201/2016 Z.z.
VYHLÁŠKA
Ministerstva kultúry Slovenskej republiky
z 8. júna 2016,
ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vedenia odbornej evidencie knižničných
dokumentov a o revízii a vyraďovaní knižničného fondu v knižniciach
Ministerstvo kultúry Slovenskej republiky podľa § 30 zákona č. 126/2015 Z.z.
o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z.z. o múzeách a o galériách
a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady
č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014
Z.z. (ďalej len "zákon") ustanovuje:
§ 1
(1) V odbornej evidencii knižničných dokumentov (ďalej len "odborná evidencia")
sa vedie každý knižničný dokument zaradený do knižničného fondu bez ohľadu na spôsob
nadobudnutia a formu nosiča. Patrí sem najmä kniha, samostatný zväzok diela na pokračovanie,
ukončený ročník periodika, hudobnina, rukopis, grafika, obraz, kresba, kartografický
knižničný dokument, patentový dokument, firemný dokument, technická norma, audiovizuálny
dokument, mikrografický dokument a digitálny dokument. Digitálny dokument sa vedie
v odbornej evidencii, ak je na fyzickom nosiči, v elektronickom dátovom úložisku
knižnice alebo ak k nemu knižnica nadobudla trvalé prístupové práva.
(2) Odborná evidencia sa vedie v elektronickej podobe alebo listinnej podobe.
Štatutárny orgán knižnice, ak je knižnica právnickou osobou, alebo štatutárny orgán
právnickej osoby, ak je knižnica jej organizačným útvarom (ďalej len "štatutárny
orgán"), alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym orgánom určuje rozhodnutím
podobu vedenia odbornej evidencie. Ak sa odborná evidencia vedie v elektronickej
podobe, knižnica vyhotovuje po skončení kalendárneho roka tlačený výstup v podobe
zviazaného a autorizovaného dokumentu, ktorý podpisuje štatutárny orgán alebo iná
osoba písomne poverená štatutárnym orgánom.
§ 2
(1) Prírastkový zoznam obsahuje tieto identifikačné údaje o knižničnom dokumente:
a) prírastkové číslo,
b) signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom,
c) meno a priezvisko autora a názov,
d) vydavateľské údaje
1. miesto vydania,
2. označenie vydavateľa,
3. rok vydania,
e) cenu,
f) spôsob nadobudnutia,
g) dátum zápisu.
(2) Knižnica môže podľa evidenčnej a štatistickej potreby doplniť prírastkový
zoznam o tieto identifikačné údaje:
a) medzinárodné štandardné číslo knihy (ISBN),
medzinárodné štandardné číslo seriálu (ISSN) alebo medzinárodné štandardné číslo
hudobniny (ISMN),
b) jazyk knižničného dokumentu,
c) údaje o prílohách,
d) poznámku o vyradení.
(3) Prírastkový zoznam sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých
záznamov. Pod jedno prírastkové číslo sa zapisuje len jeden knižničný dokument, ktorý
sa označí príslušným prírastkovým číslom.
(4) Knižnica odborne eviduje knižničný fond spravidla v jednom prírastkovom
zozname a v jednom zozname úbytkov. Ak má knižnica viac prírastkových zoznamov a
zoznamov úbytkov, vedie ich zoznam.
(5) Zoznam úbytkov obsahuje tieto identifikačné údaje o vyradenom knižničnom
dokumente:
a) poradové číslo,
b) prírastkové číslo,
c) signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom,
d) meno a priezvisko autora a názov,
e) dátum zápisu do zoznamu úbytkov.
(6) Knižnica môže podľa evidenčnej a štatistickej potreby doplniť zoznam
úbytkov o tieto identifikačné údaje:
a) dôvod vyradenia s odkazom na doklad o vyradení,
b) cenu.
(7) Ak knižnica vyraďuje knižničné dokumenty hromadne, možno v zozname úbytkov
uviesť iba rozpätie poradových čísiel s odkazom na samostatne spracovaný zoznam vyradených
knižničných dokumentov. Zoznam vyradených knižničných dokumentov obsahuje údaje identické
s údajmi v zozname úbytkov. Jedno vyhotovenie zoznamu vyradených knižničných dokumentov
s presným vyznačením poradových čísiel zo zoznamu úbytkov tvorí neoddeliteľnú súčasť
zoznamu úbytkov. Zoznam úbytkov a zoznam vyradených knižničných dokumentov sa odsúhlasuje
podpisom štatutárneho orgánu alebo inej osoby písomne poverenej štatutárnym orgánom.
(8) Zoznam úbytkov sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých
záznamov. Podľa potreby knižnice sa vyradenie knižničného dokumentu vyznačí v prírastkovom
zozname s uvedením poradového čísla zo zoznamu úbytkov.
(9) Prírastkový zoznam a zoznam úbytkov sa trvalo uchovávajú v knižnici po
celý čas jej existencie.
