Smernica o používaní bezpečnostného kamerového systému

Smernica č. ..... /202x o používaní bezpečnostného kamerového systému 

Článok 1

Úvodné ustanovenia

1. Táto smernica upravuje činnosť zamestnancov obce/mesta ........ (ďalej len „zamestnanci“), ktorí v rámci výkonu svojich pracovných povinností spracúvajú osobné údaje prostredníctvom kamier, obrazových zobrazovacích a záznamových zariadení alebo pri plnení pracovných povinností sú im osobné údaje sprístupňované, alebo sú im určené povinnosti na základe tejto smernice. Táto smernica nadväzuje na našu  smernicu č. .... zo dňa ...... o ochrane osobných údajov (určí sa interne).
2. Táto smernica upravuje pravidlá a podmienky používania bezpečnostného kamerového systému (ďalej  len „kamerový systém“) v priestoroch obecného/mestského úradu ....... (určí sa interne), vymedzuje základné pojmy súvisiace s používaním kamerového systému, vymedzuje účel a bezpečnostné pravidlá použitia kamerového systému.

Článok 2

Základné pojmy

1. Blokovanie osobných údajov je dočasné alebo trvalé pozastavenie spracúvania osobných údajov, počas ktorého možno vykonávať len tie operácie s osobnými údajmi, ktoré sú nevyhnutné na splnenie povinnosti – ochrana osobných údajov.
2. Dotknutá osoba je každá fyzická osoba a zamestnanec/dohodár, ktorej sa osobné údaje týkajú a spracúvajú.
3. Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe.
4. Kamerový systém je zariadenie, ktoré vyhotovuje a zaznamenáva obrazový záznam získaný prostredníctvom kamier. Tieto kamery sú v počte ........ (určí sa interne) a riadne označené ......... (symbol môže byť priložený v prílohovej časti tejto smernice).
5. Likvidácia osobných údajov je zrušenie osobných údajov rozložením, vymazaním alebo fyzickým zničením hmotných nosičov tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať. Pre účel kamerového systému je to predovšetkým automatické a manuálne odstraňovanie digitalizovaných dát, kamerových záznamov ukladaných kamerovým systémom na záznamovom médiu.
6. Nariadenie je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) pod názvom GDPR – General Data Protection Regulation v platnom znení v roku 2023.
7. Oprávnená osoba je každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovnoprávneho vzťahu/mimo pracovného pomeru (dohodári), na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie v samospráve a ktorá  spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení oprávnenej osoby o právach, povinnostiach a o zodpovednosti za ich porušenie (ďalej len „poučenie“) v zmysle Prílohy č. ..... k tejto smernici (určí sa interne). Oprávnená osoba zodpovedá za spracúvanie a náležitú ochranu osobných údajov v rozsahu svojej pracovnej činnosti.
8. Osobné údaje sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu. Pre účel kamerového systému je osobným údajom videozáznam fyzickej osoby, dopravného prostriedku, hnuteľného a nehnuteľného majetku, ktorý sa nachádza v monitorovanom priestore, záznam ktorého je možné využívať ako všeobecne použiteľný identifikátor dotknutej osoby. Osobný údaj je vyhotovený bez súhlasu dotknutej osoby.
9. Poskytovanie osobných údajov je odovzdávanie údajov tretej strane, ktorá ich ďalej spracúva.
10. Prevádzkovateľ je obec/mesto .......... (ďalej len „prevádzkovateľ“) v rozsahu ..... .
11. Priestor prístupný verejnosti je priestor, do ktorého možno voľne vstupovať a v ktorom sa možno voľne zdržiavať bez časového obmedzenia alebo vo vymedzenom čase, pričom iné obmedzenia, ak existujú a sú osobou splnené, nemajú vplyv na vstup a voľný pohyb osoby v tomto priestore, alebo je to priestor, ktorý tak označuje osobitný zákon.
12. Spracúvanie osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi, alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, triedenie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.
13. Správca informačného systému je vedúci zamestnanec zodpovedný za spracúvanie osobných údajov v organizačnom útvare, ktorý riadi (ďalej len „správca“). Informačný systém môže mať aj viacerých správcov, ak sa osobné údaje spracúvajú na viacerých organizačných útvaroch. Každú zmenu alebo zánik informačného systému je správca povinný oznámiť zodpovednej osobe.
14. Sprístupňovanie osobných údajov je oznámenie osobných údajov alebo umožnenie prístupu k nim príjemcovi, ktorý ich ďalej nespracúva.
15. Verejný záujem je dôležitý záujem subjektu územnej samosprávy realizovaný za podmienok ustanovených osobitným predpisom alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná, ktorý prevažuje nad oprávneným záujmom fyzickej osoby.
16. Zodpovedná osoba je osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa zákona. V tomto prípade je to externá zodpovedná osoba.
17. Zverejňovanie osobných údajov je publikovanie, uverejnenie alebo vystavenie osobných údajov na verejnosti prostredníctvom masovokomunikačných prostriedkov, verejne prístupných počítačových sietí, verejným vykonaním alebo vystavením diela, verejným vyhlásením, uvedením vo verejnom zozname, v registri alebo v operáte, ich umiestnením na úradnej tabuli alebo na inom verejne prístupnom mieste, a to  ............... (určí sa interne).

