Účtový rozvrh škôl, školských zariadení

Účtovníctvo školy

Škola ako účtovná jednotka má povinnosť viesť účtovníctvo ako jeden celok. To platí aj v prípade, ak má viaceré vnútorné jednotky – materskú školu, školský klub detí, školskú jedáleň. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) vedenie účtovníctva a zostavovanie účtovnej závierky za účtovnú jednotku akocelok deklaruje ako povinnosť. Účtovníctvo sa vedie ako sústava účtovných záznamov. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva (napr. účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, inventúrne súpisy, odpisový plán a pod.) alebo spôsobu vedenia účtovníctva. Účtovným záznamom sa zrovnoprávňuje písomná aj technická forma vedenia účtovných písomností (napr. aj účtovných dokladov). Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách slovenskej meny a v prípadoch ustanovených v § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzej mene. Pre účtovné jednotky je jednoznačne stanovená povinnosť viesť účtovníctvo, ako aj zostavovať účtovnú závierku v štátnom jazyku.

Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva účtuje v dvoch povinných účtovných knihách – v denníku a v hlavnej knihe.

V denníku sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky, v časovom slede a preukazuje sa nimi zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období.

V hlavnej knihe sa účtovné zápisy usporadúvajú systematicky, podľa vecnej náplne obsahu účtovného prípadu. Analytické účty sú obsiahnuté v hlavnej knihe spolu so syntetickými účtami. Hlavná kniha obsahuje účty podľa účtového rozvrhu a je vymedzená aj ďalším minimálnym obsahom. Účtovný zápis musí byť vykonaný súčasne v oboch účtovných knihách. Účtovný záznam, ktorý sa nevykonáva v účtovných knihách, sa vykonáva na podsúvahových účtoch.

Bez ohľadu na používaný účtovný softvér je potrebné, aby škola mala svoje účtovné zápisy zachytené v denníku aj v hlavnej knihe. Používaný účtovný softvér musí mať možnosť zostavenia takýchto tlačových zostáv v zmysle zákona o účtovníctve.

Otváranie a uzatváranie účtovných kníh

Účtovanie bežného účtovného obdobia začína otvorením a končí uzatvorením účtovných kníh. Dni, ku ktorým sa účtovné knihy otvárajú a uzatvárajú sú v zákone taxatívne stanovené. Účtovné knihy sa zásadne otvárajú k prvému dňu účtovného obdobia a uzatvárajú sa k poslednému dňu účtovného obdobia (súvahový deň). Podľa dôvodu uzatvorenia účtovných kníh môže ísť o riadne alebo mimoriadne účtovné obdobie. Mimoriadne účtovné obdobie u škôl, školských zariadení nastáva najmä z dôvodu osobitného režimu fungovania účtovnej jednotky, napr. vyradenie školy zo siete škôl s následným zrušením školy, ako právneho subjektu, alebo zlúčenie viacerých právnych subjektov do jedného právneho subjektu (zlúči sa základná škola s materskou školou). V praxi sa to stáva hlavne v prípadoch, kedy sa zriaďovateľ rozhodne viaceré subjekty zlúčiť pod jeden právny subjekt.

Pri uzatváraní a otváraní účtovných kníh v podvojnom účtovníctve je účtovnej jednotke stanovená povinnosť dodržať zásadu bilančnej kontinuity.

Zásada bilančnej (súvahovej) kontinuity znamená, že konečné zostatky účtov, ktoré sa vykazujú v súvahe k poslednému dňu účtovného obdobia, musia byť zhodné so začiatočnými stavmi týchto účtov k prvému dňu bezprostredne nasledujúceho účtovného obdobia. V prípade škôl sa táto zásada technicky zabezpečuje prostredníctvom uzávierkových účtov: konečného účtu súvahového – 702 k poslednému dňu účtovného obdobia a začiatočného účtu súvahového – 701 k prvému dňu bezprostredne nasledujúceho účtovného obdobia.

Účtovníctvo škôl, školských zariadení a presné postupy účtovania legislatívne upravuje Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (Pozn.: uverejnené vo Finančnom spravodajcovi č. 9/2007) v znení opatrenia MF SR zo 17. decembra 2008 č. MF/25189/2008-311 (uverejnené vo Finančnom spravodajcovi č. 13/2008) v znení opatrenia MF SR z 9. decembra 2009 č. MF/24240/2009-31 (uverejnené vo Finančnom spravodajcovi č. 15/2009) v znení opatrenia MF SR z 23. decembra 2011 č. MF/24141/2011-31 (uverejnené vo FS č. 13/2011) a v znení opatrenia MF SR z 13. decembra 2012 č. MF/19324/2012-31 (uverejnené vo Finančnom spravodajcovi č. 10/2012), ďalej len „Postupy účtovania“.

