Smernica o preskúmavaní účtovných dokladov

Smernica č. ..../202x o preskúmavaní dokladov podľa postupov účtovania v subjekte .....

Smernica je vypracovaná v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zmysle opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (výlučne platné pre územnú samosprávu a účinné od 1. januára 2023).

Táto smernica nadväzuje tiež na ustanovenia § 6 ods. 4 a § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov a tiež zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

V oblasti nakladania s majetkom vyplýva zo zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov (toho času novelizovaný zákon s účinnosťou od 1. 11. 2023 aj vo vzťahu k zásadám hospodárenia s majetkom obce/mesta).

Článok 1

Úvodné ustanovenia

1. Táto smernica určuje princípy obehu účtovných a ďalších dokladov bezprostredne súvisiacich s preskúmavaním dokladov (ďalej v texte smernice len „doklady“) vo všetkých organizačných zložkách (ak ich máte interne v zmysle organizačnej štruktúry zriadené, pričom tak sú označené v texte ďalej) subjektu územnej samosprávy ...... (určí sa interne).
2. Orgán územnej samosprávy ............. (určí sa interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.
3. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania finančnými prostriedkami na bankových účtoch a podpisovania dokladov.

Článok 2

Vymedzenie pojmov a zásady preskúmavania v našom subjekte

1. Obehom účtovných dokladov sa rozumie ich vznik, postupné odovzdávanie, preskúmanie, schvaľovanie od okamihu ich vystavenia alebo doručenia, až po ich účtovanie a archiváciu.
2. Účelom tejto smernice je zabezpečiť plynulosť prác pri spracovávaní a zaúčtovaní všetkých účtovných dokladov tak, aby bola zabezpečená úplnosť, správnosť, preukázateľnosť, zrozumiteľnosť, trvalosť vykázania a použitia všetkých finančných prostriedkov nášho orgánu. Úlohou pri racionalizácii a zefektívňovaní tvorby a obehu dokladov v rámci ekonomicko- finančných procesov orgánu územnej samosprávy ........ (určí sa interne).
3. Náležitosti účtovného dokladu sa môžu umiestniť aj na iných než účtovných písomnostiach, ktoré sa uschovávajú po rovnakú dobu ako účtovný doklad. Účtovné doklady zodpovední zamestnanci vyhotovujú bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu a tiež zrozumiteľnosť obsahu.
4. Účtovné doklady sa preskúmavajú zásadne pred ich zaúčtovaním. Účtovné doklady a ďalšie doklady bezprostredne súvisiace s obehom účtovných dokladov sa preskúmavajú z hľadiska:

a)    vecného

Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť a súlad obsahu účtových dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jej súlad s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných služieb a pod.

Ak sa zistí nesúlad účtovného dokladu so skutočnosťou, je vecne zodpovedná organizačná zložka povinná odstrániť nedostatky s dodávateľom (reklamácia).

b)    prípustnosti

Prípustnosťou sa rozumie zodpovednosť zamestnancov za to, že hospodárske a účtovné operácie sú v súlade so všeobecne platnou právnou úpravou, vnútornými predpismi orgánu územnej samosprávy ........... (určí sa interne), čo úzko súvisí so základnou finančnou kontrolou podľa internej smernice č. ......... o finančnej kontrole (určí sa interne). Podpis (vlastnoručný či elektronický) zamestnanca zodpovedného za finančnú kontrolu je zároveň potvrdenie prípustnosti účtovného dokladu.

c)    formálneho

Preskúmanie formálnej správnosti účtovného dokladu znamená tiež kontrolu obsahu všetkých zákonom stanovených náležitostí a splnenia ostatných požiadaviek kladených na účtovné doklady. Kontroluje sa tiež, či už predmetné doklady boli vecne overené. Preskúmanie formálnej správnosti vykonáva osoba zodpovedná za zaúčtovanie účtovného prípadu.

Článok 3

Opravy v účtovných záznamoch

1. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti a nezrozumiteľnosti účtovníctva. Opravy sa musia uskutočniť bez zbytočného odkladu tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala (meno sa napíše tlačeným písmom a potvrdí podpisom), a dátum vykonania opravy.
2. Zodpovedný zamestnanec musí ponechať pôvodný záznam viditeľný (aby bolo možné zistiť obsah pôvodného účtovného záznamu aj po vykonanej oprave), a to bez prekrytia, úpravy bielidlom a podobne.

