Smernica o zabezpečení autoprevádzky

Smernica č. .... o zabezpečení autoprevádzky

Článok 1

Zodpovednosť za autoprevádzku

Za organizáciu a riadenie autoprevádzky v rámci subjektu verejnej správy ...... a organizačných zložiek (ďalej vo vzorovej smernici „úrad“) zodpovedá v rámci svojej pôsobnosti štatutár ........, respektíve riaditeľ alebo vedúci zamestnanec ....... príslušnej organizačnej zložky.

Článok 2

Spôsob zabezpečenia prepravy

Preprava osôb a materiálu sa zabezpečuje služobnými motorovými vozidlami úradu (ďalej len „SMV“), vozidlami externých prepravcov a v mimoriadnych prípadoch aj súkromnými motorovými vozidlami.

Článok 3

Členenie SMV podľa oprávnenia

1. SMV z hľadiska oprávnenia príkazu sú referentské. 
2. Referentské SMV bez vodiča môžu používať zamestnanci úradu len na pracovné cesty za účelom plnenia služobných a pracovných úloh na území Slovenskej republiky a v zahraničí, a to na základe „Zmluvy o používaní SMV“ uvedenej v prílohe č. 1.

Článok 4

Referentské SMV

1. Referentské SMV sa prednostne prideľuje zamestnancovi úradu na zabezpečenie pravidelných prepravných potrieb úradu.
2. Referentské SMV môže používať pracovník úradu ako vodič na zabezpečenie nepravidelnej a neplánovanej prepravy. Použitie referentského SMV bez vodiča schvaľuje štatutár ..... alebo vedúci zamestnanec ........ (pozn.: určí sa interne). 
3. Pracovník môže použiť referentské SMV ako vodič na základe „Zmluvy o používaní SMV“ podľa prílohy č. 1. Pred uzatvorením tejto zmluvy zamestnanec musí:

a)     byť držiteľom vodičského preukazu požadovanej skupiny,

b)     absolvovať preškolenie a preskúšanie vodičov podľa osobitného predpisu raz za dva roky.

1. Vodič referentského SMV preberá a odovzdáva vozidlo poverenému zamestnancovi úradu formou „Protokolu o odovzdaní a prevzatí SMV“ podľa prílohy k tejto smernici a na základe schválenej „Žiadanky na prepravu“. V prípade potreby vodič preberie platobnú kartu na nákup pohonných látok a mazív (ďalej len „PHL“). Vodič je povinný viesť „Záznam o prevádzke SMV“ podľa prílohy k tejto smernici. 
2. Zamestnanci sú povinní využívať prepravu referentským SMV efektívne a ekonomicky. Používanie referentského SMV na súkromné účely je zakázané.
3. Vedenie referentských SMV rodinnými príslušníkmi zamestnancov je zakázané.
4. Štatutár alebo vedúci zamestnanec ........ môže povoliť v rámci svojej pôsobnosti uzatvorenie dohody o používaní SMV na súkromné účely, a to výlučne písomnou formou. Takéto poskytnutie SMV na súkromné účely sa definuje ako nepeňažný príjem zamestnanca.

Článok 5

Vedenie evidencie o autoprevádzke

1. „Žiadanka na prepravu“ sa predkladá najneskôr deň pred pracovnou cestou.
2. „Žiadanka na prepravu“ je súčasne príkazom na jazdu a musí byť vyplnená takto:

-       Do rubriky Mená cestujúcich žiadateľ uvedie mená všetkých cestujúcich, ktorí sa požadovanej prepravy zúčastnia.

-       V rubrike Odkiaľ – kam žiadateľ uvedie východiskové a konečné miesto požadovanej prepravy.

-       Rubrika Účel jazdy musí jednoznačne vyjadrovať zrejmý a overiteľný účel prepravy, nestačí uviesť len „Služobne“.

-       V rubrike Príkaz na jazdu vyplňuje riaditeľ meno vodiča, druh SMV a jeho evidenčné číslo (ŠPZ), ďalej svojím podpisom potvrdzuje, že SMV spĺňa požiadavky zákona č. 106/2018 Z. z. o prevádzke vozidiel v cestnej premávke a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p., že vodič je odborne i zdravotne spôsobilý na bezpečné vedenie SMV.

