Téma príspevku nadväzuje na otázky a podnety zamestnancov samosprávy obcí a zriadených organizácií k náležitostiam účtovných dokladov v praxi roka 2020 vzhľadom na dodržiavanie ustanovení § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) a úprav podľa interných smerníc o vedení účtovníctva alebo o obehu účtovných dokladov. Celkom desať otázok sa venuje formálnej stránke náležitostí likvidačných listov, interných dokladov, platobných poukazov a pod. Otázky sú zostavené s cieľom praktického oboznámenia čitateľa s aktuálnym právnym stavom a alternatívami zostavenia účtovných dokladov v dennej praxi účtovníkov či ekonómov v samospráve.
Otázka č. 1: Ako správne opraviť účtovný doklad v obci?
Ak účtovná jednotka zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu. Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.
Otázka č. 2: Pri pokladničných dokladoch v obci nestačí, aby bola uvedená iba rozpočtová položka, ale musí byť predkontácia nákladového, resp. výnosového účtu?
V rámci účtovného dokladu je potrebné zo zákona o účtovníctve uviesť iba účtovnú predkontáciu na strane Má dať i na strane Dal. Ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v zmysle opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF-010175-2004-42, ktorým sa ustanovuje druhová klasifikácia, organizačná klasifikácia a ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie v znení neskorších predpisov sa neuvádza povinne.
Rovnako tak v prípade príjmového pokladničného dokladu nie je potrebné uvádzať kód zdroja príjmu.
Otázka č. 3: Ako príspevková organizácia pri došlých faktúrach používame krycí list, na ktorom uvádzame okrem údajov z faktúry aj základnú finančnú kontrolu a predkontáciu účtovania faktúry. Ekonomickú klasifikáciu uvádzame pri internom doklade, ktorý je prílohou bankového výpisu, kde sú predkontované jednotlivé pohyby na bankovom účte spolu aj s ekonomickou klasifikáciou. Je to takto v poriadku?
Uvedený príklad z praxe v zmysle obehu účtovných dokladov je zákonný a v poriadku. Krycí list predstavuje riadny účtovný doklad (platobný poukaz), ktorý spravidla obsahuje ekonomickú klasifikáciu rozpočtovej klasifikácie, pričom jej uvedenie (príslušnej položky, resp. podpoložky ekonomickej klasifikácie) možno uviesť pri internom doklade k bankovému účtu. V praxi tiež organizácie postupujú aj spôsobom, kedy priamo na krycí list alebo interný doklad uvedú číslo výpisu z bankového účtu, na základe ktorého bola zrealizovaná úhrada (pozn. autora: čím je odbremenená povinnosť podloženia účtovného prípadu kópiou výpisu z bankového účtu).
Otázka č. 4: Môže byť vlastnoručný podpis v technickej forme na účtovnom doklade akýkoľvek?
V zmysle zákona o účtovníctve sa vyžaduje uvedenie podpisu, resp. podpisového záznamu, pričom priama definícia, že má ísť o vlastnoručný podpis osoby/zamestnanca, nie je zákonom taxatívne uvedená. Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis. To znamená, že v praxi môže podpis byť uvedený aj technickou formou, či elektronickým kódom, ktorý bude nadväzovať na úpravu v internej smernici o vedení účtovníctva alebo v smernici o obehu účtovných dokladov.
Otázka č. 5: Čo sa myslí pojmom elektronická faktúra, či sa myslí ako príloha mailu vo formáte .pdf alebo faktúra poslaná do elektronickej schránky s elektronickým podpisom?
Elektronickou faktúrou je v zmysle zákona o účtovníctve každý technický spôsob účtovného dokladu, ktorý preukazuje vznik účtovného prípadu a je prevoditeľný do riadnej listinnej formy a má znaky hodnovernosti. Emailová faktúra od dodávateľa (došlá faktúra) je riadny doklad, ktorý nemusí byť nahradený listinnou (písomnou) formou dodávateľskej faktúry. Samotná faktúra od dodávateľa nemusí v zmysle osobitného predpisu – zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov obsahovať pečiatku dodávateľa (pozn. autora: uvedená formálna náležitosť bola dávnejšie zo zákona vypustená).
Otázka č. 6: Je potrebné vykonávať základnú finančnú kontrolu aj pri preúčtovaní účtovného dokladu, ktorý bol chybný alebo nesprávny?
Nie, základná finančná kontrola podľa § 7 v nadväznosti na § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sa nemusí na preúčtovaní a opravách účtovného dokladu či zápisu vykonať.
Otázka č. 7: Je potrebné na účtovnom doklade k dátumu účtovania priradiť aj podpis?
Osoba zodpovedná za účtovanie uvedie na účtovnom doklade podpis a aj dátum vzniku účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia účtovného dokladu (napríklad likvidačného listu k dodávateľskej faktúre, cestovného príkazu, interného dokladu k preúčtovaniu a podobne).
Otázka č. 8: Ak má účtovná jednotka v samospráve internú smernicu o účtovníctve premenovanú na Pracovný postup, je to v poriadku?
Názvoslovie interných riadiacich aktov si určuje účtovná jednotka v samospráve sama, ak uvedené nevyplýva z interného riadiaceho aktu o tvorbe smerníc, poriadkov, príkazov a pod. Spravidla sa názov interného riadiaceho aktu k oblasti účtovania nazýva ako smernica alebo ako príkaz štatutára k účtovaniu.
Otázka č. 9: Pri osobách vykonávajúcich formálnu a vecnú stránku kontroly musí byť uvedená formulácia či ide o vecnú, alebo formálnu kontrolu, alebo stačí len zadefinovaný ich podpis a dátum?
Postačí uviesť iba dátum vzniku (vyhotovenia) účtovného dokladu zodpovednou osobou a podpis tejto osoby – vecne zodpovednej osoby za účtovný prípad.
Otázka č. 10: Môže účtovný doklad k úhrade faktúry podpísať aj externá účtovníčka alebo osoba, ktorá nie je zamestnancom našej obce alebo školy?
Áno, v zmysle zákona o účtovníctve môže byť touto osobou aj fyzická osoba – podnikateľ alebo osoba pracujúca na základe inej zmluvy (právneho úkonu) k zabezpečeniu účtovnej agendy. Rovnako tiež touto osobou môže byť osoba pracujúca na základe dohody mimo pracovného pomeru (často v praxi v zmysle dohody o pracovnej činnosti).