Smernica o výkone finančnej kontroly na mieste v obci/meste

Zásady/Smernica č. ...... o výkone finančnej kontroly na mieste v obci/meste ...... 

Štatutárny orgán ................. (upraví sa interne) schvaľuje na zabezpečenie kontrolnej činnosti v podmienkach subjektu verejnej správy/územnej samosprávy/verejnoprávnej organizácie ....... (upraví sa interne) tieto zásady výkonu kontrolnej činnosti v nadväznosti na novelizované ustanovenia § 9 v spojení s ustanoveniami § 20 až § 27 zákona č. 357/2015 Z. z. o  finančnej kontrole a  audite a  o  zmene a  doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a metodického usmernenia Ministerstva financií k finančnej kontrole, a to v tomto znení:

Článok 1

Základné ustanovenia, zameranie kontrolnej činnosti v teréne

1. Pravidlá kontrolnej činnosti v podmienkach subjektu verejnej správy (ďalej len „pravidlá“) upravujú základné zásady, ciele a spôsob finančnej kontroly na mieste vykonávanej podľa pravidiel ustanovených v osobitnom predpise (novelizované ustanovenia § 9 v spojení s ustanoveniami § 20 až § 27 zákona č. 357/2015 Z. z. o  finančnej kontrole a  audite a  o  zmene a  doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) a  kontrolu dodržiavania zákonnosti, účinnosti, hospodárnosti a efektívnosti pri hospodárení a nakladaní s verejnými prostriedkami a majetkom.

1. Kontrolnou činnosťou sa rozumie súhrn činností, ktorými sa v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) overuje dodržiavanie, a to spravidla:

a)     všeobecne záväzných právnych predpisov,

b)     interných aktov (smerníc) subjektu .......,

c)     hospodárnosti, efektívnosti a účelnosti pri nakladaní s verejnými financiami,

d)     dostupnosti, správnosti a  úplnosti informácií o vykonávaných finančných operáciách a  iných povinností (napríklad zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov, zákon o správe majetku štátu, či novelizovaný  zákon č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov, zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo iné zákony v oblasti verejnej správy),

e)     splnenia opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených (pozn.: napríklad predošlou administratívnou  finančnou kontrolou)  a na odstránenie príčin ich vzniku a kontrolu riadenia rizík v subjekte verejnej správy ......... (upraví sa interne). 

Poznámka k finančným operáciám – možno zapracovať do vnútorného aktu riadenia:

Finančnou operáciou alebo jej časťou sa na účely zákona o finančnej kontrole a audite považuje príjem, poskytnutie alebo použitie verejných financií realizovaných hotovostne aj bezhotovostne, právny úkon a iný úkon majetkovej povahy. Finančná operácia sa overuje finančnou kontrolou v celom jej priebehu až do momentu dosiahnutia všetkých stanovených cieľov alebo splnenia udržateľnosti finančnej operácie alebo jej časti. Z dôvodu zabezpečenia ochrany verejných financií je dôležité vytvoriť a zabezpečiť efektívny a účinný systém verejnej vnútornej kontroly, ktorého neoddeliteľnou súčasťou je finančné riadenie, za ktoré zodpovedná štatutárny orgán orgánu verejnej správy. Jedným z hlavných predpokladov účinného systému finančnej kontroly je zabezpečenie potrebnej výmeny informácií o nedostatkoch v jednotlivých fázach nepretržitého kontrolného procesu. Finančná operácia alebo jej časť sa vykonáva celý čas od prípravy finančnej operácie alebo jej časti až po jej ukončenie a splnenie všetkých cieľov finančnej operácie alebo jej časti. Základná finančná kontrola je ustanovenie, ktoré zabezpečuje prostredníctvom „kontroly štyroch očí“, aby sa predchádzalo vzniku nedostatkov, podvodov a nezrovnalostí pri hospodárení orgánu verejnej správy s verejnými financiami a preto ustanovuje, že základnú finančnú kontrolu vykonávajú aspoň dvaja zamestnanci orgánu verejnej správy z ktorých jeden musí byť vedúci zamestnanec (t. j. uplatnenie princípu kontroly štyroch očí). Základnou finančnou kontrolou sa overuje každá finančná operácia alebo jej časť vždy, aj keď sa finančná operácia alebo jej časť overuje administratívnou finančnou kontrolou alebo finančnou kontrolou na mieste.