Článok 4

Zmluvy a objednávky

1. Nové obstaranie, príp. predaj tovarov a služieb sa realizuje na základe zmlúv a účinne vystavených (potvrdených) objednávok podľa vnútornej smernice ............... o vedení účtovníctva (určí sa interne). Uzatváranie zmluvných vzťahov sa riadi internými predpismi. Zodpovedné osoby v ich zmysle zabezpečia, aby jedno zmluvné vyhotovenie (rovnopis) bolo do 10 dní od uzatvorenia zmluvy doručené osobe zodpovednej za centrálnu evidenciu a archiváciu zmlúv spôsobom .............. (určí sa interne).
2. Jedno vyhotovenie (rovnopis) zostáva príslušnej organizačnej zložke a jeden, respektíve viac rovnopisov sa zasiela zmluvnému partnerovi spôsobom ............ (určí sa interne). V prípade uzatvorenia zmlúv v cudzom jazyku je nutné predložiť preklad do slovenského jazyka zamestnancom/úsekom ......(určí sa interne).
3. Pri zmluvách, pri ktorých je povinnosť zverejnenia, sa postupuje v súlade so zákonom č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám v znení neskorších predpisov, nadväzne na smernicu č. ........ k zverejňovaniu zmlúv, údajov o objednávkach, údajov o faktúrach (určí sa interne, smernica nie je povinná).
4. Príslušný zamestnanec zo svojho rovnopisu zmlúv aj jej prípadného prekladu vyhotovuje kópiu, ktorú prikladá k faktúre pri jej likvidácii. Nie je potrebné tak konať len v prípade, že na likvidačnom liste k faktúre okrem čísla zmluvy uvedie aj odkaz na č. faktúry, pri ktorej bola táto kópia už v minulosti (len z bežného kalendárneho roku) priložená.
5. Objednávky vystavujú a evidujú zamestnanci prostredníctvom systému ........ (určí sa interne). Jedno vyhotovenie objednávky sa uloží .......... a dokladá sa vždy pri likvidácii faktúry. Pri objednávkach, pri ktorých je povinnosť zverejnenia, sa postupuje v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám v znení neskorších predpisov a nadväzne na internú smernicu č. .......... (určí sa interne).

Článok 5

Druhy účtovných dokladov v našom subjekte ..........

1. V podmienkach nášho subjektu ......... sa používajú tieto druhy účtovných dokladov:

a)     dodávateľské faktúry a odberateľské faktúry,

b)     vnútropodnikové (vnútroorganizačné) faktúry (ak je to relevantné),

c)     pokladničné doklady príjmové a výdavkové či k prevodu hotovosti,

d)     bankové výpisy,

e)     interné účtovné doklady ku mzdám a stravným lístkom, nájomnému, cestovnému, k prevzatiu zaradenia a vyradenia majetku a tiež

f) prevodky majetku a cestovné príkazy.

2. Účtovanie a úkony spojené s účtovníctvom zabezpečuje ...... ( vo vzorovej smernici nazvané ďalej ako oddelenie, úsek alebo zamestnanec učtárne).

Článok 6

Fázy obehu dokladov, zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu
a plynulý obeh dokladov

