Vybrané kontrolné zistenia v účtovnej agende

Príspevok reaguje na prax subjektov územnej samosprávy s ohľadom na aktuálny právny stav v rámci zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Bližšie sa venuje nesprávnym a neúplným náležitostiam účtovných dokladov, časovým súladom, oblasti tvorby rezerv a tiež zaujímavým otázkam zamestnancov z posledných mesiacov.

Medzi frekventované nedostatky v účtovnej agende patria najmä nesprávne a neúplné náležitosti účtovných dokladov, a to:

• neuvedené podpisy osôb zodpovedných za účtovný prípad,
• neuvedené predkontácie,
• neuvedené čísla a názvy účtovných dokladov.

Vzor správneho označenia účtovného dokladu (likvidačný list k dodávateľskej faktúre):

Správne:  LL č. 17/2021

Nesprávne: „Likvidačný list“  alebo „Platobný poukaz“ alebo  „LL“ (bez uvedenia čísla účtovného dokladu)

Otázky z praxe:

Otázka č. 1:

Rozpočtová organizácia prijala faktúru od dodávateľa a bez zostavenia likvidačného listu túto faktúru i uhradila. Je to v poriadku?

Nie, bez vyhovenia účtovného dokladu (platobný poukaz, likvidačný list alebo krycí list k dodávateľskej faktúre) ju nemožno uhradiť. Tiež je potrebné, aby pred úhradou bola faktúra podložená vystavenou objednávkou alebo uzatvorenou zmluvou.

Otázka č. 2:

Musí aj objednávka obsahovať predkontáciu?

Nie, objednávka nemusí v zmysle osobitných predpisov obsahovať účtovnú predkontáciu, keďže nepredstavuje účtovný doklad.

Otázka č. 3:

Pri došlých faktúrach vystavuje obec  krycí list. Je potrebné  mať vyhotovený povinne aj likvidačný list?

Nie, krycí list je účtovným dokladom k dodávateľskej došlej faktúre a má mať náležitosti podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve , a to najmä účtovnú predkontáciu, dátum vyhotovenia (ak nie je zhodný s dátumom účtovania), podpis osoby, ktorá účtovala daný účtovný prípad, označenie účastníkov  a označenie účtovného dokladu (krycieho listu) názvom a poradovým či iným vlastným číslovaním.

Otázka č. 4:

Treba uviesť na každej odberateľskej faktúre aj predkontáciu alebo stačí, ak sa na konci mesiaca zaúčtujú tieto faktúry a priloží sa k nim hromadný doklad za celý mesiac, kde sú jednotlivé faktúry predkontované?

V prípade odberateľskej faktúry sa uvedie účtovná predkontácia priamo na vystavenú faktúru alebo na krycí list k nej, pričom takýto doklad musí obsahovať formálne náležitosti podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve.

Neúčtovanie v časovom súlade s účtovným prípadom 

Medzi časté nedostatky patria:

• účtovanie účtovných prípadov do obdobia, s ktorým nesúvisia (najmä na prelome rokov),
• nesprávne účtovanie nákladov (prelomy rokov),
• neuvádzanie dátumov na účtovných dokladov – dátum vyhotovenia dokladu,
• časový nesúlad zostavenia účtovného dokladu a úhrady faktúry/úhrady v hotovosti.

Príklad účtovania v časovom nesúlade s účtovným prípadom:

Organizácia uhradila faktúru dňa 10. 10. 2021 na základe výpisu z bankového účtu, pričom platobný poukaz bol vyhotovený až po predmetnej úhrade.

Časové rozlíšenie v roku 2021, resp. na prelome rokov 2021 a 2022

S nákladmi vzniká povinnosť ich účtovania v tom účtovnom období, v ktorom vznikli, bez ohľadu na deň ich úhrady alebo  deň ich vyrovnania iným spôsobom.

Časové rozlišovanie je potrebné v prípadoch, ak:

• vzniku nákladu časovo predchádza vznik výdavku (okrem nákladov, ktoré sa v zmysle postupov účtovania časovo nerozlišujú) – náklady budúcich období,
• vzniku výdavku, ktorého výška je už známa na základe uzatvorených zmlúv, časovo prechádza vznik nákladu – výdavky budúcich období,
• sa sleduje vznik nákladov vo vzťahu k určitému účelu, ktorého ekonomická životnosť (bude účtovnej jednotke prinášať výnosy) je viac účtovných období – komplexné náklady budúcich období.

Ktoré frekventované náklady sa časovo nerozlišujú?

• pokuty, penále,
• náklady na školenia a semináre,
• náklady na marketingové štúdie,
• náklady na prieskum trhu,
• náklady na získanie noriem a certifikátov,
• náklady na reklamu a propagáciu,
• manká, škody a ostatné náklady podobného charakteru.

