- Vzor
Čl. I
Úvodné ustanovenia
1.1.Táto smernica je spracovaná na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. v spojení so zákonom č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.
1.2.Záznamy v pokladničnej knihe sa realizujú spôsobom ........ (pozn.: napr. v počítači v elektronickej verzii a následne sa vytlačia alebo manuálne). V pokladničnej knihe sa musí denne vykazovať zostatok pokladničnej hotovosti, s ktorým zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice odsúhlasí fyzický stav hotovosti v pokladni. Všetky doklady spolu s pokladničnou knihou odovzdá zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice zamestnancovi ......... (pozn.: vhodné je určiť podľa vlastného výberu, napr. ekonómka, účtovníčka alebo vedúci zamestnanec), ktorý vykoná kontrolu a zabezpečí zaúčtovanie pokladničných operácií.
1.3.Originál denných záznamov o pokladničných operáciách zostáva v pokladničnej knihe. Denné záznamy sa archivujú počas celej doby archivovania účtovných dokladov, ku ktorým tvoria prílohu.
1.4.Prvotným dokladom, ktorý musí byť priložený k výdavkovému pokladničnému dokladu je potvrdenie o nákupe, ktoré musí byť vo forme pokladničného bloku.
1.5.Zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice zabezpečuje výber peňazí na dotáciu pokladne v súlade s pokynmi peňažného ústavu a v rozsahu ustanovení tejto smernice.
1.6.V účtovnej jednotke ....... (pozn.: určí sa interne) sa inventarizuje pokladničná hotovosť v týchto prípadoch:
- pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,
- pri jej zániku,
- pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, a tiež
- pri skončení pracovného pomeru.
Čl. II
Zásady vedenia pokladnice, náležitosti, zastupovanie a opravy
2.1. Stav, príjem a výdavok peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov sa eviduje v pokladničnej knihe na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov spolu s vykonaním základnej finančnej kontroly. Pokladníčka zabezpečí chronologické číslovanie pokladničných dokladov podľa poradia ich zápisu do pokladničnej knihy.
2.2.Pokladničná kniha – pre každú menu sa vedie samostatná pokladničná kniha. Obsahom pokladničnej knihy sú tieto údaje:
a) označenie, že ide o pokladničnú knihu,
b) názov organizácie,
c) obdobie, ktorého sa týka – mesiac/rok,
d) zápis v pokladničnej knihe má nasledujúcu štruktúru:
- dátum uskutočnenia pokladničnej operácie,
- číslo pokladničného dokladu,
- stručný opis pokladničnej operácie,
- suma prijatej alebo vydanej hotovosti,
- aktuálny zostatok pokladničnej hotovosti po uskutočnenom pohybe peňažných prostriedkov.
2.3. Ak sa vedie pokladničná kniha ručne, musí byť zviazaná a jednotlivé stránky musia byť očíslované.
2.4. Číslovanie pokladničných dokladov sa vykonáva narastajúcim spôsobom od začiatku roka v jednom rade za sebou.
2.5. Opravy je možné vykonávať tak, aby bolo možné vždy určiť osobu, ktorá opravu vykonala, dátum opravy a aby z vykonanej opravy bol zrejmý obsah pôvodného účtovného dokladu. Nesmie sa použiť tekutý korekčný lak alebo prelepenie pôvodného zápisu. Ak sa opravuje účtovný zápis, pôvodný zápis sa prečiarkne a pripojí sa nový opravený účtovný doklad. K opravenému údaju sa pripojí podpis osoby, ktorá opravu vykonala. V prípade, že je chybný iba jeden údaj, možno tento prečiarknuť a nad neho napísať nový správny údaj s poznámkou, kto a kedy opravu vykonal.
2.6. Zamestnávateľ ako účtovná jednotka má uzavretú dohodu o hmotnej zodpovednosti s osobou hmotne zodpovednou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti (pokladníkom), ceninami a prísne zúčtovateľnými tlačivami (pokladník, resp. zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice). Príloha k smernici upravuje vzor fyzickej inventúry v pokladnici. Pokladničná hotovosť sa inventarizuje aspoň raz ročne, a to k času 31.12.202x formou inventúrneho súpisu s podložením pokladničnej knihy.
2.7. Zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice – pokladník ................, resp. jeho zástupca realizuje nasledujúce činnosti podľa pracovnej náplne, a to:
- vedie evidenciu o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
- vyhotovuje pokladničné doklady a zodpovedá za ich formálnu správnosť,
- vedie pokladničnú knihu, kde zapisuje stav a pohyb peňazí v hotovosti,
- vykonáva prepočet zahraničnej meny na eurá,
- vykonáva priebežné číslovanie pokladničných dokladov,
- vykonáva doplňovanie pokladničnej hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
- vykonáva odvody pokladničnej hotovosti do banky a vykonáva základnú finančnú kontrolu,
- v určených hodinách zaisťuje príjem a výdaj peňažných prostriedkov v hotovosti a výdaj cenín a prísne zúčtovateľných tlačív a
- odovzdáva pokladničné doklady na zaúčtovanie.
