Systém vedenia účtovníctva vo verejnom sektore

Akruálny princíp prenesený do účtovníctva verejnej správy a samosprávy znamená, že účtovníctvo poskytuje informácie o majetku, záväzkoch, nákladoch, výnosoch, príjmoch a výdavkoch v období, kedy transakcie vznikli. Oproti hotovostnému princípu, ktorý sa doteraz v tejto oblasti účtovníctva úspešne používal, majú byť tieto transakcie vykázané v období kedy vznikli, a nie až v období, kedy sa prijali alebo zaplatili peňažné prostriedky, ktoré súvisia s týmito transakciami. Ďalšou podmienkou uplatňovania akruálneho princípu je zachovanie nepretržitosti trvania účtovnej jednotky (ÚJ). Tento princíp je uvedený aj v zákone č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. a zákone č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) ukladá ÚJ viesť účtovníctvo tak, aby v súlade s § 1 bolo možné z tohto účtovníctva zostaviť preukaznú a správnu účtovnú závierku. Z tohto dôvodu musí byť aj účtovníctvo vedené správne, úplne, preukázateľne a zrozumiteľne. Ak máme viesť účtovníctvo správne, je potrebné, aby ÚJ pri vedení účtovníctva, s prihliadnutím na všetky okolnosti účtovného prípadu, neporušila zákon a nadväzujúce účtovné predpisy.

Úplné účtovníctvo ÚJ verejnej správy je vtedy, keď ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady, ktoré časovo a vecne súvisia s týmto obdobím. Ak túto zásadu vyplývajúcu z § 3 tohto zákona nemožno dodržať, ÚJ účtovné prípady zaúčtuje a vykáže v tom účtovnom období, keď sa tieto skutočnosti zistili.

Preukázateľné účtovníctvo ÚJ verejnej správy je vtedy, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné a ÚJ vykonala inventarizáciu. Za preukázateľný sa považuje iba taký účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Preukázateľnosť účtovníctva znamená povinnosť ÚJ verejného sektora doložiť každý účtovný prípad účtovným dokladom, t. j., že účtovný zápis v účtovných knihách možno vykonať iba na základe účtovného dokladu, obsah ktorého dokazuje skutočnosť, o ktorej sa účtuje priamo alebo nepriamo prostredníctvom iných doložených dokladov, napr. dodacím listom, potvrdenkou, objednávkou, preberacím protokolom a pod.

Zrozumiteľnosť účtovníctva ÚJ verejnej správy vyžaduje, aby ÚJ dokladovali jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady a účtovné metódy.

Osobitným problémom účtovníctva ÚJ je dodržanie zásady vedenia účtovníctva spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov po celú dobu spracovania a úschovy. Práve táto požiadavka spôsobuje ÚJ v súčasnosti značné problémy, ak sú povinné dokladovať niektoré skutočnosti záznamami od iných ÚJ (výpismi z registračných pokladníc, bankových automatov, parkovacími potvrdenkami, cestovnými lístkami vydávanými automatmi a pod.) Len pri dodržaní uvedených zákonných požiadaviek je účtovníctvo schopné poskytovať pravdivé informácie vykázané v účtovnej závierke.

Smernica pre vedenie účtovníctva

ÚJ verejnej správy sú povinné upraviť spôsob vedenia účtovníctva smernicou, v ktorej sú premietnuté všetky špecifiká ÚJ. Táto smernica môže mať napríklad nasledovnú formu a obsah:

Vzor smernice na vedenie účtovníctva:

Článok I

Právna úprava

Spôsob spracovania účtovníctva sa riadi ustanoveniami zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákona č. 523/2004 Z. z o rozpočtových pravidlách verejnej správy v z. n. p., zákona č. 583/2004 Z. z o rozpočtových pravidlách územnej správy v z. n. p. a opatrenia Ministerstva financií SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, štátne fondy, príspevkové organizácie, obce a vyššie územné celky v z. n. p., opatrením Ministerstva financií SR č. MF/25755/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek individuálnej účtovnej závierky, termíny a miesto predkladania účtovnej závierky pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p. a opatrením Ministerstva financií SR č. MF/20414/2007-31, ktorým sa ustanovuje usporiadanie, obsahové vymedzenie, spôsob, termín a miesto predkladania informácií z účtovníctva a údajov potrebných na účely hodnotenia plnenia rozpočtu verejnej správy v z. n. p.

