Spracúvanie osobných údajov na pracovisku

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie“), ktoré nadobudne účinnosť 25. mája 2018, upravuje aj situácie spracúvania osobných údajov zamestnancov na pracovisku prevádzkovateľmi (zamestnávateľmi).

Tento článok poukazuje na mnohé situácie spracúvania osobných údajov zamestnancov. Uvádzame tiež do pozornosti situácie, keď pre zamestnávateľa v rámci svojej pracovnej náplne spracúvajú osobné údaje zamestnanci, ktorí pracujú napr. v režime home office alebo v režime domáckych zamestnancov.

Dotknuté osoby

Dotknutou osobou sa rozumie každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú. V rámci pracovnoprávnych vzťahov dotknutými osobami sú:

• zamestnanci v pracovnom pomere (bez ohľadu na to, či ide o zamestnanca pracujúceho na plný alebo na čiastočný úväzok), ale aj zamestnanci pracujúci na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru,
• bývalí zamestnanci,
• uchádzači o zamestnanie, ktorí reagujú na konkrétnu voľnú pracovnú pozíciu (nie tí, ktorí žiadajú zaradiť do databázy uchádzačov),
• manželia alebo manželky zamestnancov,
• vyživované deti zamestnancov,
• rodičia vyživovaných detí zamestnancov,
• blízke osoby.

Právne dôvody spracovania osobných údajov

Pri spracovaní osobných údajov v súvislosti so zamestnaním treba splniť aspoň jedno z kritérií uvedených v článku 6 nariadenia (spracúvanie osobných údajov treba oprieť o niektorý z právnych dôvodov).

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov na pracovisku Pracovná skupina pre ochranu osobných údajov, ktorá pôsobí ako nezávislý európsky poradný orgán pre ochranu údajov a súkromia, vydala stanovisko k takémuto spracúvaniu. Podľa predmetného stanoviska musí zamestnávateľ ako prevádzkovateľ venovať pozornosť aj nasledujúcim bodom:

• súhlas so spracúvaním osobných údajov [čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia, § 13 ods. 1 písm. a) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon č. 18/2018 Z. z.“)] zamestnanca je skôr výnimkou, a to vzhľadom na vzťah nadriadenosti a podriadenosti zamestnanca a zamestnávateľa;
• spracúvanie osobných údajov na pracovisku môže byť nevyhnutné na plnenie zmluvy [právny základ podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia, § 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z.];
• pracovnoprávne predpisy môžu ukladať rôzne zákonné povinnosti, ktoré vyžadujú spracúvanie osobných údajov [čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z.], v takých prípadoch musí byť zamestnanec o danom spracovaní jasne a riadne informovaný;
• zamestnávateľ môže spracúvať osobné údaje na pracovisku aj na základe oprávneného záujmu [právny dôvod podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, § 13 ods. 1 písm. f) zákona č. 18/2018 Z. z.], v tom prípade musí byť zvolená metóda alebo konkrétna technológia spracúvania osobných údajov proporcionálna a uplatnená spôsobom, čo možno najmenej obťažujúcim zamestnanca, pričom zamestnávateľ musí byť schopný preukázať, že uplatnil primerané opatrenia k zaisteniu rovnováhy so základnými právami a slobodami zamestnancov;
• procesy spracúvania musia byť v súlade s požiadavkou transparentnosti (články 10 a 11 nariadenia, vyplýva z § 29 zákona č. 18/2018 Z. z.), a zamestnanci by mali byť jasne a riadne informovaní o spracovaní svojich údajov vrátane existencie akéhokoľvek monitorovania;
• zamestnávateľ ako p