Smernica o postupe získavania a aktualizácie osobných údajov

Článok 1

Predmet úpravy

 1. Táto Smernica upravuje postup zamestnancov prevádzkovateľa pri:

1. získavaní osobných údajov zamestnancov pri prijímaní do zamestnania,
2. aktualizácii osobných údajov zamestnancov.

 Článok 2

Pojmy

 1. Prevádzkovateľ – ............................ (názov a sídlo obce/mesta).

 2. Nariadenie GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES.

 3. Zákon – zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

 4. Zodpovedná osoba – zamestnanec poverený obcou/mestom podľa Nariadenia GDPR.

 5. Zamestnanec – fyzická osoba, ktorá v pracovnoprávnych vzťahoch vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu.

 6. Osobné údaje – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby. Identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako sú meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

 Článok 3

Postup pri získavaní osobných údajov Zamestnancov nastupujúcich do pracovného pomeru a do pracovnoprávneho vzťahu (brigádnici)

1. Je vylúčené získavať osobné údaje od zamestnancov nastupujúcich do pracovného pomeru a do pracovnoprávneho vzťahu (brigádnici) formou kopírovania dokladov (napr. dokladov o štúdiu, občianskych preukazov, kartičiek poistencov a pod.). Výnimkou sú iba nasledujúce kópie dokladov:

1. doklad o návšteve školy dieťaťa a
2. preukaz ZŤP a potvrdenie Sociálnej poisťovne o priznaní ZŤP osobe.

 2. Zamestnanec – personalista získava osobné údaje od zamestnancov nastupujúcich do pracovného pomeru a do pracovnoprávneho vzťahu (brigádnici) formou formulára, ktorý je prílohou č. 1 tejto Smernice. Podpísaný formulár sa zakladá do osobného spisu Zamestnanca.

 3. Zamestnanec – personalista predloží formulár, ktorý je prílohou č. 1 tejto Smernice, za účelom jeho vyplnenia zamestnancovi nastupujúcemu do pracovného pomeru a do pracovnoprávneho vzťahu (brigádnikovi):

1. e-mailom na kontaktnú adresu, ktorú uviedol, alebo
2. pri osobnej návšteve pred nástupom do zamestnania alebo
3. zaslaním vo forme poštovej zásielky (postačuje zaslanie formou obyčajnej zásielky).

 Článok 4

Postup pri aktualizácii osobných údajov zamestnancov

 1. Aj pri aktualizácii osobných údajov zamestnancov (napr. pri zmene priezviska, pri zmene adresy trvalého bydliska a pod.) je vylúčené získavať aktualizované osobné údaje formou kopírovania dokladov. Výnimkou sú iba nasledujúce doklady:

1. doklad o návšteve školy dieťaťa a
2. preukaz ZŤP a potvrdenie Sociálnej poisťovne o priznaní ŤP osobe,
3. lekárske potvrdenie o gravidite tehotnej zamestnankyne.

 2. Zamestnanec – personalista získava aktualizované osobné údaje od zamestnancov formou oznámenia, ktoré je prílohou č. 2 tejto smernice.

 3. Zamestnanec – personalista predloží formulár, ktorý je prílohou č. 2 tejto smernice, za účelom jeho vyplnenia zamestnancovi, aby ho tento vypísal, podpísal a odovzdal vypísaný späť. Podpísaný formulár sa zakladá do osobného spisu Zamestnanca.

 Článok 5

Spoločné, prechodné a záverečné ustanovenia

 1. Táto Smernica nadobúda účinnosť .........................

 2. Táto Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov obce/mesta a ďalšie poverené osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi dotknutých osôb podľa tejto Smernice.

 3. Obec/mesto poučí Zamestnancov o obsahu tejto Smernice.