Článok 3
Účel spracúvania osobných údajov prostredníctvom kamerového systému

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v kamerovom systéme na (upraví sa interne)

a)     ochranu svojho majetku, prevenciu kriminality pri vykonaní dôkazov v správnom konaní v prípadoch, keď sú osobné údaje získané kamerovým systémom používané ako dôkazy v prebiehajúcom správnom konaní,

b)     monitorovanie pracovnej činnosti a kontroly zamestnancov na pracovisku v zmysle ustanovení § 13 zákona č.  311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,

c)     identifikáciu v rámci dochádzky, ako aj

d)     vykonávanie ostatných úloh vyplývajúcich z povinností prevádzkovateľa v rámci jeho  oprávneného záujmu subjetku územnej samosprávy.

Článok 4
Zásady spracúvania osobných údajov

1. Spracúvať osobné údaje vo vlastnom mene môže len prevádzkovateľ.
2. Záznam z kamerového systému sa môže spracúvať len na účely stanovené touto smernicou.
3. Kamery sú určené v častiach .......... na poschodí ......... vo vestibule ...... (určí sa interne v rámci organizácie samosprávy, resp. podľa bezpečnostnej smernice a prevádzkového poriadku obce/školy/organizácie).
4. Zobrazovacie a záznamové zariadenia musia byť umiestnené v zabezpečených priestoroch tak, aby nemala k nim prístup neoprávnená osoba. Za zabezpečený priestor sa pre účely tejto smernice chápe napríklad osobitná miestnosť zabezpečená pred neoprávneným vniknutím cez okná alebo dvere, s kontrolovaným pohybom osôb v miestnosti.
5. V zabezpečených priestoroch, kde sa spracúva záznam z kamerového systému, je zakázané fajčiť a používať otvorený oheň, ide o tieto priestory ..... (určí sa interne).
6. So záznamom z kamerového systému pracujú oprávnené osoby určené štatutárom prevádzkovateľa (ďalej len „operátori“). Na naplnenie účelu stanoveného touto smernicou sú operátori povinní sprístupniť záznam z kamerového systému, poskytnúť plnú súčinnosť osobám povereným naplnením daného účelu a riadne to zaznamenať do knihy prístupov ku záznamom z kamerového systému.
7. Pohyb osôb, ktoré nie sú určené pre prácu na kamerovom systéme a spracovávanie záznamu z kamerového systému, je dovolený v zabezpečených priestoroch len v sprievode operátora a takýto pohyb musí byť zaznamenaný do knihy prístupov k záznamom z kamerového systému.
8. Umiestnenie kamier kamerového systému v priestore prístupnom verejnosti musí byť verejnosti známe a priestor, ktorý tieto kamery monitorujú, musí byť označený tak, aby bolo osobám zrejmé, že vchádzajú do priestoru monitorovaného kamerovým systémom.
9. Všetky zariadenia, ktoré sú súčasťou kamerového systému a prenosného kamerového pracoviska, musia byť zabezpečené tak, aby nemohlo prísť k neoprávnenej manipulácii, resp. k neoprávnenému vyhotoveniu záznamu z týchto zariadení. Za zabezpečenie týchto zariadení proti zneužitiu zodpovedá zodpovedná osoba ............ (určí sa interne) a prevádzkovateľ (obecný/mestský úrad, prednosta, riaditeľ školy a podobne)

