Zjednodušená smernica je spracovaná na podmienky subjektu územnej samosprávy v súlade s ustanovením § 10 ods. 8 zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) s prílohovou časťou pre samosprávu a hlavného kontrolóra (zodpovednú osobu).
- Vzor
Článok I
Úvodné ustanovenia, pôsobnosť smernice
1. Cieľom tejto smernice je upraviť podrobnosti pri prijímaní, preverovaní, spracúvaní osobných údajov a oboznamovaní o výsledku oznámení o protispoločenskej činnosti podľa zákona v podmienkach subjektu územnej samosprávy ........... .
2. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov (ďalej len „zamestnanci“) a jej zriadených organizácií, a to ......... .
3. Oznámenie je uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
4. Na doplnenie/zváženie: Táto smernica je účinná a záväzná aj pre organizácie v zakladateľskej pôsobnosti, a to ........ (pozn.: zákon umožňuje rozšíriť pôsobnosť protispoločenskej činnosti aj na obchodné spoločnosti – založené spoločnosti mesta, mestskej časti alebo vyššieho územného celku).
Článok II
Zodpovedná osoba – hlavný kontrolór
1. Úlohy zodpovednej osoby podľa zákona plní výlučne hlavný kontrolór (pozn.: vhodné špecifikovať detailnejšie).
2. Táto osoba plní úlohy zodpovednej osoby aj vo vzťahu k zriadeným/založeným organizáciám v pôsobnosti územnej samosprávy.
3. Zamestnanci sú oboznámení s touto skutočnosťou, ktorá im bude riadne a nonstop zverejnená dostupným spôsobom – intranet, nástenka, e-mail, spoločné porady, webové sídlo a podobne.
Článok III
Podávanie oznámení hlavnému kontrolórovi, kontakty
1. Oznamovateľom je zamestnanec – fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobila oznámenie hlavnému kontrolórovi.
2. Oznámenie možno podať písomne, a to osobne alebo prostredníctvom poštovej prepravy prípadne elektronickou poštou alebo osobne hlavnému kontrolórovi (adresa ......, poschodie ....., číslo dverí .....).
3. Písomné oznámenie má byť podané v uzatvorenej obálke na adresu hlavného kontrolóra s uvedením zodpovednej osoby a slova „Neotvárať“.
4. Elektronické oznámenie môže byť podané cez elektronickú e-mailovú adresu hlavného kontrolóra, a to ......... (pozn.: vhodné špecifikovať podľa vlastného uváženia a podľa funkčného úväzku kontrolóra, resp. možností spojenia).
Článok IV
Preverovanie oznámení, evidencia oznámení
1. Zodpovedná osoba je povinná preveriť a vybaviť oznámenie tak, aby zistila skutočný stav veci, jeho súlad alebo rozpor s právnymi predpismi a verejným alebo iným spoločným záujmom.
2. Pokiaľ oznámenie smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu orgánu, zodpovedná osoba oboznámi dotknutého zamestnanca alebo štatutárny orgán s informáciami uvedenými v oznámení a umožní im vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci.
3. V prípade, že z obsahu oznámenia, alebo z informácií, ktoré sú obsahom oznámenia, možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa oznámenia, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárny orgán neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
4. O výsledku preverenia oznámenia spíše zodpovedná osoba výstup, v ktorom zhrnie skutočnosti, ktoré uvádza oznamovateľ oznámenia a zároveň uvedie zistené skutočnosti, t. j. skutočný stav veci, jeho súlad alebo rozpor s právnymi predpismi a verejným alebo iným spoločným záujmom.
5. Zodpovedná osoba je povinná písomne oboznámiť oznamovateľa oznámenia s výsledkom jeho preverenia a s opatreniami, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia, najneskôrdo desiatich dní od prevereniaoznámenia.
6. Oznámenie je vybavené oboznámením oznamovateľa so správou o výsledku preverenia oznámenia.
7. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa osobitných predpisov (zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon (v znení zákona č. 650/2005 Z. z.) v znení neskorších predpisov, zákon č. 372/1990 Zb. zákon o priestupkoch v znení neskorších predpisov a podobne).
8. Ak bolo preverenie oznámenia skončené postúpením veci na vybavenie podľa zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok (v znení zákona č. 650/2005 Z. z.) v znení neskorších predpisov alebo osobitných predpisov, zodpovedná osoba si vyžiada výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do desiatich dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámi aj oznamovateľa.
9. Ak bolo opätovne podané oznámenie v tej istej veci a toto neobsahuje nové skutočnosti, zodpovedná osoba písomne oznámi oznamovateľovi oznámenia, stanovisko a spôsob vybavenia pôvodného oznámenia.
10. Pokiaľ sa v prípade preverovania oznámenia preukáže, že mohlo dôjsť k spáchaniu trestného činu alebo k iným skutočnostiam, zodpovedná osoba oznámi podozrenie z trestnej činnosti orgánom činným v trestnom konaní a iné skutočnosti orgánom príslušným podľa osobitných predpisov.
11. Hlavný kontrolór povinne vedie evidenciu prijatých oznámení v štruktúrovanej forme, ktorá je vedená vždy a zásadne osobitne od iných evidencií a písomností a to po dobu troch rokov. Táto evidencia nepodlieha registratúre a je výlučne spracovaná hlavným kontrolórom podľa zákona.
