- Vzor
Registratúrny poriadok a registratúrny plán subjektu územnej samosprávy ....
PRVÁ ČASŤ
Úvodné ustanovenia a základné pojmy
Článok 1
(1) Registratúrny poriadok ...... (ďalej len „registratúrny poriadok“) je vypracovaný na základe osobitného predpisu[1]. Organizačným útvarom je ...... (je potrebné doplniť).
(2) Registratúrny poriadok upravuje jednotný postup pre všetky organizačné útvary organizácie v zmysle Organizačného poriadku ........ č. ....... (pozn.: uvedie sa názov subjektu a číslo poriadku) pri správe registratúry a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov.
Článok 2
Základné pojmy
- Záznam je písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti subjektu alebo bola organizácii doručená.
- Registratúrny záznam je informácia evidovaná subjektom .... .
- Spis je registratúrny záznam, alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.
- Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.
- Spisový zväzok je súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia.
- Interný záznam je registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých orgánov alebo organizačných útvarov/oddelení.
- Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných subjektom.
- Registratúra organizačného útvaru je registratúra príslušného orgánu alebo jej organizačného útvaru.
- Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry.
- Evidenčné pomôcky sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci jednotlivých agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených v subjekte.
- Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.
- Zásielka je záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi.
- Spracovateľ je zamestnanec ......., ktorým bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorí zodpovedajú za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu.
- Podateľňa je miesto, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie orgánom ako aj organizačným útvarom, ako aj odosielanie zásielok.
- Správca registratúry je zamestnanec ......., ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 17 ods. 4 a nasl. tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry vrátane činnosti registratúrneho strediska.
- Osobitná systematická evidencia je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom. Na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.
- Denný zoznam záznamov je evidenčná pomôcka organizačného útvaru, v ktorej správca registratúry alebo iný poverený pracovník ..... (pozn.: napr. ekonóm) eviduje došlé záznamy a v ktorej spracovateľ svojim podpisom potvrdzuje prevzatie doručeného záznamu.
Článok 3
Organizácia správy registratúry
(1) Správu registratúry v subjekte zabezpečuje:
a) Podateľňa v sídle ........ , je organizačne začlenená na administrácií subjektu, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“),
b) organizačné útvary a to ...... a podobne (ďalej len „organizačné útvary“),
c) registratúrne stredisko je organizačne začlenené na administrácii a to ....... (ďalej len „registratúrne stredisko“).
(2) Registratúrny poriadok upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správy registratúry. V podateľni ako aj na niektorých organizačných útvaroch sa prostredníctvom elektronického systému na správu registratúry vedie jeden centrálny registratúrny denník.
(3) Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (pozn.: napr. sťažnosti, zmluvy, interné predpisy, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy, agenda protispoločenskej činností, či žiadostí o prístup k informáciám) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.[2]Zoznam špeciálnych druhov registratúrnych záznamov a ich charakteristiku tvorí príloha č. 2 tohto registratúrneho poriadku.
(4) Podateľňa a registratúrne stredisko sú organizačne začlenené do administrácie v súlade s organizačným poriadkom.
(5) Za dodržiavanie ustanovení tohto registratúrneho poriadku v rámci nášho subjektu zodpovedá zamestnanec ....... (a riaditeľ školy/starosta obce/riaditeľ organizácie) ..... .
(6) Každý vedúci zamestnanec dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojím pracovným povinnostiam.
(7) Subjekt .... spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci zamestnanec – ....... (pozn.: uvedenie sa interne) . V prípade potreby zamestnanec ...... pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.[3].
(8) Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené.
Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu vykonáva príslušný archívny orgán (pozn.: pre jednotku územnej samosprávy štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou, resp. Slovenský národný archív.[4]).
(9) Subjekt územnej samosprávy vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky.[5]
DRUHÁ ČASŤ
ZÁSIELKY
Článok 4
Prijímanie elektronických zásielok
(1) Subjekt prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú všetky organizačné útvary na adrese ......@..... .sk
(2) Podateľňa skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, podateľňa o tom odosielateľa včas informuje.