1. Vedúcim zamestnancom/zamestnancom organizačných zložiek schvaľuje žiadosť na použitie SMV riaditeľ. Vedúcim zamestnancom organizačných zložiek schvaľuje žiadosť na použitie SMV štatutár ..... .
2. Schválenú „Žiadanku na prepravu“ na použitie referentského SMV pracovník predkladá pri preberaní SMV. Po ukončení prepravy a odovzdaní SMV ju odovzdá spolu s vyúčtovaním cestovného príkazu zodpovednému zamestnancov (účtovník/ekonóm a podobne).
3. Vodič referentského SMV je povinný priebežne viesť evidenciu o každej jazde v „Zázname o prevádzke vozidla“ podľa prílohy č. 4, a to v celom predpísanom rozsahu. Jednotlivé jazdy musia byť v „Zázname o prevádzke vozidla“ rozpísané tak, aby bol jasný cieľ a čas vykonania cesty, t. j. presná hodina a minúta času odchodu, času zastavenia a času príchodu do cieľa. „Záznam o prevádzke vozidla“ môže byť nahradený dokladom o pohybe SMV, ktorý úradu poskytne poisťovateľ SMV.
4. „Záznam o prevádzke vozidla“ sa uzatvára vždy ku dňu ukončenia jazdy a odovzdania SMV a vždy k poslednému pracovnému dňu v mesiaci aj v tom prípade, ak je SMV napr. na zahraničnej pracovnej ceste na rozhraní dvoch mesiacov. Pri takejto pracovnej ceste je potrebné na nový mesiac vystaviť novú „Žiadanku na prepravu“.
5. Vodiči pridelených referentských SMV sú povinní do tretieho pracovného dňa v mesiaci odovzdať za predchádzajúci mesiac vyplnené všetky písomnosti: „Žiadanky na prepravu“, „Záznamy o prevádzke vozidla“, doklady o nákupoch PHL a vyplnený formulár „Vyúčtovanie spotreby PHL“ – podľa prílohovej časti k tejto smernici.

Článok 6

Nákup a normy spotreby PHL

1. Nákup PHL do SMV sa realizuje výhradne bezhotovostne platobnou kartou subjektu. V nevyhnutnom prípade možno nákup PHL uhradiť aj v hotovosti, pričom sa rešpektuje Smernica o obehu účtovných dokladov č. .... (určí sa interne).
2. Normy spotreby PHL SMV schvaľuje ...... . Pri stanovení normy spotreby PHL SMV sa vychádza z údajov uvedených v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze SMV. Za dodržanie normy spotreby PHL zodpovedá vodič SMV.

Článok 7

Použitie taxi služby, prostriedkov verejnej hromadnej prepravy a súkromných vozidiel na služobné účely

1. V mimoriadnych prípadoch, ak nie je možné použiť referentské SMV, môže zamestnanec požiadať o použitie taxi služby, prostriedku verejnej hromadnej dopravy alebo súkromného motorového vozidla na prepravu do/z miesta plnenia pracovných povinností do/z miesta bydliska. Náklady na použitie taxi služby alebo verejnej hromadnej dopravy budú zamestnancovi uhradené na základe schválenej žiadosti ....... alebo predloženého dokladu o úhrade prepravy .... (pozn.: faktúra/výdavkový pokladničný doklad, paragón, doklad z taxislužby, elektronický doklad zo zdieľanej prepravy a podobne).
2. Použitie súkromného motorového vozidla zamestnancom úradu na služobné účely schvaľuje vždy riaditeľ príslušnej organizačnej zložky.  Súkromné vozidlo použité na služobné účely musí byť havarijne poistené.

Článok 8

Parkovanie a garážovanie SMV

1. SMV mimo prevádzky musia byť zaparkované v garáži ....... alebo na vyhradených parkovacích miestach, a to .......  (pozn. autora: určí sa interne vo Vašej organizácii).
2. Počas pracovných ciest musia byť SMV zaparkované na zabezpečených, resp. vyhradených parkoviskách/parkovacích miestach.