Rámcová účtová osnova a účtový rozvrh

Rámcová účtová osnova obsahuje usporiadanie účtových tried, prípadne účtových skupín alebo syntetických účtov na účtovanie účtovných prípadov a ich číselné a slovné označenie a podsúvahové účty; toto usporiadanie musí rešpektovať požiadavky na zostavenie účtovnej závierky.

V súlade so stanovenou rámcovou účtovou osnovou je účtovná jednotka povinná zostaviť účtový rozvrh, v ktorom uvedie syntetické účty, analytické účty potrebné na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov účtovného obdobia a na zostavenie účtovnej závierky a podsúvahové účty. Účtový rozvrh obsahuje syntetické účty z rámcovej účtovej osnovy. Analytické účty sa vytvárajú pri zohľadnení hľadísk § 5 postupov účtovania. V priebehu účtovného obdobia možno účtový rozvrh dopĺňať podľa potrieb účtovnej jednotky. Ak nedochádza k prvému dňu účtovného obdobia k zmene účtového rozvrhu platného v predchádzajúcom účtovnom období, môže postupovať účtovná jednotka podľa tohto účtového rozvrhu aj v nasledujúcom účtovnom období. 

Účtový rozvrh zostavujú účtovné jednotky a uvádzajú v ňom len tie syntetické účty z rámcovej účtovnej osnovy, ktoré potrebujú na účtovanie vlastných účtovných prípadov, účtový rozvrh zostavuje sa na každý rok v priebehu účtovného obdobia ho možno dopĺňať

Smernica pre vedenie účtovníctva

Práve tvorba vnútorných smerníc je jedna z oblastí, ktorej sa zo strany účtovných jednotiek veľakrát nevenuje dostatočná pozornosť. Obzvlášť malé školy, školské zariadenia (kde väčšinou všetky ekonomické činnosti zabezpečuje jedna pracovníčka) túto agendu veľmi často zanedbávajú a vystavujú sa tak celkom zbytočnému riziku ne­efektívnych postupov, organizačného usporiadania, vymedzenia povinností a niekedy aj protizákonnému konaniu. V praxi sa často stáva, že účtovné jednotky smernice vôbec nemajú, alebo ich majú, ale ich obsah je vytvorený v podstate len preto, aby bola splnená zákonná povinnosť. Takéto smernice spravidla kopírujú ustanovenia zákona, často sú to skopírované celé paragrafy, ale účtovnej jednotke príliš neposlúžia. Je potrebné si uvedomiť, že nie je potrebná všeobecná formulácia, ktorú je možné nájsť v zákone. Je potrebné nájsť práve tie miesta, kde zákon dáva účtovnej jednotke do istej miery voľnosť voliť metódy a postupy. V tom je práve podstata vnútorných smerníc, to je to, čo by mala vnútorná účtovná smernica upravovať. Mala by byť „ušitá“ na mieru, mala by vypovedať o tom, ktorú z možných metód si účtovná jednotka vyberá (aj vzhľadom na personálne zabezpečenie účtovnej jednotky), pretože sa jej najviac hodí a nie o tom, ktoré metódy zákon povoľuje.

Potreba smerníc by mala vyplývať predovšetkým z potreby účtovnej jednotky. Existujú však také smernice, ktorých vydanie je právnym predpisom priamo vyžadované. Zákon o účtovníctve stanovuje povinnosť zostavovať vnútropodnikové predpisy minimálne v týchto oblastiach:

1. Systém spracovania účtovníctva
2. Účtový rozvrh
3. Podpisové záznamy, podpisové vzory
4. Dlhodobý majetok, odpisový plán
5. Zásady časového rozlíšenia nákladov a výnosov
6. Kurzové rozdiely, cudzie meny
7. Deriváty
8. Zásoby.

Z definície správnosti vedenia účtovníctva vyplýva, že pokiaľ niektorá právna norma stanoví povinnosť vydania vnútropodnikovej smernice, je účtovníctvo správe len vtedy, keď je takáto smernica skutočne účtovnou jednotkou vydaná.

