Smernica o sprístupňovaní informácií v podmienkach subjektu územnej samosprávy

Smernica č. ... /202x o sprístupňovaní informácií v podmienkach subjektu územnej samosprávy ......

 Interný riadiaci akt je spracovaný k aplikácii zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení novelizácie – zákona č. 428/2022 Z. z. (ďalej len „zákon o slobode informácií“) s ohľadom na organizačný poriadok subjektu územnej samosprávy .... (určí sa interne).

 Článok 1

Zodpovedné subjekty 

1. Zodpovedným za prijímanie žiadostí, evidovanie žiadostí, vyžiadanie spolupráce a súčinnosti a spracovanie výsledku vybavenia (sprístupnenia a v prípade nesprístupnenia rozhodnutie o nesprístupnení, resp. čiastočnom sprístupnení) žiadostí o sprístupnenie informácie (infožiadosti) v zákonnom rozsahu je úsek .......  (napríklad v praxi samosprávy úsek starostu, prednostu alebo sekretariát, organizačné alebo právne oddelenie mestského úradu).

2. Informáciou je akýkoľvek obsah v akejkoľvek forme zaznamenaný na akomkoľvek hmotnom nosiči, najmä obsah písomného záznamu v listinnej podobe, obsah písomného záznamu uloženého v elektronickej podobe alebo obsah záznamu v zvukovej, obrazovej alebo audiovizuálnej podobe. 

3. Zverejnenou informáciou je informácia, ktorú môže každý opakovane vyhľadávať a získavať, najmä informácia publikovaná v tlači alebo vydaná na inom hmotnom nosiči dát umožňujúcom zápis a uchovanie informácie, alebo vystavená na úradnej tabuli s možnosťou voľného prístupu, alebo sprístupnená pomocou zariadenia umožňujúceho hromadný prístup, alebo umiestnená vo verejnej knižnici v obci alebo meste.

4. Zodpovedným organizačným útvarom za sprístupňovanie informácií v podmienkach subjektu ....... je  ......, ktoré zodpovedá priamo ....... (určí sa interne).

5. Spolupracujúcim organizačným úsekom, ktorý spracúva a pripravuje podklady a poskytuje súčinnosť, sa na účely tejto smernice rozumie organizačná zložka, respektíve príslušný vecne zodpovedný úsek v zmysle organizačného poriadku s ohľadom na obsahovú stránku požadovanej informácie v zmysle prijatej infožiadosti, a to zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne).

6. Spracovaním podkladov v zmysle ods. 3 tohto článku sa rozumie najmä včasné poskytnutie podkladov alebo odborných údajov potrebných na vybavenie žiadosti, ktorými nedisponuje zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne).

 Článok 2

Prijímanie žiadostí o sprístupnenie informácií

1. Žiadosti o sprístupnenie informácií sa prijímajú v podmienkach nášho subjektu územnej samosprávy spôsobmi:
a) osobne v podateľni ........ spôsobom podľa prílohovej časti č. 1 (vzor)

b) písomne na adresu ......... so sídlom .............. s informáciou ......... alebo (príloha č. 3 – vzor)

c) elektronickou poštou na adresu ......@..... .sk (príloha č. 3 –vzor)

2. O každej prijatej žiadosti o sprístupnenie informácie podľa zákona o slobode informácií, pri vybavení, komunikácii, podkladoch sa vedie osobitná spisová zložka spôsobom ......... (spravidla elektronicky v príslušnom priečinku a v tlačenej forme, samostatne ako spis s chronologickým usporiadaním v zmysle evidencie prijatých infožiadostí podľa ich vedenia).

3. Ak je žiadosť podaná inému organizačnému úseku, resp. organizačnej zložke nášho subjektu ....., tento úsek/zložka alebo zamestnanec je povinný ju bezodkladne v deň doručenia, prípadne v nasledujúci pracovný deň, ak bola žiadosť podaná po 15:00 hod., postúpiť ........ (určí sa interne) na zaevidovanie.

Článok 3
Evidencia žiadostí o sprístupnenie informácií

1. Evidencia žiadostí musí obsahovať najmä tieto údaje:
a) pridelená spisová značka,
b) dátum podania žiadosti,
c) meno a priezvisko žiadateľa, adresa žiadateľa,
d) vyžiadaná informácia a navrhovaný spôsob poskytnutia informácie,
e) forma podania (emailom, telefonicky, osobne),

f) zákonná lehota na vybavenie žiadosti určená konkrétnym dátumom,
g) výsledok vybavenia žiadosti (poskytnutie informácií, vydanie rozhodnutia alebo postúpenie žiadosti),
h) forma vybavenia (osobne, písomne alebo elektronickou poštou),
i) dátum vybavenia žiadosti, prípadne
j) podanie opravného prostriedku.

