Predmetom príspevku je objasnenie praktických príkladov z oblasti náležitostí účtovných dokladov na rok 2021 s ohľadom na ustanovenie § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) v nadväznosti na § 2 opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p. Otázky sa dotýkajú časovej, vecnej a formálnej stránky účtovných dokladov a ich náležitostí, a to najmä príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, došlých či odberateľských faktúr.
V zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. pôvodca registratúry je povinný evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy. Dodávateľská faktúra je došlou faktúrou v okamihu jej doručenia (prijatia) v subjekte verejnej správy, a tým je spravidla v knihe došlej pošty.
V praxi je evidovaná došlá faktúra priamo cez knihu došlej pošty a následne i v knihe faktúr. V prípade pochybností možno uvedené číslovanie zjednotiť. Podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve musí účtovný doklad (t. j. platobný poukaz k došlej faktúre) tiež obsahovať číslo a názov dokladu, čo je teda už ďalším číslovaním, no zo zákona povinným.
Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. v ustanovení § 5b ods. 1 písm. b) bod 6 požaduje, aby zverejnený prehľad o dodávateľskej faktúre obsahoval aj dátum jej doručenia. Tento dátum vyplýva práve z evidencie z knihy došlej pošty.
Otázka č. 1:
Pri osobách vykonávajúcich formálnu a vecnú stánku kontroly musí byť uvedená formulácia, či je to vecná alebo formálna kontrola alebo stačí len zadefinovaný ich podpis a dátum?
V rámci overovania správnosti a úplnosti účtovného dokladu v zmysle ustanovení § 10 zákona o účtovníctve sa vykonáva povinne vecná a formálna kontrola. Vecná a formálna kontrola obsahuje dátum a podpis vecne zodpovednej osoby. Ďalšie náležitosti vyplývajú z interných smerníc účtovnej jednotky.
Otázka č. 2:
Je aj výpis z banky účtovným dokladom (úhrady faktúr)? Má byť aj na výpise z predmetného účtu uvedená predkontácia?
Na bankových výpisoch netreba mať uvedené účtovné predkontácie. Z hľadiska účtovníctva však predstavuje preukázateľný doklad. Úplne postačuje, ak po zaúčtovaní jednotlivých bankových transakcií z bankového výpisu účtovník vytlačí podrobný zoznam zaúčtovaných bankových transakcií, kde sú uvedené všetky zodpovedajúce údaje o uskutočnenej bankovej transakcii (dátum, finančná čiastka, popis transakcie, variabilný symbol, prípadne osobitná krátka poznámka), a tento vytlačený zoznam zaúčtovaných transakcií účtovník aj podpíše.
Otázka č. 3:
V našej príspevkovej organizácii obce číslujú faktúry samostatným číselným radom v každom mesiaci (napr. 2021-06-01, 2021-06-02... a potom 2021-07-01...). Je to z hľadiska kontroly v poriadku?
Áno, uvedený spôsob číslovania je v poriadku a plne môže byť uplatnený v praxi účtovnej jednotky. Je vhodné odporučiť, aby takýto spôsob bol riadne zaznamenaný aj v internej smernici, napríklad v smernici o vedení účtovníctva alebo o obehu účtovných dokladov.
Otázka č. 4:
Ako má rozpočtová organizácia disponovať s faktúrami od dodávateľa, ak sú v cudzom jazyku? Môžeme také faktúry prijať?
Áno, faktúru zo zahraničia možno prijať. Ak je k fakturácii uzatvorená zmluva, je vhodné, aby obsahovala aj povinnosť vystavenia dvojjazyčnej faktúry. Ak je faktúra iba v cudzom jazyku, postačí jej preklad bez úradného overenia. Takáto faktúra má riadne charakter účtovného dokladu, ku ktorej sa vystaví likvidačný list či platobný poukaz, alebo krycí list.
Otázka č. 5:
Je možné likvidačné listy hromadne doložiť navrch prijatých faktúr na konci roka, a teda nie ku každej faktúre osobitne?
Nie, uvedený spôsob nie je zákonný. Likvidačný list je účtovným dokladom a musí preukazovať fakturáciu, prípadne v praxi môže byť spracovaný (pozn.: ak ide o obsahovo a časovo totožné dodávateľské fakturácie) hromadný likvidačný list alebo hromadný platobný poukaz. Ak účtovná jednotka vystaví likvidačný list až po úhrade faktúry, prichádza v praxi ku kontrolnému nedostatku – nedodržanie ustanovenia § 10 s ohľadom na § 6 zákona o účtovníctve.
