Obec je v súlade so zásadou zodpovednosti povinná preukázať súlad spracúvania osobných údajov s predpismi o ochrane osobných údajov a za tým účelom tiež vypracovať dokumentáciu k ochrane osobných údajov.
Dokumentácia k ochrane osobných údajov pre obce
JUDr.
Anton
Ukropec
Dokumentácia k ochrane osobných údajov pre obce pozostáva najmä z nasledujúcich dokumentov:
a)
smernica o ochrane osobných údajov,
b)
záznamy o spracovateľských činnostiach,
c)
poverenie oprávnenej osoby,
d)
poučenie o mlčanlivosti,
e)
dodatky k pracovným zmluvám,
f)
oboznámenie o spracúvaní osobných údajov,
g)
zmluvy o poverení spracúvaním osobných údajov,
h)
poverenie zodpovednej osoby,
i)
posúdenie vplyvu na ochranu údajov,
j)
bezpečnostné opatrenia.
V článku poukazujeme na základné časti tejto dokumentácie, najmä na smernicu o ochrane osobných údajov, záznamy o spracovateľských činnostiach, poverenie oprávnenej osoby, poučenie o mlčanlivosti a bezpečnostné opatrenia.
Smernica o ochrane osobných údajov
Smernica o ochrane osobných údajov je základný interný predpis obce, ktorý upravuje ochranu osobných údajov najmä s ohľadom na postup zamestnancov pri spracúvaní osobných údajov. Je však vecou každej obce, aké skutočnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov upraví v tejto smernici. Odporúčame však, aby smernica obsahovala minimálne tieto náležitosti:
a)
definícia základných pojmov,
b)
zásady spracúvania osobných údajov,
c)
určenie práv a povinností oprávnených osôb,
d)
postup pri uplatňovaní práv dotknutých osôb,
e)
spôsob a forma oboznamovania dotknutých osôb o spracúvaní osobných údajov,
f)
odborná príprava oprávnených osôb,
g)
postavenie zodpovednej osoby.
Rovnako odporúčame, aby súčasťou smernice boli aj vzory, ktoré môžu byť užitočné pri spracúvaní osobných údajov. Medzi takéto vzory možno zaradiť najmä:
a)
súhlas so spracúvaním osobných údajov,
b)
odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov,
c)
zmluva o poverení spracúvaním osobných údajov,
d)
žiadosť dotknutej osoby,
e)
vybavenie žiadosti dotknutej osoby,
f)
záznam o porušení ochrany osobných údajov,