Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob v územnej samospráve

PhDr. Jozef Sýkora MBA

Vydané: 22 minút čítania

  • Vzor

Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob v územnej samospráve ......

Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob  je spracovaná na podmienky subjektu územnej samosprávy ...... (určí sa interne) v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a smernice č.  ....... o obehu účtovných dokladov (určí sa interne) s ohľadom na organizačný poriadok subjektu ....... účinný od  ..........           a v nadväznosti na opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022–36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie. 

Článok I

Pôsobnosť smernice a vymedzenie zásob

  1. Táto smernica určuje pravidlá a postup disponovania so zásobami a materiálom v rámci subjektu územnej samosprávy ............ (určí sa interne) ako účtovnej jednotky v sektore územnej samosprávy.  
  2. Účtovná jednotka pri vedení účtovníctva využíva programové vybavenie ............ (uvedie sa bližšia špecifikácia podľa vlastných reálií). Programové vybavenie zahŕňa aj moduly, a to ........... a ............, za ktoré zodpovedá úsek/oddelenie ........ (určí sa interne). Zamestnanec, ktorý zodpovedá za zverené skladové zásoby, má riadne podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti.

 

  1. Orgán územnej samosprávy ............. (určí sa interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.
  2. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania s majetkom, zásobami a materiálom podľa dohody o hmotnej zodpovednosti či spoločnej dohody o hmotnej zodpovednosti podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a interných aktov.
  3. Za zásoby sú v podmienkach nášho subjektu územnej samosprávy ............ ( určí sa interne) i organizačných zložiek považované:

a) materiál

Materiálom sa rozumejú spravidla kancelárske potreby, tlačiarenské materiály, knihy a tlačoviny, brožúry a zborníky, drobné reklamné predmety, materiál zabezpečujúci drobné opravy budovy, pohonné hmoty, obaly, ochranné pracovné prostriedky, drobný dlhodobý hmotný majetok v ocenení do ........... eur (určí sa interne v tejto časti alebo v prílohovej časti smernice), o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom.

b) nedokončená výroba

Nedokončenou výrobou sú produkty, ktoré už prešli jedným alebo niekoľkými výrobnými stupňami v organizačnej zložke/úseku ..... (ak je to relevantné).

c) polotovary vlastnej výroby

Polotovarmi vlastnej výroby sú oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a musia sa dokončiť alebo skompletizovať do finálnych výrobkov spôsobom .......... (presné vymedzenie polotovarov vlastnej výroby v účtovnej jednotke).

d) tovar

Tovarom je všetko, čo účtovná jednotka nakupuje za účelom predaja. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastnej predajne ( upraví sa podľa vlastných reálií a relevancií).

Pozn. autora : Zásady pre postup evidovania zásob si účtovná jednotka stanoví v tejto smernici. Tu si určí aj spôsob, ako bude účtovať o oceňovacích rozdieloch a akú formu oceňovania zásob pri úbytku použije.

Článok II

Postup pri disponovaní s materiálom a skladovými zásobami, oceňovanie zásob

1.  Materiál charakteru drobného majetku je/nie je (určí sa interne) účtovaný na podsúvahových účtoch, alebo evidovaný v operatívnej evidencii, sa účtuje na sklad zásob na základe príjemky a výdajky, ktorú vystavuje zodpovedný zamestnanec skladu. V prípadoch, keď je materiál ihneď po obstaraní spotrebovávaný alebo začne jeho užívanie skôr ako by sa dostal na skladové miesto a bolo by len formálne jeho naskladnenie (vystavením príjemky) a vyskladnenie (vystavením výdajky), sa môže účtovať priamo do spotreby. O tom s ohľadom na prevádzkové potreby subjektu rozhodne a za to zodpovedá ........ (zodpovedný zamestnanec alebo príslušná organizačná zložka alebo úsek, či oddelenie subjektu, štatutárny orgán alebo vedúci zamestnanec) pri likvidácii dokladu k nákupu materiálu. Nákup a výdaj ochranných pracovných pomôcok zabezpečuje podľa požiadaviek organizačných zložiek  zamestnanec skladu  materiálových zásob so súhlasom ......... (určí sa interne).

