Smernica č. ...... o projektových úlohách a projektových dokumentáciách v obci/meste ........... 

Článok 1

Účel smernice

1. Smernicou o projektových úlohách (ďalej len “smernica“)  v podmienkach ....... (upraví sa interne, ďalej len organizácia) sa sleduje ďalšie skvalitnenie práce zamestnancov organizácie v zmysle organizačného poriadku zo dňa .......  a zakotvuje sa dokumentácia k projektovej činnosti v zmysle prílohovej časti tejto smernice.
2. Vychádzajúc z poriadku odmeňovania zamestnancov samosprávnej organizácie smernicou sa dopĺňajú podmienky poskytnutia odmeny zamestnancom organizácie (uvedená časť sa môže upraviť alebo rozšíriť, či odvolať sa na mzdový poriadok alebo poriadok odmeňovania v samospráve).

Pozn.: Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov upravuje viaceré podmienky pri nakladaní (disponovaní) s verejnými prostriedkami. Priznanie práva nakladania s verejnými prostriedkami sa najčastejšie spája so zmluvným zabezpečením (zmluvou o poskytnutím dotácie z územnej samosprávy, zmluvou o poskytnutí grantu s účelovým charakterom a podobne) alebo na základe rozhodnutia (rozhodnutie o pridelení finančných prostriedkov, rozhodnutie o priznaní dotácie).

Článok 2

Projektová úloha a projektovo-programová dokumentácia

1. Projektová úloha (skrátene “projekt“) je sled činností v rámci ohraničeného časového úseku.
2. Cieľom projektovej úlohy je dosiahnuť unikátny výsledok, obvykle kvalitatívnu zmenu, zefektívnenie činností, novú službu alebo produkt.
3. Projekt musí byť zameraný na skutočné potreby prijímateľov, zámery musia byť dosiahnuteľné, projekt by mal byť udržateľný. Očakávané výsledky musia byť vyjadrené formou objektívnych a overiteľných merateľných ukazovateľov.
4. Projekt vychádza z aktuálnych interných samosprávnych plánov a to ........... (určí sa interne), tak, aby bolo možné definovať jeho nadväznosť na niektorý z koncepčných materiálov (dlhodobých, strednodobých alebo krátkodobých).
5. Aby mohol byť projekt úspešný, je potrebné spojiť 5 nasledujúcich faktorov:

a)     potreba alebo problém – správne zhodnotenie nedostatku,

b)     príležitosť na projekt – projekt musí mať priestor na realizáciu a musí byť podporený peniazmi, ľuďmi a cieľovou skupinou,

c)     nápad a vízia – mala by byť zrozumiteľná, aby objasnila, akú významnú a udržateľnú zmenu projekt prinesie,

d)     schopnosť – pre projekt je dôležité správe vyváženie schopností, energie, zdrojov a organizácie.

e)     merateľnosť – projekt musí obsahovať ukazovatele, podľa ktorých bude následne vyhodnotený a merateľný vo vzťahu k jeho celkovému prínosu a splneniu stanoveného cieľa.

1. Účtovníctvo sa spracúva prostredníctvom výpočtovej techniky. Používa sa účtovný program ........................ prostredníctvom dodávateľa .......................... (názov firmy) podľa zmluvy ............................, ktorou je garantovaná aj aktualizácia programu v zmysle legislatívnych zmien a servis.
2. Program zodpovedá požiadavkám uvedeným v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, je certifikovaný spoločnosťou ............................... (názov firmy). Súčasťou dodávky programu je i kompletná projektovo-programová dokumentácia vrátane jednotlivých algoritmov automatických výpočtov (pre výpočty vážených aritmetických priemerov u rovnakého druhu zásob na sklade, odpisov, kurzových rozdielov a podobne) a užívateľská príručka popisujúca prácu konkrétneho užívateľa programu. Zmluva, projektovo - programová dokumentácia a užívateľská príručka sú uložené spôsobom ................. (pozn.: určí sa interne v rámci účtovnej jednotky).

