Expresné zmeny v legislatíve ochrany osobných údajov

S účinnosťou od 15. apríla 2014 sa tak pravidlá ochrany osobných údajov v priebehu necelého roka opätovne zásadne zmenia. Podľa dôvodovej správy Úradu bolo cieľom novelizácie: „najmä minimalizovať nejasnosti a zjednodušiť a uľahčiť niektoré požiadavky pri plnení povinností v rámci procesu spracúvania osobných údajov fyzických osôb zo strany prevádzkovateľov a sprostredkovateľov“[1]. Poslanci uvedených výborov vypočuli požiadavky podnikateľov a zamestnávateľov a prezident Slovenskej republiky si pri vrátení schválenej novely do parlamentu osvojil požiadavku odborových zväzov. S víziou spokojnosti všetkých zainteresovaných strán si teda zrekapitulujme najzávažnejšie zmeny zákona o ochrane osobných údajov vrátane ich dopadov na obce, ktoré sa pri výkone samosprávy spracúvaniu osobných údajov určite nevyhnú. Ako prevádzkovatelia viacerých informačných systémov by si tak mali zachovať prehľad o aktuálnom stave legislatívy ochrany osobných údajov a povinnostiach, ktoré im ukladá.

Oprávnené osoby

Závažnej zmeny sa dočkali oprávnené osoby, ktoré pri svojej práci prichádzajú do styku s osobnými údajmi a prakticky vykonávajú ich spracúvanie u prevádzkovateľa. Spravidla ide o pracovníkov prevádzkovateľa, ktorí však nemusia byť len v pracovnom pomere. Zákon o ochrane osobných údajov počíta aj so situáciou, keď sa na základe pokynu prevádzkovateľa oboznamujú s osobnými údajmi v jeho informačných systémov aj osoby zvolené alebo vymenované, ktoré môžu vykonávať verejnú funkciu.

Spomedzi pracovníkov obce medzi oprávnené osoby nezaraďujeme len osoby pracujúce so mzdami, ale všetkých čo nakladajú s osobnými údajmi fyzických osôb, ktoré obec získava pri plnení svojich úloh na všetkých úsekoch svojej pôsobnosti. Minuloročným prijatím nového zákona o ochrane osobných údajov „vypadla“ z definície oprávnenej osoby časť upravujúca pracovníkov, ktorí vykonávajú práce na základe dohôd o výkone prác mimo pracovného pomeru. Tzv. „dohodári“ tak prestali byť zo zákona oprávnenými osoba len z titulu svojej pracovnej pozície a výkonu svojej práce. Aby sa mohli oboznamovať s osobnými údajmi rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, bolo im treba vyhotoviť poverenie prevádzkovateľa.

Tento krok vzad oproti predchádzajúcemu zákonu č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „starý zákon o ochrane osobných údajov“) musela napraviť až teraz prijatá novela, ktorá pracovný pomer zmenila na pracovnoprávny vzťah. Z administratívy ochrany osobných údajov tak prevádzkovateľom odbudol jeden nezmyselný dokument.

K oprávneným osobám sa viaže aj právna úprava ich poučenia. Každý prevádzkovateľ, a platí to aj pre obce a všetky ostatné subjekty, ktoré spracúvajú osobné údaje, musí zabezpečiť poučenie oprávnenej osoby ešte skôr, ako jej umožní prácu s osobnými údajmi. Prevádzkovateľ je podľa § 21 ods. 2 novelizovaného zákona o ochrane osobných údajov povinný poučiť oprávnenú osobu o jej právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov. Takéto poučenie má obsahovať najmä vymedzenie rozsahu jej oprávnení, povolených činností a podmienok spracúvania osobných údajov. O poučení musel prevádzkovateľ vyhotoviť siahodlhý písomný záznam, ktorého obsah bol takmer totožný s obsahom samotného poučenia. Vzor uvedeného záznamu, ktorý na svojich stránkach publikoval Úrad, mal 8 strán a očakávalo sa, že pri jeho individuálnom použití bude prevádzkovateľmi doplnený o ďalšie ustanovenia.

Schválená novela odstránila zo zákona o ochrane osobných údajov všetky obsahové náležitosti a tiež písomnú formu záznamu o poučení oprávnenej osoby. Prevádzkovateľ je od 15. apríla 2014 povinný o poučení oprávnenej osoby vyhotoviť už len bližšie obsahovo a formálne neurčený záznam, ktorý je povinný na požiadanie úradu hodnoverne preukázať. Mohlo by to znamenať návrat k stručným prehláseniam oprávnených osôb o tom, že boli zo strany prevádzkovateľa poučené, čím by sa papierovo rozsiahla dokumentácia poučenia oprávnených osôb prevádzkovateľov skrátila na takmer desatinu a v konečnom dôsledku by sa nemusela viesť ani v papierovej podobe. Ocenia to najmä zamestnávatelia s vyšším počtom zamestnancov. Zaujímavosťou, a tiež uľahčením práce prevádzkovateľov, je povinnosť Úradu zverejniť na svojich internetových