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov.

Otázka č. 5: Je potrebné, aby bola Správa o kontrolnej činnosti poslaná poslancom zastupiteľstva aj vopred (napríklad e-mailom)?

Ide o vhodný spôsob informovania o vykonaných kontrolách za minulý kalendárny rok, no nejde o povinný úkon v zmysle zákona o obecnom zriadení, a tak Správa o kontrolnej činnosti za rok 2021 sa riadne predloží ako materiál na zasadnutie zastupiteľstva s riadnym zverejnením materiálov vopred na úradnej tabuli a cez webové sídlo.

Otázka č. 6: Čo môže ešte v praxi obsahovať Správa o kontrolnej činnosti?

Môže obsahovať napríklad výpočet iných povinností hlavného kontrolóra. Medzi nimi i sledovanie dlhovej služby obce, pričom hlavný kontrolór obce podľa ustanovenia § 17 ods. 15 zákona č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov má povinnosť sledovať počas rozpočtového roka stav a vývoj dlhu obce.

Otázka č. 7: Ako správne zadefinovať kontrolné zistenia v Správe o kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra v malej obci?

Vzor predmetnej Správy o kontrolnej činnosti s definovaním kontrolných zistení (ako výstup z kontroly a ich charakter) môže vyzerať nasledovne:

1. V rámci vykonanej kontroly pokladničnej hotovosti bol vyhotovený záznam bez zistení nedostatkov a porušení interných smerníc.
2. V rámci vyhotovenej kontroly obehu účtovných dokladov boli zistené viaceré nedodržania osobitných predpisov, a to zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (neobsahovanie náležitostí účtovných dokladov podľa ustanovenia § 10 predmetného zákona) a zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (nevykonávanie základnej finančnej kontroly pri žiadankách a faktúrach, nesprávne a neúplné náležitosti jej výkonu).
3. V rámci kontroly vyúčtovania vybranej dotácie boli vybrané ku kontrole dve tematicky podobné dotácie. Zistené boli viaceré kontrolné zistenia, a to nedodržanie zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ako nevykonávanie administratívnej finančnej kontroly, nesprávny a neúplný výkon základnej finančnej kontroly). Tiež bolo zistené porušenie zmluvných zabezpečení (pri oboch dotačných zmluvách o poskytnutí finančných prostriedkov), a to v oblasti nesprávneho vyplňovania podkladov k vyúčtovaniu – spolufinancovanie, čím boli porušené príslušné ustanovenia zmluvy č. ..... zo dňa ........ o poskytnutí finančných prostriedkov.
4. V oblasti kontroly správnosti náležitostí spotreby v agende osvedčovania neboli zistené (v rámci preverovanej kontrolnej vzorky) kontrolné zistenia.

Časté zistenia Najvyššieho kontrolného úradu vo vzťahu k správam o kontrolnej činnosti:

1. Hlavný kontrolór obce nespracoval Správu o kontrolnej činnosti za predošlý rok.
2. Hlavný kontrolór obce spracoval a predložil Správu o kontrolnej činnosti až koncom marca nasledujúceho roka (t. j. marec 2022).
3. Hlavný kontrolór obce spracoval, no nepredložil Správu o kontrolnej činnosti v zákonnej lehote.
4. Hlavný kontrolór obce spracoval Správu o kontrolnej činnosti až v čase tvorby odborného stanoviska k záverečnému účtu obce.
5. Hlavný kontrolór predložil Správu o kontrolnej činnosti až v čase tvorby súhrnnej Výročnej správy obce za rok 2021.
6. Hlavný kontrolór obce vypracoval Správu o kontrolnej činnosti a odoslal jej výstup výlučne starostovi obce (povinnosť predložiť výlučne obecnému zastupiteľstvu).

Vzor do praxe:

Bilancia kontrol

Podľa ustanovenia § 18f ods. e) zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov predkladá hlavný kontrolór/hlavná kontrolórka obce ...... obecnému zastupiteľstvu Správu o kontrolnej činnosti, a to do 60 dní po uplynutí kalendárneho roku.

V roku 2021 bolo vykonaných celkom xxx kontrol. Hlavným kontrolórom boli vykonané všetky plánované kontroly pre rok 2021 schválené zastupiteľstvom v polročných plánoch kontrolnej činnosti.

Z vykonaných xxx (počet kontrol vykonaných spolu za rozpočtový a účtovný rok 2021) kontrol bolo celkom:

-  xxx kontrol ukončených v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov správou (bez kontrolných zistení) a 

- xxx kontrol bolo ukončených správou (s kontrolnými zisteniami). Týmto správam predchádzali vyhotovené Návrhy správ. Za rok 2021 hlavný kontrolór zistil celkom xxx kontrolných zistení. Kontrolné zistenia sa týkali porušení osobitných predpisov, uzatvorených zmlúv, interných aktov, interných aktov zriadených organizácií a prijatých uznesení obecného zastupiteľstva a podobne (pozn. autora: je vhodné presne definovať, aspoň tie najfrekventovanejšie).

Prílohami k xxx správam, resp. návrhom správ boli zoznamy dokladov a písomností (priložené fotokópie ustanovení zmlúv, interných aktov a osobitných predpisov, majetkových evidencií, objednávok, faktúr, výpisov, podkladov z účtovníctva a rozpočtu a podobne), ktoré preukazovali zistené nedostatky.

Hlavný kontrolór prijal z kontrol, vykonaných v období roka 2021 celkom xxx opatrení na odstránenie zistených nedostatkov.

Plnenie opatrení, ako aj termíny ich plnenia hlavný kontrolór pravidelne sleduje a následne aj podľa nich pripravuje a predkladá Návrhy plánu kontrolnej činnosti.