Článok 3

Projektový list

1.  Návrh projektu sa predkladá na formulári č. 01/20xx Projektový list (na príslušný rok).
2.  Formulár č. 01/20xx Projektový list obsahuje:

a)     Názov projektu  (Stručné a výstižné pomenovanie projektu)

b)     Popis projektu (Stručný popis procesu, aktivity, popísanie stavu, ktorý chceme zmeniť.  Odôvodnenie návrhu projektu.)

c)     Výstup (Výstižné pomenovanie toho, čo bude výsledkom projektu)

d)     Dopad (Prínos, efekt, ktorý projekt prinesie našej organizácii a ako sa to odrazí na jej fungovaní.)

e)     Merateľný ukazovateľ výstupu – Merateľný ukazovateľ je nástroj na monitorovanie a hodnotenie cieľa. Formuluje sa v priamej súvislosti s cieľom, je merateľný a kontrolovateľný (môže to byť napríklad percento, počet, suma a podobne)

f)      Dokument, z ktorého projekt vychádza (strategický, dlhodobý, strednodobý alebo krátkodobý dokument, na ktorý projekt nadväzuje, resp. ktorý rozpracováva napríklad Prioritné ciele organizácie, koncepciu, akčný plán (pozn.: tu je optimálne odporúčané uviesť konkrétne ustanovenie).

g)     Finančné a nefinančné zdroje potrebné na realizáciu projektu. K nefinančným zdrojom môže patriť napríklad počet dobrovoľníckych hodín, počet dobrovoľníkov, poskytnutie služieb, know-how a podobne.

h)     Zameranie projektu – či je projekt zameraný do vnútra  organizácie na zlepšenie jej fungovania alebo na vonkajšie prostredie smerom k obyvateľom, podnikateľom, resp.  iným cieľovým skupinám.

i)      Projektový tím – uvádzajú sa mená zamestnancov príslušného oddelenia, ktorí sa na realizácii projektu podieľajú.

j)      Vedúci projektového tímu – myslí sa tým garant projektu, spravidla vedúci oddelenia alebo referátu.

k)     Harmonogram prác a dátum ukončenia projektu – celku alebo ucelenej časti. Uvedie sa časový plán realizácie projektu

l)      Spolupracujúce útvary mimo predkladajúceho útvaru/zamestnanca organizácie.

m)   Stanoviská príslušných vedúcich pracovníkov, a to:

1. Odporúčanie, respektíve neodporúčanie vedúceho oddelenia, či zodpovedného zamestnanca (pozn.: ak nemáte v organizácii menovanú pozíciu vedúceho zamestnanca)
2. Súhlas resp. nesúhlas štatutárneho orgánu, a to ........... (starosta/primátor).

n)     V stanoviskách v bode m) sa uvedie, či je projekt v súlade s uvedeným plánom, koncepciou, či je v súlade s pracovnou náplňou zamestnanca (pozn.: alebo úseku, oddelenia, či organizačnej zložky) prípadne so zámermi organizácie všeobecne, či zodpovedá reálnym potrebám a či je akceptované štatutárnym orgánom v rámci našej organizácie.

Článok 4

Vypracovanie a schvaľovanie projektovej úlohy, projektový zámer

1. Návrh projektovej úlohy predkladá jeho spracovateľ - pracovník príslušného oddelenia alebo referátu na posúdenie príslušnému vedúcemu organizačného útvaru.
2. Projektovú úlohu môže vypracovať aj viacero pracovníkov – projektový tím. Vedúci príslušného organizačného útvaru určí vedúceho projektového tímu. Vedúci projektového tímu predkladá návrh projektovej úlohy na posúdenie príslušnému vedúcemu organizačného útvaru.
3. Spracovatelia projektovej úlohy alebo vedúci projektových tímov predkladajú návrh projektovej úlohy príslušnému vedúcemu organizačného útvaru tak, aby ich títo mohli predložiť vedúcemu zamestnancovi alebo štatutárovi .......na začiatku aktuálneho kalendárneho roka, najneskôr však do  ....... (napríklad 15. januára) príslušného roka.
4. V odôvodnených prípadoch je možné podať projekt aj ........ (napríklad k 30. júnu) príslušného roka, čo však nenahrádza podanie projektov začiatkom roka, iba ho dopĺňa.
5. Návrhy projektov, ktoré nie sú v súlade s prioritami, koncepčnými a strategickými dokumentmi organizácie a nespĺňajú ustanovenia článku 2 bodu 5 tejto Smernice vedúci príslušného organizačného útvaru organizácie neodporučí na schválenie. Písomné odôvodnenie neschválenia projektu predloží spracovateľovi návrhu projektu a štatutárnemu orgánu organizácie ......... spôsobom .......... .
6. Vedúci zamestnanec alebo gestor po vyjadrení svojho stanoviska bezodkladne predkladá návrhy projektových úloh na schválenie štatutárnemu orgánu organizácie .......... .
7. K návrhom projektov, ktoré nemôžu byť financované z rozpočtu organizácie, vedúci zamestnanec vydá negatívne stanovisko o ktorom informuje zamestnanca  príslušného organizačného útvaru.
8. Projekty, ku ktorým bolo vydané negatívne stanovisko z dôvodu nedostatočných rozpočtových prostriedkov samosprávnej organizácie, môžu byť opätovne predložené na schválenie v nasledujúcom kalendárnom roku, ak to finančná situácia organizácie umožní.
9. Odsúhlasenie projektov štatutárnym orgánom samosprávnej organizácie ........ oznámi zamestnanec/vedúci zamestnanec ......... .

