Smernica o obehu účtovných dokladov

Článok I

Účtovný doklad

1. Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa zákona o účtovníctve:

-       slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

-       obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

-       peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

-       dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

-       dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia a

-       podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (pozn. autora: označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva už nie je povinné a potrebné uvádzať na účtovných dokladoch).

2. Zodpovedný zamestnanec v zmysle organizačnej štruktúry (obecného úradu, školy alebo organizácie) a oprávnenia je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu, pričom každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Článok II

Fázy obehu účtovných dokladov

1.  Vznik účtovného prípadu

1.1. Účtovný doklad v organizácii vzniká interným spôsobom – v postavení interného dokladu (zamestnancami učtárne, zamestnancami zodpovednými za rozpočet alebo personálnu oblasť ako zodpovednými zamestnancami), a to menovite (pozn.: postačí uviesť funkcie, napr. ekonómka, účtovník, hospodár a podobne ): .................., .............. .

1.2. Druhým spôsobom je doručenie účtovného dokladu do organizácie treťou stranou (faktúry dodávateľskej, odberateľskej, objednávky, proforma faktúry, dobropisu, oznámenia alebo rozhodnutia a podobne). Zodpovedným zamestnancom za prijatie dokladu je .................. .

1.3. Prijatý doklad je zapísaný v zozname prijatej pošty s náležitosťami v zmysle Registratúrneho poriadku č. ..... . Následne je účtovný doklad odovzdaný zodpovednému zamestnancovi na preverenie.

2. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

Za vecnú a formálnu správnosť je zodpovedný príslušný zamestnanec vyhotovujúci účtovný doklad, následne sa doklad overuje podpisovým záznamom s uvedením dátumu, kedy je zabezpečené, že obsahuje náležitosti podľa Čl. 1 ods. 1 tejto Smernice. Bez overenia formálnej správnosti dokladu nie je možné vykonať finančnú kontrolu a doklad zaúčtovať.

3. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

3.1. Kontrola vecnej správnosti zakladá povinnosť vykonania finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly na danej finančnej operácii (účtovnom doklade). Zodpovedný zamestnanec podľa ods. 1 alebo zamestnanec zodpovedný za príslušný charakter finančnej operácie potvrdí na doklade súvisiacom s finančnou operáciou výkon finančnej kontroly. Za správnosť účtovného prípadu je vždy zodpovedný konkrétny zamestnanec, ktorý účtovný prípad nariadil alebo schválil. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, pričom sa zisťuje súlad obsahu účtovných dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti spolu s dátumom potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jeho zosúladenie s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných prác a podobne.

3.2. V prípade základnej finančnej kontroly sa overuje súlad s kritériami podľa § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite. Ak je zodpovedný zamestnanec iný ako v ods. 1, bezodkladne je mu doručený účtovný doklad, prostredníctvom ktorého overí finančnú operáciu a uvedie na vzore s ním súvisiacom meno a priezvisko, dátum a podpisový záznam. Rovnaká povinnosť sa vzťahuje aj na zamestnancov uvedených v ods. 1.

3.3. Organizácia vykonáva podľa zákona o finančnej kontrole vo verejnej správe základnú finančnú kontrolu i v prípade zámeru poskytnutia verejných prostriedkov z rozpočtu (a to zálohy, či  preddavky dodávateľom alebo zálohy zamestnancom, poskytnutie platobných kariet, vystavenie likvidačného listu, či objednávky podobne).

3.4. Následne zodpovedný zamestnanec ........... zverejňuje na webovom sídle faktúry, a objednávky, a to v termínoch podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

4. Vrátenie dokladu zodpovednému zamestnancovi

Po overení finančnej operácie je zodpovedným zamestnancom (alebo prizvanou osobou v prípade administratívnej finančnej kontroly) odovzdaný doklad na zaúčtovanie.