Otázka č. 6:
Je možné na dodávateľskú došlú faktúru, napríklad za energie, ceruzkou si rozpísať sumu na úhradu rozdelenú na jednotlivé strediská podľa nami stanovených percent a podľa toho ďalej účtovať, čo je zreteľne viditeľné na vytlačenom účtovnom doklade – likvidačnom liste?
Áno, uvedený spôsob je v poriadku a je vhodné ho zaznamenať aj v internej smernici o účtovníctve alebo o obehu účtovných dokladov. Poznámky ceruzkou, ak predstavujú pomocné informácie, výpočty, sú v poriadku.
Otázka č. 7:
Môže byť podpis zodpovedných osôb nahradený vytlačeným menom a priezviskom, titulom týchto osôb na zaúčtovanom doklade?
Nie, podpis predstavuje povinnú náležitosť v zmysle ustanovení § 10 zákona o účtovníctve. Nemožno ho nahradiť napríklad kódom alebo pečiatkou a podobne.
Otázka č. 8:
Dotýka sa likvidačný list iba subjektov verejnej správy?
Nie, každá účtovná jednotka, ktorá vedie podvojné i jednoduché účtovníctvo, musí viesť účtovné doklady štandardizovaným spôsobom – teda v zmysle náležitostí, ktoré sú upravené v predmetnom ustanovení § 10 zákona o účtovníctve.
Otázka č. 9:
Aký je rozdiel medzi likvidačným a krycím listom?
Rozdiel medzi uvedenými názvami nie je, pričom v praxi sa vyskytujú aj likvidačné listy alebo krycie listy, prípadne platobné poukazy. Všetky tieto názvy definujú účtovný doklad, ktorý preukazuje vznik účtovného prípadu – úhrada došlej dodávateľskej faktúry.
Otázka č. 10:
Je potrebné vytlačiť všetky likvidačné listy, ak existujú doklady v archíve programu a sú vytlačiteľné v prípade potreby?
Z dôvodu povinného podpísania účtovného dokladu sa odporúča vytlačiť predmetné účtovné doklady, aby spĺňali charakter úplného účtovného dokladu po formálnej stránke a tiež preukazovali trvalosť účtovného záznamu, resp. prípadu.
Otázka č. 11:
Čo znamená pre obce ustanovenie § 10 ods. 1 písm. g) zákona o účtovníctve, z ktorého vyplýva, že účtovný doklad nemusí obsahovať označenie účtov, na ktorých je zaúčtovaný, ak zaúčtovanie dokladu vyplýva z programového vybavenia?
V praxi môže byť zaúčtovanie realizované automaticky formou účtovného softvéru (programového vybavenia), ktorý má obec k dispozícii. Vtedy vystavenie likvidačného listu alebo platobného poukazu či krycieho listu obsahuje priamo uvedenú účtovnú predkontáciu, ktorú automaticky prideľuje softvér (pozn.: napr. 518/321xxx).
Druhou možnosťou, na ktorú predmetné ustanovenie v druhej časti vety odkazuje, je programové vybavenie, ktoré neuvedie priamo na doklad účtovnú predkontáciu, no je zadefinovaná v programovom vybavení automaticky. Na účely výkonu kontroly sa potom následne preukáže táto skutočnosť, že programové vybavenie riadne eviduje a zadefinuje účtovnú predkontáciu.
Otázka č. 12:
Musí obec pokladničný doklad z Nemecka (v mene euro) viesť v evidencii zahraničných pokladničných dokladov alebo ho môže zaradiť do číselného radu tuzemských pokladničných dokladov v mene euro?
V obci (a tiež v zriadených organizáciách) možno tieto skutočnosti viesť rovnakým číselným radom a v rovnakej pomocnej evidencii – pokladničnej knihe.
Otázka č. 13:
Musí obec uviesť pri účtovnom doklade aj výkon základnej finančnej kontroly?
Áno, takúto povinnosť definuje ustanovenie § 7 v nadväznosti na § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. Základná finančná kontrola sa môže vykonať formou pečiatky či tabuľky, alebo formou priamo vloženého textu do účtovného dokladu.