2.8. Zamestnanec úseku pokladnice nesmie zveriť vykonávanie pokladničných operácií inej osobe. V prípade neprítomnosti zodpovedného zamestnanca úseku pokladnice (dovolenka, práceneschopnosť a podobne) poverí predseda úradu iného podriadeného zamestnanca jej zastupovaním. Zamestnanec prevezme pokladničnú agendu po inventarizácii pokladne. Aj s prechodne povereným zamestnancom musí byť spísaná dohoda o hmotnej zodpovednosti. Tento zamestnanec má v čase zastupovania práva a povinnosti vyplývajúce z funkcie zamestnanca úseku pokladnice.
2.9. Prevzatie vyplácanej sumy potvrdí príjemca svojím podpisom na výdavkovom pokladničnom doklade. Vyplatenie peňažných prostriedkov z pokladnice musí byť doložené dokladom, na základe ktorého sa uskutočňuje príslušná výplata peňažných prostriedkov (pozn.: napr. vyúčtovanie pracovnej cesty, úhrada výdavku pre organizáciu a žiadosť o jeho preplatenie pracovníkom a podobne).
2.10. Pokladničný blok vystavený na elektronickej registračnej pokladnici(ERP) musí obsahovať náležitosti podľa platných zákonov a eviduje sa v pokladničnej knihe.
Čl. III
Pokladničný limit, pokladničné hodiny
3.1. Výška pokladničného limitu je stanovená v sume ....... eur (pozn.: určí sa interne). Suma hotovosti nad rámec tohto limitu sa odvádza bezodkladne na bankový účet. K tejto skutočnosti vyplní zodpovedná osoba za úsek pokladnice výdavkový pokladničný doklad a súčasne doklad o vložení prostriedkov z banky. Pokladničnú hotovosť, ktorá sa môže nachádzať v pokladni, tvorí:
- hotovosť do výšky stanoveného pokladničného limitu alebo
- hotovosť na výplatu iných hromadných výplat, hotovosť presahujúca stanovený limit, ktorá bola prijatá v čase, keď ju nebolo možné odviesť na účet v banke.
3.2.Výdavkový pokladničný doklad musí byť vystavený na meno príjemcu. Výplata každej hotovosti musí byť potvrdená podpisom príjemcu alebo ním splnomocnenej osoby. V prípade, že zamestnanec úseku pokladnice osobne nepozná príjemcu, je oprávnený požadovať preukaz totožnosti, ktorého číslo zaznamená vo výdavkovom pokladničnom doklade.
3.3.Výdavkový pokladničný doklad vystavuje zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice na základe prvotných dokladov, ktorými sú:
- vyúčtovanie služobnej cesty,
- potvrdenie o nákupe – pokladničná účtenka,
- vyúčtovanie preddavku či výplatná listina miezd.
3.4. Touto Smernicou sa určujú pokladničné hodiny v pokladnici a to v úradných/pracovných dňoch ........ v čase od ..... do ...... .
Čl. IV
Vyúčtovanie preddavku/zálohy
4.1. V odôvodnených prípadoch môže byť zamestnancovi poskytnutá záloha (podľa prílohy č. 2 k smernici). Mimoriadna záloha predstavuje peňažné prostriedky, ktoré úrad zveruje svojim zamestnancom, aby z nich uhrádzali rôzne drobné výdavky, ktoré je možné platiť iba v hotovosti.
4.2. Zamestnanec môže požiadať o mimoriadnu zálohu podľa prílohy č. 2. Vyplatenie mimoriadnej zálohy schvaľuje .... (pozn.: určí sa interne), a to na základe žiadanky, ktorá sa overí základnou finančnou kontrolou.
4.3. Mimoriadne zálohy sa poskytujú:
- v predpokladanej výške výdavkov na vopred určený účel (drobný nákup konkrétneho tovaru alebo služby) – jednorazové zálohy v sume max. ........ eur (pozn.: určí sa interne),
- vo výške zodpovedajúcej potrebe vymedzeného okruhu zamestnancov na priebežné platby v hotovosti (pozn.: napr. nákup pohonných hmôt, nákup materiálu alebo repre) trvalé zúčtovateľné zálohy. Takáto suma zúčtovateľnej zálohy nepresiahne ........... eur.
