Preukazovanie a preskúmavanie vybraných dokladov v samospráve

Osoby zodpovedné za vecnú správnosť faktúry (t.j. zodpovedné osoby, ktoré tovar, službu, výkon objednali v príslušných organizačných zložkách) k nej doložia originál príjemky, kópiu alebo rovnopis objednávky alebo zmluvy s prípadným prekladom, dodací list, súpis vykonaných služieb (prác), protokol z odovzdania - prebratia diela a ostatné potrebné prílohy, podpísané (vrátane dátumu) zamestnancom, ktorý službu, dielo alebo výkon prevzal. Dodávateľská faktúra sa vždy overuje základnou finančnou kontrolou v čase do jej úhrady (bezhotovostnou formou cez bankový účet).

Taktiež overia textové náležitosti a čísla účtov, dátum splatnosti v rámci dodávateľskej faktúry. Pre správne zaúčtovanie, ako aj na účely zverejnenia informácií o faktúre tiež určia stredisko a vyznačia ďalšie údaje. Doklady doložené k faktúre musia byť zrozumiteľné a podpísané. V prípade zahraničnej faktúry sa musí priložiť aj preklad faktúry. Správnosť faktúry a údajov uvedených na likvidačnom liste potvrdzuje svojím podpisom na likvidačnom liste osoba z príslušnej organizačnej zložky zodpovedná za vecnú správnosť a osoba zodpovedná za finančnú kontrolu pred úhradou záväzku.

Ak nie je možné spracovať faktúru v danom termíne z vážnych dôvodov (reklamácia údajov faktúry), zodpovedný vedúci zamestnanec danej organizačnej zložky bude o tom a aj o prípadných zmenách informovať emailom alebo inou preukázateľnou formou (písomne cez podateľňu) bezodkladne alebo v interne určenom termíne.

Oddelenie alebo úsek, či zamestnanec učtárne vykoná kontrolu formálnej správnosti faktúry a zabezpečí jej úhradu. Následne predkontuje všetky hospodárske operácie uvedené na príslušnej faktúre a zaúčtuje ich na príslušných účtoch. V prípade obstarania drobného hmotné