Príkaz štatutára na určenie vybraných dokladov

Príkaz č. ....../202x k používaniu určených účtovných a neúčtovných dokladov v subjekte .........

 

Článok 1

Úvodné ustanovenie 

Týmto príkazom štatutár pre podmienky subjektu územnej samosprávy ........ (určí sa interne) určuje  účtovné a neúčtovné doklady do dennej praxe pre zodpovedných zamestnancov podľa prílohovej časti, ktorá predstavuje neoddeliteľnú a záväznú časť tohto príkazu ako interného aktu riadenia. Príkaz štatutára nadväzuje na smernicu  o vedení účtovníctva č. ................. zo dňa ...... a smernicu o obehu dokladov č. ........ alebo kompetenčný poriadok .......( určí sa interne) 

Článok 2

Postup pri uvádzaní dokladov do praxe a ich obeh

1.  Zamestnanec učtárne ........... poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.

2. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.

3. K faktúre musia byť priložené najmä:

a)     objednávka (ak je vyhotovená),

b)     odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),

c)     dodací list, príjemka, výdajka,

d)     pečiatka/krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly alebo

e)     prílohy k faktúre (napr. súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a pod.).

4. Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive (v zmysle zásady jednotnosti). V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa. Ak je vyhotovený k objednávke prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky. Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky. Zodpovedný zamestnanec zároveň:

a)     vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,

b)     originál objednávky zasiela organizácií, v ktorej daný výkon objednáva,

c)     druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie a tiež

d)     uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa viaže objednávka na účinnú zmluvu (rámcové zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, revízne zmluvy a podobne).

5. Objednávka (emailová, kamenný obchod, e-shopová, písomne alebo elektronicky vystavená) sa riadne zverejňuje na webovom sídle do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia (fyzického alebo emailového vystavenia). Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec. 

6. Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe (číselný rad môže byť prílohou vlastného príkazu štatutára alebo internej smernice). Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v zmysle tohto príkazu v pokladničnej knihe, formou ............... (napríklad v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti). Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu.

7.  Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola v zmysle tohto príkazu štatutára spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom účtovníčky/účtovníka a dátumom zaúčtovania a náležitosťami účtovného dokladu.

8. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/riaditeľom/starostom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu.  Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu. Pred úhradou je doklad podpísaný (spolu s výkonom základnej finančnej kontroly zodpovedným vedúcim zamestnancom).

9.  V prípade zakúpenia tovaru a podobne bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku ........ zamestnancovi pokladnice na preplatenie výdavkový doklad. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly.  Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo riaditeľ. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa realizuje v hotovosti na základe zálohy v maximálnej určenej sume.  Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a pod.) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.

10. Pri výkone pracovnej činnosti môže vzniknúť situácia, že zamestnanec potrebuje k zabezpečeniu pracovných úloh určitú finančnú čiastku v hotovosti skôr, ako by mohol predložiť doklady  na zúčtovanie výdavkov. V určitých odôvodnených prípadoch je príslušnými zákonnými ustanoveniami daná možnosť poskytnúť zamestnancovi zálohu na vyúčtovanie. Zodpovedný zamestnanec za úsek pokladnice má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladnice bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu, a uviesť na ňom dôvod.

Poskytovanie záloh sa v organizácii uskutočňuje na cestovné, preddavky a jednorazové preddavky, a to na základe odsúhlasenia príslušným vedúcim/štatutárom. Pred poskytnutím záloh je vykonaná základná finančná kontrola. Záloha sa poskytuje maximálne v sume ..... eur.

11.  Každý dobropis súvisí s predchádzajúcou dodávateľskou faktúrou. Pracovné postupy pri jeho účtovnom spracovaní sú v zásade rovnaké ako postup určený pre spracovanie došlých faktúr. Zodpovedný zamestnanec za vecnú správnosť faktúry, na ktorú dobropis zaeviduje, si vo svojej operatívnej evidencii doplní údaje dobropisu s cieľom sledovania limitov stanovených k čerpaniu finančných prostriedkov.  Okrem týchto účtovných dokladov zodpovedá úsek učtárne za bankové účty a ich evidenciu a zber z podateľne a úsek miezd za interné doklady súvisiace so mzdovými záležitosťami (rekapitulácie miezd, podklady ku mzdám a pod.).

Článok 3

Zásady vyraďovania majetku 

1.   Subjekt......... prostredníctvom zamestnanca/úseku/sekcie ........... je povinný  s prebytočným majetkom naložiť bez zbytočného odkladu, účelne
a s maximálnou hospodárnosťou v súlade s týmto predpisom a všeobecne záväznými
právnymi predpismi.

2. Komisia navrhne spôsob naloženia s prebytočným majetkom, zabezpečí vykonanie
ocenenia majetku a predloží tento návrh štatutárovi v lehote ............... . Vedúci zamestnanci sú bezodkladne povinní oboznámiť s ponukou svojich zamestnancov.