Článok 5
Oprávnenie na prístup k záznamom z kamerových systémov

1. Operátor poskytuje náhľad alebo záznam z kamerového systému na základe ústneho, alebo písomného nariadenia osôb určených prevádzkovateľom. Tieto osoby budú napísané na úvodných stránkach knihy prístupov k záznamom z kamerového systému.
2. Operátor je povinný preveriť legitímnosť požiadavky alebo nariadenia na poskytnutie záznamu z kamerového systému, jej oprávnenosť a identitu osoby, ktorá požiadavku uplatňuje.
3. Pokiaľ má operátor pochybnosti o legitímnosti požiadavky alebo nariadenia na poskytnutie záznamu z kamerového systému, je povinný konzultovať túto požiadavku so štatutárom prevádzkovateľa, alebo so zodpovednou osobou, a to ešte pred samotným úkonom naplnenia požiadavky alebo nariadenia.
4. O poskytnutí záznamu operátor vykoná zápis do knihy prístupov k záznamom z kamerového systému. Zápis je realizovaný formou ........... a uložený je ................. spôsobom ................ (určí sa interne).
5. Vo veciach podozrení alebo konaní o priestupkoch a trestných činoch sa záznamy z kamier poskytujú príslušníkovi Policajného zboru v čase výkonu služby, vykonávajúcich  objasňovanie, vyšetrovanie, preverovanie, alebo operatívne šetrenie vo veci, ktorej sa kamerovým systémom získaný osobný údaj týka v súlade s ustanoveniami osobitného predpisu – zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov.

Článok 6
Úlohy a zodpovednosti operátora

1. Operátor zabezpečuje vyhotovovanie záznamov z kamerového systému. Každý záznam a jeho prípadné poskytnutie operátor zaznačí do knihy prístupov k záznamom z kamerového systému.
2. Operátor zodpovedá za to, že k záznamom z kamerového systému sa nedostanú neoprávnené osoby ani si nebudú môcť takýto záznam vyhotoviť.
3. Operátor je povinný bezodkladne nahlásiť poruchu na kamerovom systéme štatutárovi prevádzkovateľa a osobe zodpovedajúcej za servis kamerového systému, spravidla osobe so servisnej organizácie spravujúcej prevádzku kamerového systému.
4. Prevádzkovateľ a oprávnené osoby, operátori a ostatné osoby, ktoré prídu do styku s kamerovým záznamom, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré získali pomocou kamerového systému. Povinnosť mlčanlivosti zaniká, ak je to potrebné na plnenie úloh orgánov činných v trestnom konaní, správnom a priestupkovom konaní a právnych veciach. V takomto prípade povinnosť mlčanlivosti zaniká len vo vzťahu k uvedeným orgánom v rámci trestného/správneho konania.
5. Oprávnené osoby, operátori a ostatné osoby, ktoré prídu do styku s kamerovým záznamom, získané osobné údaje nesmú využiť na iný účel, ako je stanovený v tejto smernici, nesmú ich poskytnúť, zverejniť a ani sprístupniť ďalšej osobe.
6. Povinnosť mlčanlivosti platí aj pre iné osoby, ktoré v rámci svojej činnosti (údržby, opravy a servisu) prichádzajú do styku s osobnými údajmi získanými kamerovým systémom. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po zániku funkcie oprávnenej osoby, operátora alebo po skončení jej pracovného pomeru.