Poznámka k tejto časti smernice – ohľad na účtovníctvo samosprávnej organizácie:

Účtovná jednotka môže v zmysle zákona o účtovníctve zmeniť účtovný rok na hospodársky rok, ak jej hospodárenie sa nezhoduje s kalendárnym rokom. Hospodársky rok je 12 po sebe idúcich kalendárnych mesiacov. Túto zmenu môže účtovná jednotka uplatniť písomným oznámením miestne príslušnému daňovému úradu:

          I.       do 30 dní odo dňa vzniku účtovnej jednotky alebo

        II.       najmenej 15 dní pred zmenou účtovného obdobia účtovnej jednotky. Zmena sa môže uskutočniť vždy k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Po zmene musí účtovné obdobie trvať minimálne jeden rok – 12 mesiacov.

      III.       Ak účtovná jednotka nedodrží lehotu na oznámenie zamýšľanej zmeny nesmie uplatniť účtovné obdobie, ktoré je hospodársky rok. Pri prechode z hospodárskeho roka na kalendárny rok postupuje účtovná jednotka obdobne.

(10)         Projektový zámer je súčasťou tejto smernice, ktorý vypracuje zamestnanec alebo úsek ..................... ako plán na daný kalendárny rok, a to v termíne ..... (pozn.: určí sa interne podľa potrieb).

Článok 5

Realizácia a odpočty projektovej úlohy

1. Projektová úloha sa začína realizovať po jej schválení bezodkladne, resp. v zmysle harmonogramu plnenia úloh tak, ako je to uvedené v projekte.
2. Projektové úlohy sa realizujú spravidla v priebehu kalendárneho roka.
3. Projekty sa vyhodnocujú vždy ku koncu 1. a 3. štvrťroka príslušného roka.
4. Projekty, ktorých realizácia je dlhšia, než vyhodnocované obdobie, sa vyhodnocujú opakovane, najprv priebežne a napokon komplexne. Odpočet projektu vypĺňajú vedúci projektových tímov.
5. Odpočty projektov predkladajú vedúci organizačných útvarov najneskôr ........ (upraví sa interne, napríklad 31. marca a 30. septembra) príslušného roka  spôsobom .............. .
6. Štatutárny orgán samosprávnej organizácie ........ alebo vedúci zamestnanec odpočty osobne prerokuje a následne predloží štatutárnemu orgánu organizácie ............ komplexné vyhodnotenie za organizáciu na formulári Vyhodnotenie projektov (pozn. ako vzorová príloha č. ....).
7. Táto smernica sa vzťahuje aj na proces dotačnej činnosti a to v rozsahu ...... (určí sa interne).

Poznámka k tejto časti smernice: Dotácie sú chápané ako finančné transfery, ktoré sa poskytujú z verejných zdrojov. Túto právomoc poskytovania finančných transferov upravuje a zakotvuje normatívny právny akt – zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov. V ustanovení § 7 ods. 4 zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov spomína, že obec môže subjektu (mimo svojich založených organizácií, kde zákon povoľuje poskytovanie transferov v ustanovení § 7 ods. 2 zákona). Je potrebné spomenúť, že obec môže poskytnúť dotáciu nielen subjektom, ktoré majú sídlo (v prípade právnických osôb, nadácií, občianskych združení a pod.) alebo bydlisko (trvalý či prechodný pobyt fyzickej osoby). Zákon povoľuje, aby dotácie mohli prijímať i subjekty a občania, ktorí nemajú pobyt alebo sídlo v danej obci, ale musia spĺňať podmienku výkon všeobecne prospešnej akcie alebo služieb pre občanov danej obce, mesta alebo mestskej časti.