 

2.  V skladoch prebieha spracovanie automatizovanou formou .......  alebo spôsobom (určí sa interne). Príjemku na sklad vystavuje zodpovedný skladník  ......... a prikladá ju k faktúre, ktoré spracuje oddelenie ............ (určí sa interne) ako obstaranie tovaru, resp. materiálu. Zodpovední zamestnanci po ukončení mesiaca vykonajú uzávierku a integráciu údajov prideleného skladu do účtovníctva, kde podľa príslušných kódov prebehne automatická účtovná predkontácia. Súčasťou týchto podkladov v prípade výdaja drobného hmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii, je aj jedno z originálnych vyhotovení výdajky, na základe ktorého oddelenie/úsek alebo zamestnanec agendy/evidencie majetku následne tento majetok zaeviduje a uvedie na výdajke inventárne číslo, pod ktorým bude evidovaný. Príjemky sa vyhotovujú minimálne v ......... vyhotoveniach.

3.  Minimálne jedno vyhotovenie príjemky zostáva evidované ........... spôsobom ......... na (aj z dôvodu archivácie) a druhé sa dostáva do účtovníctva spolu s faktúrou alebo pokladničným dokladom. Doklady, ktoré pôsobia na zmenu stavu zásob z dôvodu vyradenia pre ich neupotrebiteľnosť (predaj, znehodnotenie, zmeny v množstve alebo v cenách) musia byť doložené vždy písomnou formou a ich originály s potrebnými prílohami a podpismi splnomocnených osôb sa musia odovzdať oddeleniu ....... (určí sa interne).

4. Zásoby sa oceňujú podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov nasledovne:

a)     vyskladnené zásoby oceňuje účtovná jednotka v cenách, v ktorých sa zásoby oceňujú na sklade,

b)     nevyfakturované dodávky zásob sa ocenia podľa zmluvy alebo odhadu,

c)     zásoby nadobudnuté bezodplatne a nájdené prebytky zásob, odpad a zvyškové produkty vrátené z výroby alebo inej činnosti sa reálnou hodnotou,

d)     zásoby vytvorené vlastnou činnosťou sa oceňujú priamymi nákladmi na ne vynaloženými alebo aj časťou nepriamych nákladov, ktorá sa k tejto činnosti vzťahuje,

e)     ak má účtovná jednotka vnútorný predpis na prirodzené úbytky zásob pre príslušné účtovné obdobie, účtujú sa úbytky zásob priamo do spotreby. Ak má účtovná jednotka vnútorný predpis o druhoch materiálu účtovaných priamo do spotreby, účtuje sa takýto materiál do spotreby, bez jeho zaúčtovania na sklad,

f)      súčasťou obstarávacej ceny zásob sú skontá, rabaty, bonusy, dobropisy a ostatné zľavy z ceny, pričom pôvodná obstarávacia cena sa o tieto položky znižuje.

Pozn. autora k tejto časti smernice v oblasti oceňovania zásob: V praxi môžeme použiť viacero spôsobov účtovania, aby sme splnili požiadavku oceňovania zásob. Pri úbytku zásob rovnakého druhu používame:

a)     vážený aritmetický priemer (prepočítaný minimálne raz za mesiac), alebo

b)     metódu FIFO (prvá cena ocenenia prírastku zásob sa použije ako prvá cena pri úbytku).

5.  Oceňovanie zásob na sklade skutočnými obstarávacími nákladmi – t. j. cena obstarania plus všetky náklady, ktoré súvisia s obstaraním. Oceňovanie zásob na sklade v cene obstarania, pričom je nutné analytické členenie účtov na dva analytické účty:

a)     zásoby v cene obstarania a

b)     skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám.