Článok 7
Záznamy z kamerového systému

1. Obrazový a zvukový záznam z kamerového systému sa zaznamenáva na pamäťové úložisko na dobu nevyhnutnú pre naplnenie účelu spracovania osobných údajov. Doba archivácie záznamu je ............. (napríklad minimálne 7 dní a maximálne 30 dní).
2. Záznam môže byť archivovaný aj na dlhšiu dobu, pokiaľ si to účel spracovania bude vyžadovať, najmä v prípadoch trestnoprávnej zodpovednosti.
3. Záznam z kamerového systému je potrebné chrániť pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zneužitím dostupnými elektronickými a mechanickými prostriedkami.
4. Záznamy musia byť uložené v zabezpečených priestoroch a na zabezpečených zariadeniach tak, aby mali k nim prístup len operátori a osoby uvedené na úvodných stránkach knihy prístupov k záznamom z kamerového systému.
5. Záznamy z kamerového systému, osobné údaje sa likvidujú automatickým odstraňovaním digitalizovaných dát ukladaných kamerovým systémom na internom záznamovom médiu (HDD) programovanou činnosťou systému alebo manuálne na záznamovom médiu, alebo archivačnom médiu bezodkladne a neobnoviteľne po  uplynutí dôvodu ich spracovania. Prevádzkovateľ je povinný viesť riadnu agendu o poskytnutí záznamov tak, aby sa dalo spätne dohľadať kedy, v akom časovom rozpätí, komu, na základe čoho a aký záznam bol poskytnutý (teda z ktorých kamier).

Článok 8
Riešenie technických porúch na kamerovom systéme

1. Operátor postupuje pri odstraňovaní poruchy na kamerovom systéme obvyklým spôsobom alebo podľa pokynov prevádzkovateľa či osoby zodpovedajúcej za servis kamerového systému.
2. Operátor zaznamená každú poruchu na kamerovom systéme do prevádzkovej knihy, a to ....... uloženej ......... vedenej spôsobom ........ (určí sa interne).
3. Pokiaľ bude potrebné odniesť mimo zabezpečený priestor zariadenie s osobnými údajmi, záznamom z kamerového systému (pevný disk alebo iné pamäťové médium), operátor je povinný túto skutočnosť zaznamenať prostredníctvom preberacieho protokolu o prevzatí zariadenia na opravu alebo výmenu alebo do prevádzkovej knihy oproti podpisu preberajúceho.

Článok 9

Bezpečnostné opatrenia v našej organizácii samosprávy

1. Účel bezpečnostných opatrení má zabezpečiť v našom subjekte:

a)     neoprávneným osobám zamedziť akýkoľvek prístup k záznamom z kamerového systému prostredníctvom zabezpečenia priestorov,

b)     oprávneným osobám zabezpečiť prístup k záznamom v rozsahu potrebnom na plnenie ich povinností s vedením riadnych záznamov prístupov ku kamerovým záznamom a tiež

c)     zabezpečiť odolnosť systému proti škodlivým kódom a nežiaducim modifikáciám  systému primeraným zabezpečením prístupu po počítačovej sieti.

1. Technické opatrenia v našej organizácii sú nasledovné (určí sa interne):

a)     miestnosť s kamerovými záznamami musí byť chránená proti neoprávnenému prístupu,  pokiaľ je na prízemí alebo nad úrovňou zeme, musia mať okná mrežu alebo bezpečnostné fólie, vstupné dvere musia byť minimálne zabezpečené systémom guľa a bezpečnostným zámkom,

b)     v miestnosti s kamerovými záznamami musí byť požiarny hlásič – ich určenie je vedené spôsobom .........., a  to v miestnostiach .......... (vhodné je upraviť uvedené umiestnenia hlásičov v prílohovej časti k smernici),

c)     záznamy z kamerových systémov musia byť uložené v uzamykateľnom priestore,

d)     zobrazovacie monitory musia byť umiestnené a natočené tak, aby na ne nevideli neoprávnené osoby, a to ani z odrazov od okolitého prostredia, ako aj

e)     informačný systém spracovávajúci záznam z kamier, ako aj ostatné systémy pracujúce na zariadení, na ktorom sa spracovávajú osobné údaje, záznamy z kamier, musia byť pod aktívnou podporou a schopné zaznamenávať históriu prístupov.