Článok 6

Odpočet projektu a jeho vyhodnotenie

1.  Projekty sa vyhodnocujú na formulári č. 0x/20xx Odpočet projektu (za príslušný rok).
2.  Formulár č. 0x/20xx Odpočet projektu obsahuje:

a)     Názov projektu

b)     Projektový tím - skutočne zapojení pracovníci oddelenia

c)     Vedúci projektového tímu

d)     Skutočne dosiahnutá hodnota merateľného ukazovateľa

e)     Skutočne vynaložené zdroje, potrebné na realizáciu projektu

f)      Vyhodnotenie aktivity jednotlivých členov projektového tímu – Posúdenie, či sa všetci členovia tímu zapájali rovnako, či si plnili svoje čiastkové úlohy a podobne

g)     Dátum ukončenia projektu (celku alebo ucelenej časti)

h)     Iné poznámky k plneniu

i)      Zdôvodnenie nesplnenia projektu

j)      Stanovisko vedúceho oddelenia k plneniu projektu, a to nasledovne:

                                    I.          Dodržanie harmonogramu: áno – nie

                                  II.          Naviazanosť na dokument, z ktorého projekt vychádzal: áno – nie

                               III.          Vyhodnotenie trvalej udržateľnosti výstupu projektu: áno – nie

a)   Stanovisko vedúceho zamestnanca alebo garanta k plneniu projektu pridelením bodov:

1 bod – projekt nesplnil očakávania, t. j. je podpriemerný

2 body – projekt splnil očakávania s výhradou/výhradami, t. j. je priemerný

3 body - projekt splnil očakávania, t. j. je veľmi dobrý

4 body – projekt prekročil očakávania, t. j. je vynikajúci

b)  Stanovisko štatutárneho orgánu........ k plneniu projektu pridelením bodov:

1 bod – projekt nesplnil očakávania, t. j. je podpriemerný

2 body – projekt splnil očakávania s výhradou/výhradami, t. j. je priemerný

3 body - projekt splnil očakávania, t. j. je veľmi dobrý

4 body – projekt prekročil očakávania, t. j. je vynikajúci

Poznámka k tejto časti smernice – zmena účtovného a projektového obdobia:  Zmenu účtovného obdobia na hospodársky rok nemôžu uplatniť verejné vysoké školy vzhľadom na to, že sú finančnými vzťahmi napojené na štátny rozpočet, ktorý sa zostavuje za kalendárny rok. Účtovná jednotka vyhotovuje účtovné doklady bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú, v štátnom jazyku, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim ich trvalosť. Účtovné zápisy účtovná jednotka zaznamenáva v účtovných knihách priebežne v účtovnom období. K účtovným zápisom sú pripojené podpisové záznamy osoby zodpovednej za vykonanie konkrétneho účtovného zápisu. Účtovná jednotka – samosprávna organizácia nemôže vykonávať žiadne účtovné zápisy mimo účtovných kníh.

Článok 7

Vyhodnotenie projektov

1.  V zmysle článku 6 bodu 6 tejto smernice komplexné vyhodnotenie projektov sa predkladá štatutárnemu orgánu na formulári č. 0x/20xx Vyhodnotenie projektov (za príslušný rok).
2.  Formulár č. 0x/20xx Vyhodnotenie projektov podľa oddelení obsahuje názov jednotlivých oddelení a v rámci nich:

a)     Počet projektov

b)     Počet bodov

c)     Počet zapojených pracovníkov (pozn.: z celkového počtu pracovníkov príslušného oddelenia, napríklad: 5/5)

d)     Poznámka

Článok 8

Spoločné a záverečné ustanovenia

1. Tento predpis je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností. Smernica nadväzuje na oblasť účtovníctva v zmysle smernice č. .... zo dňa ....... (upraví sa interne) a organizačný poriadok zo dňa .......... . 
2. Súčasť smernice predstavujú prílohové časti, ktoré sa viažu na predmet a rozsah tejto smernice.
3. Ustanoveniami tohto predpisu sú povinní riadiť sa všetci zamestnanci v samospráve organizácie ........ podľa organizačného poriadku č. ..... zo dňa ........ .
4. Účinnosť smernice je stanovená od ...... 2024.  

 

V ......................... dňa ...........                                                                                        ........................................ 