  1. Úbytok zásob rovnakého druhu sa účtuje v ocenení cenou zistenou váženým aritmetickým priemerom z obstarávacích cien alebo vlastných nákladov alebo tak, že prvá cena na ocenenie prírastku zásob sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku zásob. Vážený aritmetický priemer sa počíta najmenej raz za mesiac. Na spôsob oceňovania zásob sa uplatní vnútorný predpis účtovnej jednotky upravujúci spôsob oceňovania zásob.
  1. Obstarávaciu cenu zásob je možné na analytických účtoch rozdeliť na cenu, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním alebo na vopred určenú cenu, za ktorú sa majetok obstará a odchýlku od skutočnej ceny, za ktorú sa majetok obstaral a náklady súvisiace s obstaraním. Pri vyskladnení zásob sa náklady alebo odchýlky podľa prvej vety rozpúšťajú spôsobom uvedeným vo vnútornom predpise účtovnej jednotky.
  1.  Pevná cena obstarania môže byť stanovená vnútorným predpisom v prípade materiálu, alebo v prípade tovaru na predajni to môže byť predajná cena tovaru. V takomto prípade je potrebné viesť tri analytické účty:

a)     plánovaná cena (vnútroorganizačná skladová, resp. predajná cena) –– úbytky zásob sú v plánovaných skladových, resp. predajných cenách),

b)     cenová odchýlka k zásobám – rozdiel medzi skutočnou cenou obstarania a pevnou skladovou cenou, pričom:

-       ak je skutočná cena obstarania vyššia, rozdiel ceny sa zaúčtuje na ťarchu tohto analytického účtu,

-       ak je skutočná cena obstarania nižšia, rozdiel ceny sa zaúčtuje v prospech tohto analytického účtu.

-       skutočné vedľajšie obstarávacie náklady k zásobám.

  1. Pri úbytkoch zásob na analytickom účte v cene obstarania je potrebné zaúčtovať do nákladov príslušný podiel skutočných vedľajších obstarávacích nákladov vypočítaný percentom.
  1. V prípade, že účtujeme o zásobách na analytických účtoch spôsobom evidencie zásob v cene obstarania a evidencie skutočne vedľajších obstarávacích nákladoch, resp. o cenovej odchýlke k zásobám, potom pri vyskladnení zásob za určité obdobie účtujeme aj o znížení skutočne vedľajších obstarávacích nákladov

 Článok III

Účtovanie zásob a skladová evidencia

  1. Subjekt územnej samosprávy ...........  účtuje o zásobách spôsobom A nasledovne:

a)     V priebehu účtovného obdobia účtovná jednotka účtuje o nakupovaných zásobách na kalkulačných účtoch 111 –– Obstaranie materiálu alebo 131 –– Obstaranie tovaru, na ktorých sa zachytávajú všetky zložky obstarávacej ceny (cena obstarania + vedľajšie náklady ako clo, preprava...) nakupovaných zásob so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch.

b)     Nákup materiálu sa môže účtovať priamo na účet 112 –– Materiál na sklade; vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob, sa aktivujú; aktivácia materiálu a služieb sa účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 62 –– Aktivácia a na ťarchu príslušných účtov zásob.

c)     Spotrebu materiálu účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu 501 –– Spotreba materiálu. Predaj nepotrebného materiálu účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu 554 –– Predaný materiál. Pri predaji tovaru sa hodnota predaného tovaru účtuje na ťarchu účtu 504 –– Predaný tovar.

d)     Pri uzávierkových operáciách sa vzniknutý inventarizačný rozdiel účtuje na ťarchu účtu 548 –– Manká a škody,  alebo ak ide o inventarizačný rozdiel do výšky stanovenej vnútorným predpisom o prirodzených úbytkoch (príloha č. 1), účtuje sa na ťarchu účtu 501 –– Spotreba materiálu. Pri prebytku zásob sa účtuje v prospech účtu 649 –– Iné ostatné výnosy, alebo v prospech účtov účtovej skupiny 50 –– Spotrebované nákupy, ak je dokázaný vzniknutý prebytok chybným účtovaním do nákladov v tom istom účtovnom období.