Článok 9

Zásady bezpečnosti práce v autoprevádzke

1. Zásady bezpečnosti práce pri prevádzke cestných motorových vozidiel sú upravené v  osobitnom zákone a v súvisiacich právnych predpisoch.
2. Zamestnanci, ktorí majú v pracovnej náplni vedenie motorového vozidla, sa podrobujú pravidelným lekárskym prehliadkam a psychologickým vyšetreniam podľa osobitného zákona.
3. Zamestnanci úradu sú pri používaní a riadení SMV povinní dodržiavať zásady bezpečnosti práce pri prevádzke cestných motorových vozidiel. Pri dlhodobom vedení SMV sú vodiči povinní dodržiavať prestávky stanovené v príslušných právnych predpisoch.

Článok 10

Nakladanie s prebytočnými a neupotrebiteľnými SMV, vyraďovanie a nákup

1. Pri nakladaní s prebytočnými a neupotrebiteľnými SMV sa postupuje podľa osobitného zákona  (pozn. autora: v zmysle zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov, novela od 1. novembra 2023) a príslušného vnútorného predpisu o majetku/Zásad hospodárenia s majetkom obce/mesta/subjektu .... .
2. Vyraďovanie a nákup SMV sa riadi potrebami subjektu, respektíve organizačnej zložky a tiež  zákonom o verejnom obstarávaní a výškou schváleného finančného limitu, ako aj smernice o majetku č. .... .

Článok 11

Dopravné nehody

1. Povinnosti účastníkov dopravnej nehody upravujú príslušné právne predpisy.
2. V prípade poškodenia SMV je jeho vodič povinný:

a)     privolať bezodkladne políciu,

b)     na mieste nehody vyplniť tlačivo poisťovne „Záznam o dopravnej nehode“,

c)     o dopravnej nehode neodkladne informovať ........ alebo jeho zástupcu ...... .

1. V prípade krádeže SMV vodič musí neodkladne privolať políciu a informovať ...... alebo .........  (spravidla telefonicky) bezodkladne.
2. V prípade poškodenia/krádeže SMV úrad zabezpečí ďalšie úkony spojené s jeho opravou, likvidáciou poistnej udalosti v poisťovni a vyriešením zodpovednosti za škodu v určenej škodovej komisii (pozn. autora: určuje ju štatutár alebo vedúci zamestnanec predmetnej organizačnej zložky z vybraných aspoň troch zamestnancov podľa menovania štatutárom).

Článok 12

Záverečné ustanovenia

1. Táto smernica je platná a účinná pre všetkých zamestnancov ako aj organizačných zložiek subjektu .....  . Jej úpravy možno realizovať výlučne formou dodatku k smernici.
2. Prílohová časť obsahuje (pozn. autora: ako vzory do praxe – určia sa interne) žiadanku na prepravu, zmluvu o použití SMV, protokol o odovzdaní a knihu jázd. Dohodu o použití SMV na služobné účely si zostaví organizačná zložka samostatne.
3. Účinnosť smernice je stanovená od .......... 202x.

...................................

                                                                                                          štatutárny orgán  

 

Príloha č. 2 k smernici o zabezpečení autoprevádzky  –  Zmluva o používaní služobného motorového vozidla

ZMLUVA O POUŽÍVANÍ SLUŽOBNÉHO MOTOROVÉHO VOZIDLA

uzatvorená podľa § 51 a nasl. zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov

Zamestnávateľ: Subjekt  .........................

sídlo:          .............................
zastúpený:  .............................., štatutár
(ďalej len „úrad“)

Zamestnanec/pracovník úradu:
trvalé bydlisko:
číslo OP:
číslo vodičského oprávnenia:......................... (vydaného kým a kedy): ............................ dátum preškolenia vodiča: ......................................................

(ďalej len „zamestnanec“)
(ďalej spoločne len „zmluvné strany“).

Čl. I.

