Príspevok reaguje na časté otázky z praxe územnej samosprávy vzhľadom na aktuálny právny stav. Bližšie sa otázky venujú účtovným dokladom, náležitostiam registratúry, základnej finančnej kontroly, ako aj pravidlám poskytovania verejných financií a dodržiavaniu osobitných predpisov.
Otázka č. 1: Ako v praxi prijímať elektronické zásielky?
Subjekt verejnej správy prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky predmetného subjektu elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú organizačné útvary prostredníctvom zriadenej e-mailovej stránky. Podateľňa v praxi spravidla skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, podateľňa o tom odosielateľa včas informuje.
Odporúčanie do praxe: Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, overí sa bezprostredne ich platnosť pomocou elektronického systému na správu registratúry alebo cez ústredný portál verejnej správy.
Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.
Otázka č. 2: Je potrebné aj na krycom liste k faktúre vykonať základnú finančnú kontrolu?
Krycí list ako košieľka k došlej faktúre sa overí základnou finančnou kontrolou ako jediný prípad (t. j. už sa neoverí ani dodací list, či súpis prác alebo samotná faktúra). V prípade opráv účtovných zápisov, preúčtovaní a predkontácií sa základná finančná kontrola nevykonáva. Treba uviesť, že základná finančná kontrola sa vykoná na internom doklade iba v prípade tvorby rezervy, odpisov, opravných položiek k majetku alebo pohľadávkam alebo k inventarizačnému rozdielu (manko, prebytok, schodok) alebo k škodovej udalosti.
Otázka č. 3: Je možné vyplatiť zvýšenie odmeny o 25 % v dohode o pracovnej činnosti alebo je takéto vyplatenie považované za porušenie finančnej disciplíny v zmysle § 31zákona č. 523/2004 Z. z. zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov?
Dohodu o pracovnej činnosti je zamestnávateľ povinný uzatvoriť písomne, inak je neplatná. V dohode o pracovnej činnosti musí byť uvedená dohodnutá práca, dohodnutá odmena za vykonanú prácu, dohodnutý rozsah pracovného času a doba, na ktorú sa dohoda uzatvára. Jedno vyhotovenie dohody o pracovnej činnosti je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi. Predmetné navýšenie je zákonné, ak je odôvodnené a uvedené vo výkaze odpracovaného času. Alternatívou je navýšenie hodinovej mzdy aj o prípadné náročnejšie prepisy v časovej tiesni. Uvedené však nesmie byť vyplatené za prácu nadčas, ktorá je zakázaná v prípade výkonu práce mimo pracovného pomeru.
Otázka č. 4: Môže mesto poskytovať dotácie z vlastných príjmov aj fyzickým osobám – nepodnikateľom? Konkrétne by sme chceli vedieť, či môže mesto poskytnúť dotáciu občanom na prefinancovanie zvýšených výdavkov v súvislosti s kanalizáciou.
Obec môže poskytovať dotácie z rozpočtu, a to s výlučne s účelovým charakterom, ktoré sú povinne zúčtovateľné a nie sú nárokovateľné. Jej poskytovanie podlieha vždy i výkonu administratívnej finančnej kontroly. Obec môže poskytovať v zmysle § 7 ods. 4 zákona č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy“) predmetné dotácie iba právnickej osobe (okrem vlastných založených právnických osôb a tých, ktorých má obec majetkový podiel) a fyzickej osobe – podnikateľovi, ktorí:
- majú sídlo alebo trvalý pobyt na území obce,
- pôsobia, vykonávajú činnosť na území obce alebo
- poskytujú služby obyvateľom obce.
Fyzickej osobe – nepodnikateľovi obec nemôže poskytovať dotácie z vlastného rozpočtu, a to ani v aktuálnej mimoriadnej situácii a tiež ani v prípade všeobecne prospešného zámeru, či dikcie všeobecne záväzného nariadenia (pozn. autora: ktoré požíva nižšiu právnu silu ako zákon o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy).
Otázka č. 5: Musí zamestnanec, ktorý vykonáva prácu z domu realizovať aj výkaz pracovnej činnosti?
Ak je v zamestnaní obvyklé, že zamestnanec si vykazuje pracovný výkaz, uvedené platí aj počas práce z domu, ak tak určí zamestnávateľ. Uvedené môže byť určené v internom riadiacom akte alebo vo vydanom príkaze štatutára.
Otázka č. 6: Akým spôsobom si eviduje dochádzku zamestnanec počas práce z domu?