 

  1. Zásoby vlastnej výroby účtovná jednotka účtuje nasledovne:

a)     v priebehu účtovného obdobia sa prírastky zásob ocenené vlastnými nákladmi zaúčtujú na ťarchu príslušného účtu účtovej skupiny 12 –– Zásoby vlastnej výroby so súvzťažným zápisom v prospech účtov účtovej skupiny 61 –– Zmena stavu vlastnej výroby,

b)     vyskladnenie zásob sa účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 –– Zmena stavu vlastnej výroby a v prospech príslušných účtov účtovej skupiny 12 –– Zásoby vlastnej výroby,

c)     pri uzavieraní účtovných kníh sa inventarizačný rozdiel účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 –– Zmena stavu vlastnej výroby, ak ide o inventarizačný rozdiel do výšky stanovenej vnútorným predpisom prirodzených úbytkov; a na ťarchu účtu 548 –– Manká a škody, ak ide o inventarizačný rozdiel nad výšku/limit  ....... (vhodné určiť stanovenú výšku alebo percento v tejto časti alebo v prílohovej časti č. 1). Prebytok zásob sa účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 61 –– Zmena stavu vlastnej výroby.

  1. Pri nakupovaných zásobách účtuje účtovná jednotka prevzatie materiálu a tovaru na sklad v obstarávacích cenách. Pri zásobách vlastnej výroby účtuje prevzatie na sklad vo vlastných nákladoch účtovným zápisom na ťarchu účtu 112 –– Materiál na sklade alebo 132 – Tovar na sklade a v prospech účtu 111 – Obstaranie materiálu alebo 131 – Obstaranie tovaru.

alebo

Účtovná jednotka účtuje o zásobách spôsobom B. Skladová evidencia zásob pri ich účtovaní spôsobom B je prvotná.

Nakupované zásoby účtovná jednotka účtuje nasledovne:

a)   v priebehu účtovného obdobia sa zložky obstarávacej ceny (cena obstarania + vedľajšie náklady ako clo, preprava...) nakupovaných zásob účtujú na ťarchu účtov účtovnej skupiny 50 – Spotrebované nákupy so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch. Vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob, účtovná jednotka aktivuje. Aktiváciu materiálu, služieb a tovaru účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy súvzťažne s príslušným účtom účtovej skupiny 62 – Aktivácia;

 

b)   pri uzávierkových operáciách sa začiatočný stav účtu 112 – Materiál na sklade a 132 – Tovar na sklade účtuje na ťarchu účtu 501 – Spotreba materiálu a 504 – Predaný tovar; stav zásob podľa skladovej evidencie sa účtuje pri materiály na ťarchu účtu 112 – Materiál na sklade súvzťažne s účtom 501 – Spotreba materiálu. Inventarizačný rozdiel nad stanovené prirodzené úbytky účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu 548 – Manká a škody a v prospech príslušného účtu zásob; prebytok zásob účtovná jednotka účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 61 – Zmena stavu vlastnej výroby, alebo v prospech účtu účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy, a na ťarchu príslušného účtu zásob.

Zásoby vlastnej výroby účtovná jednotka účtuje nasledovne:

a)     v priebehu účtovného obdobia sa na účtoch v účtovej skupine 12 – Zásoby vlastnej výroby neúčtuje a vynaložené náklady na výrobu sa účtujú na príslušných účtoch účtovej triedy 5 – Náklady,

b)     pri uzavieraní účtovných kníh sa začiatočné stavy zásob účtované na príslušných účtoch účtovej skupiny 12 – Zásoby vlastnej výroby účtujú na ťarchu účtov účtovej skupiny 61 – Zmena stavu vlastnej výroby; stav zásob zistený podľa inventarizácie sa účtuje na ťarchu príslušných účtov účtovej skupiny 12 – Zásoby vlastnej výroby a v prospech účtov účtovej skupiny 61 – Zmena stavu vlastnej výroby; inventarizačný rozdiel nad stanovené prirodzené úbytky sa účtuje na ťarchu účtu 548 – Manká a škody; prebytok zásob sa účtuje súvzťažne s príslušnými účtami účtovej skupiny 61 – Zmena stavu vlastnej výroby.

  1. Skladová evidencia sa vedie tak, aby bolo možné zistiť a preukázať stav zásob a zložky obstarávacej ceny v priebehu účtovného obdobia zásob (na skladových kartách, v dátových súboroch počítača a pod.) Pri uzavieraní účtovných kníh zásoby na ceste účtovná jednotka účtuje na ťarchu účtu 119 – Materiál na ceste alebo 139 – Tovar na ceste. Nevyfakturované dodávky sa účtujú v prospech účtu 389 – Odhadné účty pasívne.