(3) Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, overí sa bezprostredne ich platnosť pomocou elektronického systému na správu registratúry alebo cez ústredný portál verejnej správy.
(4) Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.
(5) Ak výsledok overenia preukázal neplatnosť kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky, podateľňa o tom bezodkladne informuje spracovateľa.
Článok 5
Prijímanie neelektronických zásielok a podaní
(1) Podateľňa prijíma len neelektronickú zásielku adresovanú priamo ... . Neelektronickú zásielku adresovanú inej právnickej osobe podateľňa neprevezme.
(2) Omylom doručenú zásielku vráti poštovému podniku, doručiteľovi alebo odošle adresátovi.
(3) Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli ...... doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérnej služby, podania doručené do podateľne osobne, ak sú adresované ....... Podania môže v rámci úradného konania prijímať každý odborný zamestnanec, a to ......
(4) Nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom.
(5) Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne môže podateľňa potvrdiť aj na prednom diele doručenky podľa predtlače. Prevzatie zásielky doručenej kuriérom sa potvrdí podľa podmienok kuriérskej služby.
Článok 6
Triedenie a otváranie zásielok
(1) Podateľňa triedi zásielky na
a) zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú v registratúrnom denníku,
b) zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo organizačnému útvaru, ktorý vedie ich evidenciu (špeciálne druhy registratúrnych záznamov),
c) zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,
d) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.
(2) Triedenie zásielok sa vykonáva podľa orgánov a organizačných útvarov subjektu. Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky. Ak je obsah zásielky nejednoznačný, podateľňa ju bezodkladne predloží štatutárovi alebo .... na rozhodnutie o pridelení. Štatutár alebo ..... určí organizačný útvar/zamestnanca, ktorému bude zásielka pridelená na vybavenie.
(3) Podateľňa neotvára neelektronické
a) súkromné zásielky,
b) zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať (napr. zásielky označené heslom, predmetom zákazky z verejného obstarávania, predmetom výberového konania a slovom „neotvárať“),
c) zásielky adresované inému subjektu, napr. ..... alebo zriaďovateľovi ....,
d) zásielky označené ako „Protispoločenská činnosť“ alebo
e) zásielky, ktoré nie sú adresované nášmu subjektu.
(4) Na obálku týchto zásielok podateľňa odtlačí prezentačnú pečiatku. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho poriadku. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom nášho subjektu.
(5) O pridelení neotvorených zásielok podateľňa vedie systematickú evidenciu.
(6) Obálka sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak
a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,
b) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,
c) má dátum podania zásielky právny účinok,
d) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,
e) ide o zásielku doručenú na návratku.
(7) Ak je doručená elektronická zásielka určená viacerým adresátom alebo organizačným útvarom subjektu, zaraďuje sa do obehu vytvorením jej elektronických kópií.
Článok 7
Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu
(1) Prijatý neelektronický záznam sa zaeviduje v registratúrnom denníku.
(2) Na prijaté záznamy podateľňa odtlačí prezentačnú pečiatku. V odtlačku prezentačnej pečiatky podateľňa vyznačí dátum a spôsob doručenia, evidenčné číslo záznamu, počet listov a počet príloh. Ďalšie údaje sa do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíšu na organizačnom útvare, ktorý záznam vybavuje.
(3) Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v ľavej hornej časti strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. Ak na zázname nie je nikde voľné miesto na odtlačenie prezentačnej pečiatky, pripojí sa neoddeliteľným spôsobom k takémuto záznamu malý kúsok kancelárskeho papiera na ktorý sa prezentačná pečiatka odtlačí.
(4) Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálku dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi.
(5) Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, exekučné príkazy, predvolania na súdne pojednávanie, revízne správy, správy z odborných prehliadok a odborných skúšok, preberacie protokoly a pod. sa označia prezentačnou pečiatkou na poslednej zadnej strane.
(6) Záznamy sa po zaevidovaní v registratúrnom denníku odovzdávajú príslušnému zamestnancovi alebo ekonómovi. Poverený zamestnanec organizačného útvaru potvrdí ich prevzatie podpisom vo vytlačenom tlačive z elektronického systému na správu registratúry. Nesprávne pridelené záznamy vráti poverený zamestnanec organizačného útvaru podateľni na opätovné pridelenie.