1. Obeh prebieha v nasledujúcich fázach, pokiaľ ďalej nie je uvedené inak, týmito postupmi, ktoré sú upravené v nasledujúcich odsekoch.
2. Evidencia faktúry v podateľni: Evidenciu doručenia faktúr (pečiatka a podpis podateľne) a prvotnú distribúciu zabezpečuje podateľňa umiestnením do poštového priečinka .............. (určí sa interne). Uvedený postup platí aj pre faktúry doručené emailom, organizačné zložky, ktorým je doručená emailová faktúra, sú povinné postúpiť ju do podateľne na zaevidovanie.
3. Prevzatie faktúry príslušným oddelením alebo úsekom ...... : Oddelenie ......... preskúma náležitosti predpísané pre účtovné doklady, pridelí jej interné číslo a následne ju zaeviduje do evidencie došlých faktúr v časovom poradí podľa dátumu doručenia. Interné číslo faktúry sa rozlišuje podľa toho, či ide o kapitálovú, tuzemskú, samozdaňovaciu, internetovú, zahraničnú faktúru či dobropis. Po zaevidovaní faktúr oddelenie, úsek alebo zamestnanec učtárne vytlačí likvidačný list, ktorý priloží k faktúre, a odovzdá na podateľňu najneskôr ....... (napríklad do konca nasledujúceho pracovného dňa) od prevzatia.
4. Prevzatie faktúry príslušnou organizačnou zložkou: Zamestnanec preberajúci doklady za príslušnú organizačnú zložku potvrdzuje ich prevzatie podpisom spôsobom .......... (určí sa interne, napríklad v doručovacom zošite, prostredníctvom podateľne).
5. Osoby zodpovedné za vecnú správnosť (teda zodpovedné osoby, ktoré tovar, službu, výkon objednali v príslušných organizačných zložkách) doložia k faktúre originál príjemky, kópiu alebo rovnopis objednávky alebo zmluvy s prípadným prekladom, dodací list, súpis vykonaných služieb (prác), protokol z odovzdania – prebratia diela, podpísané (vrátane dátumu a podpisu) zamestnancom, ktorý službu, dielo alebo výkon prevzal a ostatné potrebné prílohy.
6. Taktiež overia text na likvidačnom liste faktúry (príloha) pre správne zaúčtovanie, ako aj pre účely zverejnenia informácií o faktúre, určia stredisko a súvisiacu akciu (podujatie, názov predstavenia), ak ju v danej veci možno konkretizovať a vyznačia ďalšie údaje (napr. či sa zverejňuje; sumy súvisiacich nepeňažných príjmov vyplývajúcich zo zmluvy a podobne. Doklady doložené k faktúre musia byť zrozumiteľné a podpísané.
7. V prípade zahraničnej faktúry sa musia priložiť aj preklad faktúry. Správnosť faktúry a údajov uvedených na likvidačnom liste potvrdzuje svojím podpisom na likvidačnom liste osoba z príslušnej organizačnej zložky zodpovedná za vecnú správnosť a osoba zodpovedná za finančnú kontrolu pred úhradou záväzku.
8. Následne zodpovedný zamestnanec zložky uvedené doklady odovzdá na podateľňu do ......... nasledujúceho pracovného dňa po dni prevzatia, najneskôr však deň pred termínom uzávierky za príslušné obdobie.
9. V prípade, že nie je možné spracovať faktúru v danom termíne z vážnych dôvodov (reklamácia údajov faktúry), zodpovedný vedúci zamestnanec danej organizačnej zložky bude o tom a aj o prípadných zmenách informovať emailom alebo inou preukázateľnou formou (písomne cez podateľňu) bezodkladne alebo v termíne ......... (určí sa interne) oddelenie, úsek alebo zamestnanec učtárne.
10.  V prípade písomnej reklamácie údajov faktúry organizačná zložka zasiela kópiu faktúry spolu s reklamačným listom dodávateľovi. Kópiu reklamačného listu s doplneným dátumom odoslania spolu s kópiou faktúry doručí prostredníctvom podateľne. Pôvodný originál faktúry, pokiaľ nebola zaúčtovaná, vráti organizačná zložka dodávateľovi až po akceptovaní znenia náhradnej faktúry.
11. Oddelenie alebo úsek, či zamestnanec učtárne vykoná kontrolu formálnej správnosti a zabezpečí úhradu. Následne predkontuje všetky hospodárske operácie uvedené na príslušnej faktúre a zaúčtuje na príslušných účtoch. V prípade obstarania drobného hmotného majetku, drobného nehmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii, oddelenie evidencie majetku uvedie na likvidačnom liste faktúry inventárne číslo, pod ktorým bude majetok evidovaný.
12. Ak dodávateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty: Zahraničné a samozdaniteľné tuzemské faktúry musia byť pred úhradou zaslané k posúdeniu príslušnému zamestnancovi .............. zodpovednému za zdanenie. V tejto súvislosti sa preverí správnosť výpočtu percenta dane z pridanej hodnoty. V prípade, že zahraničná faktúra za bežný mesiac ešte nebola doručená a nie je k dispozícii najneskôr do ........ pracovných/kalendárnych dní pred mesačnou uzávierkou bežného mesiaca na účely odvodu dane z pridanej hodnoty, organizačná zložka v uvedenej lehote zabezpečí zamestnancovi zodpovednému za zdanenie príslušné informácie interným oznámením alebo spôsobom ............. . V prípade, že ide o faktúru prijatú za plnenia uplatňované v režime dane z pridanej hodnoty, musí faktúra obsahovať náležitosti v zmysle zákona o dani z pridanej hodnoty obdobne, ako je to uvedené pri odberateľských faktúrach. Obdobné platí pre zálohové faktúry. Pri kontrole a likvidácii dobropisov a ťarchopisov k faktúram sa postupuje podobne ako pri dodávateľských faktúrach.
13. Po likvidácii faktúr sa tieto archivujú ........ roky v príručnom archíve oddelenia alebo úseku, ďalšie roky v registratúrnom stredisku spôsobom .......... (určí sa interne). Každé prijatie a odovzdanie faktúr medzi organizačnými zložkami sa potvrdzuje podpisom spôsobom. .......... (určí sa interne).
14. V prípade, že súčasťou vyúčtovania výdavkov, prípadne preddavkov sú faktúry podliehajúce zverejňovaniu informácií v zmysle smernice k zverejňovaniu zmlúv, údajov o objednávkach, údajov o faktúrach, zamestnanci predkladajú tieto faktúry osobitne od ostatných výdavkov. Vo vyúčtovaní uvedú v zozname položiek okrem sumy a predmetu aj číslo faktúry a tiež sumár za tieto faktúry.

