Príspevok sa z obsahovej stránky zaoberá častými kontrolnými zisteniami v oblasti účtovnej agendy vzhľadom na aktuálny právny stav v zmysle osobitného predpisu – zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, ako aj opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov. Bližšie rozoberáme kontrolné zistenia z hľadiska účtovania inventarizačných rozdielov, realizovania správnych a zákonných opráv účtovných dokladov s pomocou príkladov z praxe, správne predkontovania na základe častých otázok z praxe a tiež časté kontrolné zistenia pri evidovaní zostatkov na vybraných účtoch účtovnej skupiny. Predmetné zistenia a ich definícia býva tiež predmetom kontrol prostredníctvom hlavného kontrolóra obce, ako aj v rámci kontrol hospodárenia územnej samosprávy Najvyšším kontrolným úradom Slovenskej republiky.
Účtovanie inventarizačných rozdielov
Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Inventarizačné rozdiely sa účtujú podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov. Je potrebné upozorniť na výnimku, a to v prípade schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe. Rovnako výnimkou je účtovanie prebytku dlhodobého nehmotného majetku a odpisovaného dlhodobého hmotného majetku, ktorý sa účtuje na ťarchu príslušného účtu majetku a v prospech účtu 384 – Výnosy budúcich období (pozn. autora: vždy v reálnej hodnote, teda trhovej hodnote).
Upozornenia do praxe:
- Inventúrny súpis nemožno nahradiť len inventarizačným zápisom ako súhrnným dokladom z vykonanej inventarizácie.
- Inventúrny súpis môže byť vyhotovený aj hromadne za viaceré druhy majetku, resp. viaceré účty z účtovného rozvrhu.
Otázka č. 1: Musí naša obec overiť aj príkaz na inventarizáciu a prehlásenia základnou finančnou kontrolou?
Príkaz na inventarizáciu a prehlásenia hmotne zodpovedných osôb sa neoveria základnou finančnou kontrolou podľa § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Nesprávna tvorba krátkodobých rezerv na prelome účtovných období
Rezervy sa vytvárajú v tomto roku (pozn. autora: ak subjekt územnej samosprávy v postavení účtovnej jednotky nepozná sumu alebo splatnosť) iba na rekultiváciu pozemkov, uzavretie, rekultiváciu a monitorovanie skládok po ich uzavretí, zamestnanecké požitky, náklady súvisiace s odstránením znečistenia životného prostredia. Ďalej rezervy na náklady súvisiace s odstránením odpadov alebo obalov, nevyfakturované dodávky (pozn. autora: ako najčastejšie tvorby rezerv v praxi) a služby, náklady na zostavenie, overenie, zverejnenie účtovnej závierky alebo výročnej správy týkajúcej sa vykazovaného účtovného obdobia, prebiehajúce a hroziace súdne spory a iné významné riziká a straty súvisiace s činnosťou účtovnej jednotky.
Upozornenie: Rezerva sa netvorí ani na propagáciu v budúcom rozpočtovom roku 2021. Rezerva sa netvorí ani na budúce nájomné za rok 2021. Nie je možné vo verejnej správe tvoriť rezervy na nevyčerpané dovolenky zamestnancov.
Opravy chybných zápisov z vecnej a formálnej stránky
Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad. V prípade formálnych opráv (dátumy, doplnenie DPH, špecifikovanie počtu kusov a pod.) postačí oprava realizovaná spôsobom podľa prvej vety. V ostatných prípadoch je povinné vytvoriť nový (opravný) účtovný doklad, pričom spravidla sa ponechá i pôvodný účtovný doklad z hľadiska evidencie a preukázateľnosti potreby opravy účtovného dokladu.
Otázka č. 2: Ako vykonať opravu, ak ide o formalitu alebo úpravu čísla, či nesprávnu sumu?
V uvedenom prípade je vhodné prečiarknuť pôvodný zápis tak, aby bol viditeľný i po predmetnej oprave s definovaním dátumu osobou, ktorá takúto opravu vykonala. V prípade formálnej opravy sa spravidla nevyhotovuje nový účtovný doklad.
Otázka č. 3: Môžeme na doklade použiť bielidlo alebo prekrytie pôvodného zápisu?
Nie, takýto spôsob nie je v praxi dovolený.
Otázka č. 4: Musíme povinne aj podpísať zrealizovanie opravy na doklade?
Zo zákona č. 431/2003 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov táto povinnosť nevyplýva.
Otázka č. 5: Ako správne opraviť účtovný zápis – predkontáciu?
Vtedy sa oprava zrealizuje formou nového (opravného) účtovného dokladu.
Vybrané účtovné predkontácie – časté nedostatky v praxi územnej samosprávy
- Účet 518 – Ostatné služby sa nepoužije na úhradu poplatkov a ani na úhradu daní, či poplatkov obci alebo za komunálny odpad.
- Náklady na prepravu sú účtované vždy cez účet 518 – Ostatné služby (pozn. autora: nesprávne je účtovať uvedené cez účet spotreby materiálu 501 – Spotreba materiálu alebo ako reprezentačné náklady cez účet 513).
- Náklady na spotrebu poštových známok a poštové služby, poplatky za internet sú účtované cez 518 – Ostatné služby.
- Poskytnutá záloha dodávateľovi sa účtuje cez 314 – Poskytnuté preddavky (pozn. autora: s charakterom zálohy dodávateľovi pri dodržaní aj ustanovení § 8 až 10 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov), nie je účtovaná cez 378 ako iná pohľadávka.
- Bankové poplatky sa účtujú cez účet ostatných finančných nákladov – 568 (pozn. autora: nepoužije sa účet 548 – Ostatné náklady na prevádzkovú činnosť).
Na podsúvahovú evidenciu majetku (ak je v účtovnej jednotke vedená mimo účtov hlavnej knihy v zmysle pravidiel podľa ustanovení § 79 a nasl. opatrenia Ministerstva financií SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov) sa môže účtovať v samospráve miest obcí a organizácií aj prijaté depozitá, prenajímaný majetok a aj majetok prijatý do úschovy či vypožičaný majetok.
Evidované kladné/záporné zostatky na vybraných účtoch k 31. 12. 2020
- Účet 431 – Výsledok hospodárenia je na konci roka k 31. 12. 2020 vždy vynulovaný a nemá mať kladný a ani záporný zostatok .
- Rovnako účet 111 – Obstaranie materiálu nemá mať na konci roka k 31. 12. 2020 kladný zostatok.
- Tiež účet 131 – Obstaranie tovaru nemá mať na konci roka zostatok.
Rovnako ani účet 395 – Vnútorné zúčtovanie nemá mať zostatok k 31. 12. 2020.