(7) Pri odovzdávaní záznamov spracovateľovi vyznačí vedúci zamestnanec pokyny priamo na záznamoch alebo pomocou elektronického systému na správu registratúry.
(8) Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.
(9) Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, technické normy, katalógy, iné tlačoviny a pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.
(10) Elektronické záznamy sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.
(11) Ak sa z prijatého elektronického záznamu v nevyhnutnom prípade vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom, resp. pečiatkou „kópia e_dokumentu“, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie; kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačuje.
TRETIA ČASŤ
EVIDOVANIE ZÁZNAMOV A SPISOV S VYUŽITÍM ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY
Článok 8
Evidovanie záznamov a spisov
(1) Subjekt vedie evidenciu záznamov a spisov s využitím elektronického informačného systému správy registratúry centralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka. Vlastný osobitný registratúrny denník si vedie ...... (pozn.: ak je to potrebné, resp. žiadúce doplniť v podmienkach Vášho subjektu).
(2) Registratúrny denník vedie správca registratúry, resp. ....... .
(3) Správca registratúry alebo poverený pracovník potvrdia svojim podpisom prevzatie záznamov doručených príslušnému organizačnému útvaru v denných zoznamoch záznamov. Rovnako sa prevzatie záznamov vyznačí v elektronickom systéme správy registratúry.
(4) Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník, ktorý je označený názvom .... Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň. Registratúrny denník sa uzatvára zápisom v elektronickom systéme správy registratúry a na povinnej tlačovej zostave zápisom „Uzatvorené číslom“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis zamestnanca zodpovedného za agendu registratúry alebo ekonóma.
(5) V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky povinné údaje. Najmä údaje o dátume prijatia a evidencie záznamu, o odosielateľovi, dátume vyhotovenia a čísle spisu u odosielateľa, o adresátovi, označenie veci, označenie spracovateľa záznamu, dátume pridelenia a odoslania na spracovanie, spôsobe doručenia a vypravenia záznamu, forme záznamu, počte listov, druhu a počte príloh, spôsobe a dátume vybavenia záznamu, o čísle spisu do ktorého je záznam zaradený, označenie veci spisu, dátume otvorenia spisu, označenie spracovateľa spisu, o registratúrnej značke, lehote uloženia a znaku hodnoty spisu, záznam o vyradení spisu. V registratúrnom denníku sa prípadne vypĺňajú aj ďalšie doplňujúce údaje dôležité pre obeh, spracovanie a vybavenie záznamu alebo spisu.
(6) Údaje v denníku sa vypĺňajú heslovitým ale zato prehľadným spôsobom. Pri označení odosielateľa a adresáta sa uvádza jeho plné meno alebo oficiálne pomenovanie a rovnako aj adresa alebo ďalšie jednoznačné identifikátory. Ak sa pri vypĺňaní údajov v denníku používajú akékoľvek skratky alebo značky, tieto musia byť súčasťou zoznamu skratiek a značiek, ktorý tvorí neoddeliteľnú súčasť denníka.
(7) V registratúrnom denníku sa evidujú všetky záznamy, ktoré majú úradný charakter a sú podnetom pre otvorenie spisu (doručené, vytvorené z vlastného podnetu ako aj interné záznamy).
(8) Registratúrny denník sa skladá z Denníka záznamov a z Denníka spisov, ktoré sú vzájomne informačne previazané.
(9) Registratúrne záznamy sa evidujú v Denníku záznamov.
(10) Prvý registratúrny záznam týkajúci sa jednej veci a v rámci jedného spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka spracovateľ zároveň zapíše do Denníka spisov čím otvorí nový spis.
(11) Číslo spisu a jeho presná podoba a skladba sú upravené v článku 9 odsek 5 tohto registratúrneho poriadku.
(12) Subjekt ďalej okrem registratúrneho denníka využíva na evidovanie záznamov a spisov, ktoré patria medzi špeciálne druhy registratúrnych záznamov osobitné systematické evidencie – agendové systémy (napr. evidenciu došlých a odoslaných faktúr, evidenciu personálnej a mzdovej agendy, centrálnu evidenciu sťažností, systém na správu a riadenie projektov a grantov a pod.).
