Smernica o hospodárení s rozpočtovými prostriedkami na reprezentačné a propagačné účely

Čl. 1

Výdavky na reprezentačné a propagačné účely

1. Výdavky na reprezentačné účely môžu byť použité, ak si to vyžadujú politické, hospodárske, spoločenské alebo pracovné dôvody, a to na:

1. 1. pohostenie pri oficiálnych návštevách a na ďalšie náklady spojené s pobytom oficiálnych hostí,
   2. občerstvenie účastníkov porád, konferencií a iných pracovných stretnutí,
   3. propagačné výdavky a súčasne
   4. poskytnutie čerstvých kvetov (ikebany, venca).
2. Na účely tejto smernice sa za oficiálnu návštevu považuje tuzemská alebo zahraničná delegácia, ktorá prerokúva politické alebo hospodárske otázky; za občerstvenie sa považuje káva, čaj a iné nealkoholické nápoje, prípadne aj alkoholické nápoje a jedlo podľa povahy a dĺžky trvania akcie. Výdavky spojené s pobytom oficiálnych hostí sú výdavky na ich uvítanie, ubytovanie, stravovanie, dopravu, tlmočenie, vstupné na kultúrny program (pozn.: smernica by mala upraviť vo veľkých mestách a samosprávnych krajoch aj spôsob a vyúčtovanie dokladov k prijatiu zahraničného hosťa spolu s prílohovou časťou k tejto smernici, ktorú si upraví subjekt interne podľa smernice o vedení účtovníctva alebo o obehu účtovných dokladov).
3. Žiadosť schvaľuje štatutárny orgán alebo vedúci zamestnanec ....... (určí sa interne). Základnú finančnú kontrolu vyhotoví a podpisuje príslušný zamestnanec a jeho vedúci zamestnanec spolu s ekonomickým úsekom/referátom alebo zamestnancom (určí sa interne). Ak ide o výdavok z úseku štatutárneho orgánu ........ (určí sa interne), žiadosť odsúhlasuje ............ (určí sa interne podľa organizačnej štruktúry subjektu).
4. Evidenciu prijatých zahraničných hostí vedie zamestnanec .......... (určí sa interne) zodpovedný za pracovné cesty. Zamestnanec zodpovedný za prijatie zahraničného hosťa môže požiadať o preddavok na výdavky spojené s pobytom zahraničného hosťa. Po skončení pobytu predloží zodpovedný pracovník vyúčtovanie pobytu zahraničného hosťa a správu o prijatí zahraničného hosťa (pozn.: odporúča sa upraviť internou formou v prílohovej časti tejto smernice).
5. Subjekt …….. (určí sa interne) v súlade s ekonomickou klasifikáciou je oprávnený uhrádzať nasledovné výdavky:
6. 1. výdavky na pohostenie pri oficiálnych návštevách a  ďalšie výdavky spojené s pobytom oficiálnych hostí (v praxi najmä ubytovanie, stravovanie, dopravu, tlmočenie alebo vstupné na kultúrny program),
   2. výdavky na občerstvenie účastníkov porád či konferencií (káva, čaj a iné nealkoholické nápoje a občerstvenie podľa povahy a dĺžky trvania akcie),
   3. výdavky na kvety, ak sú spojené s pobytom oficiálnych hostí alebo
   4. rozmnožovacie a polygrafické práce v rámci výdavkov na propagáciu,

Pozn. autora: Výdavky na propagačné účely môžu byť použité na propagáciu a reklamu, ktorá bezprostredne súvisí s činnosťou organizácie, na novoročné pozdravy, inzerciu, internetovú stránku organizácie, vizitky, účasť na výstavách a expozíciách.

Čl. 2

Kontrola čerpania a základná finančná kontrola

1. Súčasťou mesačného vyúčtovania je písomné zdôvodnenie účelu použitia prostriedkov.
2. Zamestnanec ........./ekonomický úsek/referát (určí sa interne podľa organizačnej štruktúry subjektu) kontroluje čerpanie výdavkov na pohostenie a občerstvenie.
3. Čerpanie výdavkov na reprezentáciu a propagáciu kontroluje hlavný/miestny kontrolór alebo poverená osoba štatutárnym orgánom v zmysle ustanovení § 9 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
4. Pred samotným vynaložením prostriedkov je vykonaná základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a príslušným vedúcim zamestnancom/štatutárom. Príslušný zamestnanci v zmysle predošlej vety overujú použitie verejných prostriedkov určených na reprezentáciu a propagáciu v zmysle rozpočtového krytia a dodržania tejto smernice.
5. Výkon základnej finančnej kontroly sa vyhotoví pri hotovostnej platbe, ako aj pri bezhotovostnej úhrade. Zodpovední zamestnanci k overeniu súladu s kritériami uvedú svoje meno a priezvisko, dátum vykonania základnej finančnej kontroly a súhlasu s vykonaním výdavkovej finančnej operácie.