4.4. Ak sa nedá uskutočniť výdavok, na ktorý bola poskytnutá jednorazová mimoriadna záloha, zamestnanec je povinný zálohu vrátiť nasledujúci pracovný deň do pokladne. Ďalšiu jednorazovú mimoriadnu zálohu na ten istý účel možno poskytnúť iba pri vyúčtovaní predchádzajúcej zálohy.
4.5.Zamestnanci, ktorým boli poskytnuté mimoriadne zálohy, sú povinní ich vyúčtovať a doložiť ich použitie najneskôr:
- do ........ pracovných dní po splnení účelu – jednorazová mimoriadna záloha,
- do posledného pracovného dňa v kalendárnom mesiaci – trvalá mimoriadna/zúčtovateľná záloha.
Čl. V
Záverečné ustanovenia
5.1. Tento predpis je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností. Smernica nadväzuje na obeh účtovných dokladov prostredníctvom Smernice č. ..... a Smernice č. ..... o finančnej kontrole (pozn.: určí sa interne).
5.2. Súčasť smernice predstavuje prílohová časť mincovku a žiadosti na nákup a na výplatu mzdy v hotovosti azoznam podpisových vzorov pre pokladničné operácie (nie je povinné).
5.3. Ustanoveniami tohto predpisu sú povinní riadiť sa všetci zamestnanci organizácie.
5.4. Účinnosť smernice je stanovená od ...... 202x.
V .................. dňa .........
..................................
podpis štatutára
Príloha č. 1 –vzor mincovky
k inventúre pokladničnej hotovosti pri zastupovaní, podpísaní dohody o hmotnej zodpovednosti, preradení zamestnanca a podobne
Inventúra pokladničnej hotovosti
Vykonaná dňa: ..........
|
Menovitá hodnota |
Počet ks |
Suma v eur |
|
0,01 |
|
|
|
0,02 |
|
|
|
0,05 |
|
|
|
0,10 |
|
|
|
0,20 |
|
|
|
0,50 |
|
|
|
1,00 |
|
|
|
2,00 |
|
|
|
5,00 |
|
|
|
10,00 |
|
|
|
20,00 |
|
|
|
50,00 |
|
|
|
100,00 |
|
|
|
200,00 |
|
|
|
500,00 |
|
|
SPOLU: ................. eur
Podpis pokladníka: ...............
Prevzatie zodpovednou (zastup.) osobou: ...............
Príloha č. 2 – Žiadanka na hotovostný preddavok
zamestnancovi
Žiadanka
na poskytnutie hotovostného preddavku
Evidenčné číslo žiadanky: .........
Zamestnanec ................................. úsek/oddelenie: ..................... žiada o vyplatenie hotovostného preddavku na drobný nákup v sume ............ eur.
Žiadam o poskytnutie preddavku na: ...................................... (uvedie sa predmet/zámer) s použitím pre účely oddelenia/úseku: .........
Podpis žiadateľa: .....................
S úhradou hotovostného preddavku súhlasí ...........................
K žiadanke bude priložená objednávka č. ........ .
V ....................... dňa .............
Základná finančná kontrola
|
Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať |
Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať |
|
Vecne zodpovedný zamestnanec |
Vedúci zamestnanec/štatutár |
|
Meno a priezvisko:
|
Meno a priezvisko:
|
|
Dátum, podpis:
|
Dátum, podpis:
|
Príloha k smernici č. 3 – Žiadosť o vyplatenie mzdy
v hotovosti zamestnancovi
Žiadosť zamestnanca
o vyplatenie mzdy/časti mzdy v hotovosti
Zamestnanec .......................... osobné číslo: ............... úsek/číslo oddelenia: ........................
žiada o vyplatenie mzdy/časti mzdy za mesiac ......... v hotovosti cez pokladnicu.
Dátum podania žiadosti: ................
Podpis žiadateľa: ............................
S vyplatením súhlasí ....................................
Stanovisko úseku miezd: ........................................................................................
Základná finančná kontrola
|
Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať |
Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať |
|
Vecne zodpovedný zamestnanec |
Vedúci zamestnanec/štatutár |
|
Meno a priezvisko:
|
Meno a priezvisko:
|
|
Dátum, podpis:
|
Dátum, podpis:
|
Príloha č. 4 - Zoznam (dispozícia) podpisových vzorov pre pokladničné operácie
Dispozícia
pre pokladničné operácie
|
Druh dokladu |
Meno a priezvisko |
Funkcia |
Zodpovednosť |
Podpis |
|
Pokladničné doklady |
.....
|
Starosta/riaditeľ
|
vecná správnosť schvaľuje |
|
|
Pokladničné doklady |
...... |
pokladník
|
formálna správnosť vyhotovuje |
|
|
Pokladničné doklady |
...... |
Účtovník |
účtovanie |
|