 

  1. Skladová evidencia sa vykonáva spôsobom .............. cez programové vybavenie/softvér .........  (určí  sa interne).
  2. Ako dlhodobý majetok sa neúčtujeme v našom subjekte:

a)     drobný nehmotný majetok, ktorý podľa tejto smernice nie je dlhodobým nehmotným majetkom  .................. (určí sa interne),  ktorý sa účtuje pri obstaraní na ťarchu účtu 518 – Ostatné služby a

b)     drobný hmotný majetok, ktorý podľa tejto smernice nie je dlhodobým hmotným majetkom.................. (určí sa interne) a ktorý sa účtuje ako zásoby.

Článok IV

Druhy zásob účtovaných priamo do spotreby, druhy zásob a povinnosti zamestnancov

  1. Priamo do spotreby účtuje účtovná jednotka drobný nákup do ...... eur za jednotkovú cenu nakúpeného materiálu (alebo sa uvedie zoznam zásob, určí sa interne):

a)     kancelárske potreby a materiál, papier, náplne do tlačiarne,

b)     drobný dlhodobý hmotný majetok zaradený pri obstaraní priamo do používania po predchádzajúcom zaevidovaní v operatívnej evidencii,

c)     materiál na balenie tovaru (napríklad PVC tašky, obaly a vrecká),

d)     propagačný materiál a materiál na reprezentáciu subjektu územnej samosprávy,

e)     čistiace, hygienické a dezinfekčné prostriedky,

f)      režijný materiál použitý na opravy a údržbu majetku účtovnej jednotky,

g)     predlžovacie šnúry, vstupy do elektronických zariadení, USB, pamätové média,

h)     odborná literatúra, knihy, noviny a ostatné tlačoviny,

i)      dary, darčekové predmety a drobné suveníry pre návštevy,

j)      pohonné hmoty a tiež

k)     osobné ochranné pracovné prostriedky a protipožiarne prostriedky a odevy.

 

  1. Vnútropodnikové faktúry sa vyhotovujú zamestnancom/úsekom .......... (určí sa interne), tieto majú samostatný rad číslovania. Po ukončení mesiaca sa odovzdávajú oddeleniu ........ (určí sa interne) na kontrolu a archivovanie. Automatizovaným prevodom sa údaje prenášajú do účtovníctva. Pri likvidácii vnútropodnikových faktúr sa uvedie inventárne číslo, pod ktorým bude tento majetok evidovaný.
  1. V rámci dlhodobého hmotného a nehmotného majetku obstarávaného z kapitálových zdrojov vypracúva oddelenie ....... (určí sa interne) Zápis o prevzatí a zaradení, na ktorom oddelenie evidencie majetku uvedie inventárne číslo, pod ktorým bude majetok evidovaný (odporúčam uviesť vzor zápisu do prílohy k smernici alebo s odkazom na smernicu o majetku).
  1. Vyradenie majetku z evidencie sa účtuje na základe zápisníc o vyradení, ktoré podpisujú príslušné vyraďovacie komisie (spravidla menované na základe smernice/príkazu štatutára .....) a predkladajú štatutárnemu orgánu ............ na rozhodnutie o neupotrebiteľnosti a prebytočnosti majetku ( rozhodnutie sa riadne overí základnou finančnou kontrolou).
  1. Platobné poukazy vystavované za plnenia na základe nefakturovaných zmlúv, dohôd a pri iných dokladov v súvislosti s úhradami rôznych nákladov za služby, nájomné, poistné motorových vozidiel, dane z nehnuteľností, cla, poplatkov a pod. musia byť predložené vrátane podkladov (zmluvy, objednávky, doklady k súvisiacim peňažným a nepeňažným odplatám a podobne), oddeleniu/zamestnancovi ........... (určí sa interne) na úhradu najneskôr do  ......... (pozn.: určí sa interne) pracovných dní pred splatnosťou.
  1. Oddelenie/úsek alebo zamestnanec učtárne kontroluje formálne náležitosti a správnosť predložených dokladov na úhradu a účtovanie. Po vykonaní všetkých účtovných operácií za príslušný mesiac vyhotoví výkazy s kumulatívnymi údajmi hospodárskeho výsledku od začiatku roka (mesačná uzávierka).
  1. Vedúci zamestnanci jednotlivých oddelení alebo úsekov ........ prekontrolujú reporty a nahlásia prípadné pripomienky alebo opravy k výsledkom hospodárenia spôsobom ........... ( určí sa interne), čo nahlásia bezodkladne osobe/štatutárovi/spoločnému vedúcemu zamestnancovi ........... ( určí sa interne). Prípadné preúčtovania budú zapracované v nasledujúcej mesačnej uzávierke.

