Smernica o zverejňovaní zmlúv, faktúr a objednávok

Čl. 1

Predmet úpravy

Táto smernica upravuje základné povinnosti a pracovné postupy organizačných útvarov pri zverejňovaní:

a) zmlúv, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať, ak je zmluvnou stranou náš subjekt územnej samosprávy a k nej prislúchajúce dodatky a novelizácie spolu s prílohami, ktoré sa povinne zverejnia tiež v Centrálnom registri zmlúv (pozn.: týmto sú myslené aj dodatky k zmluvám, či dohody a prílohové časti ako neoddeliteľné časti zmluvného zabezpečenia),

b) údajov o objednávkach tovarov, služieb a prác, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať,

c) údajov o faktúrach za tovary, služby a práce, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať (prijaté dodávateľské faktúry).

Čl. 2

Základné povinnosti

1. Zamestnanci subjektu verejnej správy sú povinní pri uzatváraní a evidencii zmlúv postupovať tak, aby boli zmluvy zverejnené v Centrálnom registri zmlúv, resp.  na webovom sídle (internetovej stránke), prijaté dodávateľské faktúry a vyhotovené objednávky formou ich prehľadu (pozn.: ak sa zverejňujú faktúry a objednávky prostredníctvom inej internetovej stránky, edupage alebo podobne, je vhodné to v smernici uviesť).

2. Zamestnanci subjektu sú povinní pri vyhotovovaní objednávok postupovať tak, aby boli údaje o objednávkach zverejnené na webovom sídle ......  maximálne  do desiatich pracovných dní po vystavení objednávky.

3. Údaje podľa odseku 1 sa zverejňujú nepretržite počas piatich, (pozn.: desiatich rokov pri zmluvách v Centrálnom registri zmlúv) odo dňa ich zverejnenia.

Čl. 3

Zverejňovanie zmlúv v Centrálnej evidencii zmlúv

1. Osoba zodpovedná za zverejnenie zmluvy v Centrálnom registri zmlúv ..... (pozn.: možno uviesť funkciu/pozíciu) vykonáva:

a) vyhotovenie kópie zmluvy z jej podpísaného originálu,

b) anonymizáciu údajov, ktoré sa nesmú zverejňovať (pozn.: anonymizácia sa vykonáva vždy na kópii zmluvy),

c) naskenovanie kópie zmluvy upravenej podľa písmena b) do PDF súboru v textovo čitateľnej podobe s možnosťou vyhľadávania bez uvedenia podpisu účastníkov zmluvy, dátumu podpisu zmluvy účastníkmi zmluvy a odtlačky pečiatky účastníkov zmluvy,

d) vyplnenie sprievodných údajov potrebných pre zverejnenie zmluvy v informačnom systéme Centrálneho registra zmlúv (pozn.: vyznačené povinné časti sú uvedené červenou hviezdičkou),

e) vloženie naskenovanej zmluvy v PDF súbore v textovo čitateľnej podobe s možnosťou vyhľadávania bez uvedenia podpisu účastníkov zmluvy, dátumu podpisu zmluvy účastníkmi zmluvy a odtlačky pečiatky účastníkov zmluvy do Centrálneho registra zmlúv spolu s prílohami, ktoré predstavujú neoddeliteľnú súčasť zmluvného zabezpečenia/dodatku,

f) ponechanie zmluvy v Centrálnom registri zmlúv po dobu desiatich rokov (sústavne) od nadobudnutia účinnosti zmluvy,

g) riadne uvedenie priameho odkazu (v časti Poznámky) vo forme Uniform Resource Locator (URL) na profil verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa v časti určenej na sprístupnenie informácií o verejnom obstarávaní, v ktorom bola zmluva uzatvorená, ak je zmluva uzatvorená na základe verejného obstarávania (pozn.: ide teda o link na profile verejného obstarávateľa na portáli ÚVO – konkrétny predmet zákazky, resp. konkrétne verejné obstarávanie),

h) riadne uvedenie odkazu na konkrétnu zákazku, ak bol využitý iný elektronický prostriedok v rámci časti Poznámkyv Centrálnom registri zmlúv (pozn.: na zákazky s nízkou hodnotou, ktoré nezverejňuje na portáli Úradu pre verejné obstarávanie),

i) požiadanie Úradu Vlády Slovenskej republiky o zmenu/zámenu/opravu/doplnenie/vymazanie alebo prekrytie či inú úpravu už zverejnených informácií v Centrálnom registri zmlúv (v zmysle Prílohy č. 1 k tejto smernici) cez e-mailový kontakt  crz-support@vlada.gov.sk.

2. Uvedené pravidlá platia rovnako a bez zmeny aj pre dodatky k uzatvoreným zmluvám alebo dohody o skončení zmluvy.
3. Uzatvorená zmluva/dodatok či dohoda, ktorú zodpovedný zamestnanec zverejnil v Centrálnej evidencii zmlúv nezverejní súčasne na webovom sídle nášho subjektu územnej samosprávy.

4. Zodpovedný zamestnanec v rámci agendy zverejňovania v Centrálnom registri zmlúv (pri rešpektovaní vlastného prístupu do Centrálneho registra zmlúv) nemusí uverejniť súčasne so zmluvou prílohy a to obchodné  alebo poistné podmienky, kalkulácie cien, nákresy, technické predlohy, výkresy alebo  projekty.

Čl. 4

Zverejňovanie údajov o faktúrach

1. Evidenciu údajov o faktúrach na účel ich zverejnenia vykonáva poverený zamestnanec .... (pozn.: postačí uviesť funkciu/pozíciu).

2. Zamestnanec podľa odseku 1 vykonáva vyplnenie údajov potrebných pre zverejnenie údajov o faktúrach na webovom sídle subjektu verejnej správy – internetovej stránke www..... .sk.

