Ako sa vyhýbať chybám v účtovníctve

V každom účtovníctve sa chyba môže vyskytovať. Tieto chyby nespôsobujú len účtovníci napríklad účtovaním nesprávneho dokladu alebo neprevereného dokladu, chybným účtovným zápisom, ale aj zamestnancami ÚJ, na ktorých nesmieme zabudnúť. Ide o zamestnancov, ktorí pripravujú alebo vyhotovujú účtovné doklady, nariaďujú alebo schvaľujú účtovné doklady, ale aj zamestnanci vrátane vedenia, ktorí sa zúčastňujú kolobehu účtovných dokladov tým, že vykonávajú kontrolu vecnej správnosti a kontrolu formálnej správnosti účtovných dokladov. Ďalej sa vyskytujú chyby aj pri inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov ÚJ.

Príčiny chýb v účtovníctve

Príčinou vzniku chýb v účtovníctve ÚJ je skutočnosť, že sa nedodržujú alebo porušujú platné všeobecné záväzné predpisy, a to:

1. buď zámerne z dôvodu získania neoprávnených výhod (ak je odmeňovanie podmienené dosiahnutím kladného výsledku hospodárenia) alebo udržaním si pracovného miesta,
2. z nedbanlivosti, keď sa nevenuje patričná pozornosť pri plnení pracovných povinností zodpovedných zamestnancov, čo sa prejavuje negatívne tak vo včasnosti a spôsobe spracovania účtovných dokladov, spôsobu zaúčtovania, v ochrane účtovnej dokumentácie pred jeho poškodením alebo zničením,
3. nevedome v dôsledku prehliadnutia, nízkej kvalifikácii zamestnancov, alebo tiež v dôsledku chybných interpretácii alebo aplikácií právnych predpisov, spôsobené časovou tiesňou, stresom, zložitosťou alebo ich zmenami a pod.

Možnosti skresľovania účtovnej závierky

Uvádzame položky účtovnej závierky, ktoré sú v praxi najčastejšie predmetom skresľovania a zámernej korekcie:

• tvorba a použitie rezerv – korekcia výsledku hospodárenia,
• dlhodobý majetok – ÚJ eviduje majetok, ktorý v skutočnosti nemá, alebo sa nachádza mimo ÚJ, ďalej tu je možnosť zlého ocenenia alebo nadhodnotenia/podhodnotenia majetku ÚJ, výberu metódy odpisovania (ÚJ si vyberie metódu, ktorá ovplyvňuje zisk, respektíve náklady),
• zásoby – manipulácia inventúry alebo manipulácia s oceňovaním zásob,
• pohľadávky – existencia fiktívnych záložných práv na majetok v podsúvahovej evidencii, ÚJ manipuluje s vekom pohľadávok alebo s ich dobou splatnosti,
• hotovosť – prevody peňažných prostriedkov na súkromný bankový účet, fiktívne úhrady nákladov alebo prevody na bankový účet spriaznených osôb,
• vlastné imanie –manipulácia oceňovania nepeňažných vkladov, nadhodnotenie vlastného imania má vplyv aj na cenu akcií ÚJ,
• záväzky – ÚJ ich môže umelo znižovať, napr. prostredníctvom fiktívnych faktúr na poradenské služby, marketing, pričom v skutočnosti tento účtovný prípad nenastal,
• opravné položky – nadhodnotenie výnosov, ide o pohľadávky po lehote splatnosti, pohľadávky sú spojené s tržbami a ich rast znamená nadhodnotenie výnosov.

Existujú tri prvky, ktorých prítomnosť vyvoláva vysokú pravdepodobnosť, že môže nastať podvod, nazývané aj ako trojuholník podvodu:

• finančný tlak, motív, stimul – motivácia osoby vykonať podvod, nenásytnosť, finančné problémy, neprimerané odmeňovanie zo strany vedenia spoloč­nosti,
• príležitosť na vykonanie podvodu – nedostatočný dohľad vedenia, vytvárajú sa lacno nastavené systémy internej kontroly, alebo neexistujú žiadne, príležitosť daná oprávnenosťou, postavením, funkciou,
• zdôvodnenie – relatívne vysoká istota, že sa na podvod nepríde, predstavuje ospravedlnenie konania pred sebou samýmvzmysle „to čo si beriem, mi dlhujú“ alebo „neskôr to vrátim“, tento prvok súvisí s výchovou a so zmýšľaním samotného jedinca.

Tabuľka č. 1: Prehľad preventívnych opatrení v účtovníctve

Zdroj: Dušek J., 2011, Jak se vyhnout chybám v účetníctví, rady, riešenia, praktické príklady, Praha, Grada Publishing a. s., ISBN 978-80-247-3539-9, str. 31.

Cieľom každej ÚJ a účtovníkov je obmedziť chyby na minimum. Dôležitou úlohou v účtovníctve zohráva kontrola, nakoľko je to najlacnejšie a najúčinnejšie opatrenie v ÚJ ako chybám predchádzať.

Úlohou preventívnych opatrení je minimalizovať chyby. Ide o sústavu opatrení, ktoré majú predchádzať nežiaducim stavom a javom.

Pri tvorbe kontrolných opatrení v účtovníctve si treba uvedomiť, že existujú vzájomné vzťahy medzi skutočným stavom, účtovným stavom a analytickou evidenciou, sú to tieto sit