5. Zaúčtovanie

5.1. Za prípravu k zaúčtovaniu a účtovanie dokladov účtovných prípadov formou účtovných záznamov podľa odseku 5.2. a 5.3. zodpovedá úsek učtárne. V prípade príjmov a výdavkov overuje zamestnanec úseku rozpočtu príslušnú ekonomickú klasifikáciu rozpočtovej klasifikácie. Ak je pri zaúčtovaní zistené, že doklad nespĺňa formálne náležitosti alebo výkon finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly, je kontaktovaný zamestnanec, ktorý je zodpovedný za príslušnú oblasť. Doplnenie a oprava musí byť vykonaná bezodkladne podľa článku III. tejto Smernice.

5.2. Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne.

5.3. Druhým spôsobom vedenia účtovných záznamov je elektronická forma prostredníctvom programového vybavenia ........... modulu .............. (pozn.: určí sa interne). Za správnosť, preukázateľnosť  a úplnosť vedenia zodpovedá ......... (pozn.: určí sa interne, napr. úsek učtárne).

6. Archivácia

Účtovné doklady, pokiaľ sa s nimi pracuje, sú uložené v miestnosti ..................., v príručnom archíve v mieste .........  Účtovné doklady sa archivujú po dobu desiatich rokov podľa zákona o účtovníctve. V prípade potreby môžu byť účtovné doklady v príručnom archíve aj dlhšie. Keď už nie sú účtovné doklady denne potrebné pri práci v učtárni, uložia sa do riadneho účtovného archívu. Ak sa účtovné doklady sprístupnia žiadateľovi, tak vždy bez osobných údajov.

Článok III

Oprava účtovného záznamu

1.1. Oprava účtovného záznamu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave.

1.2. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva. Zamestnanec úseku učtárne zodpovedá za správne vykonanie opravy.

Článok IV

Interný obeh účtovných dokladov a jeho fázy

1. Prijatá faktúra – dodávateľská

1.1. Zamestnanec úseku učtárne poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.

1.2. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.

K faktúre musia byť priložené najmä:

-       objednávka (ak je vyhotovená),

-       odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),

-       dodací list, príjemka, výdajka,

-       pečiatka/krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly alebo

-       prílohy k faktúre (súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a podobne).

2. Vyhotovené objednávky

2.1. Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive podľa prílohovej časti. V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa. Ak je vyhotovený k objednávke prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky. Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky.  Zodpovedný zamestnanec zároveň:

-       vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,

-       originál objednávky zasiela organizácii, v ktorej daný výkon objednáva,

-       druhú kópiu prikladá k prijatej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie a

-       uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa viaže objednávka na účinnú zmluvu (rámcové zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, revízne zmluvy a podobne).

2.2. Objednávka (e-mailová, e-shopová, písomne alebo elektronicky vystavená, resp. objednávka v kamennom obchode) sa riadne zverejňuje na webovom sídle aj to do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia. Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec.

3. Pokladničná agenda

3.1. Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe (pozn. číselný rad môže byť  prílohou smernice). Pokladničné hodiny sú nasledovné: .....

3.2. Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy podľa tejto smernice v pokladničnej knihe v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu, ktorý je stanovený na sumu ......... eur.

3.3. Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola podľa tejto smernice spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s vyznačenou predkontáciou, podpisom a náležitosťami účtovného dokladu.

3.4. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/riaditeľom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu.

3.5. Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu. Pred úhradou je doklad podpísaný (spolu s výkonom základnej finančnej kontroly zodpovedným vedúcim zamestnancom).

4. Vyúčtovanie drobného nákupu

4.1. V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy, predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly.

4.2. Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo riaditeľ. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa realizuje v hotovosti na základe zálohy v maximálnej sume .... eur. Pri použití platobnej karty sa postupuje podľa čl. 8 tejto smernice.

4.3. Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a podobne) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.

5. Vyúčtovanie cestovných náhrad

5.1. Doklady k vyúčtovaniu cestovných náhrad môžu byť v zásade dvojaké:

-       cestovný príkaz (cestovný účet) na predpísanom tlačive pri služobnej ceste mimo miesta pracoviska alebo bydliska zamestnanca,

-       cestovné lístky miestnej hromadnej dopravy.