3. Lehota na zverejnenie údajov o faktúrach začína plynúť dňom ich zaplatenia, najviac do 30 kalendárnych dní od zaplatenia/úhrady faktúry.

4. Vykonanie zmeny zapísaných sprievodných údajov o dodávateľských faktúrach..... . Kontrolu zverejňovania údajov zabezpečuje ..... .

5. V prípade, že faktúra nadväzuje na uzatvorenú a zverejnenú zmluvu/objednávku, obsahuje prehľad údajov o faktúre aj číslo uzatvorenej zmluvy/vystavenej objednávky. Prehľad o prijatej dodávateľskej faktúre sa ponechá zverejnený na webovom sídle po dobu piatich rokov od zverejnenia.

6. Odberateľské faktúry sa nemusia povinne zverejniť cez internetovú stránku (webové sídlo subjektu územnej samosprávy).

Čl. 5

Zverejňovanie údajov o vystavených objednávkach

1. Evidenciu údajov o vystavených objednávkach na účel ich zverejnenia vykonáva poverený zamestnanec .... .

2. Zamestnanec podľa ods. 1 vykonáva vyplnenie údajov potrebných pre zverejnenie údajov o vystavených objednávkach na webovom sídle subjektu verejnej správy.

3. Lehota na zverejnenie údajov o vystavených objednávkach začína plynúť dňom ich vystavenia (podpísania),  a to 10 pracovných dní od vystavenia.

4. Kontrolu zverejňovania údajov zabezpečuje hlavný kontrolór obce/mesta alebo vnútorná kontrola.

5. V prípade, že vystavená objednávka nadväzuje na uzatvorenú a zverejnenú zmluvu, obsahuje prehľad údajov o objednávke aj číslo uzatvorenej zmluvy. Prehľad o vystavenej objednávke sa ponechá zverejnený na webovom sídle po dobu piatich rokov od uverejnenia. 

Čl. 6

Záverečné ustanovenia

1. Všetky  uzatvorené zmluvy a ich dodatky, dodávateľské faktúry a vystavené objednávky sa riadne v čase ich realizácie overia základnou finančnou kontrolou podľa internej smernice o finančnej kontrole.

2. Smernica je súčasťou evidencie interných aktov subjektu verejnej správy. V prílohovej časti smernica obsahuje spôsob požiadania Úradu Vlády Slovenskej republiky o úpravu/zmenu/výmenu už zverejnených údajov v Centrálnom registri zmlúv (Príloha č. 1).

(3) Zmeny a doplnenia smernice sa realizujú formou dodatku tejto smernice.

(4) Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť od  .......... 2023.

 

                                                          ..........................................

                                                                                     meno a priezvisko štatutára

 

Príloha č. 1 – Žiadosť o opravu údajov

v Centrálnom registri zmlúv (pozn.: e-mailové zaslanie žiadosti, žiadosť je potrebné zaslať elektronicky na adresu crz-support@vlada.gov.sk)

 

EMAIL

Dobrý deň, týmto Vás žiadam o opravu chybného údaju v nasledujúcej zverejnenej zmluve v Centrálnom registri zmlúv:

Číslo našej zmluvy: ..../2023

Zmluvné strany: Základná škola v obci ........, IČO: ....... a ..........................., IČO: .......

ID zmluvy v rámci systému CRZ: ......... (pozn.: nájdeme v pravej časti zverejňovania v časti popis zmluvy v strednej časti)

Požadované opravy: ..................................................

Odôvodnenie opravy: ...................................................

 

S pozdravom

..................

Bonus pre klientov – Žiadosť o registráciu povinnej osoby v Centrálnom registri zmlúv – v zmysle Metodického usmernenia k CRZ a splnomocnenie k zverejňovaniu

 

Žiadosť o registráciu povinnej osoby[1]
v Centrálnom registri zmlúv

 

Názov povinnej osoby
IČO
Poštová adresa
Zriaďovateľ [2]
Kontaktná e-mailová adresa [3]

 

Zoznam osôb, ktorým majú byť vytvorené používateľské účty za účelom zverejňovania zmlúv v Centrálnom registri zmlúv v mene povinnej osoby:

Meno	Priezvisko	Služobný/pracovný email

 

 

Dňa ....................................

V ........................................

 

...................................................... Meno, priezvisko a podpis štatutára
odtlačok pečiatky[4]

 

                                                                                            

 

 

 

 

S P L N O M O C N E N I E

 

Splnomocniteľ:

 

Titul, meno, priezvisko:...............................................................................................................

Rodné priezvisko:         ...............................................................................................................

Dátum narodenia:          ............................................Rodné číslo: ..............................................

Trvalý pobyt:                ................................................................................................................

 

Splnomocnenec:

 

Titul, meno, priezvisko:...............................................................................................................

Rodné priezvisko:        ................................................................................................................

Dátum narodenia:         .............................................Rodné číslo: ..............................................

Trvalý pobyt:               ................................................................................................................

Pracovný email:          .................................................................................................................

 

Splnomocňujem

 

Orientačný text:

Splnomocnenca ........... (meno a priezvisko) na účely zverejňovania, uvádzania potrebných údajov o zmluvnom zabezpečení, resp. žiadaní o zmeny a opravy vo zverejnených údajoch o zmluvnom zabezpečení v Centrálnom registri zmlúv.

 

 

Odsúhlasenie splnomocnenia splnomocnencom: ........................ (podpis)

 

 

 

 

 

Podpísané v obci/meste  ......................  dňa  ............

 

 

                                                                                                                  ....................................................

                                                                                                 splnomocniteľ (meno, priezvisko, podpis, funkcia a pečiatka)