Čl. 3

Pohostenie pri oficiálnych návštevách, určenie limitov

1. Pohostenie pri oficiálnych návštevách a ďalšie výdavky spojené s pobytom oficiálnych hostí, občerstvenie účastníkov porád, konferencií a iných pracovných stretnutí možno zabezpečovať aj na základe žiadanky (pozn.: vhodné uviesť interne v  prílohovej časti smernice).
2. Osoba zodpovedná za akciu predloží úseku/referátu ....... (upraví sa interne) najneskôr do ......... dní (upraví sa interne) pred realizáciou akcie požiadavku, na ktorej musí byť uvedené:
   1. meno a priezvisko zodpovednej osoby,
   2. názov akcie alebo aktivity, či udalosti (napríklad uvítanie detí do života v obci, posedenie seniorov, súťaže a iné spoločenské udalosti v obci alebo v škole, či v knižnici),
   3. predpokladaný termín a dĺžka trvania akcie alebo udalosti,
   4. predpokladaný počet účastníkov akcie, pričom počet domácich účastníkov by mal byť primeraný počtu zahraničných účastníkov,
   5. požiadavka na pohostenie, občerstvenie, prípadné ďalšie požiadavky,
   6. súhlas vedúceho príslušného organizačného útvaru,
   7. ak sa koná akcia mimo subjektu ........, uviesť miesto, kde sa má akcia konať, názov a adresu dodávateľa (pozn. autora: pri výbere dodávateľa musia byť dodržané zásady hospodárnosti, efektívnosti, účelnosti a účinnosti)  a súčasne
   8. základná finančná kontrola prostredníctvom „kontroly štyroch očí“.
3. Na akcie zabezpečované mimo subjektu ...... (určí sa interne) vyhotoví zodpovedný zamestnanec príslušného organizačného úseku/referátu ......... (určí sa interne) objednávku na uvedeného dodávateľa.
4. Limity na pohostenie a občerstvenie na akcie zabezpečované na základe požiadavky určí po dohode s príslušným zamestnancom zodpovedným za akciu zodpovedný zamestnanec úseku ......... (upraví sa interne) podľa čl. 3 ods. 5 tejto smernice a súčasne vykoná základnú finančnú kontrolu.
5. Limit na pohostenie a občerstvenie je v našom subjekte územnej samosprávy nasledovný:

1. 1. pohostenie pri oficiálnych návštevách, individuálny podľa povahy a dĺžky trvania akcie,
   2. občerstvenie účastníkov porád, konferencií a iných pracovných stretnutí (pozn.: finančné čiastky si určíte interne a to pre rok 2025):

- do 2 hodín na osobu                         do xxx € (káva, nealko);

- od 2 do 5 hodín na osobu                 do xxx € (káva, čaj, nealko, jednoduché jedlo);

- od 5 do 8 hodín na osobu                 do xxx € (káva, nealko, jednoduché jedlo alebo obed);

- celodenná akcia na osobu                 limit bude určený podľa povahy a dĺžky trvania

                                                             akcie individuálne káva, nealko, jednoduché jedlo, obed v súhrnnej

       sume xxx € na osobu.

               

6. Jednoduchým jedlom sa na účely tejto smernice rozumie najmä ovocie, slané a sladké pečivo, obložené chlebíčky alebo ....... (pozn.: určí sa interne podľa typu a veľkosti subjektu územnej samosprávy).
7. Za dodržanie určeného limitu je vecne zodpovedný zamestnanec podľa organizačného poriadku subjektu ........ (určí sa interne), ktorý predmetnú akciu zabezpečuje.
8. Súčasťou vyúčtovania akcie, ktoré prikladá príslušný organizačný útvar podľa organizačného poriadku subjektu ...... k faktúre pri jej odsúhlasení bude podľa povahy akcie prezenčná listina, prípadne zoznam účastníkov alebo ........ (upraví sa interne).
9. Ak sa objednaná akcia nebude realizovať, zamestnanec poverený jej zabezpečením je povinný s uvedením dôvodu objednávku zrušiť v dostatočnom časovom predstihu tak, aby subjektu ......... (upraví sa interne) nevznikli neoprávnené výdavky.
10. Limity výdavkov na občerstvenie účastníkov porád, konferencií a iných pracovných stretnutí financovaných z prostriedkov projektov alebo zámerov (v zmysle zmluvy) sa určujú podľa pravidiel poskytovateľa návratných zdrojov financovania (pozn.: ak je to relevantné).
11. Subjekt ........ (upraví sa interne) neposkytuje vecný dar, a to ani pre tuzemské, či zahraničné delegácie (pozn.: spravidla vo veľkých mestách a samosprávnych krajoch).
12. Rovnako sa nemôžu poskytovať verejné prostriedky ako propagačné výdavky iným osobám či verejnosti, alebo občanom/žiakom alebo obyvateľom.