3. Komisia je oprávnená pri predmetoch predaja špecifickej povahy, a to strojov,
zariadení, motorových vozidiel, výpočtovej a kancelárskej techniky, s prihliadnutím
k dopytu zamestnancov po týchto predmetoch predaja navrhnúť maximálny počet
kusov, o ktorých odkúpenie je jeden záujemca oprávnený požiadať, ako i maximálny
počet kusov, ktoré môže získať. 

Článok 4

Záverečné ustanovenia, účinnosť príkazu štatutára

1. Príkaz štatutára je záväzný pre všetkých zamestnancov subjektu ......... .Tento príkaz môže byť menený a aktualizovaný formou dodatkovania, respektíve novým príkazom štatutára.  
2. Tento príkaz štatutára je nadväzuje na smernicu  o vedení účtovníctva č. .......... zo dňa ...... a smernicu o obehu dokladov č. ........ (určí sa interne).
3. Príkaz nadobúda účinnosť dňa ........... .

 

          ........................................

              štatutárny orgán   

 

Príloha č. 1: Rozhodnutie o neupotrebiteľnosti/prebytočnosti  majetku

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

Rozhodnutie štatutára o neupotrebiteľnosti/prebytočnosti* majetku č. ........... 

Štatutárny orgán ................. subjektu .................. so sídlom .................

rozhoduje v zmysle  interného aktu ................ (napríklad zásad hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ......., smernice o majetku č. ......... zo dňa .......... a podobne), že tieto druhy majetku:

.................................................................... (určí sa interne)

sú neupotrebiteľné/prebytočné*bez možnosti ich opravy, respektíve s neefektívnym nákladom, a to z dôvodu .....................

Na základe uvedeného budú tieto druhy dlhodobého majetku vyradené vyraďovacou komisiu a následne zlikvidované. O tejto skutočnosti bude spracovaný zápis členmi likvidačnej komisie ............. .

Spôsob likvidácie:

Likvidácia bude realizovaná ......................... (napríklad: odvozom neupotrebiteľných/prebytočných* druhov majetku zodpovednou osobou) s riadnym dokladom o tejto skutočnosti.

 

V ............................... dňa .............

 

*zadefinuje sa interne

        .........................................

                                                                                                                    štatutárny orgán

 

Základná finančná kontrola  –  Rozhodnutie o prebytočnosti/neupotrebiteľnosti

Zodpovedný zamestnanec za overenie finančnej operácie	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať
	(uvedie sa meno, priezvisko zamestnanca)
	Dátum:	Podpis:
Zodpovedný vedúci zamestnanec za overenie	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať
	(uvedie sa meno, priezvisko vedúceho zamestnanca)
	Dátum:	Podpis:
Štatutár (ak je potrebné), resp. jeho zástupca	finančnú operáciu je/nie je možné vykonať vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať
	(uvedie sa meno, priezvisko štatutára)
	Dátum:	Podpis:

 

Príloha č. 2: Vzor zápisnice z vyraďovacej/likvidačnej komisie

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

Zápisnica z vyraďovacej/ likvidačnej komisie

č. ........ zo dňa ................

Na základe rozhodnutia o neupotrebiteľnosti/prebytočnosti majetku č. ........ a zásad hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ......., smernice o majetku č. ......... bolo štatutárnym orgánom ............ posúdená neupotrebiteľnosť/prebytočnosť a neefektívnosť opravy v zmysle výstupov vyraďovacej komisie (súčasť zápisnice) k dlhodobému majetku, menovite:

...........................

..........................   v počte ...... kusov.

Pri ich prevádzke neboli zistené škody či zavinenia zamestnancami subjektu ........ .

Predmetné druhy majetku boli obstarané dňa ......... spôsobom .......... v celkovom počte ....... . Ich súčasťou je ............... .

Ich vyradenie bolo zrealizované v zmysle protokolu a príslušného rozhodnutia a následná likvidácia je potvrdením, že predmetné druhy majetku ............... boli odvezené na základe komunikácie so zodpovednou osobou cieľom ich zneškodnenia podľa osobitného predpisu.  Odovzdanie majetku ............ za účelom ich zneškodnenia sa uskutočnilo dňa ............... .

O tejto skutočnosti je vyhotovený preukázateľný doklad, ktorý tvorí prílohu tejto zápisnice. 

Súčasťou tejto zápisnice je prílohová časť, a to ........................ (určí sa interne) .

Spísané členmi likvidačnej komisie v ...............  dňa ................

Členovia vyraďovacej/likvidačnej komisie:

Vyraďovacia / likvidačná komisia (meno, priezvisko a podpis menovaných členov komisií a predsedu tejto komisie)

.............................................       .......................

.............................................       .......................