Predmet zmluvy

Zmluvné strany sa dohodli na uzavretí tejto Zmluvy o požívaní služobného motorového vozidla (ďalej len „zmluva“):

1. Predmetom tejto zmluvy je poskytnutie služobného motorového vozidla úradu (ďalej len „SMV“) zamestnancovi úradu podľa podmienok stanovených vnútorným predpisom úradu (Smernica o zabezpečení autoprevádzky ) na pracovnú cestu za účelom plnenia služobných alebo pracovných úloh na území Slovenskej republiky alebo v zahraničí.
2. Charakteristika SMV:

-       továrenská značka a typ:

-       evidenčné číslo (ŠPZ):

-       VIN:

-       HIM:

Čl. II.

Povinnosti zmluvných strán

1. Úrad sa zaväzuje:

a)     poskytnúť zamestnancovi SMV na pracovnú cestu, ak mu bolo použitie SMV povolené  v cestovnom príkaze;

b)     odovzdať zamestnancovi SMV v bezchybnom technickom stave, s predpísaným vybavením a platným zákonným poistením;

c)     oboznámiť zamestnanca so sprievodnou dokumentáciou pre používanie SMV;

d)     znášať všetky náklady na prevádzku a údržbu SMV, okrem škôd a ich náhrad, ktoré zamestnanec osobne spôsobil zavineným porušením povinností pri používaní SMV;

2. Zamestnanec je povinný:

a)     uzatvoriť hmotnú zodpovednosť za SMV, jeho výbavu a príslušenstvo, a to formou písomného „Protokolu o odovzdaní a prevzatí služobného motorového vozidla“, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou tejto zmluvy;

b)     odovzdať SMV zodpovednému zamestnancovi úradu ihneď po skončení pracovnej cesty, najneskôr ráno nasledujúceho pracovného dňa, a to v stave spôsobilom na riadne využívanie. Palivová nádrž SMV musí byť plná aspoň do polovice. Nedodržanie tejto povinnosti sa bude považovať za hrubé porušenie služobnej, resp. pracovnej disciplíny;

c)     po skončení cesty protokolárne odovzdať SMV zodpovednému zamestnancovi úradu
s uvedením technického stavu SMV, prevzatého a odovzdaného príslušenstva, vybavenia SMV a s údajmi o prevádzke (stav tachometra, stav pohonných látok v nádrži, zúčtovanie nákupu pohonných látok);

d)     používať SMV výlučne na služobné, resp. pracovné účely; nedodržanie tejto povinnosti sa bude považovať za hrubé porušenie služobnej, resp. pracovnej disciplíny;

e)     používať SMV v súlade s platnými právnymi predpismi pre cestnú dopravu a prevádzku motorových vozidiel; nedodržanie tejto povinnosti sa bude považovať za hrubé porušenie služobnej, resp. pracovnej disciplíny;

f)      neprenechávať SMV na použitie inej neoprávnenej osobe;

g)     používať SMV iba na účel, pre ktorý je technicky určené;

h)     evidovať všetky vykonané jazdy na predpísaných tlačivách (záznam o prevádzke vozidla), čerpanie pohonných látok doložiť dokladom o nákupe; nedodržanie tejto povinnosti sa bude považovať za hrubé porušenie služobnej, resp. pracovnej disciplíny;

i)      chrániť SMV pred poškodením, odcudzením a zničením;

j)      nahradiť škodu na SMV spôsobenú vlastným zavinením v zmysle platných právnych predpisov;

k)     hradiť z vlastných prostriedkov uložené pokuty za porušenie dopravných predpisov;

l)      hradiť z vlastných prostriedkov spotrebu pohonných látok nad normu stanovenú v čl. 2 ods. 2 tejto zmluvy;

m)   udržiavať SMV v dobrom technickom a vzhľadovom stave, vykonávať bežnú údržbu SMV, v prípade poruchy pristaviť SMV do opravovne;

n)     pri parkovaní zabezpečiť SMV proti odcudzeniu a poškodeniu prostriedkami, ktorými je SMV vybavené;