 

Článok V

Evidencia zásob a ich obeh

  1. Skladovú evidenciu vedie účtovná jednotka prostredníctvom programového vybavenia ........... (ručne) na skladových kartách (podľa druhu skladovanej zásoby). Pohyby zásob na skladových kartách sa uskutočňujú na základe príjemky, resp. výdajky skladovanej zásoby so súhlasom povereného (zodpovedného) zamestnanca. Vždy vykonáva v našom subjekte (ako aj organizačných zložkách, ak je to relevantné) pred podpísaním žiadanky základná finančná kontrola podľa smernice č. ..... zo dňa ...... o finančnej kontrole ( určí sa interne).

 

  1. Zamestnanci manipulujúci so zásobami majú hmotnú zodpovednosť za skladované zásoby. Tieto sú dodatkom k ich pracovným zmluvám. O pohybe a stave zásob (príjem a výdaj) v  sklade sa vedie evidencia, ktorá sa pravidelne mesačne zúčtováva v odbyte a zaúčtovaná v evidencii subjektu .......... spôsobom ........ ( určí sa interne).

Pozn. autora: Subjekt územnej samosprávy si môže upraviť skladové zásoby, ich obeh a stanovenie mánk touto internou smernicou alebo príkazom štatutárneho orgánu, prípadne prostredníctvom prílohovej časti k tejto smernici.

 

Článok VI

Inventarizácia zásob, účtovanie rozdielov

  1. Inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov je riešená osobitnou smernicou ........ ( určí sa interne) alebo príkazom štatutárneho orgánu ............. ( určí sa interne). 

 

  1. Súvisiacim účtovným dokladom je inventarizačný zápis, prípadne zápisnica z rokovania inventarizačnej komisie alebo ústrednej inventarizačnej komisie, pričom pri inventarizovaní sa postupuje podľa interných aktov riadenia, podľa predošlého ods. 1 a zákona                          č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

 

  1. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, musí preukázať stav zásob údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.

 

  1. Inventarizačnými rozdielmi môžu byť:

a)     manko, škoda, o ktorých účtovná jednotka účtuje na účte 548 – Manká a škody alebo

b)     prebytok, ktorý je súčasťou mimoriadnych výnosov na účte 649.

 

Článok VII

Záverečné ustanovenia, účinnosť

  1. Táto smernica je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností podľa zákona                               č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov (novelizovaný zákon od 1. novembra 2023).

 

  1. Všetci zamestnanci účtovnej jednotky, ktorí vykonávajú činnosti v tejto smernici popísané, sú povinní dodržiavať ustanovenia tejto smernice a smernice o obehu účtovných dokladov (smernica č. ....... zo dňa ........) alebo smernice o účtovníctve – upraví sa interne.

 

  1. Príloha č. 1 k tejto mernici je vzor pre stanovenie výšky prirodzeného úbytku zásob a prílohou č. k je vzor dohody o hmotnej zodpovednosti.

 

  1. Táto smernica zároveň ruší pôvodnú smernicu č. ......... zo dňa .......... o evidovaní zásob ...... ( určí sa interne, ak je to relevantné).

 

  1. Smernica je účinná od ...... 20xx.

 

                                                                                         .........................................

štatutárny orgán –  starosta, primátor alebo riaditeľ

 

 

Príloha č. 1: Stanovenie výšky prirodzeného úbytku zásob

 

Stanovenie výšky

 prirodzených úbytkov zásob v subjekte ......