V niektorých ďalších prípadoch je tiež vhodné, aby bol postup upravený vnútornou smernicou. Pokiaľ pre ne má účtovná jednotka náplň, môže vypracovať smernice upravujúce oblasti ako sú:

1. Obeh účtovných dokladov
2. Inventarizácia
3. Zásady pre tvorbu a použitie rezerv a opravných položiek
4. Vnútropodnikové účtovníctvo
5. Úschova účtovných záznamov
6. Harmonogram účtovnej uzávierky
7. Pracovné cesty
8. Poskytovanie osobných ochranných pracovných prostriedkov
9. Poskytovanie čistiacich a dezinfekčných prostriedkov
10. Prevádzka podnikových motorových vozidiel
11. Pokladnica.

Základom, aké vnútorné účtovné predpisy má účtovná jednotka formulovať, je spracovanie prehľadu hospodárskych operácií, ktoré sa v účtovnej jednotke uskutočňujú. Čím je činnosť účtovnej jednotky rozmanitejšia, tým náročnejšia je formulácia konkrétneho systému účtovníctva. Pri rozhodovaní, ktoré smernice vydať, je potrebné brať do úvahy veľkosť účtovnej jednotky a jej vnútorné personálne usporiadanie. V súvislosti s tým, je nutné naviazať na stanovené kompetencie a zodpovednosti jednotlivých pracovníkov za určité hospodárske operácie, podpisové a ďalšie oprávnenie.

Prvotným cieľom účtovných smerníc je stanovenie a vymedzenie jednotne používaného metodického postupu v rámci účtovnej jednotky, určenie obsahu dôležitých činností a osôb, ktoré sú za ne zodpovedné. Jednotný postup pri riešení rovnakých operácií je nutný pre správne posudzovanie a hodnotenie určitých skutočností. Smernice, ktoré účtovná jednotka zostavuje, umožňujú vykonávať kontrolu chodu bez zbytočných dohadov medzi viacerými zamestnancami. Pre účtovnú jednotku to znamená určitú istotu, že k činnostiam v rámci podniku nedochádza náhodne či len okamžitým rozhodnutím niektorého zamestnanca.

Hlavný účel tvorby vnútorného predpisu pre vedenie účtovníctva je možné definovať ako:

• používanie jednotného a prehľadného účtového rozvrhu,
• jednotné oceňovanie a rovnaké posudzovanie zhodných účtovných prípadov,
• vymedzenie účtovných dokladov vrátane účtovných písomností,
• zabezpečenie obehu účtovných dokladov, preskúšanie a vedenie účtovných kníh,
• jednotné zabezpečenie vykonania inventarizácie,
• jednotné zabezpečenie úschovy účtovných dokladov,
• archivácia písomností.

Smernice môžu byť vydávané samostatne, alebo môžu byť zlúčené do jedného väčšieho súboru smerníc, kde sa jednotlivé ustanovenia môžu deliť do článkov. Rozhodujúci je predovšetkým obsah smernice, nie jej forma. Je dôležité, aby smernica nebola len splnením zákonnej požiadavky, ale aby sa podľa nej skutočne aj postupovalo.

Vzťah syntetických účtov a analytickej evidencie 

Definované sú vzťahy medzi syntetickými a analytickými účtami. Analytické účty sú súčasťou hlavnej knihy. Analytickú evidenciu zákon chápe v širšom rozsahu, pričom ustanovuje, že v prípade potreby ju je možné viesť aj v jednotkách množstva, prípadne môže obsahovať aj iné údaje pre potreby účtovnej jednotky. Peňažné sumy analytických účtov musia zodpovedať príslušným súhrnným peňažným sumám začiatočných stavov, obratov strany Má dať a strany Dal, konečných zostatkov a konečných stavov syntetických účtov, ku ktorým sa analytické účty vedú. 

Povinnosť účtovnej jednotky viesť zoznam účtovných kníh, zoznam číselných znakov, symbolov, skratiek používaných v účtovných záznamoch s uvedením ich významu platí pre účtovnú jednotku v zmysle § 14 ods. 3 zákona o účtovníctve. Je to v podstate požiadavka na vedenie vnútornej smernice pre vedenie účtovníctva.

Pri vytváraní analytických účtov školy, školského zariadenia – ak sa nevedie osobitná analytická evidencia – sa zohľadňujú predovšetkým tieto hľadiská členenia majetku:

• podľa druhu, hmotne zodpovedných osôb a miesta jeho umiestnenia,
• podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok,
• pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti,
• podľa jednotlivých dlžníkov alebo rovnorodých skupín dlžníkov,
• podľa jednotlivých veriteľov alebo rovnorodých skupín veriteľov,
• podľa jednotlivých subjektov verejnej správy a podľa druhu transferov na bežné a kapitálové transfery prijaté a poskytnuté transfery podľa subjektov súhrnného a konsolidovaného celku,
• na menu euro a cudziu menu,
• podľa položiek účtovnej závierky vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok,
• podľa položiek konsolidovanej a súhrnnej účtovnej závierky vrátane požiadaviek na zostavenie konsolidovaných a súhrnných poznámok,
• podľa rozpočtovej klasifikácie, podľa zdrojov a programov,
• podľa charakteru činnosti,
• pre potreby zúčtovania zdravotného, nemocenského a dôchodkového poistenia, príspevkov na poistenie v nezamestnanosti,
• z hľadiska potrieb finančného riadenia účtovnej jednotky,
• iné hľadiská podľa potrieb účtovnej jednotky.