Článok 2

Kontrolný orgán – oprávnená osoba vykonávajúca kontrolu

Oprávnenou osobou sa rozumie sekcia/oddelenie alebo referát kontroly  ......... (upraví sa interne) v zmysle Organizačného poriadku č. ..... zo dňa .......... (upraví sa interne), ako aj poverené prizvané osoby pre výkon kontroly, ktoré postupujú pri vykonávaní kontroly podľa ustanovení tejto vnútornej smernice. 

Článok 3

Kontrolovaný subjekt – povinná osoba a plánovanie kontrol

1. Povinnou osobou rozumie najmä orgán verejnej správy (subjekt, úrad, rozpočtové a príspevkové organizácie, právnické osoby s majetkovou účasťou subjektu), právnické osoby a fyzické osoby, ktorým boli z rozpočtu poskytnuté účelové dotácie, návratné, či nenávratné finančné prostriedky v rozsahu nakladania s týmito prostriedkami (podľa zákona č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov alebo zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej ssprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) alebo iné osoby, ktoré nakladajú s majetkom nášho subjektu verejnej správy  alebo ktorým bol majetok nášho subjektu  prenechaný na užívanie (pozn.: na základe zmluvného zabezpečenia alebo protokolu, či delimitácie a podobne).

1. Kontrola sa v zmysle ročného/polročného Plánu kontrolnej činnosti v písomnej podobe alebo spôsobom .......... (určí sa interne), či na základe písomného požiadania štatutára .......... k výkonu finančnej kontroly na mieste, a to so zameraním spravidla na:

a)     kontroly dodržiavania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných normatívnych aktov vydaných v pôsobnosti nášho subjektu,

b)     kontroly záväzkových vzťahov uzatvorených v našom subjekte s fyzickými osobami a právnickými osobami a tiež

c)     kontroly nakladania s majetkom pri vykonávaní správcovských funkcií fyzických osôb a právnických osôb (pozn.: tieto kontroly sú zamerané najmä na dodržiavanie účelu a ekonomických podmienok a efektívnosť spravovania majetku). 

1. Plán kontrolnej činnosti sa tvorí .............. (upraví sa interne) na základe týchto kritérií:

 - .....................,

 - .....................,

   ......................

Poznámka k tejto časti:Ďalej sa  táto činnosť zameriava na kontrolu vybavovania sťažností podľa zákona  č.  9/2010  Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších zmien a dodatkov a petícií (zákon č. 85/1990 Zb. o petičnom práve v znení neskorších zmien a predpisov), ako aj kontrolu dodržiavania všeobecne záväzných právnych predpisov vrátane nariadení, kontrolu plnenia uznesení v samospráve obcí a miest, kontrolu dodržiavania interných predpisov a kontrolu plnenia ďalších úloh ustanovených osobitnými predpismi (napr. ústavný zákon  č. 493/2011 Z. z. o rozpočtovej zodpovednosti v znení neskorších predpisov, zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon                   č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy v znení neskorších predpisov, zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy v znení neskorších predpisov.         

Článok 4

Oprávnenia a povinnosti osôb vykonávajúcich kontrolu

1. Osoby vykonávajúce kontrolu, podľa článku 3 tejto smernice, sú oprávnené najmä:

a)     vyžadovať a odoberať od povinnej osoby alebo od osoby, ktorá je vo vzťahu k finančnej operácii alebo jej časti dodávateľom výkonov, tovarov, prác alebo služieb, alebo akejkoľvek inej osoby, ktorá má informácie, doklady alebo iné podklady, ktoré sú potrebné na výkon finančnej kontroly alebo auditu, ak ich poskytnutiu nebráni osobitný predpis v určenej lehote a rozsahu originály alebo úradne osvedčené kópie dokladov, písomnosti, záznamy dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrenia, informácie, dokumenty a iné podklady súvisiace s finančnou kontrolou na mieste a vyhotovovať si ich kópie a nakladať s nimi, a to spôsobom ................ (určí sa interne),