Úsek/organizačná zložka subjektu územnej samosprávy ....

Druh zásoby

Stanovenie limitu prirodzených úbytkov

Poznámky

 

 

    napr. do 5 %

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Príloha č. 2: Dohoda o hmotnej zodpovednosti – skladové zásoby, materiál

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

uzatvorená podľa § 182 zákona č. 311/2001 Z. z.  Zákonník práce v znení neskorších predpisov medzi

zamestnávateľom:

názov: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . .
sídlo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . .
IČO: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
zapísaný v registri Okresného súdu: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
zastúpený: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ďalej len „zamestnávateľ“

a

zamestnancom:

meno a priezvisko: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
bytom: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . .
dátum narodenia: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
číslo OP: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
št. príslušnosť: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . .

ďalej len „zamestnanec“

 I.
Predmet dohody

  1. Zamestnanec vykonáva odo dňa nástupu ............... pre zamestnávateľa prácu na pracovnej pozícii ......................... v oblasti skladových zásob ........... a ................ .
  2. Na základe tejto dohody zamestnanec preberá hmotnú zodpovednosť za hotovosti, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty určené na obeh alebo obrat, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať v zmysle ustanovenia § 182 a nasl. zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.

 II.
Práva a povinnosti zmluvných strán

  1. Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že zamestnanec preberá hmotnú zodpovednosť za hodnoty, ktoré prevzal podľa inventárneho zoznamu zo dňa........... . (odporúčam uviesť ako prílohu k tejto dohode o hmotnej zodpovednosti).
  2. Zamestnanec ďalej zodpovedá aj za nasledujúce zásoby/sklady ............ (určí sa interne).
  3. Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že na základe tejto dohody o hmotnej zodpovednosti bude zamestnanec zodpovedať aj za skladové hodnoty, ktoré mu budú zverené na vyúčtovanie počas trvania pracovného pomeru.
  4. Inventarizácia hodnôt zverených na vyúčtovanie musí byť vykonaná ku dňu podpísania tejto dohody, v budúcnosti aj v nasledovných prípadoch:

a)     pri zániku tejto dohody o hmotnej zodpovednosti,

b)     pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu,

c)     pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo iné pracovisko.

 

  1. Zamestnanec zodpovedá za rozdiel na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať, ak nepreukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia. Zamestnávateľ sa zaväzuje zabezpečovať zamestnancovi podmienky pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou zamestnanca. V prípade, že zamestnanec zistí, že nemá potrebné podmienky pre riadny výkon práce spojenej s hmotnou zodpovednosťou, je povinný tieto nedostatky zamestnávateľovi ihneď oznámiť.

III.
Záverečné ustanovenia

  1. Táto dohoda nadobúda platnosť a účinnosť dňom jej podpisu oboma zmluvnými stranami. Táto dohoda o hmotnej zodpovednosti zaniká dňom skončenia pracovného pomeru alebo dňom odstúpenia od tejto dohody.
  2. Dohoda je vyhotovená vo dvoch vyhotoveniach, pričom každé vyhotovenie má platnosť originálu. Pre každú zmluvnú stranu tejto dohody je spracované jedno jej vyhotovenie.
  3. Túto dohodu je možné meniť a dopĺňať len formou písomných dodatkov. V otázkach touto dohodou neupravených sa použijú subsidiárne ustanovenia zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
  4. Zmluvné strany si dohodu prečítali, jej obsahu, právam a povinnostiam z nej vyplývajúcim porozumeli, pričom na znak súhlasu s jej obsahom a so skutočnosťou, že dohodu neuzavreli v tiesni, pod nátlakom, ju vlastnoručne podpisujú.

Zodpovedný zamestnanec za overenie finančnej operácie

vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať

(uvedie sa meno, priezvisko zamestnanca)

Dátum:

Podpis:

Zodpovedný vedúci zamestnanec za overenie/štatutár

finančnú operáciu je/nie je možné vykonať

(uvedie sa meno, priezvisko vedúceho zamestnanca/štatutára)

Dátum:

Podpis:

V ........................... dňa ...............

 

.............................................                                                           ...............................................

             zamestnanec                                                                                   zamestnávateľ