(10) Podkladom pre základnú odbornú evidenciu je
a) nadobúdací doklad,
b) doklad o vyradení,
c) doklad o revízii.
§ 3
(1) Pomocná odborná evidencia sa člení na
a) evidenciu výpožičiek,
b) evidenciu došlých čísiel periodík,
c) inú odbornú evidenciu.
(2) Evidencia výpožičiek obsahuje
a) meno a priezvisko používateľa, číslo
čitateľského preukazu alebo identifikačnej karty používateľa,
b) prírastkové číslo alebo signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom, alebo
identifikačný kód knižničného dokumentu,
c) dátum výpožičky a dátum vrátenia vypožičaného knižničného dokumentu.
(3) Jednotlivé došlé čísla periodík sa evidujú v pomocnej odbornej evidencii,
ktorá obsahuje
a) názov, podnázov, rok, ročník, periodicitu a medzinárodné štandardné
číslo seriálu (ISSN),
b) vyznačenie došlých čísiel periodík,
c) údaje o dodávateľovi,
d) cenu.
(4) Ak knižnica realizuje výmenu publikácií s výmennými partnermi, dokumenty
získané a odosielané na výmenu sa evidujú v pomocnej odbornej evidencii, ktorá obsahuje
a) poradové číslo,
b) meno a priezvisko autora, názov, miesto a rok vydania,
c) dátum zápisu,
d) cenu,
e) údaje o odoslaní,
f) odkaz na doklad o nadobudnutí.
§ 4
(1) Revíziou knižničného fondu sa zisťuje a odstraňuje nesúlad medzi odbornou
evidenciou knižničného fondu a skutočným stavom knižničného fondu. Plán čiastkových
ročných revízií sa určuje štatutárnym orgánom alebo inou osobou písomne poverenou
štatutárnym orgánom tak, aby sa zabezpečila úplnosť revízie knižničného fondu podľa
§ 14 ods. 2 zákona.
(2) Revíziu knižničného fondu vykonáva revízna komisia. Revízna komisia je
zložená najmenej z troch členov. Predsedu a ďalších členov revíznej komisie vymenúva
a odvoláva štatutárny orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym orgánom.
V knižnici, v ktorej to rozsah knižničného fondu vyžaduje, zabezpečuje revíziu samostatné
pracovisko knižnice.
(3) Podkladom na revíziu knižničného fondu je prírastkový zoznam a pomocné
odborné evidencie. V knižniciach s elektronickým spracovaním knižničného fondu môže
byť podkladom na revíziu výstup z databázy údajov o knižničnom fonde usporiadaný
podľa prírastkových čísiel alebo signatúr.
(4) O výsledku revízie sa vyhotovuje zápisnica, ktorú podpisujú všetci členovia
revíznej komisie.
(5) Zápisnica o výsledku revízie obsahuje
a) záznam o časovom úseku vykonania
komplexnej revízie, čiastkovej revízie alebo mimoriadnej revízie,
b) mená a priezviská členov revíznej komisie,
c) spôsob vykonania revízie,
d) rozsah revízie, najmä označenie časti revidovaného knižničného fondu, a počet
revidovaných knižničných dokumentov,
e) zistené skutočnosti,
f) návrh na odstránenie nedostatkov zistených revíziou, lehotu na odstránenie nedostatkov
zistených revíziou a prílohu so zoznamom knižničných dokumentov navrhnutých na vyradenie,
ktorá obsahuje identifikačné údaje podľa § 2 ods. 5 písm. a) až d).
(6) Zápisnica o výsledku revízie je podkladom na vyradenie stratených, poškodených,
zastaraných alebo trvalo neprístupných knižničných dokumentov z knižničného fondu
a na odstránenie nedostatkov zistených revíziou.
(7) Záznam o odstránení nedostatkov zistených revíziou sa prikladá k zápisnici
o výsledku revízie.
§ 5
(1) Podkladom na vyradenie knižničných dokumentov z knižničného fondu je aj
zoznam knižničných dokumentov navrhnutých na vyradenie, ktorý obsahuje identifikačné
údaje podľa § 2 ods. 5 písm. a) až d) s uvedením dôvodu vyradenia.
(2) Návrh na vyradenie a zoznam vyraďovaných knižničných dokumentov vypracúva
vyraďovacia komisia zložená najmenej z troch členov. Predsedu a ďalších členov vyraďovacej
komisie vymenúva a odvoláva štatutárny orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym
orgánom. Návrh na vyradenie knižničných dokumentov podpisujú členovia vyraďovacej
komisie.
(3) Na základe návrhu vyraďovacej komisie a rozhodnutia štatutárneho orgánu
alebo inej osoby písomne poverenej štatutárnym orgánom sa knižničný dokument vyraďuje.
(4) Vyradený knižničný dokument sa odpisuje záznamom v zozname úbytkov a podľa
potreby knižnice záznamom v prírastkovom zozname.
Marek Maďarič v.r.