Článok 7

Obeh, evidencia a preskúmanie cestovných príkazov

1. Na účely vystavovania a vyúčtovania cestovných príkazov sa postupuje v zmysle vnútorných predpisov orgánu územnej samosprávy č. ........... (spravidla smernica o cestovných náhradách).
2. Cestovné príkazy sú evidované v osobitnej evidencii spôsobom ........., uložené v číselnom poradí určenom zamestnancom ............. (určí sa interne).

Článok 8

Obeh, evidencia a preskúmanie účtovných dokladov v oblasti miezd a odmien
externých umelcov a autorov

1. Personálne oddelenie pri prijatí nového zamestnanca a pri každej zmene v oblasti miezd zaeviduje alebo tiež zmení príslušné parametre potrebné pre mzdové účely v softvérovom vybavení ...... (určí sa interne).
2. Podklady súvisiace s výpočtom miezd, odmien, ....... (určí sa interne) predkladajú vedúci zamestnanci organizačných zložiek prostredníctvom poverených zamestnancov na personálne oddelenie/mzdový úsek ....... (určí sa interne). Výplatu uvedených mzdových náležitostí schvaľuje vždy štatutárny orgán ......... (určí sa interne).
3. Podkladom pre likvidáciu miezd a ostatných náležitostí vyplácaných zo mzdových prostriedkov je:

a)   pracovná zmluva a jej dodatky, dohoda o vykonaní práce a dohoda o vykonaní pracovnej činnosti,

b)    mesačný výkaz odpracovaných hodín zamestnanca,

c)   prehľad o nepeňažných plneniach a zvýhodnenia (príjmoch) prijatých jednotlivými zamestnancami (okrem plnení a príjmov oslobodených od zdanenia).