V prílohách č. 1 a 2 uvádzam vzorovú smernicu pre účtový rozvrh základnej školy s materskou školou pre rok 2013.

Príloha č. 1:

Smernica č. 1/2013

Účtový rozvrh

Účtovná jednotka:     Základná škola s materskou školou

                                    Školská 99

                                    999 99 Horná Dolná

IČO:                            99999999

Vypracoval: Marta Peňažná – ekonómka školy

Dňa: 25. 1. 2013

                                                                                                                                      podpis: _______________________

Schválil: Jozef Prísny – riaditeľ školy

Dňa: 31. 1. 2013

                                                                                                                                      podpis: _______________________

Číslo výtlačku: 1/3

Dátum vydania: 31. 1. 2013

Čl. 1

Úvodnéustanovenia

Účel a dôvod vydania predpisu

1. S cieľom určenia jednotného postupu pri spracovávaní a účtovaní účtovných dokladov a realizácie účtovných zápisov v Základnej škole s materskou školou sa vydáva táto smernica ustanovujúca spôsob tvorby účtového rozvrhu a samotný účtový rozvrh. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie Základnej školy s materskou školou, Školská 99, 999 99 Horná Dolná.

Čl. 2

Definícia pojmov

1. Rámcová účtová osnova – usporiadanie účtových tried, účtových skupín a syntetických účtov na účtovanie účtovných prípadov s číselným a slovným označením vrátane podsúvahových účtov podľa § 13 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a prílohy k opatreniu Ministerstva financií SR z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnostio postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení opatrenia MF SR zo 17. decembra 2008 č. MF/25189/2008-311,v znení opatrenia MF SR z 9. decembra 2009 č. MF/24240/ 2009-31, v znení opatrenia MF SR z 23. decembra 2011 č. MF/24141/2011-31, a v znení opatrenia MF SR z 13. decembra 2012 č. MF/19324/2012-31, ďalej len „Postupy účtovania“.
2. Účtový rozvrh – preukázateľný účtovný záznam v písomnej forme alebo technickej forme zostavený v súlade s rámcovou účtovou osnovou a podľa potrieb účtovej jednotky, podľa § 13 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
3. Syntetický účet – účet podľa rámcovej účtovej osnovy a účtového rozvrhu s trojmiestnym číselným znakom a slovným označením vyjadrujúcim druh majetku, záväzku a vlastného imania v nadväznosti na ekonomický obsah účtovej skupiny.
4. Analytický účet – účet vytvorený k jednotlivým syntetickým účtom pri zohľadnení rôznych hľadísk podľa § 5 postupov účtovania a podľa potrieb účtovnej jednotky.

Čl. 3

Charakter a štruktúra predpisu

Účtový rozvrh školy je zostavený v súlade s rámcovou účtovou osnovou definovanou Postupmi účtovania. V účtovom rozvrhu sú uvedené syntetické účty a analytické účty potrebné pre zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov účtovného obdobia a na zostavenie účtovnej závierky a podsúvahové účty.
Syntetické účty plne nadväzujú na rámcovú účtovú osnovu stanovenú Postupmi účtovania. Analytické účty vytvára škola so zohľadnením nasledujúcich aspektov:

1. členenie majetku podľa druhu,
2. členenie majetku podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok,
3. členenie pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti,
4. členenie podľa jednotlivých dlžníkov alebo rovnorodých skupín dlžníkov,
5. členenie podľa jednotlivých veriteľov alebo rovnorodých skupín veriteľov,
6. členenie podľa druhu prijatých transferov na bežné a kapitálové transfery podľa subjektov súhrnného a konsolidovaného celku,
7. členenie na menu euro a cudziu menu,
8. členenie podľa položiek účtovnej závierky vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok,
9. členenie podľa položiek konsolidovanej a súhrnnej účtovnej závierky vrátane požiadaviek na zostavenie konsolidovaných a súhrnných poznámok,
10. členenie podľa charakteru činnosti,