V príspevku upozorňujeme obce na povinnosť vytvoriť, zachovávať a rozvíjať finančné riadenie, v rámci ktorého sa musí zabezpečiť okrem iného aj jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávania pokladničných operácií. Cieľom príspevku je dať odpovede na množstvo otázok spojených s vedením pokladnice a obehom pokladničných dokladov.
Najlepší spôsob, ako vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti, je vydať
"smernicu pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov"
, ktorá bude zabezpečovať jednotnosť pri vedení pokladnice, vykonávaní pokladničných operácií a obehu pokladničných dokladov v účtovnej jednotke.Táto smernica sa stane súčasťou celého systému finančného riadenia, ktorý tvoria jednotlivé vnútorné smernice a rozhodnutia štatutárneho orgánu obce a rozpočtových a príspevkových organizácií (ďalej len "ROPO") ako vnútorné riadiace akty finančného riadenia, ktoré upravujú prípravu a realizáciu pokladničných operácií, povinnosti a postupy vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za vykonávanie, riadenie a kontrolu činností na úseku pokladničnej agendy a účtovníctva pri hospodárnom, efektívnom a účinnom vynakladaní verejných prostriedkov.
Otázka č. 1:
Musí mať obec a ROPO zriadená obcou vydaný vnútorný predpis upravujúci vedenie pokladnice?
Žiadny právny predpis neustanovuje povinnosť pre obec a ROPO vydať vnútorný predpis upravujúci vedenie pokladnice, nakoľko nie je legislatívne upravený spôsob vedenia pokladnice. Je potrebné upozorniť, že absencia právneho predpisu, ktorý by upravoval spôsob vedenia pokladnice, spôsobuje nemalé problémy a komplikácie pri dodržiavaní pravidiel jednotného obehu pokladničných dokladov, jednotného systému finančného riadenia a finančnej kontroly pokladničných operácií, a je preto žiadúce, aby si obec a ROPO organizáciu a riadenie týchto procesov upravila vo vnútornom predpise, a to buď v smernici o vedení pokladnice, alebo v smernici o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov.
Obec a ROPO nemá povinnosť vydať samostatnú "smernicu pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov", v aplikačnej praxi je časté, že zásady vedenia pokladnice a obeh pokladničných dokladov bývajú súčasťou vnútorného predpisu upravujúceho vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov. Vždy je to len na slobodnom rozhodnutí obce a ROPO, aký postup si zvolí.
Odporúčame, aby "smernica pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov" riešila pravidlá:
-
výdaja a príjmu peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
evidovania peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
označovania, číslovania, náležitostí pokladničných dokladov a pokladničnej knihy,
-
preskúmavania, kontroly a schvaľovania pokladničných operácií,
-
obehu pokladničných dokladov,
-
opravy pokladničných dokladov a účtovných záznamov,
-
úschovy pokladničných dokladov;
ďalej by mala riešiť
-
prevádzku pokladnice, stanovenie pokladničných hodín, zabezpečenie bezp