Čl. 4

Poskytovanie kvetov a vecných darov

1. Kvety možno poskytnúť oficiálnej návšteve a pri účasti na pohrebe zamestnanca subjektu, a to v sume maximálne do xxx € (pozn. autora: predmetná suma má nadväzovať aj na zásady čerpania sociálneho fondu alebo internú kolektívnu zmluvu a nesmie s nimi kolidovať).
2. Na dokladoch za poskytnuté kvety musí byť uvedené, komu a pri akej príležitosti boli poskytnuté a riadne vykonaná základná finančná kontrola.
3. Pri výkone pracovnej pozície a funkcie sa štatutár, vedúci zamestnanci a zamestnanci i osoby vykonávajúce prácu mimo pracovného pomeru zdržiavajú akéhokoľvek konania, ktoré je zákonom definované ako korupčné alebo nelegálne.
4. Z titulu svojej funkcie a pracovnej pozície či činnosti nikto nesmie žiadať či prijímať dary, navádzať iného na poskytovanie darov alebo získavať iné výhody s výkonom svojej funkcie a s cieľom osobného obohatenia, jeho príbuzných alebo organizácie, či osoby, s ktorými má či mal spoločné obchodné alebo politické záujmy, a to zo žiadnych zdrojov ani z tých, ktoré by sa mohli objaviť z dôvodu fungovania jeho funkcie alebo môžu ovplyvniť alebo vzbudiť zdanie ovplyvnenia jeho nestrannosti.

Pozn. autora: To sa nevzťahuje na dary poskytované zvyčajne pri výkone verejnej funkcie alebo dary poskytované na základe osobitného zákona, a to do sumy, ktorú si určíte interne v Etickom kódexe. Všetky dary alebo finančné prostriedky získané pre váš subjekt  na oficiálnych podujatiach je potrebné registrovať do určeného počtu pracovných dní (určí sa interne) odo dňa získania týchto darov alebo finančných prostriedkov. I v tejto súvislosti je vhodné spomenúť povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.  a nepretržite mať určenú zodpovednú osobu za prijímanie, evidovanie a vybavenie oznámenia o protispoločenskej činnosti.

Čl. 5

Výdavky na propagačné účely a ich vyúčtovanie

1. Výdavky na propagačné účely môžu byť použité na propagáciu a reklamu, ktorá bezprostredne súvisí s činnosťou subjektu ....... (určí sa interne), na novoročné pozdravy, inzerciu, internetovú stránku organizácie, vizitky, účasť na výstavách a expozíciách.
2. Výdavky na reprezentačné a propagačné účely musia byť riadne preukázané a doložené príslušnými dokladmi, a to faktúrou, dokladom z registračnej pokladnice alebo iným dokladom podľa povahy akcie (pozn.: je vhodné upraviť, že týmto podkladom je v praxi prezenčná listina, zoznam účastníkov a podobne).
3. Pri výbere dodávateľa musia byť dodržané zásady hospodárnosti, efektívnosti, účelnosti a účinnosti s prostriedkami obecného/mestského rozpočtu.

Čl. 6

Záverečné ustanovenia

1. Dodržiavanie smernice je záväzné pre všetkých zamestnancov subjektu ........ a jej nedodržanie sa bude považovať za porušenie pracovnej disciplíny v zmysle pracovného poriadku zo dňa ........ v znení ........ (určí sa interne).
2. Zamestnanec zodpovedá za škodu, ktorú spôsobí nedodržaním tejto smernice. Prípadné škodové udalosti sú riešené bezodkladne menovanou škodovou komisiou.
3. Táto smernica nadväzuje na Organizačný poriadok subjektu ........ a smernicu č. ..... o vedení účtovníctva/obehu účtovných dokladov ......... (určí sa interne) a smernicu č. ...... o finančnej kontrole v podmienkach subjektu územnej samosprávy ......... (určí sa interne).

Čl. 7

Účinnosť tejto smernice

Smernica nadobúda účinnosť dňom .................. .

 

V .....................  dňa ..........

 

                                                                                                  .........................................

štatutárny orgán subjektu