b)     vyžadovať od povinnej osoby alebo od tretej osoby súčinnosť v rozsahu kontroly,

c)     vyžadovať od povinnej osoby predloženie písomného zoznamu opatrení prijatých na nápravu nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku v lehote určenej oprávnenou osobou; ak oprávnená osoba odôvodnene predpokladá vzhľadom na závažnosť nedostatkov, že prijaté opatrenia nie sú účinné, vyžadovať prepracovanie písomného zoznamu prijatých opatrení a predloženie prepracovaného písomného zoznamu prijatých opatrení v lehote určenej oprávnenou osobou,

d)     vstupovať do objektu, zariadenia, prevádzky, dopravného prostriedku, na pozemok povinnej osoby alebo tretej osoby alebo vstupovať do obydlia, ak sa používa aj na podnikanie alebo na vykonávanie inej hospodárskej činnosti,

e)     vyžadovať od povinnej osoby splnenie prijatých opatrení v lehote určenej oprávnenou osobou,

f)      vyžadovať od povinnej osoby predloženie dokumentácie preukazujúcej splnenie prijatých opatrení po uplynutí lehoty na splnenie prijatých opatrení a 

g)     overiť splnenie prijatých opatrení.

1. Oprávnené osoby sú pri výkone kontroly povinné:

a)     vopred oznámiť povinnej osobe alebo tretej osobe termín začatia a cieľ výkonu kontroly alebo najneskôr pri vstupe  (pozn.: ak by oznámením o výkone kontroly mohlo dôjsť k zmareniu cieľa kontroly alebo ak hrozí, že doklady alebo iné podklady budú znehodnotené, zničené alebo pozmenené, je povinná oznámenie urobiť najneskôr pri vstupe do objektu povinnej osoby alebo pri začatí kontroly) a tiež preukázať sa poverením na vykonanie kontroly a umožniť na základe požiadavky povinnej osoby nahliadnuť do preukazu totožnosti alebo služobného preukazu,

b)     potvrdiť povinnej osobe alebo tretej osobe odobratie poskytnutých originálov alebo úradne osvedčených kópií dokladov, písomností, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrení, informácií, dokumentov a iných podkladov súvisiacich s kontrolou a zabezpečiť ich riadnu ochranu pred stratou, zničením, poškodením a zneužitím (pozn.: tieto veci oprávnená osoba vráti bezodkladne tomu, od koho sa vyžiadali, ak nie sú potrebné na konanie podľa Trestného poriadku alebo na iné konanie podľa osobitných predpisov)

c)     oboznámiť povinnú osobu s návrhom čiastkovej správy alebo s návrhom správy jeho doručením, ak boli zistené nedostatky a poučiť povinnú osobu o možnosti podať písomné námietky k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení uvedeným v návrhu čiastkovej správy alebo v návrhu správy v lehote najmenej päť pracovných dní odo dňa doručenia návrhu čiastkovej správy alebo návrhu správy, ak sa oprávnená osoba nedohodne s povinnou osobou inak,

d)     preveriť opodstatnenosť námietok k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení uvedeným v návrhu čiastkovej správy alebo v návrhu správy a zohľadniť opodstatnené námietky v čiastkovej správe alebo v správe a neopodstatnenosť námietok spolu s odôvodnením neopodstatnenosti oznámiť povinnej osobe v čiastkovej správe alebo

e)     zaslať čiastkovú správu alebo správu povinnej osobe alebo záznam o skončení kontroly (pozn.: ak z osobitných dôvodov nebolo možné vykonať kontrolu alebo ju vôbec začať, vzor záznamu o skončení kontroly je súčasťou prílohovej časti k tejto vzorovej smernici do praxe),

f)      oznámiť podozrenie zo spáchania trestného činu, priestupku alebo zo spáchania iného správneho deliktu orgánom na to príslušným, pričom tieto podozrenia sa v prípadoch hodných osobitného zreteľa v návrhu čiastkovej správy, návrhu správy, čiastkovej správe alebo v správe neuvádzajú a tiež

g)     zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedeli pri výkone kontroly  (pozn.: teda ustanovenie § 27 ods. 1 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v nadväznosti na ustanoveni § 8 ods. 1 písm. c) zákona č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov – GDPR).