(13) Tvorbu čísla týchto záznamov upravujú jednotlivé agendové systémy a interné predpisy organizácie subjektu.
Článok 9
Tvorba spisu v našej organizácii
(1) Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy patriace doň a obsah spisu.
(2) O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže v prípade potreby vykonať aj správca registratúry, resp. ekonóm.
(3) Správca registratúry alebo spracovateľ prideľuje číslo spisu registratúrnemu záznamu
a) ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti,
b) obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť,
c) vzniknutému z vlastného podnetu,
d) adresovanému nášmu subjektu, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti alebo
e) ktorého obsah súvisí s organizáciou činnosti.
Pozn. autora: Číslo spisu obsahuje spravidla označenie pôvodcu prípadne aj jeho organizačnej zložky, označenie kalendárneho roku, poradové číslo z denníka spisov alebo inej systematickej evidencie – agendového systému (v takomto prípade je súčasťou čísla spisu aj kód príslušného agendového systému). Číslo spisu môže obsahovať aj iné znaky charakterizujúce skutočnosti súvisiace so spisom, napr. kód spracovateľa spisu.
(4) Štruktúru čísla spisu tvorí
a) Označenie pôvodcu: ......
b) po pomlčke označenie registratúrneho denníka – číslo
c) lomka, za ktorou nasleduje kalendárny rok v ktorom bolo registratúrnemu záznamu pridelené poradové číslo spisu z registratúrneho denníka.
d) po pomlčke kód spracovateľa, tvorený iniciálkami jeho mena a priezviska.
(5) Poverený pracovník odovzdá záznam vedúcemu zamestnancovi organizačného útvaru, ktorý určí spracovateľa a prípadne rozhodne či je záznam podnetom na otvorenie spisu a bude mu pridelené nové číslo spisu z Denníka spisov v registratúrnom denníku alebo bude evidovaný a zaradený do už existujúceho spisu.
(6) Spracovateľ fyzicky zaraďuje registratúrny záznam do spisového obalu konkrétneho spisu kam záznam patrí.
(7) Spracovateľ v prípade otvorenia nového spisu v súčinnosti so správcom registratúry priradí spis do príslušnej vecnej skupiny spisov a uvedie v elektronickom systéme správy registratúry registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia podľa registratúrneho plánu.
(8) Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami vo fyzickej forme a po vybavení a uzatvorení spisu sa vytlačí a vloží obsah spisu. Spisový obal obsahuje
a) názov,
b) názov organizačného útvaru,
c) číslo spisu,
d) vec,
e) registratúrnu značku,
f) znak hodnoty,
g) lehota uloženia,
h) dátum uzavretia spisu,
i) meno a priezvisko spracovateľa,
j) označenie „Spisový obal“.
(9) Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu sa vyhotovuje automaticky prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku; uzatvára sa a následne vytlačí spolu s uzatvorením spisu.
(10) Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v subjekte, zaeviduje sa v registratúrnom denníku nového kalendárneho roka, jeho číslo sa stáva číslom spisu. Prepojenie spisov sa vyznačí v elektronickom systéme na správu registratúry.
(11) Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. Spisy sú uložené až do odovzdania registratúrnemu stredisku v registratúre príslušného organizačného útvaru.
ŠTVRTÁ ČASŤ
VYBAVOVANIE SPISOV
Článok 10
Vybavovanie
(1) Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje:
a) registratúrnym záznamom,
b) odstúpením,
c) vzatím na vedomie,
d) úradným záznamom.
(2) Spis sa vybavuje v lehotách ustanovených všeobecnými záväznými právnymi predpismi alebo internými predpismi, inak v lehote určenej pôvodcom, resp. v lehote určenej vedúcim zamestnancom organizačného útvaru v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia registratúrneho záznamu.
(3) Ak sa vec nemôže vybaviť v ustanovenej lehote, alebo v určenej lehote, alebo sa odstúpi na vybavenie inému orgánu, spracovateľ včas informuje o tom odosielateľa s uvedením dôvodu.