1. Dohody o vykonaní práce a pracovnej činnosti (ďalej len „dohody“) treba uzatvoriť vždy od 1. dňa v príslušnom mesiaci. Práca musí byť zamestnancovi prideľovaná pravidelne každý mesiac do ukončenia dohody. V prípade, že nie je možné uzatvoriť dohodu s účinnosťou od prvého dňa v mesiaci, musí byť dohoda uzatvorená len do posledného dňa príslušného kalendárneho mesiaca. Podklady k výpočtu mzdy – pracovné výkazy v zmysle dohody predkladá príslušný vedúci zamestnanec najneskôr druhý pracovný deň po ukončení mesiaca na personálne oddelenie v zmysle platných interných predpisov.
2. Podklady k výpočtu mzdy – mesačné výkazy odpracovaných hodín týkajúce sa interných a externých zamestnancov predkladajú príslušní vedúci zamestnanci najneskôr druhý pracovný deň po ukončení mesiaca na personálne oddelenie v zmysle platných interných predpisov orgánu územnej samosprávy .......... (určí sa interne). Mesačné výkazy musia byť podpísané zamestnancom, ktorý výkaz vystavil, príslušným vedúcim zamestnancom, schválené štatutárnym orgánom ......... .
3. Neoddeliteľnou súčasťou mesačného výkazu odpracovaných hodín sú denné dochádzky zamestnancov. Personálne oddelenie vykoná kontrolu správnosti vykazovania odpracovanej i neodpracovanej doby (najmä odpracovaných hodín, pracovnej neschopnosti, dovolenky, prekážok v práci, neplateného voľna, nadčasovej práce, pracovnej pohotovosti a pod.) v súlade s platnými internými predpismi a Zákonníkom práce, prípadne inými právnymi predpismi. Zároveň predloží mesačné výkazy k výpočtu mzdy zamestnancov najneskôr 5. pracovný deň nasledujúceho mesiaca oddeleniu, úseku alebo zamestnancovi učtárne) .......... .
4. Po spracovaní miezd za príslušný mesiac vedúci zamestnanec príslušného úseku alebo oddelenia či referátu (určí sa interne) učtárne najneskôr do ...... pracovných dní pred výplatným termínom odovzdá podklady na zaúčtovanie oddeleniu finančnej učtárne spôsobom ......... (určí sa interne).
5. Oddelenie, úsek alebo zamestnanec učtárne zabezpečí úhradu príspevkov na stravu/stravovacích kariet zrážkou zo mzdy zamestnancov. Po ukončení spracovania miezd sa zrážky za stravu automatizovaným prevodom prevedú do účtovníctva. Taktiež k tejto evidencii vyhotoví výkaz, ktorý spolu s vyššie uvedeným prehľadom odovzdá oddeleniu, úseku alebo zamestnancovi učtárne.
6. Schválené podklady pre výplatu miezd musia byť odovzdané oddeleniu oddeleniu, úseku alebo zamestnancovi učtárne pred výplatou miezd najneskôr do ......... pracovných dní po skončení kalendárneho mesiaca. Oddelenie, úsek alebo zamestnanec ..... skontroluje správnosť a úplnosť predkladaných dokladov a spracuje ich spolu s ďalšími prijatými podkladmi ku mzdám. Po spracovaní miezd vyhotoví výplatné pásky podľa organizačných zložiek a príslušných úsekov a predpísané výkazy na príslušné inštitúcie.

Článok 9

Obeh, evidencia a preskúmanie odberateľských faktúr

1. Vystavenie odberateľskej faktúry

Odberateľské faktúry vystavujú zamestnanci/úseky (určí sa interne) podľa druhov ekonomických aktivít vykonaných v prospech odberateľov na základe uzatvorených zmlúv alebo potvrdených objednávok. Odberateľské faktúry vystavujú organizačné zložky v číselnom poradí určenom centrálne zodpovednou osobou, a to ......... v osobitnej evidencii ............ spôsobom (určí sa interne).

2.      Preskúmanie odberateľskej faktúry

Za správnosť a včasnosť vystavenia faktúry spolu s prílohami zodpovedá vecne príslušná osoba organizačnej zložky a osoba zodpovedná za základnú finančnú kontrolu (pred vystavením faktúry). Odovzdanie faktúryspolu s prílohami (objednávka, zmluva, dodací list, súpis vykonaných služieb, preberací protokol a pod.) a vyznačením strediska a súvisiacej akcie, ale ju v danej veci možno konkretizovať, oddeleniu ......... vykoná organizačná zložka prostredníctvom ....... (napr. podateľne, určí sa interne). Formálnu správnosť overuje zodpovedný pracovník oddelenia alebo úseku finančnej učtárne, ktorý faktúru zaúčtuje a založí podľa predpisov o archivácii, najmä registratúrnym poriadkom č. ........ zo dňa ..........

3. Neuhradené odberateľské faktúry po dátume splatnosti (týka sa aj fyzických osôb) úsek .......... upomína maximálne ....... (určí sa interne). Po ...... (určí sa interne) neúspešnej upomienke všetky doklady týkajúce sa konkrétnej neuhradenej pohľadávky oddelenie ............. (určí sa interne) postúpi na vymáhanie právnemu zástupcovi alebo ............ (určí sa interne).