Článok 5

Výstup z kontroly v prípade zistenia nedostatkov a nezistenia nedostatkov

1. výsledku kontroly vypracuje oprávnená osoba v prípade zistenia nedostatkov písomný návrh správy, ktorý sa zasiela spôsobom ........... (upraví sa interne, najmä emailom alebo poštou).

1. Návrh správy obsahuje najmä tieto náležitosti:

a)     označenie oprávnenej osoby,

b)     mená, priezviská a podpisy zamestnancov oprávnenej osoby a prizvanej osoby, ktorí vykonali kontrolu,

c)     označenie povinnej osoby,

d)     cieľ kontroly,

e)     opis zistených nedostatkov, ich zakotvenie a odôvodnenie a pri porušení osobitných predpisov alebo medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, a na základe ktorých sa Slovenskej republike poskytujú finančné prostriedky zo zahraničia, označenie konkrétnych ustanovení, ktoré boli porušené spolu s návrhmi odporúčaní na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku,

f)      zoznam podkladov preukazujúcich zistené nedostatky,

g)     dátum vyhotovenia návrhu správy,

h)     lehotu na podanie námietok k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie opatrení,

i)      lehotu na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a tiež

j)      lehotu na splnenie prijatých opatrení na nápravu kontrolných nedostatkov.

1. V prípade potreby a charakteru kontroly vypracuje oprávnená osoba návrh čiastkovej správy. Návrh čiastkovej správy o kontrole obsahuje náležitosti podľa týchto Pravidiel.
2. Po doručení návrhu správy povinnej osobe a po uplynutí lehoty (pozn.: nie kratšej ako päť pracovných dní od doručenia) na podanie námietok k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení a spôsobu vysporiadania sa s týmito námietkami vypracuje oprávnená osoba správu, ktorá musí obsahovať najmä:

a)     označenie oprávnenej osoby,

b)     mená, priezviská a podpisy zamestnancov oprávnenej osoby a prizvanej osoby, ktorí vykonali kontrolu,

c)     označenie povinnej osoby,

d)     cieľ kontroly,

e)     dátum doručenia návrhu čiastkovej správy alebo návrhu správy na oboznámenie povinnej osobe,

f)      informáciu o tom, či povinná osoba podala námietky k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení a spôsob vysporiadania sa s týmito námietkami,

g)     opis konkrétnych zistených nedostatkov, ich zakotvenie (pozn.: napr. § x zákona č. .....) a odôvodnenie a pri porušení osobitných predpisov alebo medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, a na základe ktorých sa Slovenskej republike poskytujú finančné prostriedky zo zahraničia, označenie konkrétnych ustanovení, ktoré boli porušené spolu s odporúčaniami na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku so zohľadnením opodstatnenosti podaných námietok,

h)     zoznam podkladov preukazujúcich zistené nedostatky,

i)      lehotu na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a súčasne lehotu na splnenie prijatých opatrení a dátum vyhotovenia správy.

1. Ak výstupom z kontroly bol návrh čiastkovej správy, oprávnená osoba z návrhu čiastkovej správy spracuje čiastkovú správu o kontrole, s náležitosťami podľa predošlých odsekov.
2. Kontrola je vždy skončená dňom zaslania (pozn.: písomnou formou, elektronicky či kombináciou alebo osobných doručením cez podateľňu, čo sa určí interne) Správy povinnej osobe.
3. Ak je kontrola alebo jej časť zastavená z dôvodov hodných osobitného zreteľa, vyhotoví sa  záznam s uvedením dôvodov ich zastavenia.
4. O výsledku kontroly vypracuje oprávnená osoba v prípade nezistenia nedostatkov správu.  Správa o výsledku kontroly obsahuje vždy:

a)     označenie oprávnenej osoby,

b)     mená, priezviská a podpisy zamestnancov oprávnenej osoby a prizvanej osoby, ktorí vykonali kontrolu,

c)     označenie povinnej osoby a tiež vždy

d)     cieľ kontroly a súčasne

e)     presný dátum vyhotovenia správy (pozn.: určí sa ako pracovný deň).  

