Osobný spis zamestnanca

Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca – dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty – napr. doklady preukazujúce dosiahnutý stupeň štúdia, potvrdenia o absolvovaní rozličných kurzov/školení, prípadne potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti, výpis z registra trestov a pod.

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“) neobsahuje legálnu definíciu pojmu osobný spis, ani výslovne neupravuje (nevymenúva), čo má, alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca. Avšak z praxe, z ustanovení Zákonníka práce a zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) možno okruh týchto dokumentov identifikovať.

Tento článok pojednáva o tom, aké dokumenty a doklady by mali tvoriť osobný spis zamestnanca a poukazuje na právnu úpravu s tým súvisiacu.

Dokumenty v čase predzmluvných vzťahov

Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t. j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.

Účelom predzmluvných vzťahov podľa § 41 Zákonníka práce je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.

V súlade s ustanovením § 41 ods. 5 Zákonníka práce môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov). Od uchádzača o zamestnanie, ktorý už bol zamestnaný, môže zamestnávateľ požadovať aj predloženie pracovného posudku a potvrdenia o zamestnaní. Predloženie týchto dokladov nemôže zamestnávateľ žiadať od bývalého zamestnávateľa uchádzača o zamestnanie.

V rámci pracovného pohovoru sa zamestnávatelia často dopúšťajú chýb. Tieto chyby spočívajú v získavaní takých informácií od uchádzačov o zamestnanie, ktoré zamestnávateľ podľa § 41 ods. 6 Zákonníka práce nesmie vyžadovať.

V súlade s § 41 ods. 6 Zákonníka práce nesmie zamestnávateľ vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informácie

1. o tehotenstve,
2. o rodinných pomeroch,
3. o bezúhonnosti s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
4. o politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti.

V súvislosti s informáciou o tehotenstve zamestnávateľov často trápi otázka, či zákaz vyžadovať od uchádzačky o zamestnanie informácie o tehotenstve platí aj vtedy, ak ide o prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná.

Odpoveď znie, že zákaz vyžadovať tieto informácie platí v predzmluvných vzťahoch. Ak zamestnávateľ zamestná tehotnú uchádzačku o zamestnanie na prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná, tak je následne (počas trvania pracovného pomeru) povinný preradiť ju na inú prácu, ak sa dozvie, že je tehotná. Za tehotnú zamestnankyňu sa na účely Zákonníka práce totiž považuje iba taká zamestnankyňa, ktorá svojho zamestnávateľa písomne informovala o svojom stave a predložila o tom lekárske potvrdenie.

Podľa ustanovenia § 41 ods. 6 písm. b) Zákonník