(4) Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Ak si to vybavenie veci vyžiada, zabezpečí súčinnosť ďalších organizačných útvarov. Spracovateľ vyznačí spôsob vybavenia registratúrneho záznamu, odošle ho alebo dá pokyn na jeho odoslanie a určí ďalší pohyb spisu.
(5) Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy spravidla v dvoch fyzických vyhotoveniach resp. v závislosti na počte adresátov podľa platných technických noriem[6]a vzorov uvedených v katalógu formulárov. V prípade ak sa registratúrny záznam vyhotovuje a odosiela v elektronickej podobe, fyzické vyhotovenie záznamu sa spravidla nevyhotovuje a to ani pre potrebu jeho vloženia do spisu. V takomto prípade sa na fyzický spis vyznačí informácia o existencií elektronického záznamu.
(6) Spracovateľ podľa pokynov vedúceho zamestnanca organizačného útvaru volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na doručenom registratúrnom zázname, alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.
(7) Ak sa obmedzuje prístup k spisu, uvedie spracovateľ na spisovom obale označenie „obmedzený prístup“ a čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí aj v denníku spisov a prípadne v iných evidenciách.[7]
(8) Spracovateľ sa nesmie podieľať na vybavovaní registratúrneho záznamu, obsahom ktorého je jeho vlastný záujem, záujem osôb jemu blízkych alebo osôb, s ktorými je v blízkom alebo príbuzenskom vzťahu. Ak mu bol takýto registratúrny záznam pridelený na vybavenie, upozorní na to vedúceho zamestnanca organizačného útvaru, ktorý určí iného spracovateľa.
(9) Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti subjektu, odstúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe včas informuje.
(10) Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy. Uzatvorené spisy odovzdáva prostredníctvom povereného pracovníka do registratúry organizačného útvaru.
Článok 11
Používanie pečiatok
(1) Na neelektronických registratúrnych záznamoch sa odtláča ...... pečiatka. Ak sa použije ........... pečiatka, odtláča sa modrou farbou. Text pečiatok je pri zachovaní predpísaných náležitostí zhodný s textom tlačív a formulárov používaných v praxi. Vzory pečiatok sú uvedené v prílohovej časti.
(2) Ak subjekt používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.
(3) Evidencia úradných pečiatok obsahuje
a) odtlačok úradnej pečiatky,
b) meno, priezvisko a funkciu osoby, ktorá ju prevzala a používa,
c) dátum prevzatia,
d) dátum vrátenia,
e) dátum zničenia.
(4) Evidenciu úradných pečiatok vedie ....
(5) Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronická kópia sa odtlačkom úradnej pečiatky neoznačujú.
Článok 12
Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov
(1) Registratúrny záznam podpisuje štatutár ... alebo ... alebo nimi poverený zamestnanec v rámci pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpisovaného záznamu.
(2) Ak originál registratúrneho záznamu v neprítomnosti podpisuje zastupujúci zamestnanec pripojí pred svoj podpis skratku "v. z." (v zastúpení).
Článok 13
Odosielanie zásielok
(1) Vybavený registratúrny záznam odovzdá spracovateľ poverenému pracovníkovi, ktorý ho pripraví na odoslanie, pokiaľ registratúrny záznam nevybavoval sám poverený pracovník. Poverený pracovník skontroluje všetky náležitosti (číslo registratúrneho záznamu, dátum, adresu, podpis, príp. prílohy) a pripraví na odoslanie. Prostredníctvom elektronického systému na správu registratúry vyhotoví obálky, na ktorých vyznačí spôsob odoslania.
(2) Registratúrne záznamy určené na odoslanie poštou sa zabezpečujú prostredníctvom podateľne. Na odosielanie elektronických registratúrnych záznamov využíva elektronickú schránku alebo ústredný portál verejnej správy.
(3) Súkromná korešpondencia je z prepravy s úradnými zásielkami vylúčená. Na súkromnú korešpondenciu je zakázané používať úradné tlačivá, pečiatky, obálky a pod.