Ak je ÚJ verejnej správy aj platiteľom dane z pridanej hodnoty podľa § 3 ods. 1 a § 4 ods. 1 a § 7a ods. 1 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z. n. p., musí svoje účtovníctvo a hlavne analytickú evidenciu upraviť podľa požiadaviek tohto zákona. V prípade, že je organizácia verejne správy aj daňovníkom dane z príjmov podľa § 12 ods. 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p., potom sa súčasne riadi ustanoveniami tohto zákona.

Článok II

Účtovná sústava a predmet účtovníctva

ÚJ verejnej správy vedie účtovníctvo odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku v zmysle ustanovenia § 4 ods. 1 zákona o účtovníctve. Všetky ÚJ verejnej správy vedú účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva

O skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva v zmysle § 2 ods. 2 zákona o účtovníctve, účtuje do obdobia, s ktorým tieto skutočnosti vecne a časovo súvisia. Ak nie je možné túto zásadu dodržať, môže ÚJ účtovať aj v účtovnom období, v ktorom zistila uvedené skutočnosti.

Článok III

Varianty spracovania účtovníctva

Účtovníctvo je vedené:

1. vlastnými zamestnancami alebo
2. dodávateľským spôsobom podľa zmluvy uzavretej s firmou ........................................ (názov a sídlo účtovníckej firmy), uzavretej dňa ...................... (dátum podpísania zmluvy) výpočtovou technikou, pričom vlastníkom licencie na softvér je ÚJ (organizácia) alebo dodávateľ.

Účtovníctvo ÚJ sa vedie ako sústava účtovných záznamov.

V zmysle § 31 zákona o účtovníctve tvorí účtovnú dokumentáciu každej organizácie súhrn všetkých účtovných záznamov, pričom definuje pojmy písomná forma a technická forma účtovného záznamu. Organizácia môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej, avšak potom je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak organizácia predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú.

Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné; obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky.

Ak organizácia spracováva účtovníctvo výpočtovou technikou, potom je potrebné uviesť:

• názov a licenciu programu na spracovanie účtovníctva,
• nadväzujúce agendy (podprogramy) a ich vzájomné prepojenie,
• názov a sídlo dodávateľa softvéru,
• spôsob zabezpečenia aktualizácie a servisu,

a priložiť:

• užívateľskú príručku popisujúcu prácu s programom z hľadiska užívateľa,
• algoritmy / vzorce automaticky uskutočnených účtovných operácií a výpočtov,
• harmonogram spracovania.

Účtovníctvo organizácie sa spracováva výpočtovou technikou prostredníctvom účtovného programu .......................................... (názov programu) od dodávateľa ................................................. (názov a adresa firmy). Získaná licencia .................... (číslo), ktorá je platná od roku .......... do roku ..........., zodpovedá požiadavkám uvedených v zákone o účtovníctve. Aktualizáciu zabezpečuje firma ..................................... (názov a adresa firmy) v zmysle legislatívnych zmien spolu so servisom. Súčasťou dodávky programu je aj kompletná užívateľská príručka popisujúca prácu konkrétneho užívateľa programu vrátane jednotlivých algoritmov automatických výpočtov (pre výpočty vážených aritmetických priemerov u rovnakého druhu zásob na sklade, odpisov, kurzových rozdielov a pod.). Zmluva a užívateľská príručka sú uložené v registri zmlúv ÚJ.

Článok IV

Zoznam účtovných kníh

1. V zmysle § 12 zákona o účtovníctve organizácia účtuje v sústave podvojného účtovníctva:

1. v denníku, v ktorom účtovné zápisy usporiada z časového hľadiska (chronologicky) a ktorým preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období,
2. v hlavnej knihe, v ktorej účtovné zápisy usporiada z vecného hľadiska (systematicky) a ktorým preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku a záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období.

Organizácia aplikuje jeden z nasledovných variantov denníkov:

• jeden denník (všeobecný) – v ňom sú zaúčtované všetky účtovné doklady sledovaného účtovného obdobia v chronologickom poradí,
• špeciálne denníky podľa jednotlivých druhov dokladov (denník vystavených faktúr, denník došlých faktúr, pokladničný denník a pod.).

Hlavná kniha zahŕňa syntetické účty a analytické účty podľa účtového rozvrhu, ktoré obsahujú v zmysle § 12 ods. 2 zákona o účtovníctve minimálne tieto údaje:

a)        stavy účtov ku d