Článok 6

Vybrané oprávnenia a povinnosti povinných osôb

1. Povinný subjekt je oprávnený:

a)     vyžadovať od oprávnenej osoby potvrdenie o odobratí poskytnutých originálov alebo    úradne osvedčených kópií dokladov, písomností, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrení, informácií, dokumentov a iných podkladov súvisiacich s kontrolou,

b)     podať v lehote určenej oprávnenou osobou písomné námietky k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení, uvedeným v návrhu čiastkovej správy alebo v návrhu správy; ak povinná osoba k zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, k lehote na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a k lehote na splnenie prijatých opatrení uvedeným v návrhu čiastkovej správy alebo v návrhu správy nepredloží námietky v určenej lehote, považujú sa zistené nedostatky, navrhnuté odporúčania, lehota na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a lehota na splnenie prijatých opatrení za akceptované

c)     vyžadovať od oprávnenej osoby zaslanie čiastkovej správy alebo správy,

d)     vyžadovať od oprávnenej osoby preukázanie sa písomným poverením na vykonanie     kontroly a vyžadovať nahliadnutie do preukazu totožnosti alebo služobného preukazu.

1. Povinná osoba je povinná pri výkone kontroly:

a)     vytvoriť podmienky na vykonanie kontroly a zdržať sa konania, ktoré by mohlo ohroziť jej začatie a riadny priebeh,

b)     oboznámiť pri začatí kontroly oprávnenú osobu s bezpečnostnými predpismi, ktoré sa vzťahujú na priestory, v ktorých sa vykonáva kontrola,

c)     umožniť oprávnenej osobe vstup do objektu, zariadenia, prevádzky, dopravného prostriedku, na pozemok alebo vstup do obydlia, ak sa používa aj na podnikanie alebo na vykonávanie inej hospodárskej činnosti,

d)     predložiť oprávnenej osobe alebo prizvanej osobe na vyžiadanie výsledky kontrol alebo auditov vykonaných inými orgánmi a povinnou osobou, ktoré súvisia s kontrolou,

e)     predložiť v lehote určenej oprávnenou osobou vyžiadané originály alebo úradne osvedčené kópie dokladov, písomností, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupy, vyjadrenia, informácie, dokumenty a iné podklady súvisiace  s kontrolou a vydať jej na vyžiadanie písomné potvrdenie o ich úplnosti a umožniť oprávnenej osobe alebo prizvanej osobe vyhotovovať si kópie týchto podkladov,

f)      poskytnúť súčinnosť oprávnenej osobe,

g)     prijať v lehote určenej oprávnenou osobou opatrenia na nápravu nedostatkov uvedených v čiastkovej správe alebo správe a odstrániť príčiny ich vzniku,

h)     predložiť oprávnenej osobe v určenej lehote písomný zoznam prijatých opatrení

i)      prepracovať a predložiť v lehote určenej oprávnenou osobou písomný zoznam opatrení prijatých na nápravu nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku uvedených v čiastkovej správe alebo správe, ak oprávnená osoba vyžadovala ich prepracovanie a predloženie písomného zoznamu prepracovaných opatrení a súčasne

j)      splniť prijaté opatrenia v lehote určenej oprávnenou osobou a predložiť (vždy iba na výzvu oprávnenej osoby) dokumentáciu preukazujúcu splnenie prijatých opatrení. 

Článok 7

Záverečné ustanovenia

1. Ostatné práva a povinnosti neupravené týmito pravidlami sa riadia príslušnými ustanoveniami osobitných predpisov (ustanovenia § 9 v nadväznosti na § 20 až § 27 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).

1. Táto smernica je záväzná pre zamestnancov ............... . Pravidlá výkonu finančnej kontroly na mieste sú platné od  ............. .

Pozn.: Súčasťou tohto interného aktu riadenia sú vzory dokumentácií pre oprávnené osoby.

 

                                                                                            ...............................................

                                                                                                               štatutárny orgán

Prílohy k smernici nájdete v časti "Súvisiace formuláre a dokumenty".