Zverejňovanie objednávok v praxi

Objednávky a ich formy v praxi

Na úvod treba objasniť, že objednávky sa uverejňujú v prípade, ak sa týkajú tovaru, služby alebo materiálu. Ich vystavenie podmieňuje následné zverejnenie na webovom sídle subjektu verejnej správy. V praxi často prichádza k nedostatkom, keď subjekt verejnej správy nezverejní objednávku vystavenú na tovar, materiál alebo službu, nezverejní elektronickú objednávku alebo nezverejní objednávku v zákonnej lehote.

Vystavenie objednávky neprikazuje žiadny normatívny právny akt a túto povinnosť upravuje v prostredí subjektu verejnej správy najmä interná smernica (Smernica pre vedenie účtovníctva, najčastejšie v praxi Smernica o obehu účtovných dokladov).

Upozornenie: Objednávka nepredstavuje v prostredí organizácie účtovný doklad a na jeho vystavenie sa nevzťahujú formálne náležitosti účtovného dokladu zakotvené v ustanovení § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (t. j. slovné a číselné označenie účtovného prípadu, podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje a pod.).

Objednávka má v praxi obsahovať dodávateľa tovaru, materiálu alebo služby a rovnako odporúčame aj určenie poradového čísla, ktoré nemusí byť zhodné s číslom zverejnenia na webovom sídle. Súčasťou objednávky je aj suma v predpokladanej výške. Bez určenia sumy objednávky nemožno vyplniť formálne náležitosti prehľadu o zverejnenej objednávke, ktoré ukladá zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive. V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa.

Poverený zamestnanec:

• vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju spolu s uvedením dátumu,
• objednávku odsúhlasuje vedúci zamestnanec/štatutár,
• originál objednávky zasiela organizácii, v ktorej daný výkon objednáva,
• druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie.

V súvislosti so základnou finan­čnou kontrolou možno pripomenúť, že pri jej vykonávaní zodpovedným zamestnancom, t. j. zamestnancom, ktorý zodpovedá za vystavenie