4. Pre zálohové odberateľské faktúry platí samostatný číselný rad. Pre vystavovanie zálohovej faktúry platí, že sa o nej neúčtuje. Úsek alebo oddelenie, či zamestnanec učtárne ju len zaeviduje v zálohových faktúrach. Zaúčtovaná je až prijatá záloha na bankový účet a systém ......... (určí sa interne) po zaúčtovaní bankového výpisu vygeneruje zálohovú daňovú faktúru k platbe a jej zaevidovaním sa zaúčtuje, resp. zaeviduje DPH. Vyúčtovacia faktúra musí byť doručená do obdobia plnenia, vystavená najneskôr do ............... dní od uskutočnenia plnenia.

Článok 10

Ostatné účtovné doklady a ich obeh

1. Materiál charakteru drobného majetku je / nie je (určí sa interne) účtovaný na podsúvahových účtoch alebo evidovaný v operatívnej evidencii, sa účtuje na sklad zásob na základe príjemky a výdajky, ktorú vystavuje zodpovedný zamestnanec skladu. V prípadoch, keď je materiál ihneď po obstaraní spotrebovávaný alebo začne jeho užívanie skôr, ako by sa dostal na skladové miesto a bolo by len formálne jeho naskladnenie (vystavením príjemky) a vyskladnenie (vystavením výdajky), sa môže účtovať priamo do spotreby. O tom s ohľadom na prevádzkové potreby rozhodne a zodpovedá ........ (zodpovedný zamestnanec alebo príslušná organizačná zložka) pri likvidácii dokladu k nákupu materiálu. Nákup a výdaj ochranných pracovných pomôcok zabezpečuje podľa požiadaviek organizačných zložiek zamestnanec skladu materiálových zásob so súhlasom ......... (určí sa interne).
2. V skladoch prebieha spracovanie automatizovanou formou ....... alebo spôsobom (určí sa interne). Príjemku na sklad vystavuje zodpovedný skladník ......... a prikladá ju k faktúre, ktoré spracuje oddelenie ............ (určí sa interne) ako obstaranie tovaru, resp. materiálu. Zodpovední zamestnanci po ukončení mesiaca vykonajú uzávierku a integráciu údajov prideleného skladu do účtovníctva, kde podľa príslušných kódov prebehne automatická účtovná predkontácia. Súčasťou týchto podkladov v prípade výdaja drobného hmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii je aj jedno z originálnych vyhotovení výdajky, na základe ktorého oddelenie/úsek alebo zamestnanec agendy/evidencie majetku následne tento majetok zaeviduje a uvedie na výdajke inventárne číslo, pod ktorým bude evidovaný. Príjemky sa vyhotovujú minimálne v ......... vyhotoveniach. Minimálne jedno zostáva na organizačnej zložke (aj z dôvodu archivácie) a druhé sa dostáva do účtovníctva spolu s faktúrou alebo pokladničným dokladom. Doklady, ktoré pôsobia na zmenu stavu zásob z dôvodu vyradenia pre ich neupotrebiteľnosť (predaj, znehodnotenie, zmeny v množstve alebo v cenách), musia byť doložené vždy písomnou formou a ich originály s potrebnými prílohami a podpismi splnomocnených osôb sa musia odovzdať oddeleniu ....... – určí sa interne).
3. Vnútropodnikové faktúry sa vyhotovujú zamestnancom/úsekom .......... (určí sa interne), tieto majú samostatný rad číslovania. Po ukončení mesiaca sa odovzdávajú oddeleniu ........ (určí sa interne) na kontrolu a archivovanie. Automatizovaným prevodom sa údaje prenášajú do účtovníctva. Pri likvidácii vnútropodnikových faktúr sa uvedie inventárne číslo, pod ktorým bude tento majetok evidovaný.
4. V rámci dlhodobého hmotného a nehmotného majetku obstarávaného z kapitálových zdrojov vypracúva oddelenie ....... (určí sa interne) Zápis o prevzatí a zaradení, na ktorom oddelenie evidencie majetku uvedie inventárne číslo, pod ktorým bude majetok evidovaný (odporúčam uviesť vzor zápisu do prílohy k smernici alebo s odkazom na smernicu o majetku).
5. Vyradenie majetku z evidencie sa účtuje na základe zápisníc o vyradení, ktoré podpisujú príslušné vyraďovacie komisie (vždy menované na základe smernice/príkazu štatutára .....) a predkladajú štatutárnemu orgánu ............ na rozhodnutie o neupotrebiteľnosti a prebytočnosti majetku (rozhodnutie sa riadne overí základnou finančnou kontrolou).
6. Platobné poukazy vystavované za plnenia na základe nefakturovaných zmlúv, dohôd a pri iných dokladov v súvislosti s úhradami rôznych nákladov za služby, nájomné, poistné motorových vozidiel, dane z nehnuteľností, cla, poplatkov a pod. musia byť predložené vrátane podkladov (pozn.: zmluvy, objednávky, doklady k súvisiacim peňažným a nepeňažným odplatám a podobne), oddeleniu/zamestnancovi ........... (určí sa interne) na úhradu najneskôr do ......... (určí sa interne) pracovných dní pred splatnosťou.
7. Oddelenie/úsek alebo zamestnanec učtárne kontroluje formálne náležitosti a správnosť predložených dokladov na úhradu a účtovanie. Po vykonaní všetkých účtovných operácií za príslušný mesiac vyhotoví výkazy s kumulatívnymi údajmi hospodárskeho výsledku od začiatku roka (mesačná uzávierka). Vedúci zamestnanci jednotlivých oddelení alebo úsekov ........ prekontrolujú reporty a nahlásia prípadné pripomienky alebo opravy k výsledkom hospodárenia spôsobom ........... (určí sa interne), čo nahlásia bezodkladne osobe/štatutárovi/spoločnému vedúcemu zamestnancovi ........... (určí sa interne).
8. Inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov je riešená osobitnou smernicou ........ (určí sa interne) alebo príkazom štatutárneho orgánu ............. (určí sa interne). Súvisiacim účtovným dokladom je inventarizačný zápis, prípadne zápisnica z rokovania inventarizačnej komisie alebo ústrednej inventarizačnej komisie, pričom pri inventarizovaní sa postupuje podľa interných aktov riadenia podľa predošlej vety a zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Článok 11