5.2. Pred vyúčtovaním je vykonaná základná finančná kontrola. Overenie realizuje zamestnanec úseku miezd, pokladnice a rozpočtu. Zamestnanec pokladnice skontroluje existenciu krátkej správy z pracovnej cesty. Vyplnenie cestovných náhrad na základe cestovného príkazu vykoná zamestnanec poverený výkonom služobnej cesty/školenia.

6. Poskytovanie záloh

6.1. Pri výkone pracovnej činnosti môže vzniknúť situácia, že zamestnanec potrebuje k zabezpečeniu pracovných úloh určitú finančnú sumu v hotovosti skôr, ako by mohol predložiť doklady  na zúčtovanie výdavkov. V určitých odôvodnených prípadoch je príslušnými zákonnými ustanoveniami daná možnosť poskytnúť zamestnancovi zálohu na vyúčtovanie.

6.2. Zodpovedný zamestnanec za úsek pokladnice má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladnice bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu a uviesť na ňom dôvod.

6.3. Poskytovanie záloh sa v organizácii uskutočňuje na cestovné, preddavky a jednorazové preddavky, a to na základe odsúhlasenia príslušným vedúcim/štatutárom. Pred poskytnutím záloh je vykonaná základná finančná kontrola. Záloha sa poskytuje maximálne v sume ..... eur.

7. Prijaté dobropisy (prípadne refundácie a vratky)

7.1. Každý dobropis súvisí s predchádzajúcou dodávateľskou faktúrou. Pracovné postupy pri jeho účtovnom spracovaní sú v zásade rovnaké, ako postup určený pre spracovanie prijatých faktúr. Zodpovedný zamestnanec za vecnú správnosť faktúry, na ktorú dobropis zaeviduje, si vo svojej operatívnej evidencií zaznamená údaje dobropisu (s cieľom sledovania limitov stanovených k čerpaniu finančných prostriedkov).

7.2. Okrem týchto účtovných dokladov zodpovedá úsek učtárne za bankové účty a ich evidenciu a zber z podateľne a úsek miezd za interné doklady súvisiace so mzdovými záležitosťami (rekapitulácie miezd, podklady ku mzdám a podobne).

8. Platobné karty, pohonné hmoty (ďalej len „PHM“)

8.1. Pri používaní platobných kariet sa riadne vykonáva základná finančná kontrola, a to vopred pred použitím prostriedkov (žiadankou o úhrade) alebo cez platobný poukaz pri zámere úhrady bezhotovostnej platby. Použitie platobnej karty musí byť odôvodnené a schválené, a to v maximálnej sume .... eur (pozn.: vhodné upraviť interne).

8.2. V prípade reprezentačných a propagačných výdavkov určuje sumu výdavku štatutár. Platobná karta sa používa iba vo výnimočných prípadoch, ak nemožno poskytnúť hotovostnú zálohu z pokladnice.

8.3. Zamestnanec/oddelenie  ....... vedie evidenciu o spotrebe pohonných látok, ako aj eviduje ďalšie náklady na opravy a údržbu podľa jednotlivých vozidiel. Vedie vozový zošit/kniha jázd, v ktorom je povinný evidovať aj nákup vybavenia autopríslušenstva. Vozový zošit/kniha jázd je uložená v ........ (pozn.: uvedie sa miesto alebo miestnosť, či motorové vozidlo).

8.4. Zamestnanec ďalej zabezpečuje spracovanie mesačného výkazu o spotrebe PHM osobitne podľa jednotlivých vozidiel na internom tlačive a celkový sumár o spotrebe PHM za všetky vozidlá. Celkový sumár o spotrebe PHM predkladá štatutárovi/ekonómovi najneskôr do tretieho dňa nasledujúceho mesiaca.

Článok V

Spoločné ustanovenia, zrušenie a účinnosť

5.1. Pokiaľ nie je podrobnejšia úprava, použijú sa primerane ustanovenia zákona o účtovníctve. Zamestnanci, ktorí prichádzajú do styku s finančnými prostriedkami a zásobami cenín či skladovými zásobami organizácie, musia mať uzavreté dohody o hmotnej zodpovednosti.