Upozornenie: Ak tieto služby sú vopred platené, napríklad platené nájomné reklamných plôch, vysielací čas, inzertný priestor, časovo sa rozlišujú.

Kontrolné zistenia

• opravy nevýznamných nákladov a nevýznamných výnosov minulých účtovných období sa účtujú ako účtovné prípady bežného účtovného obdobia na príslušných účtoch nákladov alebo výnosov,
• významné sumy opráv nákladov a výnosov minulých účtovných období sa účtujú na účet 428 – Nevysporiadaný výsledok hospodárenia minulých rokov,
• náhrady vynaložených nákladov minulých účtovných období sa účtujú do výnosov bežného účtovného obdobia,
• refundácie nákladov v priebehu účtovného obdobia sa účtujú v prospech nákladov bežného účtovného obdobia; ak dôjde k refundácii nákladov minulých účtovných období až v nasledujúcom účtovnom období, refundácia sa účtuje do výnosov tohto účtovného obdobia v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti.

Účtovanie inventarizačných rozdielov

1. Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
2. Inventarizačné rozdiely sa účtujú podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov  s výnimkou  schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe. Výnimku tvorí tiež prebytok dlhodobého nehmotného majetku a odpisovaného dlhodobého hmotného majetku, ktorý sa účtuje na ťarchu príslušného účtu majetku a v prospech účtu 384 – Výnosy budúcich období v reálnej (trhovej) hodnote.

V tejto súvislosti treba dodať, že inventúrny súpis nemožno nahradiť len inventarizačným zápisom ako súhrnným dokladom z vykonanej inventarizácie. Inventúrny súpis môže byť vyhotovený aj hromadne za viaceré druhy majetku, resp. viaceré účty z účtovného rozvrhu. Inventarizácia sa neoverí základnou finančnou kontrolou a povinne sa overí iba vzniknutý inventarizačný rozdiel (prebytok v pokladnici, prebytok v rámci zásob alebo majetku, novoobjavený majetok alebo technické zhodnotenie, doteraz nezapísaný pozemok či rekonštrukcia a podobne). Rovnako sa overí základnou finančnou kontrolou aj mínusový stav majetku, t. j. manko v pokladnici, manko skladových zásob (v obratovej súpiske) a podobne.

Nesprávne tvorenie rezerv

Rezervy sa vytvárajú na rekultiváciu pozemkov, uzavretie, rekultiváciu a monitorovanie skládok po ich uzavretí, tiež na náklady súvisiace s odstránením znečistenia životného prostredia, odpadov alebo obalov, náklady na zostavenie, overenie, zverejnenie účtovnej závierky alebo výročnej správy týkajúcej sa vykazovaného účtovného obdobia. Rovnako rezervy možno tvoriť a účtovať aj na prebiehajúce a hroziace súdne spory.

Najčastejšie sa v praxi samospráv účtujú a vytvárajú rezervy na  nevyfakturované dodávky a služby a tiež na zamestnanecké pôžitky (Pozn. autora: V zmysle osobitných predpisov a interných aktov či zmlúv, a to najmä rekreačné a športové príspevky a poukazy podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p., zásad tvorby a čerpania sociálneho fondu a kolektívnych zmlúv obcí a organizácií v znení príslušných dodatkov).  Rezervy sa netvoria na:

1. nevyčerpané dovolenky,
2. propagáciu v budúcom rozpočtovom roku,
3. budúce nájomné za rok 2022.

Opravy chybných zápisov

Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť:

• zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu,
• deň jej vykonania a
• obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave.

Odporúčania autora k častým prípadom účtovania:

• účet 518 sa nepoužije na úhradu poplatkov a ani na úhradu daní, či poplatkov obci alebo za komunálny odpad,
• náklady na prepravu sú účtované vždy cez účet 518 (nie cez spotrebu materiálu pohonných látok alebo ako reprezentačné náklady),
• náklady na spotrebu poštových známok a poštové služby, poplatky za internet sú účtované cez 518,
• poskytnutá záloha dodávateľovi sa účtuje cez 314, nie je účtovaná cez 378 ako iná pohľadávka,
• bankové poplatky sa účtujú cez účet 568 (nepoužije sa účet 548),
• koncesionárske poplatky sa neúčtujú cez účet 518 (použije sa účet 538),
• inventarizačný prebytok sa účtuje cez účet 648 a tiež
• do podsúvahy patria i kultúrne poukazy v školách a aj pokutové bloky.

Účtovné doklady sa uchovávajú už desať rokov od ich vzniku/vystavenia.

Prehľad archívnych lehôt pri najčastejších dokladoch a pomocných účtovných knihách