• o)     zúčastňovať sa predpísaných školení a lekárskych prehliadok, ktoré nariadi úrad;

p)     ihneď hlásiť úradu stratu spôsobilosti na riadenie motorového vozidla,

r)      ako vodič mať pri sebe počas jazdy SMV:

• platné doklady predpísané na vedenie motorového vozidla (vodičský preukaz, osvedčenie o evidencii vozidla, potvrdenie o uzavretí zmluvy o zákonnom poistení, doklad o vykonaní emisnej kontroly a osvedčenie zo STK). Súčasťou dokladov vodiča je aj preukaz o absolvovaní školenia pre prevádzku, údržbu a opravy vozidiel, osvedčenie o absolvovaní školenia o BOZP, príp. aj záver lekárskej prehliadky vodiča.
• schválenú „Žiadanku na prepravu", cestovný príkaz, ako aj záznam o prevádzke vozidla,vyplnený podľa predtlače údajmi zo schválenej „Žiadanky na prepravu“.

Čl. III.

Zodpovednosť zamestnanca za škodu na SMV

1. V súlade s §178 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov zamestnanec zodpovedá za všetky škody spôsobené v súvislosti s vedením SMV, ktoré vznikli jeho zavinením. Tejto zodpovednosti sa zamestnanec zbaví úplne, príp. čiastočne, ak preukáže, že škoda na SMV, jeho príslušenstve a vybavení vznikla úplne alebo čiastočnebez jeho zavinenia.
2. Zamestnanec zodpovedá za škodu spôsobenú najmä:

a)     preukázaným zavinením dopravnej nehody s účasťou SMV,

b)     zanedbaním údržby SMV,

c)     neodborným vykonaním bežných opráv, príp. prác súvisiacich so zabezpečením dobrého technického stavu SMV,

d)     stratou, poškodením, prípadne zničením protokolárne prevzatého vybavenia a príslušenstva SMV,

e)     akýmkoľvek iným konaním, alebo opomenutím, v dôsledku ktorého vznikla na SMV škoda.

1. Stanovenie výšky náhrady škody na SMV zo strany zamestnanca v prípade jeho   zodpovednosti alebo spoluzodpovednosti za ňu sa riadi príslušnými právnymi predpismi. Výška náhrady škody zamestnanca nie je obmedzená v prípade vzniku škody na SMV, za ktorú zodpovedá zamestnanec a ktorá vznikla pri neoprávnenom použití SMV na súkromné účely.

Čl. IV.

Záverečné ustanovenia

1. Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú.
2. Zmluvu možno zrušiť:

a)     písomnou dohodou zmluvných strán, a to aj bez uvedenia dôvodu,

b)     okamžitou výpoveďou zo strany úradu z dôvodu porušenia zmluvy.

1. Zmluva zaniká pri ukončení pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca s úradom.
2. Zmluvu možno meniť iba formou písomných a očíslovaných dodatkov.
3. Zmluvné strany vyhlasujú, že zmluvu prečítali a jej obsahu porozumeli, že zmluva bola uzatvorená slobodne, vážne, bez nátlaku a na znak súhlasu ju podpisujú.
4. Zmluva sa uzatvára v dvoch rovnopisoch, každá zmluvná strana dostane jedno vyhotovenie.
5. Zmluva nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jej zverejnení v Centrálnom registri zmlúv a riadne sa overí základnou finančnou kontrolou.

V .......................... dňa ...............

............................................                                                           ...........................................

        zamestnanec                                                                            zamestnávateľ

 

Príloha č. 3 k smernici o zabezpečení autoprevádzky – Protokol o odozvdaní a prevzatí motorového vozidla

Príloha k Zmluve č. .........

PROTOKOL

o odovzdaní a prevzatí služobného motorového vozidla

Článok I

Účel protokolu

Účelom tohto Protokolu je prevzatie služobného motorového vozidla, jeho výbavy a príslušenstva v zmysle čl. 2 a čl. 3 „Zmluvy o používaní služobného motorového vozidla“ na cesty za účelom plnenia služobných, resp. pracovných povinností zamestnanca.  Tento Protokol o odovzdaní a prevzatí služobného motorového vozidla (SMV)

Značka/druh vozidla:                                   Model:
Číslo karosérie (VIN):                                 Rok výroby:

Palivo: benzín/nafta

je neoddeliteľnou súčasťou uvedenej Zmluvy.