2. Žiadosti o informácie sa v súvislosti s ich evidenciou a vybavovaním posudzujú podľa ich obsahu. Žiadosti o informácie v zmysle ustanovenia § 14 zákona o slobode informácií zaeviduje príslušný zamestnanec/zložka či úsek ......... (určí sa interne).

3. Spisový materiál spravidla obsahuje:
a) žiadosť o informáciu,
b) vyplnený záznam o prijatej žiadosti o sprístupnenie informácie,
c) interná komunikácia (emailom) medzi organizačnými zložkami, resp. úsekmi, komunikácia so žiadateľom (napríklad o predĺžení lehoty, odložení, upozornení na formálne nedostatky a podobne),

d) zápis podľa § 18 ods. 1 zákona o slobode informácií, ak bola informácia sprístupnená,
e) doklad o odoslaní informácie alebo o odoslaní rozhodnutia vo veci a

f) iné podstatné a relevantné údaje.

Článok 4
Odloženie žiadosti pre jej nedostatky v zákonom predpísaných náležitostiach a postúpenie žiadosti

1. Poverený zamestnanec  zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) preskúma, či žiadosť spĺňa náležitosti podľa  § 14 zákona o slobode informácií. Zo žiadosti musí byť zrejmé, ktorej povinnej osobe je určená, meno, priezvisko, názov alebo obchodné meno žiadateľa, jeho adresa pobytu alebo sídlo, ktorých informácií sa žiadosť týka a aký spôsob sprístupnenia informácií žiadateľ navrhuje.

2. V prípade, ak žiadosť neobsahuje zákonom stanovené náležitosti, zamestnanec/zložka či úsek ...... (určí sa interne) bezodkladne vyzve (spravidla emailom alebo doporučeným listom) žiadateľa, aby v lehote siedmich kalendárnych  dní neúplnú žiadosť doplnil s poučením o tom, ako treba doplnenie urobiť. Ak napriek výzve žiadateľ žiadosť nedoplní a informáciu nemožno pre tento nedostatok sprístupniť, zamestnanec/zložka či úsek ........ (určí sa interne) žiadosť odloží. Poverený zamestnanec .......... vyznačí túto skutočnosť v zázname o prijatej infožiadosti.

3. Ak zamestnanec/zložka či úsek ........ (určí sa interne) nemá požadované informácie k dispozícii, avšak má vedomosť o tom, kde možno požadovanú informáciu získať, postúpi žiadosť do piatich kalendárnych dní odo dňa doručenia žiadosti povinnej osobe, ktorá má požadované informácie  k dispozícii, inak rozhodne o nesprístupnení informácie. Postúpenie žiadosti bezodkladne oznámi žiadateľovi a zaznamená sa v spisovom materiáli.

Článok 5
Vybavenie žiadosti odkazom na zverejnenú informáciu

1. Ak je predmetom žiadosti získanie informácií, ktoré už boli zverejnené, zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) môže bez zbytočného odkladu  namiesto sprístupnenia informácií žiadateľovi oznámiť  (emailom alebo listom) údaje, ktoré umožňujú vyhľadanie a získanie zverejnenej informácie.

2. Ak žiadateľ trvá na priamom sprístupnení zverejnených informácií, zamestnanec/zložka, či úsek  ........ (určí sa interne) mu ich sprístupní. V takom prípade začína nová lehota na sprístupnenie plynúť dňom, kedy žiadateľ oznámil, že trvá na priamom sprístupnení informácie.

Článok 6
Podmienky sprístupnenia informácií

1. Informácie sa sprístupňujú najmä ústne, vyhotovením odpisu alebo výpisu, odkopírovaním informácií na technický nosič dát, sprístupnením kópií predlôh s požadovanými informáciami, telefonicky, poštou alebo elektronickou poštou. Sadzobník úhrad je uvedený v prílohe č. 2 k smernici (vzor). Ak informáciu nemožno sprístupniť spôsobom určeným žiadateľom, dohodne zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) so žiadateľom iný spôsob sprístupnenia informácie (spravidla emailom).