Článok V
Zachovávanie mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa
1. Zodpovedná osoba a všetky osoby, ktoré zodpovedná osoba osloví v súvislosti s prešetrovaním oznámenia, sú povinné zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa oznámenia, a to aj po skončení pracovného pomeru.
2. Pri preverovaní oznámenia z dôvodu zachovania anonymity oznamovateľa, zodpovedná osoba používa odpis oznámenia, alebo ak je to možné, tak jeho kópiu, a to bez uvedenia údajov, ktoré by identifikovali oznamovateľa oznámenia.
3. Povinnosť mlčanlivosti neplatí, ak je to nevyhnutné na plnenie úloh v rámci poskytovania súčinnosti orgánom činným v trestnom konaní.
Článok VI
Záverečné ustanovenia, oboznámenie v podmienkach samosprávy
1. Uplatňovanie tohto zákona kontroluje podľa § 13 zákona nezávislý orgán štátnej správy, a to Úrad na ochranu oznamovateľov so sídlom v Bratislave.
2. V tejto súvislosti sa zabezpečí oboznámenie o zodpovednej osobe a spôsob podávania oznámení všetkých zamestnancov v zriaďovateľskej/zakladateľskej pôsobnosti, a to najmä spôsobom zaslania e-mailom, zverejnenia cez nástenku v jednotlivých organizačných zložkách alebo cez intranet, či cez pracovné porady.
3. Prílohová časť tejto smernice predstavuje prijatie, oznámenie a zápis z preverenia, resp. vybavovania oznámenia o protispoločenskej činnosti (pozn.: ako vzor s možnosťou úpravy a doplnení podľa uváženia).
4. Táto smernica nadobúda účinnosť ..... 202x.
V ........................................ dňa ........................................ ........................................
štatutár
Prílohová časť smernice – Zápisnica o prijatí oznámenia,
vzor oznámenia zo strany oznamovateľa a zápis z preverenia oznámenia hlavným kontrolórom
Z á p i s n i c a
o prijatí ústneho oznámenia protispoločenskej činnosti
zodpovednou osobou – hlavným kontrolórom
Dátum: .........................................................................................................
Čas: ...........................
Meno a priezvisko oznamovateľa: ................. .........................
Adresa trvalého pobytu alebo korešpondenčná adresa oznamovateľa: ..............................................................
Kontaktné údaje oznamovateľa: číslo telefónu ................................. e-mail: .....................................................
Predmet oznámenia: ...................................................................
(uviesť osobu, proti ktorej oznámenie smeruje, nedostatky, na ktoré sa poukazuje)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Vyhotovil: .......................................................
(meno, priezvisko a podpis zodpovednej osoby – hlavného kontrolóra)
Počet príloh odovzdaných oznamovateľom: ............................
Podpis osoby, ktorá oznámenie podala: ...................................
Oznámenie protispoločenskej činnosti
písomnou formou
Dátum vyhotovenia oznámenia: .................................................................................................................
Meno a priezvisko oznamovateľa: ................................................................................................................
Adresa trvalého pobytu alebo korešpondenčná adresa oznamovateľa: .......................................................
Predmet oznámenia: ....................................................................................................................................
(uviesť osobu, proti ktorej oznámenie smeruje, nedostatky, na ktoré sa poukazuje)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Počet príloh: .............................................................................................
Podpis oznamovateľa: ..............................................................................
Zápisnica
z preverenia prijatého oznámenia
- Predmet oznámenia zo dňa ....................................... doručené spoločnosti dňa: ..................................................................................................................................
Preverovaná osoba:
.............................................................................................................................................
(meno, priezvisko, pracovná pozícia)
- Oznámenie preveril: ............................................................................................................................ (hlavný kontrolór)
- Preverovanie oznámenia bolo vykonané v dňoch: ...................................................................................
- Miesto preverenia oznámenia: .................................................................................
- Zistené skutočnosti pri preverovaní oznámenia:
(pozn.: stručne sa uvedie zistený objektívny stav s odvolaním sa na právne predpisy, smernice, prekontrolované doklady, informácie a vysvetlenia preverovaných a prizvaných osôb týkajúce sa predmetu oznámenia a ďalej sa uvedie zodpovednosť preverovaných osôb za zistené nedostatky v prípade opodstatnenosti oznámenia)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
- Námietky preverovanej osoby:
(pozn.: uvedú sa námietky preverovanej osoby k zisteným skutočnostiam a k prípadnej zodpovednosti a miere zavinenia preverovanej osoby)
za zistené nedostatky)
.......................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................
- Výsledky preverenia oznámenia:
(uvedú sa výsledky preverenia oznámenia a jeho opodstatnenosť so zohľadnením oprávnených námietok preverovanej osoby)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
- Zoznam príloh, ktoré sú súčasťou zápisnice:
...........................................................................................................................................
- Podpis osoby, ktorá vykonala preverenie oznámenia, podania, podnetu:
...........................................................................................................................................
(hlavný kontrolór – meno a priezvisko, funkcia)
S obsahom zápisnice bola oboznámená preverovaná osoba / osoby:
Zápisnicu spísal/a: .......................................................................................................................
V ..................................... dňa ................
....................................................
(meno, priezvisko hlavného kontrolóra)