Výbava:

Rádio/DVD prehrávač: GPS:
Prehrávač/Display: Nabíjačka na mobil: Ďalšia výbava:

Dokumentácia:

Technický preukaz:
Karta na čerpanie PHL číslo:

Parkovacia karta číslo:

Poistná karta číslo:
Emisná karta číslo:

EČ:
Séria a číslo TP:
Stav tachometra :    km

Stav paliva v nádrži: litrov

Kľúče /ks/:

Stav a výbava vozidla – zoznam náradia a príslušenstvo (čo absentuje, to sa označí)

Kompletná sada náradia od výrobcu zloženie

Lekárnička
Trojuholník
Tlakomer

Príručný elektro-kompresor

Lano
Reflexná vesta
Kľúč na kolesá

Zdvihák
Žiarovky

Technický stav

Karoséria:
Motor:
Spojka:

Rýchlostná skriňa:

Brzdy:

Svetlá:
Lak:
PNEU/rozmer:
zimné/ks: stav:
letné/ks: stav:
rezerva /ks: stav:

Závady SMV: .....................................................................................................................................................

Odovzdávajúci aj preberajúci vyhlasujú, že tento protokol vypracovali spoločne, prečítali ho a jeho obsahu porozumeli. Na znak súhlasu tento protokol podpisujú, a to slobodne, vážne a bez nátlaku.

Protokol sa podpisuje v dvoch rovnopisoch, odovzdávajúci aj preberajúci dostane jedno vyhotovenie.

V Bratislave .............................

Odovzdávajúci: ....................................                                             

Preberajúci:       ....................................

 

Príloha č. 4 k smernici o zabezpečení autoprevádzky – Kniha jázd (stazka) 

 

Príloha č. 5 k smernici o zabezpečení autoprevádzky – Vzor vyúčtovania

Vyúčtovanie spotreby pohonných látok za obdobie od – do (deň, mesiac, rok) ...............................

Vozidlo (typ, EČ):               ...............................................................
Vodič (meno a priezvisko): ...............................................................
Organizačná zložka: ...............................................

Stanovená normovaná spotreba pohonných látok (PHL v litroch na 100 km), ktorá už zohľadňuje technický stav a vek vozidla:

LETO: mimo mesta:

ZIMA: mimo mesta:

Začiatočný stav tachometra (km):

Konečný stav tachometra (km) :

Ubehnuté celkom (km) :

v cene ........... €

• z toho mimo mesta (km):

Zostatok PHL z predchádzajúceho mesiaca (litrov):

Nakúpené PHL v danom mesiaci spolu (litrov):

• z toho kartou na čerpanie PHL (litrov):
• z toho v hotovosti (litrov):

Odhad zostatku PHL na konci daného mesiaca (litrov):

Vyhodnotenie spotreby PHL v danom mesiaci

Skutočná spotreba PHL v danom mesiaci (litrov): Normovaná spotreba PHL v danom mesiaci:

• spotreba PHL v meste (ubehnuté km x norma spotreby litrov/100 km)
• spotreba PHL mimo mesta (ubehnuté km x norma spotreby litrov/100 km)

normovaná spotreba PHL spolu (litrov)

Rozdiel: skutočná mínus normovaná spotreba = ....... litrov

Výsledok vyhodnotenia spotreby PHL v danom mesiaci:

• Rozdiel je kladné číslo: --> stanovená norma spotreby PHL bola dodržaná
• Rozdiel je záporné číslo: --> stanovená norma spotreby PHL nebola dodržaná

Vyúčtovanie predkladá (meno, priezvisko, dátum, podpis):

Vyúčtovanie skontroloval (meno, priezvisko, dátum, podpis):

Úhrada predpísaná vodičovi:  ............ EUR

Spotreba nad normu (litrov) x cena (€/liter) = ................ EUR

 

Schválil (meno, priezvisko, dátum, podpis): ..............   ........................