2. Ak žiadateľ požaduje sprístupnenie informácie v písomnej forme (kópie dokumentov, výtlačky PC) a počet strán by prekročil 30 strán (pri štandardnom rozvrhnutí strán, veľkosť písma 12, riadkovanie 1,5), zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) môže z dôvodu hospodárnosti namiesto požadovanej písomnej formy sprístupniť informáciu odkopírovaním na CD  alebo USB nosič dát. Príloha č. 2 tejto smernice upravuje sadzobník poplatkov za sprístupnenie informácie za základe infožiadosti.

3. Zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) obmedzí prístup k informáciám z dôvodov a v rozsahu podľa § 8 až § 12 zákona o slobode informácií (najmä z dôvodu ochrany utajovaných skutočností, bankového tajomstva alebo daňového tajomstva podľa osobitného zákona, ochrany osobnosti a osobných údajov alebo ochrany obchodného tajomstva, či autorského diela alebo diela umeleckého). Všetky obmedzenia práva na informácie vykoná zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) tak, že sprístupní požadované informácie vrátane sprievodných informácií po vylúčení tých informácií, pri ktorých to ustanovuje zákon o slobode informácií. Oprávnenie odmietnuť sprístupnenie informácie trvá iba dovtedy, kým trvá dôvod nesprístupnenia.

4. Subjekt územnej samosprávy ......., ako aj ostatné organizačné zložky a úseky v zmysle organizačného poriadku  ....... nie sú povinné na základe žiadosti o sprístupnenie informácií vytvárať prehľady informácií, tabuľky alebo databázy, ktoré v momente podania žiadosti o informácie nemá k dispozícii, a tiež nie je povinná usporadúvať dostupné informácie podľa kritérií stanovených žiadateľom v žiadosti o informácie, pokiaľ ich v momente podania žiadosti podľa takýchto kritérií sama neeviduje.

5. Zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) neposkytuje na základe žiadosti o sprístupnenie informácií právne rady, nespracováva analýzy, referáty ani neposkytuje právne stanoviská, či vytváranie výkladových stanovísk, rozborov, analýz, referátov, odborných stanovísk, politických stanovísk, prognóz a výkladov právnych predpisov a na vytváranie názorov.

6. V prípade žiadosti o sprístupnenie informácií, z obsahu ktorej vyplýva, že žiadateľ žiada o poskytnutie právnej rady (prípadne stanoviska alebo analýzy), vydá zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) rozhodnutie o nesprístupnení informácie z dôvodu  informácie nad rámec zákona o slobode informácií.

7. V prípade administratívne náročných dokumentácií, množstva žiadaných dokumentov, respektíve dokumentov a informácií, ktoré vyžadujú neprimeranú dĺžku pracovného času a záťaž zamestnancov, bude so žiadateľom dohodnutý iný spôsob sprístupnenia, najmä osobne s možnosťou nahliadnutia do požadovaných informácií a dokumentov (s rešpektovaním ochrany osobných údajov, autorského práva a obmedzení podľa osobitných predpisov).

8. Informácie, ktoré sa dotýkajú osobnosti a súkromia fyzickej osoby, písomnosti osobnej povahy, podobizne, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkajúce sa fyzickej osoby alebo jej prejavov osobnej povahy zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) sprístupní len vtedy, ak to ustanovuje osobitný zákon, alebo s predchádzajúcim písomným súhlasom dotknutej osoby. Všetky obmedzenia práva na informácie vykonáva povinná osoba tak, že zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) sprístupní požadované informácie vrátane sprievodných informácií po vylúčení tých informácií, pri ktorých to ustanovuje zákon o slobode informácií.

9. Ak zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) žiadosti nevyhovie hoci len sčasti, dá bezodkladne, najneskôr do troch dní, osobe, ktorá ju založila alebo s ktorou uzavrela zmluvu o plnení úloh na úseku starostlivosti o životné prostredie, podnet na vydanie rozhodnutia (všetky obmedzenia práva na informácie vykonáva povinná osoba tak, že sprístupní požadované informácie vrátane sprievodných informácií po vylúčení tých informácií, pri ktorých to ustanovuje zákon. Oprávnenie odmietnuť sprístupnenie informácie trvá iba dovtedy, kým trvá dôvod nesprístupnenia).