(4) Registratúrne záznamy, pri ktorých nie je potrebné zabezpečiť preukázateľnosť zaslania, môže spracovateľ zaslať aj elektronickou poštou.
(5) Registratúrne záznamy, pri ktorých je potrebné zabezpečiť preukázateľnosť doručenia, sa zasielajú doporučene s doručenkou alebo doporučene s doručenkou do vlastných rúk. Doporučené zásielky, doporučené zásielky 1. triedy, zásielky na návratku (doručenku) a balíky podateľňa zapisuje do poštových podacích hárkov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry alebo pomocou aplikačného programového vybavenia poštového podniku v ktorom poštový podnik potvrdzuje prevzatie na prepravu.
(6) Na podpísané návratky podateľňa zaznamená dátum doručenia (odtlačí prezentačnú pečiatku s dátumom spätného doručenia) a odovzdá príslušnému organizačnému útvaru na uloženie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.
(7) Doručovanie vybavených registratúrnych záznamov medzi organizačnými útvarmi úradu sa vykonáva prostredníctvom poverených zamestnancov alebo prostredníctvom podateľne na podpis.
(8) Pri osobnom prevzatí zásielky adresátom sa odovzdá zásielka fyzickej osobe po preukázaní jej osobnej totožnosti občianskym preukazom, úradným preukazom alebo overeným splnomocnením adresáta. Prevzatie zásielky sa podpisuje na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí sa uvedie v evidencii spisov slovami „Prevzaté osobne“.
(9) Zásielky vrátené poštovým podnikom ako nedoručené podateľňa ihneď vráti príslušnému organizačnému útvaru, ktorý ich pripojí a zaeviduje do príslušného spisu. Deň vrátenia nedoručených zásielok vyznačí podateľňa odtlačkom prezentačnej pečiatky na zadnej strane obálky.
(10) Elektronické záznamy sa odosielajú prostredníctvom elektronického systému správy registratúry alebo prostredníctvom elektronickej schránky alebo ústredným portálom verejnej správy.
PIATA ČASŤ
UKLADANIE SPISOV
Článok 14
Registratúrny plán
(1) Registratúrny plán usporadúva registratúru subjektu do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činností. Jednotlivým vecným skupinám spisov určuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.
(2) Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre subjektu. Skladá sa z alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny.
(3) Registratúrny plán je prílohou k Registratúrnemu poriadku.
Článok 15
Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov
(1) Spracovateľ pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie. Elektronické záznamy sa do fyzického spisu nevkladajú.
(2) Uzatvorený spis sa ukladá takto:
a) elektronický spis v elektronickej príručnej registratúre a v elektronickom registratúrnom stredisku v elektronickom systéme alebo v module dlhodobého uchovávania elektronických registratúrnych záznamov;
b) neelektronický spis v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku;
c) kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku;
d) neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu vyhotovená pôvodcom nie je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho strediska.
Článok 16
Príručná registratúra organizačného útvaru
(1) Miesto uloženia registratúry organizačného útvaru (ďalej len „príručná registratúra") určí .... , resp. .......
(2) Zamestnanec .... dôsledne dbá o správu príručnej registratúry a v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho poriadku jej správou poverí jedného zamestnanca organizačného útvaru (ďalej len „poverený pracovník“).
(3) Poverený pracovník do príručnej registratúry organizačného útvaru ukladá na jednom mieste uzatvorené spisy, kde zostávajú uložené spravidla jeden kalendárny rok nasledujúci po roku ich uzavretia. Poverený pracovník zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.
(4) Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.
(5) Úložná jednotka sa označuje štítkom s názvom, názvom útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 6 tohto registratúrneho poriadku.
(6) Poverený pracovník uzatvorené spisy spravidla po roku úschovy v registratúre organizačného útvaru odovzdáva do registratúrneho strediska s dvomi vyhotoveniami zoznamu odovzdávaných spisov.
(7) Ročná lehota začína plynúť od 1. januára nasledujúceho roka po roku, v ktorom bol spis vybavený a uzatvorený.
(8) Poverený pracovník po kontrole vyznačí v odovzdávacom zozname chýbajúce spisy.