Takúto dochádzku zamestnanca realizuje zamestnávateľ (najmä v prípade elektronickej evidencie dochádzky zamestnanca). V prípade písomnej (manuálnej) formy si uvedenú dochádzku zabezpečuje zamestnanec, ak zamestnávateľ neurčí inak.
Otázka č. 7: Vykonáva zamestnanec mimo obvyklého miesta práce (pri práce z domu) aj základnú finančnú kontrolu?
Aj v prípade práce mimo obvyklého miesta pracoviska sa vykonáva základná finančná kontrola, pričom takýto výkon finančnej kontroly musí obsahovať meno, priezvisko, podpis, dátum a tiež vyjadrenie zamestnanca k vykonávaniu (nevykonávaniu), pokračovaniu (nepokračovaniu), či k potrebe vymáhania (nevymáhania) finančnej operácie alebo jej časti. Základná finančná kontrola je vykonávaná kontrolou štyroch očí, pričom sám zamestnanec nemôže takýto výkon základnej finančnej kontroly zrealizovať. Ak je to možné, postačí elektronický výkon základnej finančnej kontroly (bez podpisu), ak je daná finančná operácia naliehavá (úhrada faktúry, vystavenie objednávky, uzatvorenie zmluvy). Chýbajúci podpis sa uvedie dodatočne (teda v prípade výnimočnej situácie, ktorá prevláda a absentujú zamestnanci, resp. štatutár na pracovisku).
Otázka č. 8: Ako účtuje zriadená štátna rozpočtová organizácia príspevok z Environmentálneho fondu, pričom príspevok bol poskytnutý formou dotácie? Ako je potrebné zaúčtovať prijatú dotáciu na náš samostatný účet?
Poskytnutie transferu zo štátneho fondu sa v rozpočtovej organizácii účtuje v zmysle ustanovení § 47 opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov cez účet 358 – Zúčtovanie transferov zo štátneho rozpočtu iným subjektom. Cez tento účet sa účtuje o vzťahoch voči štátnemu rozpočtu v účtovnej jednotke, ktorá je štátnou rozpočtovou organizáciou, z titulu poskytnutia kapitálového alebo bežného transferu poskytnutého iným subjektom verejnej správy. Zúčtovanie transferu (bežného) zaúčtuje účtovná jednotka v prospech účtu 683 (strana Dal) súvzťažne s účtom 358, a to v časovej a vecnej súvislosti s nákladmi pri použití prostriedkov transferu.
Otázka č. 9: Ako vykonať základnú finančnú kontrolu z formálnej stránky s uvedením správneho vyjadrenia?
Subjekt verejnej správy vykoná základnú finančnú kontrolu (pozn. autora: podľa ustanovení § 7 ods. 2 a 3 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) s uvedením mena, priezviska, podpisu, dátumu (nemusí byť za každú osobu rovnaký) i s vyjadrením. Vyjadrenie (za každého zamestnanca/vedúceho zamestnanca alebo štatutára osobitne) sa uvedie iba jedno, a to najčastejšie „je možné/nie je možné vykonať“. Je treba uviesť, že v prípade potreby vymáhania zálohy od zamestnanca či od dodávateľa sa uvedie tvrdenie „je potrebné vymáhať“. Ostatné vyjadrenia sa nemusia prečiarknuť, pričom spôsob, akým sa vyznačí predmetné vyjadrenie, je dobrovoľný a môže byť predmetom úpravy v smernici. Záverom treba uviesť, že nie je potrebné uvádzať kritériá súladu s rozpočtom, zmluvou, zákonom a podobne.
Otázka č. 10: Pri došlých faktúrach vystavuje obec krycí list. Je potrebné mať vyhotovený povinne aj likvidačný list?
Nie, krycí list je účtovným dokladom k dodávateľskej došlej faktúre a má mať náležitosti podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, a to najmä účtovnú predkontáciu, dátum vyhotovenia (ak nie je zhodný s dátumom účtovania), podpisom osoby, ktorá účtovala daný účtovný prípad, označenie účastníkov a označenie účtovného dokladu (krycieho listu) názvom a poradovým či iným vlastným číslovaním.
Otázka č. 11: Je potrebné uviesť na každej odberateľskej faktúre aj predkontáciu alebo stačí, ak sa na konci mesiaca zaúčtujú tieto faktúry a priloží sa k nim hromadný doklad za celý mesiac, kde sú jednotlivé faktúry predkontované?
V prípade odberateľskej faktúry sa uvedie účtovná predkontácia priamo na vystavenú faktúru alebo na krycí list k nej, pričom takýto doklad musí obsahovať formálne náležitosti podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.