Článok 7
Vybavenie žiadosti

1. Žiadosť o sprístupnenie informácií vybaví zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) bez zbytočného odkladu najneskôr do ôsmich po sebe nasledujúcich pracovných dní odo dňa podania žiadosti (lehota je počítaná vždy od prvého dňa nasledujúceho po podaní infožiadosti) alebo odo dňa odstránenia nedostatkov žiadosti (spravidla podľa § 14 ods. 2 a 3 zákona o slobode informácií)  a do 15 pracovných dní, ak sa sprístupňuje informácia nevidiacej osobe v prístupnej forme [podľa § 16 ods. 2 písm. a) zákona o slobode informácií], ak zákon  o slobode informácií neustanovuje inak.

2. Zo závažných dôvodov môže zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) predĺžiť lehotu, najviac však o osem pracovných dní a o 15 pracovných dní, ak sa sprístupňuje informácia nevidiacej osobe v prístupnej forme a vhodnej forme pre žiadateľa. Závažnými dôvodmi v zmysle tejto smernice a nášho subjektu územnej samosprávy sú:

a) vyhľadávanie a zber požadovaných informácií na inom mieste, ako je sídlo povinnej osoby vybavujúcej žiadosť,

b) vyhľadávanie a zber väčšieho počtu oddelených alebo odlišných informácií požadovaných na sprístupnenie v jednej žiadosti,

c) preukázateľné technické problémy spojené s vyhľadávaním a sprístupňovaním informácie, o ktorých možno predpokladať, že ich možno odstrániť v rámci predĺženej lehoty.

3. Predĺženie lehoty oznámi zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) žiadateľovi bezodkladne najneskôr pred uplynutím lehoty podľa § 17 ods. 1 zákona o slobode informácií (čl. 8 bod 1 tejto smernice). V oznámení uvedie dôvody, ktoré viedli k predĺženiu tejto lehoty.

4. Ak spolupracujúca organizačná zložka  nie je vecne príslušná na spracovanie podkladov k žiadosti podľa čl. 2 tejto smernice, bezodkladne vráti dožiadanie späť zamestnancovi/zložke či úseku ........ (určí sa interne).

5. Ak sa požadovaná informácia sprístupňuje ústnou formou, vyhotoví poverený zamestnanec o sprístupnení informácie a o jej obsahu úradný záznam, ktorý podpíše aj žiadateľ. Ak žiadateľ odmietne úradný záznam podpísať, táto skutočnosť sa uvedie v úradnom zázname.

Článok 8
Písomné rozhodnutie štatutára .....

1. Ak zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) poskytne žiadateľovi požadované informácie v rozsahu a spôsobom podľa § 16 zákona o slobode informácií v zákonom stanovenej lehote, urobí rozhodnutie zápisom v spise. O poskytnutí informácií rozhoduje štatutárny orgán ........ . Proti takému rozhodnutiu nemožno podať opravný prostriedok.

2. Ak zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) žiadosti nevyhovie hoci len sčasti, vydá o tom v lehote podľa § 17 ods. 1 zákona o slobode informácií písomné rozhodnutie, pričom ho podpisuje štatutárny orgán ....... . Príslušný zamestnanec zložka či úsek  ........ (určí sa interne) uvedie na rozhodnutie podľa ods. 1 a 2 spisové číslo a číslo listu (podľa registratúrneho poriadku č. ..... zo dňa ......).

3. Písomné rozhodnutie zašle zamestnanec/zložka či úsek  ........ (určí sa interne) v lehote na vybavenie žiadosti žiadateľovi doporučene do vlastných rúk.

Článok 9
Opravné prostriedky

1. Proti rozhodnutiu povinnej osoby o odmietnutí požadovanej informácie možno podať odvolanie v lehote 15 dní od doručenia rozhodnutia alebo márneho uplynutia lehoty na rozhodnutie o žiadosti.

 

1. O odvolaní proti rozhodnutiu povinnej osoby rozhoduje nadriadený povinnej osoby, ktorá vo veci rozhodla alebo mala rozhodnúť. Odvolací orgán upovedomí žiadateľa o dátume, keď mu bolo odvolanie doručené. Ak ide o rozhodnutie obecného úradu, o odvolaní rozhoduje starosta obce (primátor).

1. Odvolací orgán rozhodne o odvolaní do 15 dní od doručenia odvolania povinnou osobou. Ak odvolací orgán vyhovie odvolaniu a má požadovanú informáciu k dispozícii, rozhodnutím zmení rozhodnutie povinnej osoby a sprístupní požadovanú informáciu v rozsahu, v akom odvolaniu vyhovie; to platí aj pre konanie o rozklade. Ak odvolací orgán zruší rozhodnutie povinnej osoby a vráti jej vec na nové konanie, povinná osoba vybaví žiadosť o sprístupnenie informácie v lehote podľa § 17 zákona o slobode informácií.

