Smernica o nahliadaní do osobného spisu zamestnanca

Článok 1

Predmet úpravy

1. Podľa § 75 ods. 1 poslednej vety zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov „Zamestnanec má právo nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie.“
2. Táto smernica upravuje:

a)           proces nahliadania zamestnanca do jeho osobného spisu u prevádzkovateľa,

b)           proces vyhotovovania výpisov, odpisov a fotokópií zamestnancom z jeho osobného spisu u prevádzkovateľa.

Článok 2

Pojmy

1. Prevádzkovateľ – Zamestnávateľ: ................................................................. (obchodné meno/názov, sídlo, IČO)..
2. Zákonník práce – zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
3. Nariadenie GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES.
4. Poverená osoba – osoba, ktorá má z titulu svojej pracovnej náplne, funkcie, postavenia právo na prístup k osobným údajom.
5. Osobné údaje –ako ich definuje čl. 4 ods. 1 nariadenia GDPR, čiže „akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby“.
6. Osobný spis – všetky písomnosti týkajúce sa pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca, ktoré sa zakladajú do jeho osobného spisu.
7. Zodpovedná osoba – osoba poverená funkciou zodpovednej osoby podľa čl. 37 nariadenia GDPR.[1]

Článok 3

Osobný spis

1. Osobný spis zamestnanca vedie a uchováva personalista v písomnej podobe.
2. Osobný spis obsahuje dokumenty a osobné údaje zamestnanca, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich z pracovnoprávneho vzťahu.
3. Po skončení pracovnoprávneho vzťahu personalista uchováva osobný spis zamestnanca po dobu určenú v osobitnom internom predpise, ktorým je registratúrny poriadok a registratúrny plán.

Článok 4

Poskytovanie údajov z osobného spisu zamestnanca

1. Personalista poskytne zamestnancovi na jeho žiadosť písomnosti, ktoré sú uložené v jeho osobnom spise, a umožní mu robiť si z nich výpisy, odpisy a fotokópie.
2. Žiadosť o nahliadnutie do spisu predkladá zamestnanec vedeniu zamestnávateľa alebo personalistovi. Vzor žiadosti je ako príloha č. 1 súčasťou tejto smernice. Personalista umožní zamestnancovi nahliadnutie v lehote najneskôr do 30 dní od podania žiadosti.
3. Nahliadnutie do osobného spisu zamestnanca, vyhotovovanie výpisov, odpisov a fotokópií sa realizuje za účasti personalistu, ktorý o tom spíše záznam. Vzor záznamu je ako príloha č. 2 súčasťou tejto smernice.
4. Nahliadnutie do osobného spisu zamestnanca, vyhotovovanie výpisov, odpisov a fotokópií zamestnancom je bezodplatné.
5. Žiadosti o nahliadnutie do osobného spisu zamestnanca, vyhotovovanie výpisov, odpisov a fotokópií, ako aj záznamy o uvedenom sa ukladajú u personalistu po celú dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu.
6. Personalista môže poskytovať informácie o zamestnancovi, iba ak to ustanovuje osobitný predpis. Pred poskytnutím informácie, podľa predchádzajúcej vety, informuje personalista o zamýšľanom poskytnutí informácií vedenie zamestnávateľa a zodpovednú osobu, ak bola u zamestnávateľa taká osoba určená a poverená.
7. Žiadosti zamestnancov vedúce k realizácii ich práv ako dotknutých osôb podľa čl. 12 a nasl. nariadenia GDPR sa realizujú podľa osobitnej internej smernice prevádzkovateľa.

Článok 5

Spoločné, prechodné a záverečné ustanovenia

1. Táto smernica nadobúda účinnosť dňa .......................
2. Táto smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov prevádzkovateľa a iné poverené osoby.
3. Prevádzkovateľ je povinný poučiť zamestnancov a poverené osoby o obsahu tejto smernice.

V ........................ dňa ........................

............................................................

   prevádzkovateľ – zamestnávateľ

Príloha č. 1:

Žiadosť zamestnanca o nahliadnutie do jeho osobného spisu,

vyhotovovanie výpisov, odpisov a fotokópií z osobného spisu

v zmysle § 75 ods. 1 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce

v znení neskorších predpisov

Adresát (prevádzkovateľ):

Obchodné meno/názov:

Sídlo:

Žiadateľ (zamestnanec):

Titul:               

Meno:                                     

Priezvisko:

Adresa:                                                          

E-mailová adresa:

VEC:           Žiadosť o  nahliadanie do osobného spisu a možnosť vyhotovovať si z neho výpisy, odpisy a fotokópie

Žiadam o možnosť nahliadania do môjho osobného spisu a možnosť vyhotovovať si z neho výpisy, odpisy a fotokópie.

.........................., dňa ...................

      ................................................

                                                                                                   podpis žiadateľa – zamestnanca

Príloha č. 2:

ZÁZNAM O NAHLIADNUTÍ

DO OSOBNÉHO SPISU ZAMESTNANCA

V ......................... dňa ...........................

................................................

                                                                                            podpis zamestnanca – personalistu