                                                                                                                                                          podpis štatutára

VZOR – Prílohová časť: Zoznam formulárov

č. 0x/20xx Projektový list

č. 0x/20xx Odpočet projektu

č. 0x/20xx Vyhodnotenie projektov organizácie ..........

č. .......... (upraví sa interne)

Čerpanie dotácií ako verejných financií – na čo nezabudnúť podľa rozpočtových pravidiel: Za verejné financie sa považujú aj finančné prostriedky poskytnuté na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, napríklad prostriedky poskytnuté z Finančného mechanizmu Európskeho hospodárskeho priestoru, Nórskeho finančného mechanizmu alebo Švajčiarskeho finančného mechanizmu. Verejnými prostriedkami sa označujú teda všetky finančné prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy, pričom verejnými prostriedkami sú aj prostriedky Európskej únie a odvody Európskej únii.

Formulár č. 0x/20xx

 

Projektový list na rok ...............

Názov projektu : .............

Popis projektu :

Výstup :

Dopad :

Merateľný ukazovateľ výstupu:

Dokument, z ktorého projekt vychádza:

Finančné a nefinančné zdroje potrebné na realizáciu projektu :

Zameranie projektu :

Projektový tím:

Vedúci projektového tímu :

Harmonogram prác a dátum ukončenia projektu (celku alebo ucelenej časti):

Spolupracujúce útvary alebo zamestnanci:

Stanovisko vedúceho oddelenia :                                           Odporúča – neodporúča                                                        Stanovisko štatutárneho orgánu :

Súhlasí – nesúhlasí

Formulár č. 0x/20xx

 

odpočet Projektu za rok ...............

Názov projektu :

Projektový tím:

Vedúci projektového tímu:

Skutočne dosiahnutá hodnota merateľného ukazovateľa :

Skutočne vynaložené zdroje, potrebné na realizáciu projektu:

Vyhodnotenie aktivity jednotlivých členov projektového tímu :

Dátum ukončenia projektu (celku alebo ucelenej časti):

Iné poznámky k plneniu projektu:

Zdôvodnenie nesplnenia projektu :

Stanovisko vedúceho oddelenia k plneniu projektu :                      - dodržanie harmonogramu                                                               áno        nie                                                       - naviazanosť na dokument, z ktorého projekt vychádzal                   áno          nie - vyhodnotenie trvalej udržateľnosti výstupu projektu                       áno          nie

Stanovisko garanta alebo hodnotiteľa .............. k plneniu projektu : 1               2              3             4

Stanovisko štatutára organizácie .............. k plneniu projektu : 1               2              3             4

 

Formulár č. 0x/20xx

 

Vyhodnotenie projektov podľa organizačných úsekov

Úsek alebo zložka	Počet projektov	Počet bodov	Počet zapojených pracovníkov	Poznámka
Kancelária štatutára organizácie	x	x	x	.....................
Úsek ............	x	x	x	.....................
Organizačná zložka .....................	x	x	x
Oddelenie
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................

 

vzor – Akčný plán

Formulár č. 0x/20xx

Akčný plán

Akčný plán................. (upraví sa interne) definuje jednotlivé aktivity formou plánovania na najbližšie kalendárne roky 202x – 202x.

Súčasťou nasledujúceho prehľadu je čas realizácie a tiež aj  finančná náročnosť tohto zamýšľaného plánu organizácie.

Definovanie plánovaných aktivít v období ...... – ........

Poradové číslo plánu	Aktivita – plán (ako vzor orientačne pre Vás)	Čas realizácie	Odhadovaná finančná náročnosť
1	Vybudovanie ....	....	.... eur
2	.....	....	.... eur
3	.....	....	.... eur
4	......	....	....

 

Bližší popis je odporúčané upraviť na nasledujúcej strane, napríklad formou tabuľkového prehľadu (ako vzor) spolu so zdrojom financovania týchto projektových aktivít a zámerov.

 

Formulár č. 0x/20xx

Projektové zámery

Názov projektu		Rekonštrukcia ...........
Cieľ projektu		Zabezpečenie údržby objektu
Časový rámec		......
Realizátor projektu		Samosprávna organizácia .............
Oprávnené náklady		...... eur
verejné zdroje	miestne	...... eur
	regionálne	–
	štátne	...... eur
	zdroje EÚ
súkromné zdroje	podnikatelia	–
	nadácie, asignačná daň	–
	mimovládne organizácie	–
Výsledky		....
Cieľová skupina		....
Indikátory monitoringu		Zlepšenie .....