1. Ak odvolací orgán v tejto lehote nerozhodne, predpokladá sa, že vydal rozhodnutie, ktorým odvolanie zamietol a napadnuté rozhodnutie potvrdil; za deň doručenia tohto rozhodnutia sa považuje druhý deň po uplynutí lehoty na vydanie rozhodnutia.

1. Odvolanie  proti rozhodnutiu štatutárneho orgánu ...... o nesprístupnení informácie posudzuje ........ a výsledok opravného prostriedku podpisuje štatutárny orgán, resp. jeho zástupca.

Článok 10

Záverečné ustanovenia a účinnosť 

1. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov subjektu územnej samosprávy ......, ktorí participujú, resp. vybavujú infožiadosti. Príloha č. 3 obsahuje vzor žiadosti o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám.

1. Novelizácia tejto smernice o sprístupňovaní informácií sa vykonáva výlučne formou dodatkovania.

1. Neupravené a taxatívne vymenované povinnosti a náležitosti procesu zverejňovania v zmysle infožiadosti upravuje zákon o slobode informácií.

1. Touto smernicou sa zrušuje smernica č. ..... zo dňa ...... o .......... (ak je to relevatné v subjekte územnej samosprávy, t. j. staršia a neaktuálna smernica o sprístupňovaní informácií na základe infožiadosti).

1. Smernica je účinná dňom jej vydania, ktorý je uvedený nižšie.

 

V .................... dňa .......

..................................                                         

štatutárny orgán subjektu

 

Príloha č. 2 – Sadzobník poplatkov za sprístupňovanie informácií - VZOR

(pozn.: prijatý sadzobník je dobrovoľný, v prípade jeho účinnosti sa povinne zverejní na webovom sídle subjektu územnej samosprávy – na internetovej stránke)

Sadzobník poplatkov za sprístupňovanie informácií

platný ku dňu ........ 202x

 

so zadefinovaním poplatkov za sprístupnenie informácií subjektu ...... v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

 

Náklady spojené s vyhotovením kópie a odoslaním informácie:

- -......... € za vyhotovenie jednej strany informácie formátu A4 (čierno-biela)

- .......... € za vyhotovenie jedného obojstranného listu formátu A4 (čierno-biela)

- ...........€ za vyhotovenie jednej strany informácie formátu A3 (čierno-biela)

- ...........€ za vyhotovenie jedného obojstranného listu formátu A3 (čierno-biela)

- kopírovanie projektovej dokumentácie podľa cenníka externého dodávateľa

- ...........€ za 1 kus CD

- ...........€ obálka formátu A6- ...........€ obálka formátu A5

- ...........€ obálka formátu A4

 

Náklady spojené s odoslaním informácie sa účtujú podľa aktuálneho cenníka poštových služieb Slovenskej pošty a. s.

Informácie zasielané e-mailom, faxom alebo telefonicky sa sprístupňujú bezplatne. Bezplatne sú poskytované informácie, u ktorých náklady spojené s vyhotovením a zaslaním informácie spolu neprekročia sumu ............. €.

Žiadateľovi, ktorý predloží notárom overenú kópiu preukazu občana s ťažkým zdravotným postihnutím s vyznačením, že ide o zrakovo alebo sluchovo postihnutú osobu, sa informácie poskytujú bezplatne aj v prípade, ak náklady spojené s vyhotovením kópie a odoslaním informácie spolu prekročia sumu ................€.

Spôsob úhrady:

- v hotovosti: vložením finančných prostriedkov do pokladnice ..... (určí sa interne)

- poštovou poukážkou

- bezhotovostne prevodom na účet IBAN .............. (určí sa interne)

 

                                                                                                    ..................................

                                                                                                          štatutárny orgán

 

Príloha č. 3 – vzor žiadosti o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám

 

                                   Žiadosť o poskytnutie informácie

  podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

                                                     

Názov a sídlo subjektu územnej samosprávy (povinná osoba):

Meno, priezvisko (názov organizácie) a adresa žiadateľa

Formulácia žiadosti o informáciu – požadovaný rozsah a zámer:

Požadovaný spôsob poskytnutia informácie:

 

V ................ dňa ...........