Článok 17
Registratúrne stredisko
(1) Subjekt zriaďuje registratúrne stredisko v sídle organizácie, a to na ulici ........ v obci ..... .
(2) Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry subjektu.
(3) Správca registratúry
a) v určených termínoch preberá do registratúrneho strediska uzatvorené spisy,
b) eviduje prevzaté spisy,
c) označuje a ukladá prevzaté spisy,
d) bezpečne uschováva a všestranne ochraňuje prevzaté spisy,
e) zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a ich evidenciu,
f) zabezpečuje vyraďovanie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov,
g) usmerňuje postup pri dodržiavaní ustanovení tohto predpisu,
h) zabezpečuje školenia k tomuto predpisu,
i) dbá o dodržiavanie predpisov o ochrane pred požiarmi a poriadok v stredisku.
(4) Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene v špecializovaných príručných registratúrach na organizačných útvaroch subjektu, z činnosti ktorých vznikli.
Článok 18
Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov
(1) Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.
(2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť subjektu[8] a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.
(3) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že
a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,
b) spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie.
(4) Ustanovenia tohto registratúrneho poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov.[9]
Článok 19
Znak hodnoty a lehota uloženia
(1) Znak hodnoty ,,A" sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu.
(2) Všetky ostatné vyhotovenia, a to duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť subjektu. To neplatí v prípade registratúrnych záznamov uložených do zbierky listín.
(3) Lehotu uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne.
(4) Návrhy na predĺženie, prípadne skrátenie lehôt uloženia sa predkladajú správcovi registratúry.[10]
(5) Znaky lehôt nadväzujú aj na Registratúrny poriadok, ktorý predstavuje prílohovú časť Registratúrneho poriadku nášho subjektu.
Článok 20
Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov, záznamov a návrh na vyradenie spisov
(1) Návrh na vyradenie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ktorým uplynuli lehoty uloženia (ďalej len „vyraďovanie spisov"), vzniknutých z činnosti subjektu predkladá archívnemu orgánu minimálne raz za päť rokov.[11]
(2) Správca registratúry subjektu (spravidla ekonóm) dôsledne dbá, aby zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.
(3) Vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku.
(4) Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len „návrh“), vzor ktorého tvorí prílohu tohto registratúrneho poriadku. K návrhu na vyradenie sa priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty ,,A“, vzor ktorého tvorí príloha tohto registratúrneho poriadku a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty ,,A“, vzor ktorého tvorí príloha tohto registratúrneho poriadku.
(5) Spisy uvedené v návrhu na vyradenie zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívneho orgánu.
Článok 21
Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty
(1) Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska subjektu.
(2) Subjekt zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú oddelene od ostatných spisov.
(3) Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených úložných jednotkách protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol vyhotovený archívom.[12]
Článok 22
Správa registratúry v mimoriadnej situácii
(1) Náhradnú evidenciu pri správe registratúry v mimoriadnej situácii vedie spravidla bez využitia elektronického systému správy registratúry, prostredníctvom registratúrneho denníka v knižnej forme.
(2) Náhradná evidencia sa vedie v súlade s metodikou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorá bude v prípade potreby poskytnutá.
(3) Číslo spisu evidovaného v náhradnej evidencii sa dopĺňa o skratku „MS“ oddeleného od roku pomlčkou.
Článok 23
Záverečné ustanovenia
(1) Kontrolu plnenia ustanovení Registratúrneho poriadku vykonáva správca registratúry a ...... a vonkajší kontrolný orgán alebo Ministerstva vnútra SR, prípadne Najvyššieho kontrolného úradu SR a podobne. Registratúrny poriadok a registratúrny plán nadobúda účinnosť jeho schválením podľa osobitného predpisu.
(2) Vnútorný predpis je zaväzujúci pre zamestnancov – pôvodcov registratúry. Vzor spisového obalu tvorí prílohu tohto registratúrneho poriadku.
..................................
štatutár subjektu
Prílohy k Registratúrnemu poriadku si môžete stiahnuť v časti označenej "Súvisiace formuláre a dokumenty".