Článok 10
 Dokumentácia ku kamerovému systému (upraví sa podľa právneho stavu)

Dokumentácia ku kamerovému systému dostupná u prevádzkovateľa alebo zodpovednej osoby:

a)     zmluvy s dodávateľskými a servisnými firmami kamerového systému,

b)     fotodokumentácia monitorovaných verejne prístupných priestorov označených tabuľkou, napríklad („Objekt je monitorovaný kamerovým systémom“) a tiež

c)     plán kontrolnej činnosti na dodržiavanie bezpečnosti kamerového systému.

Článok 11
Spoločné a prechodné ustanovenia

1. Vedením dokumentácie a písomností sa rozumie ich správne a úplné vyplňovanie, najmä podľa predtlače alebo osobitných pokynov.
2. Znenie tohto predpisu a ostatnej dokumentácie je operátor povinný poskytnúť kontrole k nahliadnutiu len s vedomím prevádzkovateľa alebo zodpovednej osoby.
3. Všetky poznatky z kamerového systému sa považujú vo všeobecnom záujme za utajované a toto sa vzťahuje aj na všetkých zamestnancov dodávateľských a servisných organizácií kamerového systému.
4. Kontrolu činnosti, zabezpečenia a dodržiavania tohto predpisu sú oprávnení vykonať – starosta/primátor .......  alebo ním poverená osoba (napríklad prednosta) a zodpovedná osoba, orgány útvaru inšpekcie Úradu na ochranu osobných údajov a podobne.
5. Spôsob, forma a periodicita výkonu kontrolných činností zameraných na dodržiavanie bezpečnosti kamerového systému určuje zodpovedná osoba, prípadne sú uvedené v dokumente/pláne ........... (určí sa interne).
6. Osobné údaje získané kamerovým systémom sa neposkytujú tretím osobám, nevzťahujú sa na ne ustanovenia zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, resp. internej smernice č. ....... o zverejňovaní/sprístupňovaní zo dňa ......  (ak je v účinnosti, resp. je spracovaná).

Článok 12

Záverečné ustanovenia

1. Táto smernica nadobúda účinnosť  ...... 2023.  Smernica je platná pre všetkých zamestnancov, ako aj fyzické osoby mimo pracovného pomeru a vedúcich pracovníkov.
2. Prílohová časť je spracovaná ako neoddeliteľná súčasť interného aktu riadenia (upravená je orientačne ako vzor).

                                                                                                     ....................................

                                                                                                          štatutárny orgán

Príloha č. 1: Umiestnenie kamerového systému

Umiestnenie, typ a záber nainštalovaných pevných kamier kamerového systému subjektu .....

_______________________________________________________________________________________________________

Poučenie oprávnenej osoby na používanie a nakladanie s kamerovým systémom ..............

Meno a priezvisko: ......................................................., dátum narodenia: ...................................................,
funkcia: .........................................................................., úsek/odelenie: .................................................

ako oprávnená osoba na používanie a nakladanie s kamerovým systémom subjektu .......... , umiestnený ................ spôsobom ................, svojím podpisom potvrdzujem, že som bol(a) oboznámený(á) s technickým zariadením kamerového systému a spôsobom nakladania s ním a údajmi v ňom zaznamenaných.

Bol(a) som poučený(á) a oboznámený(á) s mojimi právami a povinnosťami vyplývajúcimi zo zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a internej  smernice obce/mesta č. ........ zo dňa ...... na obsluhu a prevádzku kamerového systému.

V .............................. dňa .............

............................................ podpis

Príloha č. 2: Poučenie oprávnenej osoby

Poučenie oprávnenej osoby na používanie a nakladanie s kamerovým systémom

_______________________________________________________________________________________________________

Oprávnené osoby, ktoré majú právo prichádzať do kontaktu s kamerovým systémom subjektu ............ (určí sa interne) a zoznamovať sa s údajmi zaznamenanými týmto systémom .............

(vypíšu sa všetky oprávnené osoby)

.....................................

.....................................

  Štatutár prevádzkovateľa         ................

  Zodpovedná osoba                   ................

  Operátor kamerového systému ................

Poučenie vyhotovil/zrealizoval:

Meno a priezvisko: .............. .................

Podpis: ..................... dátum: .................