.............................................       .......................

 

Príloha č. 3: Vzor likvidačného listu (krycieho listu) k úhrade dodávateľskej faktúry

Účtovná jednotka ................ so sídlom ..................

Likvidačný list č. ..../202x

k dodávateľskej faktúre

Faktúra prijatá dňa:  ...................

Číslo faktúry             ..................

Evid. v knihe faktúr: ..................

 

Dodávateľ: .................................

IČO:  ..................    so sídlom: ..............................................

 

Predmet plnenia:  ................................................................

Splatnosť faktúry:         ...................

Fakturovaná suma v eur: ................... 

Fakturované množstvo:   ...................                                             Poznámky: ..........................

 

Meno a priezvisko vecne zodpovedného zamestnanca, podpis: .......................  ...................

 

Dátum účtovania: ...............................................

Zaúčtoval: meno a priezvisko ............................

 

Výpis z účtu: (realizovaná úhrada) ...................

 

Základná finančná kontrola:

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:

 

Príloha č. 4: Žiadanka k objednávke/uzatvorenej zmluve spolu s objednávkou

Účtovná jednotka ........ so sídlom ......... 

Žiadanka k objednávke vedenej pod č.: ......  (súčasťou žiadanky v spodnej časti)

Všeobecná špecifikácia predmetu zákazky:

Por. číslo	Názov a druh (tovary, služby, stavebné práce)	Maximálna cena v eurách s DPH/bez DPH
1
2
3
4
	Suma spolu v eurách	.........

 

Základná finančná kontrola – vyhotovená žiadanka:

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:
Dátum, podpis:	Dátum, podpis:

Základná finančná kontrola – vystavená objednávka:

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:
Dátum, podpis:	Dátum, podpis:

Príloha č. 5:  Vzor žiadanky na zabezpečenie tovaru, prác a služieb

 

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

Žiadanka na zabezpečenie tovaru, prác a služieb č. ........../ 202x

Žiadateľ:

Názov/adresa dodávateľa (ak je známe):

 

IČO dodávateľa (ak je známe):

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

Likvidačný list č.  .... k dodávateľskej faktúre

Faktúra došla dňa:...................      Číslo faktúry ...............     Kniha došlých faktúr: ........................

Dodávateľ: .................................................................  Splatnosť faktúry: .............................

Fakturovaná suma v eur: ...................... s DPH/bez DPH  

Zaúčtoval: meno a priezvisko ..............

Meno a priezvisko vecne zodpovedného zamestnanca, podpis: ........................ ...................

Zodpovedná osoba za zaúčtovanie účtovného prípadu: .......................  (predkontácia nie je povinná v rámci účtovných dokladov v zmysle jednej z posledných novelizácií zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov)

 

Základná finančná kontrola      

Finančnú operáciu overil zamestnanec ……………… (meno a priezvisko)

Finančnú operáciu          je možné/nie je možné vykonať

                                     je možné/nie je možné v nej pokračovať

dňa ....................  podpis: ...........................

 

Finančnú operáciu overil vedúci zamestnanec /štatutár………………… (meno a priezvisko)

Finančnú operáciu         je možné/nie je možné vykonať

                                    je možné/nie je možné v nej pokračovať

dňa ....................  podpis: ...........................

Príloha č. 8: Vzor platobného poukazu  k úhrade (bez faktúry od dodávateľa) 

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

PLATOBNÝ PRÍKAZ č. ........

Uhraďte sumu ............................ eur  slovom: .........................................................................................

Príjemcovi: ..........................................................................................................................................

na jeho účet číslo:  ................................................................................................................................

a zaúčtujte  na  ťarchu   ........................

oddiel ..........  skupina.............. trieda........podtrieda...........

položka............................... podpoložka ...............................................

kód zdroja: ............................ 

kód programu ............................. kód podprogramu ........................     kód prvku .............................

kód programu ............................. kód podprogramu ........................     kód prvku .............................

Účtovná predkontácia : .............. (nie je povinné)

 

Meno a priezvisko zodpovednej osoby po vecnej stránke, podpis : ............... ............

Meno a priezvisko, podpis účtovníka: ............  ...............

                                                                                                          

Schválenie finančnej operácie

Vyznačené v operatívnej evidencii ..............................................

Úhrada dňa  ………………..                  na základe výpisu z bankového účtu: .............

Základná finančná kontrola:       

Finančnú operáciu overil zamestnanec ……………… (meno a priezvisko)

Finančnú operáciu          je možné/nie je možné vykonať

                                     je možné/nie je možné v nej pokračovať

dňa ....................  podpis: ...........................

Finančnú operáciu overil vedúci zamestnanec /štatutár………………… (meno a priezvisko)

Finančnú operáciu         je možné/nie je možné vykonať

                                    je možné/nie je možné v nej pokračovať

dňa ....................  podpis: ...........................