5.2. Touto smernicou sa zároveň ruší Smernica o obehu účtovných dokladov  ....... (pozn.: ak je to potrebné).

5.3. Zamestnanci a vedúci pracovníci rešpektujú tiež aj Smernicu o vedení účtovníctva č. ...... .

5.4. Súčasťou prílohovej časti tejto Smernice sú vybrané doklady (pozn.: objednávka, žiadanka alebo likvidačný list, pričom je vhodné doplniť vlastné vzory z praxe, najmä krycí list, platobný poukaz alebo pokladničný doklad a podobne).

5.5. Účinnosť internej smernice je stanovená od ................ 202x.

 

V ................. dňa ...........

 

 

 ..............................

                                                                                                                      štatutár

 

Prílohová časť č. 1 k Smernici o obehu účtovných dokladov – prehľad  frekventovaných dokladov

 

Prílohová časť č. 2 k Smernici o obehu účtovných dokladov – vybrané doklady ako vzory do praxe obce/školy/organizácii

 

Účtovná jednotka ........

 

ŽIADANKA

na objednanie tovarov, služieb a stavebných prác č. ....

k objednávke / zmluve  vedenej pod č.: ......

 

Vybavuje:   .........	V ..............   dňa :
	Podpis zamestnanca:

Všeobecná špecifikácia predmetu zákazky:

Por. číslo	Názov a druh (tovary, služby, stavebné práce)	Maximálna cena v EUR s DPH/bez DPH	CPV kód (uvedie sa, ak je potrebné)
1
2
3
	Suma spolu v eur	.........

 

Termín dodania: Kliknutím zadáte dátum.

Základná finančná kontrola

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:
Dátum, podpis:	Dátum, podpis:

 

Účtovná jednotka ........
O B J E D N Á V K A
na objednanie tovarov, majetku, služieb alebo prác č. ......
Vybavuje:				Dodávateľ:
Meno:	......
Tel.:	02/....
Fax:
E-mail:				IČO:
Objednávame si u Vás:
Por. číslo	Názov a druh tovarov / služieb / prác		Množstvo	Cena bez DPH		Cena s DPH	CPV kód (uvedie sa, ak je potrebné)
				za jednotku	spolu	spolu
1			1		€	€
2			1		€	€
3			1		€	€
4
Predpokladaná suma s DPH/bez DPH						€
Termín dodania: Kliknutím zadáte dátum.
V ............. , dňa  .......                                                   Objednávku podpísal:  .........................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Základná finančná kontrola

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:
Dátum, podpis:	Dátum, podpis:

 

Účtovná jednotka ................ so sídlom ..................

Likvidačný list č. ....

k dodávateľskej faktúre

 

Faktúra prijatá dňa: ................... Číslo faktúry ............... Evid. v knihe faktúr: ..........

Dodávateľ: ................................. IČO:  ..................    so sídlom: ..................................

Predmet plnenia:  .........................................................................................................

Splatnosť faktúry:         ...................

Fakturovaná suma v eur: ...................

Fakturované množstvo:   ...................

Poznámky: ...............

Meno a priezvisko vecne zodpovedného zamestnanca, podpis: .......................  ...................

Dátum účtovania: ..........

Zaúčtoval: meno a priezvisko ............................

Výpis z účtu: (realizovaná úhrada) ..............

Základná finančná kontrola:

Základná finančná kontrola

Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať	Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať
Vecne zodpovedný zamestnanec	Vedúci zamestnanec/štatutár
Meno a priezvisko:	Meno a priezvisko:
Dátum, podpis:	Dátum, podpis:

 

Príloha č. 3 – Fyzické účtovné a prezentačné pečiatky používané v praxi

Pozn.: Vhodné uviesť vlastné pečiatky (úradné, školské, originálne kompetencie, pečiatka došlej pošty, knihy faktúr, pečiatka k úhrade a podobne)

 

Názov pečiatky: .........

Názov pečiatky: .........