Archivácia účtovných dokladov

1. Účtovné doklady sú umiestnené na príslušných oddeleniach/úsekoch .......... . Po uplynutí .......... rokov od bežného roka sú archivované v registratúrnom stredisku spôsobom ............ (určí sa interne) podľa registratúrneho poriadku č. .......... .
2. Preberanie dokladov z jednotlivých organizačných zložiek, ich evidovanie označovanie a ukladanie v zmysle registratúrneho poriadku č. .......... zabezpečuje Registratúrne stredisko........ (určí sa interne).

Článok 12

Oprávnenosť disponovania s finančnými prostriedkami na bankových účtoch a
podpisovania súvisiacich dokladov

1. Oddelenie/úsek alebo zamestnanec ........ (určí sa interne) realizuje za účtovnú jednotku ......... bezhotovostný platobný styk v súlade s platnou legislatívou prostredníctvom účtov vedených v bankách ........... . Osoby oprávnené disponovať finančnými prostriedkami na týchto účtoch splnomocňuje štatutárny orgán .......... .
2. Odporúčané do smernice: Oddelenie/úsek alebo zamestnanec ........ (určí sa interne) ďalej realizuje bezhotovostný platobný styk súvisiaci s internými prevodmi (najmä cez samostatný bankový účet) a výbermi a vkladmi hotovosti prostredníctvom účtu v banke .......... alebo účtov ....... podľa podpisových oprávnení ............ (určí sa interne alebo podľa dikcie smernice, či kompetencií alebo podpisového poriadku subjektu).

Článok 13

Spoločné, zrušovacie a záverečné ustanovenia

1.  Táto smernica zároveň ruší a plne nahradzuje smernicu č. ........... (ak je to relevantné).
2. Táto smernica patrí do oblasti vnútorných aktov riadenia orgánu územnej samosprávy .......... a upravuje v jej ustanoveniach základné pojmy o forme a náležitostiach účtovných, resp. daňových a niektorých ďalších dokladov, ako aj fázy dokladov od ich vzniku až po archiváciu a nadväzuje najmä na smernicu č. ....... o vedení účtovníctva, registratúrny poriadok č . ...... a tiež smernicu č. .......... o základnej finančnej kontrole (určí sa interne).
3. Táto smernica je platná pre všetkých zamestnancov. Jej kontrolu a proces obehu či správnosť postupu preveruje a kontroluje ........... (určí sa interne).
4.  Táto smernica je účinná od ........ 202x.

                                                                                                     .....................................

                                                                                                          štatutárny orgán