Archivácia účtovných dokladov

Organizáciu a pôsobnosť ­orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej iba „zákon o archívoch“). Zákon o archívoch priamo neustanovuje organizáciám pôsobiacim vo verejnej správe povinnosť zriadenia archívu. To však v žiadnom prípade neznamená, že tieto nie sú povinné venovať náležitú pozornosť starostlivosti o svoje dokumenty. Pre úplnosť treba uviesť, že v platnosti je aj vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch. Treba si uvedomiť, že v zmysle § 2 ods. 16 zákona o archívoch je každá právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, považovaná na účely uvedeného zákona za tzv. pôvodcu registratúry. Registratúrou sa pritom rozumie súbor všetkých registratúrnych záznamov, t. j. informácií evidovaných pôvodcom registratúry.

Vychádzajúc z § 16 ods. 3 zákona o archívoch platí, že pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať aj registratúrny poriadok.

Archivačná povinnosť podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p.

Pre všetky subjekty, ktoré sú v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) účtovnými jednotkami, vyplýva priama povinnosť uchovávať a chrániť, resp. archivovať účtovnú dokumentáciu, a to v zmysle § 35 a 36 zákona o účtovníctve.

V zmysle § 8 ods. 1 zákona o účtovníctve platí, že každá účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Podľa ustanovenia § 8 ods. 6 zákona o účtovníctve sa účtovníctvo účtovnej jednotky vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov, ak účtovná jednotka je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až 36 zákona o účtovníctve. Preukaznosť a správnosť účtovníctva teda vyžaduje, aby účtovná jednotka mala preukázateľné účtovné záznamy, ktorých trvalosť je zabezpečená počas celej doby spracovania a úschovy.

Na základe § 35 ods. 1 zákona o účtovníctve každá účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je rovnako povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. Napokon platí, že účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.

♦ Príklad:

Ak dôjde k zrušeniu organizácie, čo je možné po jej zániku skartovať? Ak boli vykonané iba čiastkové daňové kontroly – daň z príjmov, DPH, závislá činnosť, kontrola do poistných fondov a pod, je potrebné za účelom možnej skartácie požiadať daňový úrad o vykonanie celkovej kontroly?

Riešenie

Správca dane sa pri výkone daňovej kontroly riadi internými predpismi a tak žiadosť organizácie o realizáciu daňov